Você já deve ter se sentido um pouco perdido diante dos diversos termos que existem no universo da gestão de viagens corporativas, não é mesmo? É por isso, que neste artigo, vou explicar os principais termos, por meio de um dicionário das viagens corporativas.

Então, se você sempre teve dúvidas sobre o que significa determinado termo, não deixe de acompanhar esse conteúdo! Mas, antes de falarmos disso, é importante definir o que é uma viagem corporativa.

Por dentro das viagens corporativas

Elas são viagens realizadas por colaboradores ou gestores de uma empresa, com o objetivo de auxiliar em algum processo corporativo. São viagens de trabalho, em que o viajante precisa se deslocar até o destino definido para cumprir com algum objetivo da empresa. 

Essas viagens funcionam a partir de planejamentos e políticas de viagens adotadas pela empresa, em que são definidos os custos que devem ser pagos pela empresa e o objetivo da viagem, por exemplo. Também, esses documentos explicam como os gastos serão pagos, seja através de reembolso, adiantamento ou cartão de corporativo.

Agora que você já sabe o que é uma viagem corporativa e como ela funciona, vamos ao dicionário das viagens corporativas, com os principais termos utilizados nos processos de viagens a trabalho e o que significa cada um deles!

Glossário da Onfly

A 

Adiantamentos 

Outro termo, desse dicionário das viagens corporativas, são os adiantamentos. Eles são os valores que podem ser adiantados para custear uma viagem corporativa, como hospedagem, transporte e outros serviços. Esse método visa eliminar a necessidade do colaborador utilizar seu próprio dinheiro para pagar pelas despesas corporativas e solicitar reembolso, posteriormente.

Agência de viagens

A agência de viagens, uma empresa do tipo privada, faz a intermediação entre clientes e prestadores de serviços no âmbito turístico. Geralmente, elas oferecem pacotes de viagem que incluem passagens aéreas, reservas em hotéis e translado.

All-in-one

A plataforma all-in-one é um software que busca integrar as ferramentas necessárias para a execução de uma tarefa. No caso das viagens corporativas, o gestor não precisa mais usar várias ferramentas, mas consegue ter uma visão mais unificada de todo o gerenciamento da viagem, como reservas, gestão de despesas e geração de relatórios.

Anywhere Office

O anywhere office, traduzido como “escritório em qualquer lugar”, é um modelo de trabalho que permite ao profissional desempenhar suas atividades de onde estiver, desde que tenha internet estável e acesso às ferramentas corporativas. 

Logo, é a liberdade de trabalhar de qualquer lugar — seja em um café, no hotel ou na sala de embarque — desde que você tenha uma boa conexão e as ferramentas da empresa à mão. Para quem viaja, esse modelo transforma tempos ociosos em momentos produtivos e dá mais autonomia à sua rotina. Só não esqueça de conferir as regras de segurança digital da empresa, ok?

Aplicativo Onfly

O aplicativo Onfly é a nossa ferramenta mobile que centraliza todo o processo de viagens corporativas e gestão de despesas em um só lugar, permitindo que colaboradores e gestores mantenham o controle da jornada mesmo longe do computador. 

Pelo app, o viajante pode reservar voos, hotéis e carros dentro da política da empresa, além de registrar despesas em tempo real — basta fotografar o comprovante e enviar. 

Para a equipe do financeiro, isso reduz retrabalho e elimina o uso de planilhas, garantindo relatórios mais precisos e integração direta com a plataforma da Onfly. Enquanto para a gestão, ele oferece visibilidade total dos gastos e mais agilidade nas aprovações. 

Na prática, o aplicativo Onfly transforma a experiência do viajante, simplifica o compliance e facilita a prestação de contas do início ao fim da viagem.

Avião particular

Um avião particular é uma aeronave de uso exclusivo, contratada ou própria, que permite ao passageiro viajar com mais flexibilidade e privacidade do que em voos comerciais. 

Às vezes, a logística pede algo mais exclusivo. O uso de uma aeronave particular costuma ser estratégico para executivos que precisam ganhar tempo, acessar destinos onde voos comerciais não chegam ou discutir assuntos confidenciais durante o trajeto com total privacidade. É uma opção focada em eficiência máxima e controle total da rota.

B

BID

É o nome do processo de concorrência que a empresa faz para escolher seus parceiros, como companhias aéreas, hotéis ou agências. A ideia é comparar propostas para garantir que o serviço contratado tenha qualidade e o melhor custo-benefício para todos.

Bilhetes não voados (no-show)

Acontece quando uma passagem é comprada, mas o passageiro não aparece para o embarque. Como isso gera multas altas e cancelamentos, o ideal é avisar sobre qualquer imprevisto o quanto antes para evitar desperdícios no orçamento da empresa

Black Friday

Black Friday é uma data promocional que ocorre todos os anos, na quarta sexta-feira de novembro, marcada por grandes descontos em diversos setores — inclusive no de viagens. 

É aquele período de descontos famosos que acontece em novembro e que também chega ao setor de viagens. É uma ótima oportunidade para economizar. Vale acompanhar as comunicações da Onfly. 

Bleisure

É a mistura de negócios (business) com lazer (leisure). Na prática, é quando você aproveita a viagem de trabalho para estender o final de semana e conhecer o destino. É uma ótima forma de equilibrar produtividade com bem-estar, desde que as regras sobre custos extras estejam claras na política da empresa.

Blog

O Blog Onfly é o canal oficial de conteúdo da empresa, criado para orientar gestores, viajantes corporativos e profissionais financeiros sobre as melhores práticas de viagens e despesas. 

É o nosso espaço de conteúdo feito para ajudar você a entender melhor o mundo das viagens e despesas corporativas. Lá reunimos dicas práticas, tendências e orientações para tornar a rotina de quem viaja e de quem faz a gestão muito mais simples

C

Calculadora de alimentação em viagem

Esta ferramenta foi criada para ajudar empresas e gestores a estimarem, com precisão, quanto será gasto em refeições durante o roteiro. Ela é inteligente: cruza dados como o seu destino, a duração da viagem e as regras da política interna. Assim, já planeja a viagem sabendo exatamente qual o valor das suas diárias, o que evita surpresas no orçamento e garante que ninguém precise “tirar do bolso” por falta de planejamento. É a clareza necessária para uma viagem sem preocupações financeiras.

Calculadora de prejuízos

Às vezes, o dinheiro da empresa “foge” por ralos invisíveis, como processos manuais lentos ou passagens que ninguém usou e acabaram esquecidas. Esta calculadora funciona como um diagnóstico: ela quantifica o impacto financeiro de falhas como reembolsos atrasados e compras fora da política. Ao mostrar esses números de forma clara, ela ajuda os gestores a entenderem onde o processo está a falhar e como a tecnologia pode estancar essas perdas. É uma ferramenta essencial para provar que investir em organização e automação não é um custo, mas sim uma economia real.

Carbono de viagem corporativa

Cada voo que apanhamos ou carro que alugamos deixa uma “pegada” no meio ambiente, chamada de emissão de carbono. No mundo corporativo, medir este impacto tornou-se um passo fundamental para empresas que se preocupam com a sustentabilidade. Ao calcular o carbono dos voos e das viagens, a organização consegue entender o seu impacto ambiental e procurar formas de compensá-lo — seja plantando árvores, apoiando projetos ecológicos ou escolhendo rotas mais eficientes. É uma maneira de viajar com propósito, garantindo que o crescimento dos negócios não aconteça à custa do futuro do nosso planeta.

Cartão Clonado

Infelizmente, a clonagem de cartões é um risco real, especialmente quando usamos o cartão em muitos lugares diferentes durante uma viagem. Quando os dados são copiados, o transtorno vai além do prejuízo financeiro: há o stress de bloquear o cartão, contestar compras e ficar sem meio de pagamento longe de casa. Por isso, a nossa dica é prevenção. Usar cartões virtuais para compras online e monitorar os gastos em tempo real pelo app ajuda a identificar qualquer movimento suspeito na hora. Se algo acontecer, a regra de ouro é: avise a empresa e bloqueie o cartão imediatamente.

Cartão corporativo

Este cartão é o melhor amigo do viajante, pois é fornecido pela empresa especificamente para cobrir gastos como hotel, transporte e comida. A grande vantagem é que ele elimina o risco de usar o dinheiro pessoal e depois esperar semanas pelo reembolso. Para a empresa, ele centraliza todos os gastos num só lugar e permite acompanhar tudo o que está a acontecer em tempo real. Quando bem utilizado e integrado a um sistema de gestão, ele transforma a prestação de contas — que antes era um pesadelo de recibos — num processo rápido, transparente e automático.

Centro de Custo

Essa é uma área ou grupo dentro da empresa responsável por cuidar dos custos de uma viagem. Geralmente, essas despesas são separadas por algumas categorias para haver um maior controle e planejamento financeiro no setor de viagens corporativas. 

Checklist de Viagem

Uma viagem tranquila começa antes mesmo de chegar ao aeroporto. O checklist é aquele guia prático para garantir que nada importante fique para trás: desde os documentos básicos e bilhetes até detalhes como o carregador do portátil e os contatos de emergência. Para o viajante, ele traz a paz de espírito de saber que está tudo sob controle. Para a empresa, funciona como um reforço das regras, lembrando o colaborador sobre limites de gastos e a necessidade de guardar os comprovantes. É uma ferramenta simples, mas que evita imprevistos e garante que o seu foco seja apenas o trabalho. Ah, também tem os preparativos do trabalho pré-viagem para não acumular demanda. 

Check-in / Check-out

Esses são termos muito utilizados em todos os tipos de viagens, incluindo as corporativas, por isso trouxemos para o dicionário das viagens corporativa. Check-in é um termo em inglês utilizado para o ato de “dar entrada”. Já o termo check-out é justamente o contrário, utilizado para o ato de “sair”. Check-in e check-out são muito utilizados para confirmar a entrada e saída em hotel e voo.

Comparador de agências de viagens

Comparador de agências de viagens é uma ferramenta usada para analisar, lado a lado, diferentes TMCs (Travel Management Companies) e avaliar qual delas oferece as melhores condições para a empresa. 

Ele considera aspectos como tarifas aéreas e hoteleiras, qualidade do atendimento, tecnologia disponível, tempo de resposta, políticas de cancelamento, relatórios financeiros e serviços adicionais.

Assim, o comparador facilita decisões estratégicas ao dar visibilidade das vantagens e limitações de cada fornecedor, evitando escolhas baseadas apenas em preço. 

Além disso, ajuda a identificar quais agências estão mais alinhadas às necessidades da organização, seja em volume de viagens, suporte especializado ou integração com sistemas internos. 

Quando utilizado de forma estruturada, o comparador de agências de viagens contribui para negociações mais assertivas, otimização de custos e melhoria contínua no processo de gestão corporativa.

Cartão de crédito para empresas

Cartão de crédito para empresas é um meio de pagamento corporativo criado para centralizar e controlar despesas operacionais, incluindo viagens, compras do dia a dia e serviços essenciais. Diferente do cartão pessoal, ele oferece limites ajustáveis, regras de uso personalizadas e visibilidade completa dos gastos, permitindo que gestores acompanhem transações em tempo real. 

Nas viagens corporativas, o cartão empresarial reduz dívidas, elimina a necessidade de o colaborador usar recursos próprios e facilita a prestação de contas. Para o financeiro, traz mais segurança, previsibilidade e integração com plataformas de gestão, tornando as conciliações e auditorias mais rápidas. Além disso, ajuda a manter o compliance com a política de viagens e a evitar fraudes ou gastos fora da regra. Quando bem implementado, o cartão de crédito para empresas se torna um pilar da gestão moderna de T&E.

Cartão pré-pago corporativo

Cartão pré-pago corporativo é um meio de pagamento carregado previamente pela empresa para que colaboradores utilizem em despesas de trabalho, especialmente em viagens corporativas. Diferente do cartão de crédito empresarial, ele funciona com saldo limitado e controlado, o que reduz riscos de gastos fora da política e facilita o acompanhamento em tempo real. O gestor define quanto será disponibilizado, recarrega conforme necessário e monitora todas as transações de forma centralizada. 

Para o financeiro, o cartão pré-pago traz mais segurança, elimina reembolsos excessivos e simplifica a conciliação. Já para o viajante, oferece praticidade e evita o uso de recursos pessoais durante o deslocamento. Esse formato também ajuda a manter previsibilidade orçamentária e garantir compliance, sendo uma alternativa eficiente para empresas que desejam padronizar e profissionalizar sua gestão de despesas.

Cases de Sucesso

Cases de sucesso são relatos reais que mostram como empresas utilizam a Onfly para resolver desafios de viagens e despesas corporativas, alcançando resultados mensuráveis em economia, produtividade e eficiência operacional. 

Esses materiais contam a história do cliente antes e depois da implementação da nossa plataforma, destacando problemas enfrentados, soluções aplicadas e indicadores de impacto, como redução de custos, diminuição de no-show, centralização de processos e melhora na experiência do viajante. 

Para gestores, essas histórias de sucesso funcionam como uma prova prática do valor da tecnologia, permitindo visualizar como outras organizações, de diferentes portes e segmentos, transformaram sua rotina de T&E. 

Além de inspirar melhorias internas, esses relatos ajudam na tomada de decisão, oferecendo transparência e mostrando o que é possível conquistar com uma gestão mais inteligente e integrada.

Cartão VCN

Cartão VCN, sigla para Virtual Card Number, é um cartão virtual usado para pagamentos corporativos que oferece mais segurança e controle do que um cartão físico tradicional. Cada VCN é gerado para uma transação específica — ou para um fornecedor ou período determinado — reduzindo significativamente o risco de fraude, perda ou uso indevido. 

No contexto de viagens corporativas, o cartão VCN é especialmente útil para reservas de hotéis, compra de passagens e pagamentos que exigem dados protegidos. Para gestores financeiros, ele permite definir limites, validade, regras de uso e acompanhar todas as movimentações em tempo real. Além disso, facilita a conciliação e integra-se a plataformas de gestão, eliminando processos manuais e inconsistências. Ao adotar VCNs, a empresa ganha mais segurança, compliance e previsibilidade no controle de despesas de T&E.

ChatGPT como agente de viagem

ChatGPT como agente de viagem é o uso do modelo de IA para auxiliar empresas e viajantes corporativos em tarefas como planejamento, pesquisa, otimização de roteiros e tomada de decisão durante deslocamentos. Porém, não conhece a realidade e pode informar equivocadamente. 

CLT em viagens a trabalho

CLT em viagens a trabalho refere-se ao conjunto de direitos e regras previstas na Consolidação das Leis do Trabalho que se aplicam quando um colaborador precisa viajar a serviço da empresa. A legislação determina que o tempo de deslocamento, quando exigido pelo empregador, pode ser considerado parte da jornada, impactando horas extras e compensações. Além disso, a empresa deve garantir condições adequadas de trabalho, segurança, alimentação, hospedagem e meios de transporte, sem repassar custos indevidos ao colaborador. 

Outro ponto relevante é que a viagem não pode gerar prejuízo financeiro ao empregado — por isso, adiantamentos, reembolsos e políticas claras de despesas são fundamentais. Para gestores, compreender como a CLT se aplica às viagens ajuda a evitar riscos trabalhistas e a estruturar processos mais justos e alinhados à lei. Para o viajante, traz segurança e previsibilidade em toda a jornada.

Como calcular km rodado

Calcular km rodado é o processo de determinar a distância percorrida em deslocamentos feitos para trabalho, geralmente para fins de reembolso ou controle de despesas corporativas. 

Esse cálculo pode ser feito de diferentes maneiras, dependendo da política da empresa: usando o hodômetro do veículo, aplicativos de geolocalização ou ferramentas específicas de gestão de viagens. 

De forma prática, o colaborador registra o ponto de partida, o destino e o retorno, e a ferramenta converte esses trajetos em quilômetros percorridos. Muitas empresas adotam um valor fixo por km rodado — que já engloba combustível, manutenção e desgaste do veículo — facilitando o reembolso. 

Para equipes financeiras, padronizar esse cálculo aumenta o compliance, reduz inconsistências e garante transparência na prestação de contas. Já para o viajante, simplifica o processo e evita divergências na hora de comprovar despesas de deslocamento.

D

Day-use

Também em inglês, esse termo é utilizado para definir a utilização das instalações do hotel ou pousada no mesmo dia. Ou seja, é uma forma do colaborador utilizar essas instalações no mesmo dia, quando não há a necessidade de dormir no destino da viagem, mas é preciso ter um local de apoio para tomar banho, se trocar, reunir os documentos, descansar e se alimentar. 

Declaração de viagem a trabalho

Declaração de viagem a trabalho é um documento utilizado para comprovar que o colaborador realizou um deslocamento profissional em nome da empresa. Ele costuma incluir informações como destino, período da viagem, objetivo, atividades realizadas e dados do colaborador, servindo como registro formal para órgãos públicos, auditorias internas, prestação de contas ou demandas trabalhistas. Muitas empresas emitem essa declaração quando o funcionário precisa justificar faltas, solicitar reembolsos, comprovar participação em eventos ou validar deslocamentos perante instituições externas. 

Para gestores, o documento traz segurança jurídica e padroniza o processo, garantindo que toda viagem esteja alinhada à política interna. Já para o viajante, funciona como comprovação oficial de que esteve em missão corporativa, evitando conflitos ou questionamentos futuros. Quando bem estruturada, a declaração de viagem facilita auditorias, reduz ruídos e reforça a transparência nas operações de T&E.

Diária de consumo

Outro termo muito utilizado, e presente no nosso dicionário das viagens corporativas, é a diária de consumo, que significa o valor definido para o colaborador gastar durante o dia na viagem. A diária de consumo é definida pela empresa, a partir de cálculos. Depois, é informada aos colaboradores pela política de viagens, para que ele saiba o valor a ser gasto, no dia, com hotel, transporte, alimentação e outros serviços.

Downgrade

Downgrade é o termo utilizado para indicar a redução do nível de serviço originalmente contratado em uma viagem corporativa — seja na passagem aérea, na hospedagem ou em serviços complementares. Isso acontece, por exemplo, quando o viajante é remanejado de uma classe executiva para a econômica, ou quando a reserva de hotel é alterada para um quarto de categoria inferior.

Em muitos casos, o downgrade ocorre por overbooking, mudanças operacionais da companhia aérea, problemas de disponibilidade ou ajustes feitos pelo próprio viajante fora da política. Para as empresas, é importante acompanhar essas situações porque elas podem gerar impacto na experiência do colaborador e exigir compensações do fornecedor. Já para o viajante, entender o que caracteriza um downgrade ajuda a reconhecer o problema e solicitar suporte adequado, seja para reacomodação, reembolso parcial ou aplicação de créditos.

DPO

DPO, sigla para Data Protection Officer, é o profissional responsável por zelar pela privacidade e proteção de dados dentro de uma organização, garantindo que todas as práticas estejam alinhadas à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). No contexto corporativo, o DPO atua como ponto de contato entre empresa, titulares de dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), orientando sobre riscos, medidas de segurança, políticas internas e boas práticas de governança. Ele também acompanha incidentes, responde solicitações de usuários, supervisiona o ciclo de vida dos dados e apoia diferentes áreas no cumprimento das obrigações legais. Para empresas que lidam com grande volume de informações — como plataformas de gestão de viagens e despesas — o DPO é essencial para fortalecer confiança, reduzir vulnerabilidades e manter a conformidade. O papel pode ser exercido internamente ou por meio de serviços especializados, como o modelo DPO as a Service.

Duty of Care

Duty of care é o princípio que define a responsabilidade das empresas de garantir a segurança, o bem-estar e o suporte adequado aos colaboradores durante viagens a trabalho. Ele envolve desde cuidados básicos — como oferecer informações sobre riscos, vacinas, documentos e regras locais — até ações mais estruturadas, como monitoramento de voos, canais de emergência, cobertura de seguro, orientações de saúde e planos de contingência. 

Para gestores de T&E, cumprir o duty of care significa adotar políticas claras, ferramentas de acompanhamento e processos que permitam agir rapidamente em situações imprevistas, como cancelamentos, incidentes, crises ou mudanças abruptas no destino. Já para o viajante, esse conceito assegura uma jornada mais segura, transparente e amparada pela empresa. Quando bem aplicado, o duty of care fortalece a confiança interna, reduz riscos legais e eleva o padrão de responsabilidade corporativa.

E

ETA

ETA, sigla para Estimated Time of Arrival, significa tempo estimado de chegada e é amplamente usado em viagens corporativas para indicar o horário previsto em que o viajante chegará ao destino. Esse indicador aparece em voos, deslocamentos terrestres, transfers, entregas e até em agendas de reuniões. No contexto de T&E, o ETA ajuda gestores e viajantes a planejarem melhor conexões, compromissos, check-ins em hotéis e janelas de deslocamento, reduzindo atrasos e imprevistos. Para empresas, acompanhar o ETA também faz parte do duty of care, já que permite monitorar trajetos e agir rapidamente em caso de mudanças, cancelamentos ou emergências. Já para o colaborador, ter clareza sobre o tempo estimado de chegada melhora a organização da agenda e a experiência da viagem. Quando integrado a ferramentas de gestão, o ETA contribui para mais previsibilidade, eficiência e controle operacional.

ERP

ERP, sigla para Enterprise Resource Planning, é um sistema integrado que centraliza e organiza os principais processos de uma empresa — como financeiro, compras, estoque, RH, contabilidade e faturamento — em uma única plataforma. No contexto de viagens e despesas corporativas, o ERP é essencial para garantir que todas as informações fluam de forma consistente entre áreas, evitando retrabalho e divergências nos dados. 

Quando integrado a uma solução de T&E, ele automatiza conciliações, facilita o lançamento de despesas, melhora a rastreabilidade e dá mais visibilidade ao gestor sobre custos reais. Para o time financeiro, o ERP reduz falhas operacionais e acelera fechamentos mensais. Já para o viajante, ele torna o processo de prestação de contas mais simples e rápido. Em resumo, o ERP funciona como o “cérebro” operacional da empresa, garantindo eficiência e padronização em toda a cadeia de gestão.

Excesso de bagagem

Excesso de bagagem é a cobrança aplicada quando o passageiro ultrapassa os limites de peso, volume ou quantidade de malas definidos pela companhia aérea. Em viagens corporativas, esse custo extra pode impactar diretamente o orçamento da empresa, já que tarifas de excesso costumam ser altas e variam conforme rota, categoria do bilhete e regras do fornecedor. Muitas vezes, o excesso de bagagem acontece por falta de planejamento, transporte de materiais de trabalho ou desconhecimento das políticas da companhia aérea. 

Para gestores, é fundamental orientar colaboradores sobre limites permitidos, prever necessidades específicas no planejamento e avaliar se vale contratar serviços adicionais antecipadamente — que geralmente são mais baratos do que pagar no aeroporto. Para o viajante, conhecer as regras evita surpresas, atrasos no check-in e gastos fora da política de viagens.

Expense leakage

Expense leakage é o termo usado para descrever perdas financeiras que acontecem quando despesas corporativas escapam do controle — seja por falta de registro, políticas mal aplicadas, lançamentos incorretos ou pequenas compras que passam despercebidas. 

No contexto de viagens e T&E, esse problema costuma surgir em situações como notas fiscais não enviadas, reembolsos fora do prazo, gastos feitos com cartão pessoal sem comprovação, tarifas adicionais não previstas ou despesas fora da política que acabam sendo aprovadas por falta de visibilidade. 

Para as empresas, o expense leakage pode parecer pequeno no dia a dia, mas gera impacto expressivo no orçamento anual. Ferramentas de gestão ajudam a reduzir esse desperdício ao centralizar informações, automatizar processos, aplicar regras em tempo real e dar rastreabilidade a cada transação. O resultado é mais controle, previsibilidade e segurança financeira.

F

Fee

Outro termo, presente no nosso dicionário das viagens corporativas, é o Fee, um tipo de taxa de transação cobrada de forma fixa. É uma forma das empresas cobrarem por serviços e comissionar os prestadores conforme as vendas realizadas. 

Exemplo: algumas agências cobram Fee de R$15 reais para adicionar uma bagagem extra no voo.

Flow Expense

Flow Expense é o aplicativo gratuito da Onfly criado para simplificar o processo de prestação de contas e gestão de despesas corporativas. Ele substitui o antigo RDV em planilhas por uma experiência totalmente digital, rápida e integrada. Com o app, o colaborador registra gastos em tempo real, fotografa comprovantes, organiza categorias e envia tudo diretamente para aprovação — sem papelada, sem e-mails e sem retrabalho. 

Para gestores e equipes financeiras, o Flow Expense reduz inconsistências, elimina erros manuais e oferece visibilidade completa das despesas antes mesmo do fechamento do mês. Além disso, permite acompanhar políticas, evitar gastos fora das regras e integrar automaticamente todas as informações à plataforma da Onfly. O resultado é uma gestão mais ágil, transparente e inteligente, que economiza tempo, dinheiro e paciência de toda a empresa.

G

Gestão de despesas

Gestão de despesas é o conjunto de processos, ferramentas e políticas que uma empresa utiliza para controlar, registrar e analisar todos os gastos relacionados às suas operações — especialmente aqueles feitos por colaboradores em viagens corporativas. Esse gerenciamento envolve desde a definição de regras claras na política de viagens até a prestação de contas, passando por aprovação de gastos, conciliação, auditoria e geração de relatórios financeiros. 

Quando feita de forma manual, a gestão de despesas costuma gerar inconsistências, atrasos em reembolsos e perda de visibilidade. Já com soluções automatizadas, como plataformas de T&E e aplicativos de registro de comprovantes, o processo se torna mais ágil, seguro e transparente. Para gestores, a gestão de despesas é essencial para manter compliance, reduzir custos e ter previsibilidade orçamentária. Para o viajante, torna toda a jornada mais simples e organizada.

Gestão de viagens

Gestão de viagens é o processo pelo qual uma empresa planeja, organiza e administra todos os aspectos relacionados às viagens corporativas de seus colaboradores. Isso inclui a criação e atualização da política de viagens, escolha de fornecedores, emissão de passagens, reservas de hospedagem, adiantamentos, meios de pagamento, controle de despesas e suporte ao viajante antes, durante e depois do deslocamento. 

Uma gestão de viagens bem estruturada equilibra economia, segurança e experiência do colaborador, garantindo que cada viagem esteja alinhada aos objetivos da organização. Com o uso de tecnologias especializadas, como plataformas de T&E e OBTs, as empresas ganham visibilidade sobre gastos, automatizam processos e reduzem retrabalho. 

Para gestores, a gestão de viagens é estratégica: contribui para compliance, otimização de custos e tomada de decisão baseada em dados. Para o viajante, traz praticidade e orientação clara em toda a jornada.

Grávida em viagem a trabalho

Grávida em viagem a trabalho é a situação em que uma colaboradora gestante precisa se deslocar para cumprir demandas profissionais, exigindo atenção especial da empresa para garantir segurança, conforto e conformidade com recomendações médicas. Esse cenário envolve cuidados como escolha de voos mais curtos, assentos adequados, intervalos para descanso, autorização médica quando necessário e cobertura de seguro compatível. 

A política de viagens deve orientar sobre limitações, diretrizes de deslocamento e procedimentos para apoio à gestante, respeitando as particularidades de cada fase da gravidez. Para a empresa, oferecer condições adequadas reduz riscos, demonstra responsabilidade e fortalece o duty of care. Para a colaboradora, uma estrutura bem planejada assegura tranquilidade, previsibilidade e saúde durante todo o processo. Quando bem conduzida, a viagem a trabalho para gestantes mantém produtividade sem abrir mão do bem-estar.

Golpes em viagens corporativas

Golpes em viagens corporativas são fraudes aplicadas durante o planejamento, a execução ou a prestação de contas de viagens a trabalho, com o objetivo de obter dados, dinheiro ou acesso indevido a sistemas da empresa. Eles podem acontecer por meio de e-mails falsos de companhias aéreas ou hotéis, links de pagamento fraudulentos, reservas inexistentes, clonagem de cartões, cobranças indevidas ou até falsos pedidos de reembolso. Para as empresas, esses golpes representam risco financeiro, operacional e de segurança da informação. Por isso, é fundamental adotar políticas claras, utilizar plataformas confiáveis, treinar colaboradores e monitorar transações em tempo real. Para o viajante, atenção redobrada a comunicações suspeitas e uso de canais oficiais reduzem significativamente a exposição a fraudes. Uma gestão estruturada transforma prevenção em rotina, protegendo pessoas, dados e orçamento corporativo.

Gestão de facilities

Gestão de facilities é o conjunto de práticas responsáveis por administrar a infraestrutura e os serviços de apoio que garantem o funcionamento adequado de uma empresa. Isso inclui manutenção predial, limpeza, segurança, recepção, controle de acessos, frota, utilidades, contratos com fornecedores e, em muitos casos, a gestão de espaços corporativos e eventos internos. 

No contexto das viagens corporativas, a gestão de facilities se conecta a demandas como organização de deslocamentos, apoio logístico, controle de custos operacionais e integração com áreas como financeiro e RH. Para gestores, uma gestão de facilities bem estruturada aumenta eficiência, reduz desperdícios e melhora a experiência dos colaboradores. Quando integrada a tecnologias de gestão, ela oferece mais visibilidade, padronização e previsibilidade, contribuindo diretamente para operações mais organizadas e sustentáveis.

H

Hotéis na Av. Paulista

Hotéis na Av. Paulista são opções de hospedagem localizadas em um dos principais centros financeiros, culturais e corporativos de São Paulo. Para viagens corporativas, essa região é estratégica por concentrar escritórios, sedes de empresas, hospitais, centros de convenções, além de fácil acesso a transporte público, como metrô e ônibus. Hospedar-se na Av. Paulista reduz o tempo de deslocamento, aumenta a previsibilidade da agenda e melhora a experiência do viajante a trabalho. A região oferece desde hotéis econômicos e midscale até opções de padrão mais elevado, atendendo diferentes políticas de viagens e orçamentos. Para gestores de T&E, escolher hotéis nessa localização ajuda a equilibrar custo, conforto e logística, além de facilitar negociações com redes hoteleiras. Já para o colaborador, significa praticidade, segurança e mais eficiência durante a estadia profissional.

Hotéis em Brasília

Hotéis em Brasília são opções de hospedagem estratégicas para viagens corporativas à capital federal, especialmente para profissionais que participam de reuniões com órgãos públicos, eventos institucionais ou compromissos no setor jurídico e político. As regiões mais procuradas ficam nos setores hoteleiros Norte e Sul, que oferecem fácil acesso à Esplanada dos Ministérios, ao Congresso Nacional e a centros empresariais. Para a gestão de viagens, escolher hotéis bem localizados reduz deslocamentos, melhora a previsibilidade da agenda e contribui para a segurança do viajante. Brasília conta com opções econômicas, midscale e upscale, permitindo adequação a diferentes políticas de viagens e orçamentos. Para gestores de T&E, essa variedade facilita negociações e controle de custos; para o colaborador, garante conforto, praticidade e eficiência durante a estadia profissional.

Hotéis em Recife

Hotéis em Recife são opções estratégicas de hospedagem para viagens corporativas ao Nordeste, especialmente para empresas que atuam nos setores de tecnologia, indústria, saúde, comércio e serviços. As regiões mais procuradas para estadias a trabalho incluem Boa Viagem, pelo fácil acesso ao aeroporto e boa infraestrutura, e o bairro do Recife Antigo, próximo a centros empresariais, órgãos públicos e polos de inovação. Para a gestão de viagens, escolher hotéis bem localizados ajuda a reduzir tempo de deslocamento, melhorar a produtividade do colaborador e manter previsibilidade nos custos. A cidade oferece desde hotéis econômicos e midscale até opções de padrão mais elevado, permitindo adequação à política de viagens da empresa. Para o viajante corporativo, Recife combina estrutura urbana, conectividade e conforto, tornando a experiência profissional mais eficiente e organizada.

Hora extra em viagem a trabalho

Hora extra em viagem a trabalho refere-se ao tempo excedente à jornada regular do colaborador que pode ocorrer durante deslocamentos profissionais, conforme as regras da CLT e acordos internos da empresa. Em geral, quando o deslocamento acontece por determinação do empregador e fora do horário habitual de trabalho, ele pode ser considerado tempo à disposição, impactando o cálculo de horas extras ou compensações. Situações comuns incluem viagens realizadas à noite, finais de semana, feriados ou deslocamentos longos que extrapolam a jornada normal. Para empresas, é essencial definir regras claras na política de viagens e manter registros adequados para evitar riscos trabalhistas. Já para o colaborador, entender como funciona o pagamento ou a compensação de horas extras traz segurança e previsibilidade. Uma gestão estruturada ajuda a equilibrar conformidade legal, controle de custos e justiça na relação de trabalho.

I

IA para gestor de viagem

IA para gestor de viagem é o uso de tecnologias de inteligência artificial para automatizar, otimizar e apoiar decisões no processo de gestão de viagens corporativas. Essas soluções analisam grandes volumes de dados em segundos, identificam padrões de comportamento, sugerem melhores tarifas, antecipam riscos e ajudam a garantir compliance com a política interna. 

Para o gestor, a IA funciona como um copiloto estratégico: monitora gastos, aponta oportunidades de economia, sinaliza reservas fora da política, aprimora o duty of care e reduz o tempo dedicado a tarefas operacionais. Ferramentas inteligentes também oferecem suporte ao viajante em tempo real, respondendo dúvidas, recomendando opções e acompanhando mudanças de itinerário. Com isso, a IA eleva o nível de precisão, eficiência e previsibilidade do T&E, permitindo que gestores se concentrem em análises e decisões de maior impacto.

IA para viagens corporativas

IA para viagens corporativas é o uso de inteligência artificial para automatizar processos, analisar dados e apoiar decisões em toda a gestão de T&E. Essas tecnologias ajudam empresas a prever custos, sugerir melhores opções de voos e hotéis, identificar gastos fora da política, monitorar riscos e melhorar o duty of care. Com a IA, tarefas operacionais como análise de relatórios, conciliação de despesas e atendimento ao viajante se tornam mais rápidas e precisas. Para gestores, a IA funciona como uma aliada estratégica, transformando grandes volumes de dados em insights acionáveis. Para colaboradores, oferece suporte em tempo real, respostas rápidas e uma experiência de viagem mais fluida. Quando integrada a plataformas especializadas, a IA eleva eficiência, reduz desperdícios e torna a gestão de viagens corporativas mais inteligente, segura e orientada por dados.

INSS em reembolso de despesa

INSS em reembolso de despesa refere-se ao entendimento de como a contribuição previdenciária se aplica (ou não) aos valores que a empresa devolve ao colaborador após uma viagem a trabalho. Pela legislação brasileira, reembolso não integra salário quando se trata de despesas feitas exclusivamente em função do trabalho, desde que sejam comprovadas e compatíveis com a atividade exercida. Nesses casos, não há incidência de INSS, pois não existe ganho econômico para o empregado — apenas a devolução de um gasto necessário. O cuidado surge quando o reembolso é feito sem comprovantes, de forma recorrente ou com valores superiores ao gasto real, o que pode caracterizar natureza remuneratória e, portanto, gerar encargos. Para o financeiro e para gestores de T&E, manter registro organizado, políticas claras e processos auditáveis é essencial para evitar riscos trabalhistas e garantir conformidade com a legislação.

IOF (Imposto sobre Operações Financeiras)

IOF, sigla para Imposto sobre Operações Financeiras, é um tributo federal aplicado a transações como câmbio, crédito, seguros e operações com cartões. No contexto de viagens corporativas, o IOF aparece principalmente em compras internacionais feitas com cartão de crédito, saques no exterior, contratação de seguro-viagem e operações de câmbio para adiantamentos ou reembolsos. O percentual varia conforme o tipo de operação e pode impactar significativamente o custo total de uma viagem, especialmente quando não é considerado no planejamento financeiro. 

Entender como o IOF funciona é essencial para evitar surpresas no orçamento, escolher os meios de pagamento mais vantajosos e orientar colaboradores sobre práticas mais econômicas. Com uma política bem estruturada, a empresa consegue reduzir a incidência desse imposto e otimizar o uso de recursos em deslocamentos internacionais.

ISO 31030

ISO 31030 é uma norma internacional que estabelece diretrizes para a gestão de riscos em viagens corporativas, com foco na segurança, saúde e bem-estar dos colaboradores. Ela orienta as empresas a identificarem, avaliarem e mitigarem riscos antes, durante e depois das viagens, considerando fatores como destino, contexto político, condições sanitárias, transporte, hospedagem e planos de emergência. 

No universo de T&E, a ISO 31030 fortalece o duty of care ao estruturar processos claros, responsabilidades definidas e respostas rápidas a incidentes. Para gestores, adotar essa norma significa reduzir riscos legais, melhorar a tomada de decisão e demonstrar compromisso com a proteção das pessoas. Para o viajante, garante viagens mais seguras, bem planejadas e amparadas por protocolos claros. A ISO 31030 se tornou uma referência global para empresas que tratam viagens corporativas de forma estratégica e responsável.

J

Jovem Aprendiz pode viajar a trabalho

O contrato de aprendizagem foca na formação técnico-profissional. Viagens que tenham caráter estritamente comercial ou operacional, sem finalidade educativa, são proibidas. Se o deslocamento caracterizar “trabalho comum”, a empresa pode ser multada por fraude no contrato. A orientação geral é que as empresas evitem enviar Jovens Aprendizes para viagens, priorizando sempre a permanência deles no ambiente de aprendizado e na escola.

K

Km rodado

Km rodado é a medida que indica a distância percorrida por um colaborador durante deslocamentos feitos a serviço da empresa, geralmente utilizada para calcular reembolsos ou controlar custos operacionais. Esse valor pode ser obtido por meio do hodômetro do veículo, aplicativos de geolocalização ou ferramentas de gestão de viagens que registram automaticamente o trajeto. Muitas empresas adotam uma tarifa fixa por quilômetro — que já engloba combustível, desgaste, manutenção e depreciação — facilitando a prestação de contas e padronizando o processo. 

Para o financeiro, acompanhar o km rodado garante transparência, reduz divergências e fortalece o compliance da política de viagens. Para o colaborador, simplifica o registro de deslocamentos e evita conflitos no momento do reembolso. Quando bem estruturado, o controle de km rodado melhora previsibilidade e organização em viagens terrestres corporativas.

L

LGPD em viagem corporativa

LGPD em viagem corporativa refere-se ao conjunto de práticas e cuidados que as empresas devem adotar para proteger os dados pessoais dos colaboradores durante todo o processo de T&E — desde a reserva de passagens até o reembolso de despesas. Isso inclui garantir que informações sensíveis, como documentos, dados de pagamento, histórico de deslocamentos e contatos de emergência, sejam tratadas com segurança e apenas para finalidades legítimas. A política de viagens deve deixar claro como esses dados são coletados, armazenados e compartilhados com fornecedores como companhias aéreas, hotéis e locadoras. Para gestores, cumprir a LGPD significa implementar controles de acesso, revisar contratos, usar plataformas seguras e responder solicitações dos titulares de forma adequada. Já para o viajante, assegura transparência, privacidade e confiança em todo o processo. Quando bem aplicada, a LGPD reduz riscos legais e fortalece a governança de dados dentro da gestão de viagens.

Luna Onfly

Luna Onfly é a assistente virtual inteligente da Onfly, criada para apoiar gestores e viajantes corporativos em todas as etapas da jornada de T&E. Integrada à plataforma, a Luna utiliza inteligência artificial para responder dúvidas, orientar sobre processos, auxiliar em solicitações e automatizar tarefas que antes exigiam tempo do time financeiro ou do gestor de viagens. Ela pode explicar regras da política, indicar caminhos dentro do sistema, ajudar na prestação de contas, oferecer suporte sobre reservas e até antecipar necessidades do usuário com base no contexto. 

Para as empresas, a Luna reduz ruídos operacionais, melhora a experiência interna e aumenta o nível de autonomia dos colaboradores. Já para o viajante, funciona como um canal rápido e sempre disponível, que simplifica a interação com a plataforma e deixa a gestão de viagens mais intuitiva, ágil e eficiente.

M

Midscale

Midscale é uma categoria de hotelaria que representa o segmento intermediário entre os hotéis econômicos e os de alto padrão. Em viagens corporativas, hotéis midscale são uma escolha comum porque oferecem bom equilíbrio entre custo e conforto: possuem quartos mais amplos, serviços básicos de qualidade, café da manhã, áreas de trabalho e comodidades essenciais para quem viaja a trabalho. Apesar de não terem o luxo de hotéis upscale, costumam entregar uma experiência consistente, ideal para colaboradores que precisam de praticidade sem comprometer o orçamento da empresa. Para gestores de T&E, escolher hospedagens midscale ajuda a manter previsibilidade nos gastos, garantir segurança e conforto ao viajante e, ao mesmo tempo, cumprir as diretrizes da política de viagens. É uma faixa que entrega valor sem excessos, tornando-se uma opção estratégica no planejamento corporativo.

Milhas em viagem corporativa

Milhas em viagens corporativas são pontos acumulados em programas de fidelidade de companhias aéreas a partir de deslocamentos feitos a trabalho. Esses pontos podem ser gerados tanto pelo CPF do viajante quanto pelo CNPJ da empresa, dependendo das regras do programa e da política interna. Em muitas organizações, as milhas se tornam um ativo estratégico: podem ser usadas para reduzir custos de passagens futuras, upgrades de cabine, franquia extra de bagagem ou remarcações. 

O desafio está na gestão: quando não há controle, as milhas acabam sendo usadas de forma individual, sem benefício para a empresa. Por isso, plataformas de T&E e políticas específicas ajudam a padronizar o acúmulo, definir regras de resgate e garantir que as vantagens retornem para o orçamento corporativo. Para o viajante, compreender como funcionam as milhas evita dúvidas; para o gestor, representa oportunidade real de economia.

N

Neurodivergente em viagem

Neurodivergente em viagem refere-se às necessidades e cuidados específicos de colaboradores neurodivergentes — como pessoas no espectro autista, com TDAH, dislexia ou outras variações cognitivas — durante deslocamentos a trabalho. Viagens corporativas podem envolver estímulos intensos, mudanças de rotina, ambientes barulhentos e imprevistos, o que pode gerar sobrecarga sensorial ou ansiedade. 

Por isso, a gestão de viagens precisa considerar adaptações como escolha de voos e hotéis mais previsíveis, comunicação clara sobre horários e processos, flexibilidade de agenda, opções de assento e canais de suporte acessíveis. Para empresas, adotar práticas inclusivas fortalece o duty of care, reduz riscos e melhora a experiência do colaborador. Para o viajante neurodivergente, essas medidas trazem mais segurança, conforto e autonomia. Uma política de viagens sensível à neurodiversidade promove inclusão real e viagens mais humanas.

No-show

No-show é o termo utilizado quando um passageiro com reserva confirmada não comparece para o embarque ou para o check-in no hotel, sem cancelamento prévio dentro do prazo permitido. Em viagens corporativas, o no-show é um dos principais vilões do orçamento, já que companhias aéreas e hotéis costumam cobrar multas elevadas, perder o valor integral da diária ou até cancelar trechos subsequentes da passagem. 

Esse cenário geralmente ocorre por mudanças de agenda, falta de comunicação ou falhas no acompanhamento das reservas. Para gestores de T&E, monitorar reservas e adotar alertas automáticos é essencial para evitar no-show e reduzir custos desnecessários. Para o viajante, entender as regras ajuda a evitar prejuízos pessoais e corporativos. Uma boa política de viagens e ferramentas de gestão integradas diminuem significativamente a ocorrência desse tipo de situação.

NPS do colaborador

NPS do colaborador é um indicador utilizado para medir o nível de satisfação e lealdade dos profissionais em relação à experiência oferecida pela empresa, incluindo processos como viagens corporativas e gestão de despesas. Baseado na pergunta “o quanto você recomendaria a empresa como um bom lugar para trabalhar?”, o NPS classifica as respostas em promotores, neutros e detratores. No contexto de T&E, esse indicador ajuda a entender como políticas, ferramentas, suporte ao viajante e processos de reembolso impactam o dia a dia do colaborador. Para gestores, acompanhar o NPS do colaborador permite identificar gargalos, oportunidades de melhoria e riscos de insatisfação. Já para a empresa, funciona como um termômetro da experiência interna, mostrando se a gestão de viagens está contribuindo para produtividade, engajamento e bem-estar — ou se está gerando atritos silenciosos.

O

OBT

OBT, sigla para Online Booking Tool, é a ferramenta digital utilizada pelas empresas para que colaboradores pesquisem, comparem e reservem serviços de viagem — como passagens aéreas, hospedagens e carros — dentro das regras estabelecidas na política corporativa. Ao centralizar todo o processo em um único ambiente, o OBT garante mais autonomia ao viajante e mais controle ao gestor, evitando reservas fora da política e reduzindo inconsistências. 

Além disso, permite visualizar tarifas negociadas, aplicar limites automaticamente, emitir relatórios e integrar todas as informações ao sistema de T&E. Para o time financeiro, o OBT facilita auditorias e conciliações; para o viajante, torna o processo de reserva mais rápido e transparente. Quando bem implementado, o OBT eleva eficiência, segurança e economia em toda a gestão de viagens corporativas.

One Stop Shop

One Stop Shop é um modelo de serviço em que diferentes soluções são oferecidas em um único lugar, permitindo que a empresa resolva várias demandas sem precisar recorrer a múltimos fornecedores. No contexto das viagens corporativas, um One Stop Shop centraliza reserva de passagens, hospedagens, gestão de despesas, meios de pagamento, relatórios financeiros, compliance e suporte ao viajante em uma única plataforma. 

Para gestores de T&E, esse modelo reduz complexidade operacional, elimina retrabalho e aumenta a visibilidade sobre custos e processos. Já para o colaborador, simplifica a experiência, tornando a jornada mais fluida e intuitiva. Ao concentrar dados, regras e operações em um só ambiente, o One Stop Shop melhora a tomada de decisão, fortalece o controle financeiro e transforma a gestão de viagens em uma operação mais eficiente e estratégica.

OnEvents

OnEvents é a solução da Onfly voltada para a organização e gestão de eventos corporativos, oferecendo uma plataforma integrada para centralizar etapas como planejamento, convites, confirmações de presença, logística, orçamentos e acompanhamento dos participantes. Com essa ferramenta, empresas conseguem estruturar eventos internos e externos com mais eficiência, reduzindo retrabalhos e trazendo visibilidade completa para cada fase do processo. 

Além disso, o OnEvents facilita o alinhamento entre equipes, otimiza a comunicação com fornecedores e permite que gestores monitorem custos em tempo real, garantindo compliance e previsibilidade financeira. Para participantes, a experiência se torna mais fluida e organizada, com informações claras e acessíveis. Para a empresa, o OnEvents transforma a gestão de eventos em uma operação profissional, estratégica e totalmente conectada ao ecossistema Onfly.

Onfly grátis

Onfly grátis é a modalidade da plataforma que permite que empresas utilizem, sem custo, funcionalidades essenciais para organizar viagens corporativas e gerenciar despesas. Essa versão dá acesso a recursos como criação de viagens, registro de gastos, envio de comprovantes, acompanhamento de políticas e uso do Flow Expense — tudo de forma integrada e centralizada. A proposta é democratizar o acesso à tecnologia de T&E, permitindo que organizações de qualquer porte tenham mais controle, transparência e eficiência, mesmo sem investir inicialmente em planos pagos. 

Para gestores, o Onfly grátis é uma porta de entrada para estruturar processos, reduzir erros e eliminar planilhas manuais. Para colaboradores, oferece uma experiência simples e intuitiva na prestação de contas. À medida que as necessidades crescem, a empresa pode avançar para funcionalidades avançadas, garantindo evolução natural na gestão.

OnHappy

OnHappy é o programa de benefícios desenvolvido pela Onfly para oferecer vantagens exclusivas aos clientes que utilizam a plataforma de gestão de viagens e despesas. Com ele, empresas e colaboradores têm acesso a recursos que vão além do operacional, incluindo experiências especiais, condições diferenciadas com parceiros, conteúdos educativos e ações que fortalecem engajamento e bem-estar. 

O objetivo do OnHappy é elevar a experiência do usuário, aproximar ainda mais a comunidade da Onfly e incentivar práticas de gestão mais eficientes e humanas. Para gestores, o programa agrega valor à operação ao oferecer benefícios que impactam diretamente o dia a dia da equipe. Para viajantes, traz uma camada extra de cuidado e reconhecimento, tornando a jornada corporativa mais leve, personalizada e positiva.

OTA

OTA, sigla para Online Travel Agency, é uma agência de viagens online que permite ao usuário pesquisar, comparar e reservar serviços como passagens aéreas, hospedagens, aluguel de carros e pacotes diretamente pela internet. Em viagens corporativas, as OTAs podem ser úteis para consultas rápidas de preços e disponibilidade, mas nem sempre oferecem os controles necessários para garantir compliance com a política interna. 

Diferente de um OBT corporativo, a OTA é voltada ao consumidor final e geralmente não aplica limites, regras de aprovação ou tarifas negociadas com fornecedores. Para gestores de T&E, entender essa diferença é essencial para evitar compras fora da política e perdas de visibilidade sobre as despesas. Já para colaboradores, as OTAs podem servir como ponto de referência, desde que alinhadas aos processos definidos pela empresa.

OPEX

OPEX, sigla para Operational Expenditure, representa os gastos operacionais recorrentes de uma empresa — aqueles necessários para manter as atividades do dia a dia funcionando. No contexto de viagens corporativas, o OPEX inclui despesas como passagens aéreas, hospedagens, transporte terrestre, alimentação, seguros e ferramentas de gestão de T&E. Diferente do CAPEX, que trata de investimentos de longo prazo, o OPEX reflete custos contínuos que impactam diretamente o fluxo de caixa. 

Para gestores financeiros, acompanhar o OPEX é essencial para manter previsibilidade, identificar excessos, negociar tarifas e otimizar processos. Quando integrado a uma plataforma de viagens, o controle do OPEX se torna ainda mais eficiente, oferecendo visibilidade em tempo real das despesas e permitindo decisões rápidas e orientadas por dados. Após bem gerido, reduz desperdícios, melhora o compliance e fortalece a saúde financeira da empresa.

P

Passagem aérea barata

Passagem aérea barata é o bilhete adquirido com valor abaixo da média praticada no mercado, geralmente resultado de planejamento, flexibilidade de datas, escolha estratégica de rotas ou aproveitamento de tarifas promocionais. Em viagens corporativas, encontrar passagens aéreas mais econômicas não significa apenas buscar o menor preço, mas equilibrar custo, flexibilidade e aderência à política de viagens. 

Tarifas muito baratas podem ter regras restritivas, como multas altas para remarcação ou ausência de bagagem inclusa, o que pode gerar custos adicionais no futuro. Para gestores, o ideal é contar com ferramentas que comparem preços em tempo real, priorizem voos diretos e considerem o custo total da viagem. Para o viajante, entender essas variáveis evita decisões por impulso. Quando bem planejada, a compra de passagem aérea barata contribui diretamente para a redução do OPEX e para uma gestão de viagens mais eficiente.

Passagem aérea para CNPJ

Passagem aérea para CNPJ é a compra de bilhetes emitidos em nome da empresa, utilizando o CNPJ, em vez do CPF do colaborador. Esse modelo é comum em viagens corporativas porque facilita o controle financeiro, a organização contábil e a prestação de contas, além de permitir a centralização dos gastos no orçamento empresarial. 

Ao emitir a passagem para o CNPJ, a empresa garante mais rastreabilidade, reduz riscos de inconsistência fiscal e melhora o compliance com a política de viagens. Para o financeiro, esse formato simplifica conciliações e auditorias; para o viajante, elimina a necessidade de reembolsos relacionados à compra do bilhete. Quando integrado a uma plataforma de gestão de viagens, o processo se torna ainda mais ágil, transparente e alinhado às regras internas da organização.

Passagem para São Paulo

Passagem para São Paulo é um dos itens mais recorrentes nas viagens corporativas no Brasil, já que a cidade concentra centros financeiros, sedes de empresas, eventos, feiras e reuniões estratégicas. Por isso, esse tipo de deslocamento costuma ter alta demanda e grande variação de preços, dependendo da antecedência da compra, do aeroporto de origem, dos horários e do nível de flexibilidade da tarifa. 

Para empresas, planejar a compra de passagens para São Paulo exige atenção à política de viagens, priorizando voos diretos, horários produtivos e custo total da operação — não apenas o valor do bilhete. Ferramentas de gestão ajudam a comparar opções, aplicar regras automaticamente e evitar gastos fora da política. Para o viajante, uma boa gestão garante mais previsibilidade, menos remarcações e uma experiência mais fluida em um dos destinos corporativos mais movimentados do país.

Pacote de viagens corporativa

Pacote de viagens corporativa é a contratação conjunta de serviços necessários para uma viagem a trabalho, como passagem aérea, hospedagem, transporte terrestre e, em alguns casos, seguro e alimentação. Esse modelo facilita o planejamento ao reunir todos os itens essenciais em uma única negociação, trazendo mais previsibilidade de custos e simplificação operacional. 

Para empresas, pacotes corporativos podem oferecer condições comerciais mais vantajosas, padronização de serviços e redução de tempo gasto com múltiplos fornecedores. No entanto, é importante avaliar a flexibilidade do pacote, já que viagens a trabalho estão sujeitas a mudanças de agenda. Para gestores de T&E, o ideal é equilibrar custo, flexibilidade e aderência à política de viagens. Quando bem estruturado, o pacote de viagens corporativa contribui para uma gestão mais eficiente, organizada e alinhada às necessidades do negócio.

Planilha RDV

Planilha RDV é o modelo tradicional utilizado por empresas para registrar e organizar as despesas realizadas durante uma viagem corporativa. Nela, o colaborador informa gastos como alimentação, transporte, hospedagem e outros custos, anexando comprovantes para solicitar o reembolso. Apesar de ainda ser comum, a planilha RDV costuma gerar retrabalho, erros manuais, perda de documentos e atrasos na aprovação e no pagamento. 

Para o time financeiro, o controle se torna mais complexo, com dificuldade de auditoria e consolidação de dados. Já para o viajante, o processo é demorado e pouco prático. Por isso, muitas empresas vêm substituindo a planilha RDV por soluções digitais, que automatizam registros, aplicam políticas em tempo real e tornam a gestão de despesas mais rápida, segura e transparente.

Planos

Os planos da Onfly são as opções de contratação da plataforma, criadas para atender empresas em diferentes níveis de maturidade na gestão de viagens e despesas corporativas. Cada plano reúne funcionalidades específicas, que podem incluir gestão de viagens, controle de despesas, meios de pagamento corporativos, relatórios financeiros, automações, integrações e suporte especializado. A proposta é permitir que a empresa comece de forma simples e evolua conforme o volume de viagens, a complexidade operacional e as necessidades do time financeiro e dos gestores. 

Para organizações menores, os planos iniciais ajudam a estruturar processos e eliminar planilhas; para empresas em crescimento, os planos mais completos oferecem maior controle, compliance e inteligência de dados. Dessa forma, os planos da Onfly acompanham a jornada do cliente, garantindo escalabilidade, previsibilidade de custos e uma gestão de T&E cada vez mais estratégica.

Política de viagem

Política de viagem é o conjunto de regras e diretrizes que orienta como as viagens corporativas devem ser planejadas, aprovadas, executadas e reembolsadas dentro de uma empresa. Ela define critérios como escolha de voos e hotéis, limites de gastos, meios de pagamento, processos de aprovação, prestação de contas, reembolsos e cuidados com segurança e compliance. Uma política bem estruturada ajuda a equilibrar controle de custos, experiência do colaborador e previsibilidade financeira. 

Para gestores, a política de viagem funciona como base para decisões consistentes e redução de riscos operacionais e trabalhistas. Para o viajante, traz clareza sobre o que é permitido, evitando dúvidas e conflitos durante a jornada. Quando integrada a plataformas de gestão, a política deixa de ser apenas um documento e passa a ser aplicada automaticamente, tornando a gestão de viagens mais eficiente e alinhada aos objetivos da empresa.

Per Diem Accounting

Per Diem Accounting é o modelo de controle financeiro em que a empresa define um valor fixo diário para cobrir despesas do colaborador durante uma viagem corporativa, como alimentação, transporte local e pequenas despesas operacionais. Em vez de reembolsar cada gasto individualmente, a empresa paga a diária previamente ou após a viagem, simplificando a prestação de contas. 

Do ponto de vista contábil, esse método reduz burocracia, tempo de conferência e volume de comprovantes, mas exige regras claras para evitar distorções e riscos fiscais. Para gestores financeiros, o Per Diem Accounting traz previsibilidade orçamentária e padronização dos custos de viagem. Já para o colaborador, oferece praticidade e autonomia durante o deslocamento. Quando bem estruturado e alinhado à política de viagens, esse modelo equilibra controle, eficiência e conformidade contábil na gestão de T&E.

Q

R

Rolling Forecast

Rolling Forecast é um modelo de planejamento financeiro contínuo que atualiza previsões de forma recorrente, acompanhando a evolução real dos dados ao longo do tempo. Diferente do orçamento anual tradicional, que costuma ficar defasado rapidamente, o rolling forecast é revisado mensal ou trimestralmente, sempre projetando períodos futuros com base nos resultados mais recentes. No contexto de viagens corporativas e T&E, esse modelo permite ajustar previsões de gastos conforme variações de demanda, sazonalidade, mudanças no preço de passagens, câmbio ou volume de deslocamentos. Para gestores financeiros, o rolling forecast traz mais agilidade, precisão e capacidade de reação, reduzindo surpresas no fechamento do mês. Já para a empresa, ele melhora a tomada de decisão estratégica, conecta planejamento à realidade operacional e fortalece o controle do OPEX de forma dinâmica e inteligente.

S

S.L.A. 

A sigla S.L.A significa “tempo de resposta do suporte”. Esse termo se refere ao tempo de resposta do suporte oferecido pelo prestador de serviço durante a viagem corporativa. Na Onfly, oferecemos um atendimento 24h durante todos os dias da semana, para gerar mais eficiência e conforto na sua viagem a trabalho.

Staycation

Staycation é a prática de tirar férias ou fazer uma pausa dentro da própria cidade, hospedando-se em hotéis locais ou aproveitando atrações próximas, sem a necessidade de viajar longas distâncias. Embora seja mais comum no contexto do lazer, o conceito também aparece no universo corporativo quando empresas oferecem benefícios ou incentivos que incluem estadias locais para descanso, criatividade ou programas de bem-estar. 

Para a gestão de viagens, a staycation pode reduzir custos e facilitar a logística, já que elimina deslocamentos longos e riscos associados. Para colaboradores, é uma forma de recarregar as energias sem grandes planejamentos, mantendo conforto e praticidade. Quando incorporada de forma estratégica, a staycation contribui para melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, além de fortalecer o engajamento e o bem-estar das equipes.

T

Tradução em viagem internacional

Tradução em viagem internacional refere-se ao suporte linguístico necessário para que o colaborador consiga se comunicar com clareza durante deslocamentos ao exterior, seja em compromissos profissionais, hotéis, aeroportos, eventos ou situações emergenciais. Esse apoio pode acontecer por meio de aplicativos de tradução, intérpretes, materiais traduzidos ou até ferramentas de IA integradas à gestão de viagens. Para empresas, garantir acesso à tradução reduz riscos operacionais, evita mal-entendidos contratuais, facilita negociações e melhora a experiência do viajante. Também é um ponto relevante de duty of care, especialmente em destinos onde o idioma local não é amplamente falado. Para o colaborador, contar com recursos de tradução traz mais segurança, autonomia e produtividade. Quando considerada no planejamento da viagem internacional, a tradução deixa de ser improviso e passa a ser um facilitador estratégico da jornada corporativa.

TMC

TMC, sigla para Travel Management Company, é uma empresa especializada na gestão de viagens corporativas, oferecendo serviços que vão além da simples emissão de passagens. Uma TMC apoia organizações no planejamento, negociação com fornecedores, definição de políticas, atendimento ao viajante, gestão de imprevistos e controle de custos. No ecossistema de T&E, ela atua como parceira estratégica, ajudando a centralizar informações, aumentar o compliance e melhorar a experiência do colaborador. Para gestores, a TMC traz expertise de mercado, poder de negociação e suporte operacional contínuo. Para o viajante, garante assistência antes, durante e depois da viagem, especialmente em situações emergenciais. Quando integrada a plataformas de tecnologia, a TMC potencializa resultados, combinando atendimento especializado com automação e inteligência de dados.

Trust Expense

Criado para dar mais controle, segurança e transparência aos gastos corporativos, o Trust Expense é a solução da Onfly desenvolvida para gerir viagens e despesas do dia a dia. 

Sua proposta é centralizar pagamentos, aplicar regras automaticamente e garantir que cada gasto esteja alinhado à política da empresa desde a origem. 

Com ele, é possível acompanhar despesas em tempo real, definir limites, evitar gastos fora da política e reduzir riscos como fraudes, erros manuais e expense leakage. Ou seja, a ferramenta simplifica conciliações, auditorias e fechamento do mês, eliminando retrabalho. 

Para o colaborador, o Trust Expense torna o processo mais fluido, sem a necessidade de usar recursos próprios ou lidar com processos burocráticos de reembolso. Na prática, ele transforma a gestão de despesas em um processo confiável, inteligente e previsível.

Tributação internacional

Tributação internacional é o conjunto de regras fiscais que determinam como impostos são aplicados sobre operações realizadas entre diferentes países. 

No contexto das viagens corporativas, ela impacta despesas como hospedagem, alimentação, transporte, serviços contratados no exterior e pagamentos feitos com cartões internacionais. 

Impostos como VAT, sales tax e taxas locais podem variar conforme o país e influenciar diretamente o custo total da viagem. 

Para empresas, entender a tributação internacional é essencial para classificar corretamente despesas, evitar bitributação, identificar possibilidades de recuperação de impostos e manter conformidade contábil e fiscal. 

Já para o colaborador, esse conhecimento ajuda a registrar gastos corretamente e evitar divergências na prestação de contas. 

Com políticas claras e plataformas de gestão integradas, a empresa transforma a complexidade da tributação internacional em um processo mais previsível, organizado e seguro.

U

V

Vacinas obrigatórias para viajar ao exterior

Vacinas obrigatórias para viajar ao exterior são imunizações exigidas por determinados países para permitir a entrada de visitantes, especialmente em viagens corporativas que envolvem deslocamentos frequentes e destinos variados. A exigência mais comum é a vacina contra febre amarela, comprovada pelo Certificado Internacional de Vacinação (CIVP), mas outras podem ser solicitadas conforme o país, como poliomielite, meningite, tétano ou vacinas específicas em situações epidemiológicas. Para gestores de T&E, acompanhar essas exigências é fundamental para evitar impedimentos no embarque, garantir segurança ao viajante e manter conformidade com normas internacionais. Já para o colaborador, estar com o calendário vacinal atualizado reduz riscos à saúde e evita imprevistos durante a missão corporativa. Plataformas de gestão e checklists de viagem ajudam a manter essa etapa sempre organizada e integrada ao planejamento da jornada.

VAT

VAT, sigla para Value Added Tax, é o imposto sobre valor agregado cobrado em diversos países, especialmente na Europa, sobre produtos e serviços — incluindo gastos comuns de viagens corporativas, como hospedagem, alimentação, transporte e eventos. Para empresas brasileiras que enviam colaboradores ao exterior, compreender o VAT é essencial porque, em muitos casos, parte desse imposto pode ser recuperada por meio de processos de tax refund, reduzindo significativamente o custo total da viagem. O desafio está na burocracia: cada país possui regras, prazos e documentos específicos para solicitar o reembolso. Ferramentas de T&E e parceiros especializados ajudam a organizar notas, padronizar lançamentos e identificar oportunidades de recuperação. Para gestores, dominar o VAT significa otimizar o orçamento internacional; para viajantes, evita surpresas na prestação de contas e reforça o compliance da política de viagens.

W

Workation

Workation é a combinação de “work” (trabalho) e “vacation” (férias), representando um modelo em que o colaborador trabalha remotamente enquanto se hospeda em outro destino, geralmente turístico. Embora pareça apenas uma tendência de estilo de vida, o conceito também tem impacto nas viagens corporativas, já que permite que profissionais prolonguem estadas, conciliem compromissos e mantenham produtividade fora do escritório tradicional. Para as empresas, a workation exige atenção à política de viagens, regras de segurança da informação, infraestrutura necessária e possíveis implicações trabalhistas. Já para o colaborador, oferece a chance de equilibrar rotina profissional e bem-estar, desde que haja internet estável e condições adequadas de trabalho. Quando bem estruturada, a workation pode melhorar engajamento, reduzir estresse e ampliar a flexibilidade, sem comprometer entregas ou compliance interno.

X

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Z

Para além do dicionário das viagens corporativas

São muitos termos diferentes, não é mesmo? Conhecê-los facilita sua viagem a trabalho, como durante o embarque no aeroporto, ou até durante a prestação de contas.

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