O que é BID? 5 tópicos para aprender a organizar um bid de viagens corporativas

Imagine que a sua empresa identificou uma necessidade de viagem ou um contrato de serviço que está se aproximando da renovação. Ela precisa ter uma noção de produtos e serviços no mercado que atendam a essa necessidade, então cria um processo onde os fornecedores podem se dispor a sanar essa demanda. É a partir desse contexto que você vai entender o que é BID e como ele pode ser utilizado para viagens corporativas.

Depois que a necessidade é identificada, a empresa emite um Request for Proposal (RFP), que é um documento detalhado que define os requisitos específicos para o serviço necessário.

Variando de setor para setor, essa requisição pode conter detalhes com informações das políticas internas da empresa ou até mesmo exigir uma prestação de serviço que atenda as leis onde o serviço será executado.

Essa etapa, além de ajudar na tomada de decisões por parte das contratantes, evita diversos problemas e imprevistos comuns.

O que é BID na Estratégia de Viagens Corporativas

Para as grandes empresas, os bids são uma ferramenta estratégica que ajuda a garantir a eficiência do gasto com viagens.

Eles permitem que as empresa avaliem as opções disponíveis no mercado, compare preços e serviços, e tomem decisões mais inteligentes com base em valor, qualidade e adequação às suas necessidades de negócios.

Em um setor onde os custos podem variar significativamente e as opções são muitas, o processo de bid assegura que as empresas não apenas minimizem suas despesas, mas também maximizem o valor do serviço recebido.

Os bids também proporcionam uma oportunidade para as empresas negociarem termos mais favoráveis, como tarifas de grupo, flexibilidade de reserva e condições de cancelamento.

Bids e Tecnologia

Com o avanço da tecnologia, o processo de bid ficou mais eficiente. As plataformas digitais agora permitem que as RFPs sejam enviadas eletronicamente, e as respostas dos fornecedores sejam recebidas e comparadas de forma automatizada.

Com isso, o tempo do ciclo de compra foi reduzido e agora possibilita que as empresas tomem decisões de uma maneira mais rápida e com base em dados mais abrangentes.

O bid não é apenas uma questão de encontrar o menor preço, mas de encontrar o melhor valor que atenda às políticas de viagens da empresa e aos objetivos de negócios.

Em um mercado cada vez mais focado em práticas de negócios sustentáveis e responsabilidade corporativa, as empresas estão agora incluindo critérios de ESG (Environmental, Social, and Governance) em seus processos de bid, garantindo que suas práticas de viagens estejam alinhadas com seus valores corporativos de ESG.

Um exemplo de bid dando errado

Imagina que você é da área de compras de uma grande multinacional e está responsável por fazer um BID na sua empresa para comprar celulares para todos os colaboradores da organização.

A empresa entendeu que era incoveniente fazer os colaboradores usarem o celular pessoal para trocar mensagens sobre assuntos relacionados ao trabalho e acabou optando por comprar celulares e entregar em comodato aos seus colaboradores.

Então, você, o responsável, cria uma RFP aberta que deixa explícito a compra de 500 celulares e a exigência do atendimento dos seguintes itens:

• Poder realizar e receber ligações telefônicas;
• Poder conectar na internet;
• Enviar e receber mensagens multimídia, inclsuive pelo WhatsApp;
• Ter jogos para entreter;
• Ter câmera fotográfica;

Sua empresa recebe duas respostas com propostas exclusivamente através de planilhas.

Na primeira proposta, o valor do aparelho é de R$200,00 a unidade, totalizando R$100mil reais.

Na segunda proposta, o valor do aparelhos é de R$ 1800,00 a unidade, totalizando R$ 900mil reais.

Você, orientado em reduzir custos para a empresa, atingir os “savings” da área e ciente que as duas cotações atendem as exigências realizadas na RFP, opta pela primeira proposta, e realiza a compra dos 500 celulares.

Veja abaixo as duas propostas apresentadas:

Parabéns, você acabou de comprar 500 Nokia 2330 para todos os colaboradores!

Porém… vai dar tudo errado porque você não entendeu o básico sobre o que é bid.

Os colaboradores vão deixar o celular ligado para receber chamadas, mas vão continuar usando o celular pessoal para trocar mensagens de trabalho de uma forma muito mais rápida e moderna.

Ou seja, a sua escolha não vai atender a real necessidade da empresa, e, ao invés de economizar R$ 800mil reais, como imaginava, você simplesmente desperdiçou R$ 100mil reais.

Sem contar o quanto isso pode irritar e passar a mensagem errada para os colaboradores. Resultando até em alguns pedidos de demissão pelo falo do colaborador não estar confortável em trabalhar em uma empresa que faz escolhas tão arcaicas.

Se, além de uma simples planilha de Excel, você se preocupasse em conhecer a tecnologia e o software utilizado, e o impacto desta tecnologia na experiência dos colaboradores, teria evitado este equívoco.

E como isso se relaciona com BID de viagens corporativas da sua empresa?

É exatamente a mesma coisa que acontece quando participamos de BID para atender a demanda de viagens a trabalho.

Temos uma plataforma de gestão de viagens corporativas, onde tudo é feito nela, inclusive gestão de despesas e reembolsos.

A maioria das vezes que recebemos convite para participar de BIDs, a única coisa que precisamos nos possibilitam é responder uma planilha excel com alguns requisitos, sem ao menos tentarem entender como funciona a plataforma e a tecnologia.

A planilha pergunta coisas como:

• Reserva de passagens aéreas?
• Reserva de hotel?
• Workflow de aprovação?
• Digitalizar despesas?
• Abertura de chamados?

Oras, nesses moldes até um software em MS DOS, em um sistema de chamados qualquer, tipo um Zendesk, atende a estes requisitos.

Ou até um frankenstein, com uma OTA e uma planilha excel customizada para digitalizar reembolsos, também atenderia a esses requisitos.

Comprar software é completamente diferente de comprar uma commodity, tipo papel higiênico ou tinta para impressora.

É importante realmente conhecer as soluções, entender pontos fortes e fracos, fazer benchmarking com os clientes já existentes, entender o que é bid e várias outras questões.

Se sua empresa abre um BID apenas para contratar uma agência para emitir passagem e faturar, já está errado.

Entenda que a passagem aérea é apenas uma commodity.

O que a sua empresa precisa é de uma plataforma tecnológica que a permita gerenciar a política de viagens, garantir controle de gastos, fortalecer o compliance, otimizar a auditoria financeira através de conciliações, melhorar a experiência do colaborador com viagens a trabalho, integrar todos os reembolsos e despesas direto no ERP.

Isso é completamente único e somente sabendo o que é bid e como tirar o melhor proveito dele que vai te ajudar a fazer uma escolha de fato transformadora.

Com base em dados internos, sabemos que muitas vezes os gastos com viagens corporativas e despesas reembolsáveis chegam a ser a 3ª linha de gastos em uma empresa.

Não fazer uma gestão assertiva disto é um completo equívoco e afasta até a possibilidade de investidores se interessarem pelo seu negócio.

Nesse caso, as perguntas corretas, que deixam claro que você sabe o que é bid, são:

• Tenho indicadores claros e em tempo real sobre a gestão de viagens e despesas, como “Adoção da Política de Viagens”, “Tempo Médio de Antedecência de compra de passagem” (para encontrar passagem barata, é preciso comprar com antecedência)?
• Todas as reservas de aéreo, hotel, carro e ônibus estão devidamente classificadas para poder extrair em relatórios futuramente?
• Tenho flexibilidade para extrair dados em tempo real, sem precisar abrir chamado para uma agência de viagens corporativas tradicional?
• A tecnologia que vou contratar, a agência é detentora deste ativo? Qual é o roadmap futuro do produto?
• Consigo em uma mesma plataforma lançar as despesas de viagens, solicitar reembolsos e fazer toda a gestão?
• Possui cartão corporativo ou integra com os bancos para automatizar a conciliação?
• Integra com Uber e 99? 
• Integra o meu ERP? (Seja ele Protheus, SAP, Sankhya ou Omie)

A Onfly é a única travel tech que atende a tudo isso.

Passagem aérea e reserva de hotel são commodities — A tecnologia que conecta toda a gestão disso não!

Estamos convictos, que os colaboradores que vão se destacar na nova economia, são pessoas que trazem inovação e tecnologia para suas empresas.

Esse é um dado do mercado sobre reconhecimento de feitos e promoções na carreira.

Em viagens a trabalho, é uma obrigação do gestor, elevar o nível e trazer tecnologia para dentro do processo.

Ficar apenas no discurso vazio de “transaction fee” e de faturamento fala muito mais sobre quem é ele do que sobre o que ele entrega de resultado como profissional.

A coisa mais comum que existe é entendermos no meio de um processo de fechamento de contrato com novos clientes que quem falou da Onfly foi um colaborador que acabou de chegar, que já usava a plataforma da Onfly na experiência anterior ou já conhecia tudo que ela entrega no mercado hoje.

E geralmente essa pessoa chega justamente para substituir esses gestores de viagens mais arcaicos e não sabem nem o que é bid, pelo visto.

Estamos diante de um mercado de trabalho cada vez mais competitivo, uma briga enorme por talentos e por gerar eficiência operacional e garantir que a última linha do balanço financeiro fique sempre no azul.

Lembre-se, você não pode continuar sendo o responsável pela sua empresa entregar um celular Nokia na mão dos colaboradores.

Você precisa ser aquele entende o que é bid, que faz as perguntas certas e entrega o melhor aparelho para devolver tempo para os colaboradores e garantir que eles sejam muito produtivos e satisfeitos com a experiência no ambiente de trabalho.

Conclusão

Entender o que é bid é fundamental. Quando falamos de viagens corporativas, mais ainda.

No final, hoje em dia é tudo sobre produtividade, employer branding, dados em tempo real para tomada de decisão e segurança e compliance fortalecido para garantir aos acionistas que a sua empresa está indo na direção certa.

Gostou de conhecer um pouco mais sobre nossos pensamentos sobre o que é Bid aqui na Onfly? Então continue conferindo outros conteúdos aqui no blog.