Viagens corporativas: per diem ou reembolso integral? Entenda as diferenças

Se você é gestor financeiro, de RH ou cuida das viagens corporativas na sua empresa, sabe que controlar os gastos de deslocamento dos colaboradores é uma arte. 

Com tantas variáveis — destinos, moedas, notas fiscais, prazos —, a gestão de despesas pode virar um verdadeiro pesadelo administrativo.

A complexidade e os desafios comuns no reembolso de despesas de viagem são uma realidade para muitas organizações. Mas e se houvesse um modelo mais simples, transparente e previsível? É aí que entra o Per Diem Accounting.

Neste artigo, vamos explicar o que é o Per Diem, como ele funciona, as diferenças em relação ao reembolso integral e como escolher o modelo ideal para sua empresa. Spoiler: a Onfly pode te ajudar nessa escolha 😉

Per Diem Accounting: o que é?

Per Diem, em tradução direta do latim, significa “por dia”. Na prática, trata-se de um valor diário fixo preestabelecido para cobrir despesas de viagem como alimentação, transporte local e pequenos gastos cotidianos.

Ao adotar o Per Diem Accounting, a empresa define um valor padrão por dia de viagem, que pode variar de acordo com fatores como destino, duração e função do colaborador. Esse valor é informado com antecedência e pode ser pago antes ou logo após a viagem.

Em vez de coletar dezenas de notas fiscais e comprovar cada cafezinho, o colaborador recebe uma diária fixa e simples de controlar — tanto para quem viaja quanto para quem aprova ou audita os gastos.

O Per Diem e sua relação com viagens corporativas

O Per Diem é como um respiro para quem está cansado da burocracia dos reembolsos, pois oferece:

• Previsibilidade de custos: o financeiro sabe exatamente quanto vai gastar por viagem;
• Menos burocracia: sem pilhas de notas fiscais para validar e categorizar;
• Agilidade: o reembolso (ou adiantamento) acontece de forma mais rápida; e
• Transparência: facilita o controle de gastos e a auditoria interna.

Mas, atenção, é essencial ter uma política clara para definir os valores e as regras de aplicação. Sem isso, o modelo pode gerar dúvidas ou até injustiças — afinal, os preços de um almoço em São Paulo e em Palmas podem ser bem diferentes.

Implicações fiscais e legislação brasileira

No Brasil, o Per Diem é reconhecido como verba indenizatória, ou seja, não integra o salário — desde que:

• Os valores estejam dentro dos limites razoáveis definidos pela empresa;
• Haja comprovação de que a viagem foi a trabalho; e
• Os pagamentos estejam bem documentados e registrados na política interna.

Se esses critérios não forem atendidos, a Receita Federal pode interpretar o Per Diem como salário disfarçado, e aí surgem encargos como INSS e FGTS.

Sobre esse assunto, temos um post quentíssimo que pode te ajudar a entender se há tributação de INSS sobre reembolso de despesa.

Reembolso fixo (Per Diem) vs. reembolso integral: qual a diferença?

Antes de decidir por um ou por outro, é importante entender as principais diferenças entre o Per Diem e o reembolso integral. Confira!

Reembolso integral

É o modelo mais tradicional: o colaborador paga todas as despesas durante a viagem, guarda os comprovantes e, ao retornar, envia um relatório com notas fiscais para cada gasto.

No reembolso integral, o colaborador é ressarcido pelo valor exato de cada despesa comprovada.

Vantagens

• Cobertura total de gastos; e
• Mais flexível para diferentes perfis de viajantes.

Desvantagens

• Processo lento e burocrático; 
• Dificuldade de previsão orçamentária; e
• Maior risco de inconsistências, erros ou até fraudes.

Reembolso fixo (Per Diem)

Já vimos que o Per Diem é um valor diário fixo que cobre os gastos do colaborador — sem a exigência de apresentar notas fiscais para cada item.

O Per Diem estabelece um teto diário fixo, independentemente dos gastos reais do colaborador (dentro das categorias cobertas).

Vantagens

• Simplicidade e agilidade;
• Controle de gastos (a empresa sabe exatamente quanto vai gastar); e
• Redução de conflitos sobre valores ou prazos de reembolso.

Desvantagens

• O valor fixo pode não ser suficiente em locais mais caros; e
• O colaborador pode acabar “economizando” para lucrar sobre a diária — o que pode ou não ser um problema, dependendo da cultura da empresa.

Em resumo, é preciso considerar os processos e as políticas do seu negócio para entender qual das modalidades atende melhor suas demandas. Confira nosso quadro comparativo:

Como escolher o melhor modelo para sua empresa?

Não existe uma resposta única. A escolha entre Per Diem e reembolso integral depende de vários fatores:

• Cultura da empresa: se a organização valoriza autonomia e simplicidade, o Per Diem pode ser o melhor caminho;
• Destinos frequentes: se a maioria das viagens é para locais com custo de vida previsível, o modelo fixo funciona bem;
• Tipo de viagem: viagens curtas e operacionais combinam com Per Diem. Missões estratégicas, com jantares e reuniões formais, talvez exijam reembolso integral; e
• Objetivo de controle x flexibilidade: o que pesa mais para a empresa neste momento?

A escolha entre Per Diem e reembolso integral depende dos objetivos e da cultura da empresa.

Aliás, modelos híbridos são cada vez mais comuns: Per Diem para despesas rotineiras + reembolso integral para despesas pontuais, como hospedagem ou eventos específicos.

Per Diem + cartão corporativo pré-pago: a combinação perfeita

Se o Per Diem já traz simplicidade, imagina combiná-lo com um cartão corporativo pré-pago? Essa união entrega o melhor dos dois mundos: autonomia para o colaborador e controle absoluto para o financeiro.

Com o cartão corporativo da Onfly, sua empresa pode carregar previamente o valor do Per Diem diretamente no cartão do colaborador, evitando transferências bancárias, adiantamentos manuais e, claro, eliminando completamente o uso de recursos próprios em viagens.

Por que essa combinação funciona tão bem?

• Zero reembolso: o valor já está no cartão, pronto para uso;
• Controle em tempo real: a empresa acompanha os gastos à medida que acontecem;
• Conformidade automática: os gastos ficam limitados ao valor definido de Per Diem e dentro da política de uso;
• Redução de fraudes e erros: menos papelada, mais rastreabilidade;
• Integração com gestão de despesas: tudo organizado e conectado dentro da plataforma da Onfly.

O uso do cartão corporativo da Onfly garante que o colaborador tenha acesso imediato ao Per Diem, com praticidade e total transparência.

Além disso, caso seja necessário um ajuste ou liberação emergencial, por exemplo, se acabou o dinheiro, a empresa pode fazer isso em segundos pela plataforma — sem precisar entrar em contato com o banco, fazer DOC ou correr atrás de comprovantes.

Onfly: transparência e controle para suas viagens corporativas

Em tempos de transformação digital, automatização de processos e busca por eficiência, a forma como sua empresa lida com reembolsos de viagens pode dizer muito sobre sua cultura e maturidade financeira.

A importância de uma política de reembolso clara e bem comunicada não pode ser subestimada. Seja com Per Diem ou reembolso integral, o que importa é ter regras definidas, processos simples e controle transparente.

Na Onfly, acreditamos que tecnologia + políticas bem estruturadas são o combo ideal para uma gestão de viagens eficiente — com menos dor de cabeça para todos os envolvidos.

Quer saber como usar o Per Diem com o cartão corporativo da Onfly e acabar de vez com os reembolsos manuais? Fale com a gente e veja como simplificar sua gestão de despesas.