Reembolso de despesas: conheça os seus direitos pela CLT

Entenda quais despesas são e quais não são reembolsáveis, como é o processo e outras alternativas ao reembolso

Sendo uma etapa importante para a saúde financeira das empresas, a gestão de reembolso de despesas consta na legislação brasileira e pode gerar algumas dúvidas nos colaboradores, como o que pode ser reembolsado, qual o prazo e quais os tipos de reembolso.

Para saber mais, preparamos um conteúdo que explica os principais tópicos, sobre os processos de reembolso. Confira o índice abaixo:

O que é reembolso de despesas

O reembolso de despesas corporativas é um processo, previsto em lei, de devolução ao colaborador dos gastos realizados em benefício da empresa, seja referente às viagens corporativas, ao transporte, à alimentação e até às visitas externas.

Para isso, é importante que as empresas tenham uma política de reembolso clara e eficaz, que defina quais os critérios para as despesas reembolsáveis, os valores máximos, as normas para prestação de contas e outros requisitos.

Por dentro da CLT sobre reembolso de despesas

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) define quais os tipos de reembolsos para colaboradores:

Despesas relacionadas ao trabalho remoto: Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.

Despesas em viagens corporativas: Art. 457 § 2º As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.

Despesas de mudança de domicílio em razão do trabalho: Art. 469 Ao empregador é vedado transferir o empregado, sem a sua anuência, para localidade diversa da que resultar do contrato, não se considerando transferência a que não acarretar necessariamente a mudança do seu domicílio.

Quais despesas são reembolsáveis e quais não são?

Dentro do sistema de gestão de despesas, têm-se as despesas corporativas reembolsáveis, que correspondem aos gastos extras que um colaborador CLT realiza, como relacionado às viagens a trabalho. Confira algumas das despesas que podem ser incluídas como reembolsáveis:

  • Despesas com viagens corporativas: podem incluir a compra das passagens aéreas, as despesas com deslocamento, o estacionamento e o pedágio, a locação de veículos e a hospedagem;
  • Alimentação: a despesa com refeições, seja em viagens ou em outras atividades corporativas, conforme previsto na política da empresa;
  • Despesas de transporte: o reembolso pode estar relacionado ao aluguel de carros, ao reembolso do combustível, à utilização de carros de aplicativo, transporte público, aluguel de bicicletas e outros meios de transporte para fins profissionais;
  • Despesas de comunicação: podem incluir telefone próprio para atividades profissionais, dispositivos eletrônicos e pacote de internet, por exemplo.
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O reembolso de despesas também pode incluir o pagamento de taxas para eventos corporativos, além da compra de materiais de escritórios

Há, também, as despesas não reembolsáveis, de natureza pessoal ou que não estão alinhadas com o trabalho desempenhado na empresa. Conforme pontuado acima, é importante que esses critérios estejam presentes em uma política de reembolso, para que os colaboradores tenham clareza sobre as normas. Alguns exemplos de despesas não reembolsáveis são:

  • Gastos pessoais;
  • Consumo de bebidas alcoólicas;
  • Atividades de lazer sem vínculo com a empresa, como passeio em viagens a trabalho (também conhecido como bleisure);
  • Multas de trânsito;

Qual o prazo para reembolso, segundo a CLT?

Para o processo do reembolso, a legislação não tem um prazo definido para realização, no entanto, é importante que essa diretriz esteja explicada na política de reembolsos de cada empresa, para não gerar dúvidas ou insatisfações por parte do profissional.

Existem, contudo, alguns imprevistos que podem acontecer durante o processo de reembolso de despesas, como a perda das notas fiscais, por parte do colaborador, ou o atraso no ressarcimento, no caso da empresa. 

Uma estrutura eficaz de reembolso é importante para a saúde financeira da empresa. No caso do último imprevisto citado, sobre atrasos no pagamento do reembolso de despesas, o primeiro passo é identificar qual etapa está dando erro e como pode ser resolvido. O próximo passo é comunicar ao colaborador envolvido e definir os meios de realizar esse reembolso, como um adiantamento como garantia.

Para o cálculo do valor a ser ressarcido para o colaborador, é essencial que a empresa tenha um processo eficiente para recolhimento de notas fiscais e outros documentos comprobatórios das despesas corporativas. Para isso, ter uma solução digitalizada, que centralize todos os processos, como a prestação de contas e a geração de relatórios, torna o trabalho dos gestores mais eficientes. Aqui na Onfly, temos o serviço de Gestão de Despesas para facilitar esse processo.

Conheça as alternativas ao reembolso

Para a realização do processo de reembolso, existem algumas alternativas que podem atuar de maneira complementar ou de substituição ao sistema de reembolso de despesas existente na sua empresa.

O primeiro é o adiantamento das despesas, em que a empresa faz uma estimativa do valor das despesas para a viagem corporativa, para o evento ou outra atividade a ser realizada pelo colaborador. Assim, o colaborador recebe o valor antecipadamente e, após os gastos, presta conta sobre as despesas, seja para devolver a quantia não gasta ou guardá-la como saldo para futuras atividades.

No entanto, ainda há uma certa dificuldade nas estimativas dos gastos a serem feitos nas atividades corporativas, de maneira antecipada para fazer os adiantamentos. Por isso, a segunda alternativa é a utilização de um cartão corporativo, uma solução mais eficaz para os processos de reembolsos.

Isso porque, com o cartão corporativo, as despesas ficam centralizadas em uma única fatura ou conta. Por isso, os gastos com as atividades corporativas ficam mais transparentes, pela facilidade de auditoria em tempo real e futura geração de relatórios.

Para saber mais sobre o cartão corporativo da Onfly, fale com um especialista.

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Maria Eduarda Carvalho
Maria Eduarda Carvalho

Maria Eduarda é jornalista, com formação complementar em Letras, pela UFMG. Ela atua como Analista de Conteúdo da Onfly e, para entrar em contato, basta enviar um e-mail para maria.silva@onfly.com.br!