Guia completo: descubra quando há tributação de INSS sobre reembolso de despesa
O reembolso de despesas é uma prática comum nas empresas, especialmente quando os funcionários precisam arcar com custos relacionados ao trabalho, como viagens, alimentação ou materiais. No entanto, uma dúvida frequente entre gestores e empresários é: o INSS sobre reembolso de despesa é tributável? A resposta não é simples, pois depende de como esses valores são tratados e comprovados.
Neste artigo, vamos explorar quando há tributação do INSS sobre o reembolso de despesas e como evitar problemas fiscais. Confira!
Antes de tudo, o que é o INSS?
Antes de tudo é preciso entender que o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) é um direito trabalhista, descontado da folha de pagamento do colaborador CLT. Em outras palavras, o INSS é uma contribuição para você se aposentar e ter acesso às pensões da previdência social. Quem paga é seu empregador, ou seja, é ele quem deve ir atrás da guia para fazer o pagamento, contudo, uma parcela – entre 8% e 11% – é descontado diretamente do seu pagamento mensal; o restante fica por conta do seu patrão.
Há tributação de INSS sobre reembolso de despesa?
O reembolso de despesas consiste na devolução de valores gastos pelo funcionário em atividades relacionadas ao trabalho. Em tese, esse valor não é considerado rendimento, pois se trata de uma restituição. No entanto, a tributação de INSS sobre reembolso de despesa pode ocorrer a depender da natureza do reembolso e da forma como ele é comprovado.
De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e as normas do INSS, reembolsos que são considerados rendimento do funcionário estão sujeitos à tributação. Isso acontece, por exemplo, quando o valor pago não corresponde a uma despesa real ou quando não há comprovação adequada. Por outro lado, reembolsos devidamente comprovados e relacionados a gastos efetivos não são tributados.
Quando há (ou não) incidência de INSS?
A incidência de INSS sobre reembolsos de despesas ocorre principalmente em duas situações:
- Falta de comprovação: quando o funcionário não apresenta documentos que comprovem os gastos, como notas fiscais ou recibos, o valor pago pode ser entendido como um benefício ou rendimento, sujeitando-se à tributação.
- Valores fixos ou abusivos: se a empresa estabelece um valor fixo para reembolsos sem considerar os gastos reais, ou se os valores são excessivos, o INSS pode considerar esses pagamentos como parte da remuneração do funcionário.
A Receita Federal disponibiliza uma tabela de incidência de contribuição previdenciária que ajuda a esclarecer quais valores estão sujeitos à tributação. É essencial consultar essa tabela e acompanhar as atualizações nas normas fiscais.
| Rubrica | Incidência |
| Adicional pago a aeronauta: indenização das despesas com alimentação e pousada, quando não por imposição de vôos tenha que se deslocar para outra base, e das despesas de sua mudança e a de sua família, quando transferido de uma para outra base, com mudança de domicílio. | Não |
| Ajuda de custo: pagamento único destinado a indenizar as despesas do empregado, oriundas de sua transferência para local diverso daquele em que tem domicílio. Exclusivamente em decorrência de mudança de local de trabalho do empregado:a) paga de uma única vez na forma do art. 470 da CLT | Não |
| b) quando recebido em mais de uma parcela | Talvez |
| Recebido pelo Aeronauta, nos termos do art. 51, § 5º, “a”, da Lei nº 7.183/84 | Não |
| Aluguel: acréscimo de salário quando pago ao empregado para atender a despesas com habitação. | Sim |
| Assistência Médica (ver “Reembolso por Despesas Médicas e Medicamentos”): o valor relativo à assistência prestada por serviço médico ou odontológico, próprio da empresa ou por ela conveniado. | Não |
| Creche: Reembolso creche pago em conformidade com a legislação trabalhista, observado o limite máximo de seis anos de idade, quando devidamente comprovadas as despesas realizadas.Reembolso babá limitado ao menor salário-de-contribuição mensal e condicionado à comprovação do registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) da empregada, do pagamento da remuneração e do recolhimento da contribuição previdenciária, pago em conformidade com a legislação trabalhista, observado o limite máximo de seis anos de idade da criança. | Não |
| Diária para viagem: são valores destinados a cobrir as despesas com alimentação e hospedagem nas viagens do empregado a serviço da empresa.Incidência de contribuição: Quando o valor das diárias excede a 50% (cinquenta por cento) da remuneração mensal do empregado, elas integram o salário-de-contribuição pelo seu valor total. (art. 28, § 8º, “a”, da Lei nº 8.212/91).Para efeito de verificação do limite (50%) , o valor das diárias não será computado no cálculo da remuneração. (item 13.4 b e 13.10 da ON 08/97)Não há incidência de contribuição: Diárias para viagens cujo valor total não excede a 50% da remuneração mensal do empregado. (art. 28, § 9º, “h”, da Lei nº 8.212/91) | Sim |
| Reembolso por Despesas Médicas e Medicamentos: desde que a cobertura abranja a totalidade dos empregados e dirigentes da empresa. | Não |
Portanto, conforme o art. 458 da CLT, é considerado “no salário, para todos os efeitos legais, a alimentação, habitação, vestuário ou outras prestações ‘in natura’ que a empresa, por força do contrato ou do costume, fornecer habitualmente ao empregado”. Portanto, tudo que for eventual não é passível de tributação.
Regras para evitar INSS sobre reembolso de despesa
Para evitar que os reembolsos de despesas sejam tributados pelo INSS, é fundamental seguir algumas práticas. Veja as principais:
Comprovação de despesas
A comprovação é o ponto-chave para evitar a tributação. Todos os gastos reembolsados devem ser documentados com notas fiscais, recibos ou comprovantes de pagamento. A falta de comprovação pode levar o INSS a entender que o valor pago é um benefício, sujeitando-o à incidência de contribuições.
Política de reembolso
Ter uma política de reembolso clara e bem estruturada é essencial. A empresa deve estabelecer regras sobre quais despesas são reembolsáveis, os limites de valores e os prazos para apresentação dos comprovantes. Uma política transparente ajuda a evitar mal-entendidos e problemas fiscais.
Outras práticas recomendadas
Além da comprovação e da política de reembolso, outras práticas podem contribuir para uma gestão eficiente:
- Utilização de sistemas de gestão de despesas: ferramentas automatizadas ajudam a controlar e comprovar os gastos, reduzindo erros e facilitando o processo de reembolso.
- Treinamento dos funcionários: capacitar os colaboradores sobre as regras de reembolso e a importância da comprovação evita problemas futuros.
Como contabilizar o reembolso de despesas em uma empresa?
A contabilização dos reembolsos de despesas deve ser feita de forma cuidadosa para evitar equívocos fiscais. As empresas devem registrar esses valores como despesas operacionais, desde que devidamente comprovados. Caso contrário, podem ser classificados como benefícios, sujeitando-se à tributação.
Uma solução eficiente para simplificar esse processo é utilizar um sistema de gestão de despesas, como o oferecido pela Onfly. Essa ferramenta permite automatizar a aprovação e o controle de reembolsos, garantindo que todas as despesas sejam comprovadas e registradas corretamente. Além de evitar erros, o sistema agiliza o processo e proporciona maior segurança fiscal para a empresa.
O reembolso de despesas pode ser tributável pelo INSS quando não há comprovação adequada ou quando os valores são considerados rendimento do funcionário. Para evitar problemas fiscais, é essencial que as empresas adotem práticas como a comprovação de gastos, a criação de políticas claras de reembolso e a utilização de sistemas de gestão de despesas.
Se você deseja otimizar a gestão de reembolsos na sua empresa e evitar a incidência de INSS, conheça o serviço de gestão de despesas da Onfly. Com uma solução automatizada e eficiente, você garante maior controle sobre os gastos e cumpre todas as obrigações fiscais sem complicações. Acesse o site da Onfly e saiba mais!
