Principais golpes em reembolso de viagem: ATENÇÃO, GESTORES!

Fraudes em reembolso de viagem são um desafio silencioso que corrói os resultados financeiros de qualquer empresa. Segundo a ACFE, as empresas perderam, em média, US$50 mil com esse tipo de fraude em 2023. 

Apesar de parecer uma simples burocracia, o reembolso pode esconder esquemas que passam despercebidos por meses. E quanto mais tempo levam para serem identificados, maiores os prejuízos — financeiros e culturais.

Neste artigo, vamos desvendar os principais golpes em reembolso de viagem que todo gestor deve conhecer. Você irá descobrir não apenas as artimanhas mais utilizadas por funcionários desonestos, mas também os sinais sutis que indicam possíveis irregularidades. 

Prepare-se para uma análise detalhada que vai transformar a forma como a sua empresa lida com reembolsos corporativos.

4 sinais de que existe (ou pode existir) fraude em reembolso de viagens no seu negócio

Conheça os principais sinais de que está havendo fraude nas solicitações de reembolso na sua empresa. 

1. Comunicação deficiente: terreno fértil para fraudes

Falta de clareza na política de de reembolso abre espaço para fraudes — acidentais ou intencionais.

Ao não se comunicar com os colaboradores, a empresa deixa de alinhar as diretrizes para o reembolso de viagens corporativas. Tudo isso contribui para que os colaboradores se sintam compelidos a cometer fraudes.

Sinal de alerta: solicitações frequentes de reembolso para itens não especificados nas diretrizes da empresa.

2. Padrão suspeito do limite orçamentário

Ter um limite orçamentário para os gastos com despesas e viagens corporativas é essencial. No entanto, saiba que os colaboradores que praticam fraudes gostam de usar todo o limite orçamentário disponível para cometer fraudes, o que pode ser horrível para a sua empresa.

Essa prática é conhecida como “gasto no teto” e raramente reflete o consumo real. Lembra, por exemplo, daquela fraude histórica: “quer que coloque quanto na nota?”. É isso!

Sinal de alerta: gastos sempre equivalentes (ou muito próximos) ao limite orçamentário.

3. Falta de automações no processo de reembolso

Sem automação, todo o controle de reembolso depende do fator humano — e, portanto, é mais vulnerável a erros e fraudes. A recusa em adotar sistemas automatizados também pode ser um indício de que há algo errado.

É fácil perceber que contar com o empenho 100% humano para gerenciar o processo de reembolso pode resultar em fraudes ou erros.

Afinal, é preciso registrar gastos em planilha, receber comprovantes físicos, controlar e organizar esses documentos, ressarcir os valores aos colaboradores, entre outras etapas. É um processo complicado, exaustivo e passível de erros que passam despercebidos. 

Há muitas ferramentas que permitem automatizar processos, incluindo a Onfly, uma plataforma de gestão de viagens corporativas que já ajudou mais de 1000 empresas em seus processos de gestão de despesas.

Sinal de alerta: falta de softwares e tecnologias de automação para o controle de reembolso de despesas e viagens.

4. A armadilha dos comprovantes faltantes

A falta recorrente de comprovantes (ou o uso de recibos duplicados) pode esconder tentativas de fraude. A ausência de controle automatizado agrava ainda mais o risco. 

Quando essa ocorrência é constante e há muitas solicitações de reembolso sem comprovação de gastos, fica complicado confiar apenas no que foi dito pelo colaborador.

Isso acontece, principalmente, em empresas que não utilizam sistemas para gerenciar as viagens corporativas. 

Lembrando que automações simples — como escanear recibos em sistemas de gestão de despesas — já impedem que esse documento seja esquecido, perdido ou jogado no lixo sem querer.

Sinal de alerta: tanto a ausência frequente de recibos quanto o excesso de comprovantes devem acender o sinal vermelho para os gestores.

Golpes mais comuns em reembolsos de viagem corporativa

Existem muitos tipos de fraudes que os colaboradores podem cometer, a criatividade não tem limites. Contudo, algumas aparecem com maior frequência. São elas:

Fraude na política de diárias

Embora esse seja um parâmetro orçamentário, o colaborador ficará tentado a gastar o teto máximo estabelecido para determinada despesa sem se preocupar em economizar.

Falsos comprovantes

Falsificação de comprovantes é outra fraude comum, como é o caso dos recibos feitos à mão, por exemplo. Além disso, há estabelecimentos que oferecem recibos em branco para a pessoa, onde o colaborador tem a oportunidade de aumentar o valor gasto para receber um reembolso maior.

Comprovantes duplicados

Comprovante duplicado, como já mencionamos, é um sinal de fraude. Às vezes o colaborador dá comprovantes duplicados porque sabe que a gestão de viagens não tem um controle efetivo e a duplicidade vai passar despercebida. 

Viagens que contam com vários colaboradores também precisam ser observadas de perto. É comum todos fazerem a refeição juntos e depois solicitarem o reembolso do valor total individualmente.

Inflação das despesas

Despesas exageradas também é outra forma de praticar fraude. Ou seja, o colaborador exige reembolso para despesas que a empresa não é obrigada a ressarcir, o que inclui serviço de quarto do hotel, chocolate após a refeição, entre outros.

Fraude em reembolso de transporte 

O reembolso de transporte via quilometragem e o reembolso de combustível são diferentes formas de compensar os funcionários que utilizam seus veículos em serviço da empresa. 

Existem funcionários que praticam esse tipo de fraude, apresentando comprovante fiscal de abastecimento de combustível e pedindo reembolso também pelo KM rodado.

Perda de comprovantes

Perder comprovantes propositalmente também é uma forma de praticar fraude. Neste tipo de fraude, o colaborador alega ter perdido o comprovante fiscal, quando, na verdade, está repassando um valor acima do que realmente gastou.

Inclusão de gorjeta

Incluir a gorjeta no valor gasto é uma prática bem comum, principalmente em países onde a gorjeta é “obrigatória” por questões culturais. 

Taxistas nesses países costumam até perguntar “quanto quer que coloque na nota?” quando veem que trata-se de viajantes a trabalho.

Fraude em reembolso é crime: entenda os riscos

Fraudar reembolsos corporativos não é apenas antiético — é ilegal. Essa prática configura crimes como:

• Falsidade ideológica (Art. 299 do Código Penal): ao alterar ou falsificar comprovantes;
• Estelionato (Art. 171): ao obter vantagem indevida prejudicando a empresa; e
• Ato de improbidade administrativa, em casos envolvendo o setor público.

As consequências podem incluir: demissão por justa causa, ação judicial, e até prisão, dependendo da gravidade.

Além disso, a empresa que ignora essas fraudes pode responder por conivência, colocando a governança e o compliance em risco.

9 passos para prevenir fraudes em reembolso corporativo

Prevenir fraudes ou golpes em reembolsos corporativos exige uma combinação de estratégias como:

1. Estabeleça políticas claras: defina o que é permitido ou não para o reembolso (despesas de viagem, alimentação, combustível etc.);
2. Deixe as penalidades explícitas: informe quais fraudes e golpes resultarão em penalidades, incluindo demissão e processos legais;
3. Exija aprovação formal: todos os reembolsos devem ser validados por um gestor ou pelo departamento financeiro. Pra que seja aceito, é imprescindível que todas as solicitações estejam acompanhadas de notas fiscais, recibos ou comprovantes detalhados (com data, valor e motivo da despesa);
4. Utilize sistemas de gestão de despesas: softwares como Onfly são ótimos para automatizar a aprovação e rastrear despesas;
5. Use recursos de OCR: ferramentas para escanear, digitalizar e validar recibos automaticamente são essenciais;
6. Ative alertas em tempo real: regras para sinalizar transações suspeitas, por exemplo, com valores acima do padrão ou do combinado, duplicatas etc.;
7. Faça auditorias aleatórias: verifique se os reembolsos estão alinhados com reuniões, projetos e eventos (cross-checking);
8. Crie canais de denúncia: permita que os próprios funcionários reportem irregularidades, fraudes e/ou golpes anonimamente; e
9. Reforce a cultura ética: combater fraudes começa com integridade desde o onboarding.

Automação: o inimigo dos fraudadores

A Onfly ajuda sua empresa a eliminar fraudes por meio de:

• Registro digital imediato de despesas;
• Validação automática de comprovantes; e
• Alertas para padrões suspeitos de gastos.

Transforme seu processo de reembolso em uma fortaleza

Depois de explorarmos os principais golpes em reembolso de viagem, fica claro que a prevenção exige uma abordagem multifacetada. A combinação de tecnologia, processos claros e cultura organizacional é a única forma eficaz de blindar sua empresa contra essas práticas ou reduzir fraudes.

Os três pilares essenciais são:

1. Transparência radical: políticas de viagem e de reembolso acessíveis e detalhadas;
2. Controle tecnológico: sistemas como a plataforma Onfly para gestão automatizada; e
3. Monitoramento constante: auditorias periódicas e análise de padrões.

Agora que você conhece os riscos, está preparado para agir. A Onfly oferece exatamente as ferramentas que sua empresa precisa para eliminar de vez as fraudes em reembolsos. Agende uma demonstração e descubra como podemos ajudar a proteger seu negócio.