Gestão de viagens corporativas: o que é e como evitar o “no show”.

Quando o assunto é gestão de viagens corporativas, existe um ponto que merece muita atenção: o no-show. 

O no-show é quando um viajante não comparece para o check-in das reservas, seja em voo ou em sua hospedagem. E, se você ainda não passou por isso na sua corporação, lá vai um spoiler: esse é o pior cenário possível para o setor financeiro e para o orçamento das viagens – e, infelizmente, pode acontecer com todo mundo. 

Toda essa dor de cabeça é porque no caso dos bilhetes não voados, o no-show se vira perda financeira, já que existe multa cobrada pela companhia aérea, e geralmente a empresa só recebe de volta a taxa de embarque. 

Quer saber mais sobre o no-show, como evitá-lo e remediar situações como essa? Leia o artigo completo. 

O que é no-show?

Como falamos anteriormente, o termo “no-show” refere-se às situações em que um viajante não compareceu a uma reserva feita, seja voo, hospedagem ou outro serviço, sem aviso prévio ou cancelamento. 

E, se em viagens pessoais, essa já é uma situação complicada, no caso das viagens corporativas, a dor de cabeça é ainda maior.

Isso porque, dentro do contexto corporativo, o no-show gera custos adicionais para a empresa e ainda pode prejudicar a relação com fornecedores e parceiros. 

Além disso, o no-show e seus danos são válidos para vários setores, como das companhias aéreas, hotéis e até aluguel de carros e outros serviços com agendamento prévio. 

Compreendido isso, você deve estar se perguntando: “existe alguma maneira de não arcar com os custos do no show voluntário?” 

Mas, calma, antes vamos explicar os tipos de no-show e, a seguir, como sua empresa pode agir para minimizar os danos.

Tipos de no-show

É bom informá-los que, existem dois tipos de “no show”, sendo eles:

• No show voluntário

Este é o maior causador de danos financeiros às empresas, pois é quando o passageiro não embarca no voo e também não apresenta nenhuma justificativa válida. 

Neste caso, os danos financeiros são altos porque, como consequência, existe uma possível perda total do valor pago, dependendo das políticas da companhia aérea (que vamos explicar mais a frente), além das taxas para remarcar o voo, conforme as regras da tarifa. 

• No show involuntário

O no show involuntário acontece quando o passageiro não consegue embarcar por motivos que não dependem apenas dele, como atraso na conexão devido à falha da companhia aérea, problemas de cancelamentos e atrasos por parte do aeroporto, problemas de saúde que impedem o embarque e situações climáticas. 

Nestes casos, a solução é mais simples, já que os erros costumam ser das companhias aéreas e fogem do controle do passageiro, com reembolso integral e direito a assistência como alimentação e hospedagem, se for o caso.

Quem arca com os custos do no-show? Existe exclusão de culpa?

Agora que você já sabe o que é “no-show”, vamos te preparar para redução de danos caso isso aconteça, afinal, nenhum colaborador está livre de ter algum imprevisto. Mas, o aviso é claro: remediar não é, nem de longe, a melhor opção. 

Seus esforços devem estar em práticas que possam evitar esse tipo de situação, como uma política de viagens corporativas claras e comunicação frequente com os colaboradores.

Entendido isso, vamos lá!

Primeiramente, de modo geral, os custos do no-show são de responsabilidade da empresa que comprou a passagem ou fez a reserva. Entretanto, algumas políticas de viagem podem sim prever que, em alguns casos, o colaborador assuma parte do prejuízo, principalmente se houver negligência ou falta de comunicação. 

Já a exclusão de culpa até pode acontecer, mas em casos específicos como problemas de saúde imprevistos, emergências familiares ou eventos externos que inviabilizam a viagem, como os cancelamentos de voos pelas companhias aéreas ou condições de clima adversas.

Nos casos de exclusão de culpa, é importante que a empresa tenha políticas de viagens claras sobre os documentos que devem ser apresentados para justificar.

Quais as tarifas de no-show das companhias aéreas?

Como falamos anteriormente, os voos em situação dos bilhetes não voados, o no-show resulta em prejuízo.  Em muitos casos, apenas a taxa de embarque é reembolsada, enquanto o restante do dinheiro da passagem aérea não pode ser recuperado. 

Mas, quanto essas taxas representam no final das contas? Separamos as tarifas das principais companhias aéreas brasileiras:

• Gol: 100% da tarifa, ou R$ 470 ou R$ 500 reais (o que for menor), exceto para Gol Max que é isento;
• Azul: R$ 500,00; US$ 120; EUR 120 ou 100% da tarifa, também qual for menor;
• Latam: a companhia aérea orienta a verificar “se o seu bilhete permite alterar a data ou destino da sua viagem sem cobranças extras ou diferenças de tarifa, bem como a data dentro da qual você pode fazer a alteração” na aba de “Minhas viagens”.

O no-show na hotelaria segue a mesma linha. 

A maioria dos hotéis cobra uma taxa de no-show quando os hóspedes não aparecem para a estadia reservada. Em alguns casos, o valor de uma noite ou mesmo do período total reservado é cobrado, sem chance de reembolso.

Além de ser um dinheiro perdido, afeta negativamente as relações com os parceiros e resulta em uma oportunidade de negócios perdida.

E como evitar as perdas financeiras do no-show?

Quem se organiza, não passa perrengue, por isso é que gestão de viagens é tão importante para evitar as perdas com no-show. 

O primeiro passo para trabalhar na prevenção é a política de viagens, nessa documentação é importante demonstrar que a prática do no-show não é aceita e, caso aconteça, como lidar com a situação. 

O foco principal deve ser treinar seus colaboradores sobre a importância de comunicar qualquer problema nos planos de viagem o mais cedo possível. 

Para os gestores, a comunicação continua sendo a chave para resolver esse problema, afinal, ele precisa manter contato com os colaboradores viajantes e disponibilizar canais para atualizações. 

E, para além das políticas que abordem cancelamento, remarcação e o não comparecimento, estabelecer uma política de consequências  com possíveis penalidades ao viajante que não comparece no momento do embarque ou do check-in, também deve fazer parte do pacote. 

Outra dica para evitar o prejuízo do no-show é optar por opções de reserva mais flexíveis sempre que possível. 

Escolha tarifa de voos e hotéis que permitam mudanças ou cancelamentos com menor, ou nenhuma penalidade – lembrando que isso exige um tempo maior de pesquisa e esforço. 

Mas, geralmente, os tarifários mais caros são reembolsáveis, desde que cancelados com alguma antecedência pré-determinada. 

E, por fim, o gestor de viagens deve acompanhar quais são os padrões de no-show ao longo do tempo e analisar os motivos por trás deles. Os dados vão ajudar a identificar quais são os viajantes ou setores da empresa com maior número de no show e estabelecer estratégias mais direcionadas.

Por exemplo, cargos de alto nível podem sofrer com alterações na agenda mais imprevisíveis e urgentes, resultando em no-show com mais frequência do que um cargo operacional. 

Ter esses dados em vista pode ajudar a identificar áreas de melhoria e a ajustar as políticas e procedimentos de acordo.

Como a tecnologia pode me ajudar a evitar o no-show?

É claro que problemas como esse podem ser resolvidos com a ajuda da tecnologia. Afinal, estamos falando de gestão de viagens e há sempre uma forma de automatizar os processos. 

No caso específico do no-show, um sistema de gestão de viagens permite que a empresa acompanhe e gerencie todas as viagens em um só lugar. A famosa “visão sistêmica” que todo gestor é apaixonado. 

Isso não só facilita a comunicação e a tomada de decisões, mas também permite que o  próprio viajante faça ou altere suas reservas, desde que dentro dos parâmetros da política. 

Além disso, os dados fornecidos também vão ajudar a gestão a identificar os tais padrões de no-show que falamos anteriormente, adicionando uma visão mais estratégica sem precisar movimentar muito esforço. 

Com a Onfly, seus colaboradores fazem a reserva de passagens e hotéis de forma rápida, de acordo com a política de viagens preestabelecida e com toda gestão e relatórios de acompanhamento que sua empresa precisa – e em um só lugar. 

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