Por que a sua empresa deve evitar o no-show nas viagens corporativas?

As viagens corporativas desempenham um papel muito importante no crescimento e no sucesso das empresas. No entanto, quando falamos de gestão de viagens, existe um ponto que merece ainda mais atenção: o no-show. 

O no-show acontece quando um viajante não comparece para o check-in das reservas, seja em voo ou em hospedagem. Esse é o pior cenário possível para o setor financeiro e para o orçamento das viagens corporativas. 

Isso porque, no caso nos bilhetes não voados, o no-show resulta em perda financeira, já que existe multa cobrada pela companhia aérea, e geralmente a empresa só recebe de volta a taxa de embarque. 

O termo também é utilizado na hotelaria e acontece quando o viajante não informa que não vai comparecer para a reserva feita no hotel — essa prática também resulta em prejuízo, já que geralmente as reservas não são reembolsáveis quando não são canceladas ou remarcadas com antecedência. 

Com tudo isso em mente, vamos tratar mais sobre o no-show e por que é tão importante evitá-lo neste artigo! 

Por que evitar o no-show?

O no-show tem implicações financeiras na gestão de viagens. Imagine a seguinte situação: um colaborador da sua empresa reserva um voo e um quarto de hotel para uma viagem de negócios. 

Porém, devido a imprevistos ou até mesmo falta de comunicação, ele não comparece para fazer o check-in em ambas as reservas. O resultado disso? Uma perda expressiva de dinheiro pelas reservas pagas e não utilizadas.

Na situação dos bilhetes não voados, o no-show resulta em prejuízo. Em muitos casos, apenas a taxa de embarque é reembolsada, enquanto o restante do dinheiro investido na passagem aérea não pode ser recuperado, o que traz um impacto direto nas finanças da empresa.

Para entender melhor, confira as tarifas de no-show das principais companhias aéreas brasileiras:

• Gol: 100% da tarifa, ou R$ 470 ou R$ 500 reais (o que for menor), exceto para Gol Max que é isento;
• Azul: R$ 500,00; US$ 120; EUR 120 ou 100% da tarifa, também qual for menor;
• Latam: a companhia aérea orienta a verificar “se o seu bilhete permite alterar a data ou destino da sua viagem sem cobranças extras ou diferenças de tarifa, bem como a data dentro da qual você pode fazer a alteração” na aba de “Minhas viagens”.

O no-show na hotelaria é igualmente prejudicial. A maioria dos hotéis cobra uma taxa de no-show quando os hóspedes não aparecem para a estadia reservada. Em alguns casos, o valor de uma noite ou mesmo do período total reservado é cobrado, sem chance de reembolso.

Além de ser um “desperdício financeiro”, essa prática pode impactar, de forma negativa, relações com os parceiros e resultar em uma oportunidade de negócios perdida. 

Como evitar o no-show?

Para evitar o no-show e seus efeitos negativos, uma gestão de viagens eficiente tem papel fundamental. Por isso, separamos a seguir alguns tópicos que merecem cuidado especial na gestão para que o no-show não aconteça. 

O primeiro passo é estabelecer na política de viagens da sua empresa que o no-show não deve ser uma prática aceita e, caso aconteça, como lidar com essa situação. O foco é em treinar seus colaboradores sobre a importância de comunicar qualquer problema nos planos de viagem o mais cedo possível. 

Para o gestor, é fundamental ainda manter contato, disponibilizando canais abertos para atualizações.

Além de políticas claras que abordem cancelamento, remarcação e o não comparecimento, é importante estabelecer na política de consequências possíveis penalidades ao viajante que não comparece no momento do embarque ou do check-in. 

Vale também utilizar uma plataforma de gestão de viagens que permite acompanhar e gerenciar todas as viagens em um só lugar. Isso facilita a comunicação e a tomada de decisões, além de permitir que o próprio viajante faça ou altere suas reservas, desde que dentro dos parâmetros da política.

Outra dica para evitar o prejuízo do no-show é optar por opções de reserva mais flexíveis sempre que possível. Escolha tarifa de voos e hotéis que permitam mudanças ou cancelamentos com menor, ou nenhuma penalidade. Geralmente, os tarifários mais caros são reembolsáveis, desde que cancelados com alguma antecedência pré-determinada. 

E, por fim, o gestor de viagens deve acompanhar quais são os padrões de no-show ao longo do tempo e analisar os motivos por trás deles. Os dados vão ajudar a identificar quais são os viajantes ou setores da empresa com maior número de no show e estabelecer estratégias mais direcionadas.

Por exemplo, cargos de alto nível podem sofrer com alterações na agenda mais imprevisíveis e urgentes, resultando em no-show com mais frequência do que um cargo operacional. Ter esses dados em vista pode ajudar a identificar áreas de melhoria e a ajustar as políticas e procedimentos de acordo.

Como a sua empresa lida com o no-show e quais são as práticas adotadas no dia-a-da para evitar prejuízos na gestão de viagens? Compartilhe sua opinião nos comentários!