O valor do km rodado deve ser considerado durante o processo de reembolso de despesas de viagens corporativas.

Isso porque diversas empresas permitem, em suas políticas, que os colaboradores utilizem o automóvel (seja próprio ou de aluguel) para realizar suas atividades, seja para viagens a negócios ou durante o deslocamento administrativo.

Assim, se torna necessário ressarcir o colaborador com o valor gasto com combustível e, quando o automóvel é do próprio viajante, cobrir também os gastos com a mecânica e manutenção do veículo. 

Esse reembolso é de suma importância! Mas, o cálculo do valor dos quilômetros rodados ainda gera muita dúvida e, por isso, preparamos este artigo com tudo que deve ser levado em conta na hora de definir o reembolso. 

O que considerar no cálculo de reembolso do km rodado em 2023?

O cálculo do reembolso do km rodado pode ter suas próprias especificidades dentro de cada empresa. Porém, de forma geral, deve-se avaliar o preço do combustível para chegar ao valor mais preciso. 

Além de estimar o preço consumido em combustível, é importante que a organização considere outros custos relacionados ao uso do veículo do colaborador.

O valor médio de venda da gasolina e diesel impacta o preço que chega ao consumidor final do combustível. Essa oscilação dos preços faz com que o valor do km rodado também seja afetado.

Por exemplo, em 2023, a Petrobras anunciou, em maio, o fim da paridade de preços de gasolina e diesel com o dólar e o mercado internacional. Sem a paridade de importação, também chamada de PPI, a estatal também divulgou que a gasolina ficaria em torno de R$ 0,40 mais barata. Ou seja, isso também impacta o preço do km rodado em 2023 no Brasil. 

Como no ano passado o custo da gasolina girou em torno de R$7, podemos dizer que o valor do km rodado em 2022 estava muito mais caro do que hoje em dia.

Além disso, outros fatores econômicos e de política mundial podem afetar diretamente como essas variantes impactam o consumidor. Diante disso, é importante que o cálculo chegue a um valor de reembolso justo para todos os envolvidos – desde a empresa até o colaborador.

1. Defina qual é o carro padrão

Primeiro, é preciso definir um carro padrão para estimar uma média de consumo de combustível. Ao ter um veículo como referência, a empresa pode especificar para o colaborador que o reembolso foi feito considerando a média de consumo por litro do veículo.

Para este exemplo, vamos considerar o carro popular mais vendido em 2022: um Hyundai HB20. O consumo médio, na estrada, é de 14,6 km/l, segundo a fabricante. Em 13 de junho de 2023, o custo médio da gasolina é de R$ 5,21/l. Portanto, hoje, considerando este carro, o custo médio por km rodado é de R$ 0,35.

Como os valores mudam, o custo do km rodado deve ser revisto periodicamente devido às oscilações no preço do combustível.

2. Defina o que será incluso no reembolso

Os custos de manutenção um veículo vão além do combustível. Para ser justo para o colaborador, é importante definir quais itens serão incluídos no cálculo do reembolso.

Essa é uma questão interna que a empresa deverá decidir e definir na política de viagens para ser de conhecimento geral e válido para todos. 

Pode ser incluído no reembolso:

• Limpeza do veículo;
• Seguro;
• Depreciação, com base na tabela Fipe;
• Estacionamento;
• Pedágio;
• Mecânica;
• Eventuais reparos;
• IPVA.

Mas, lembre-se que toda essa definição será feita por cada empresa. 

3. Estime o km por ano dos veículos

Outro fator importante a ser considerado é a quilometragem anual dos veículos. É fundamental saber quanto os veículos rodam em média em um ano, caso os colaboradores utilizem o veículo para viajar com frequência. 

Isso permite saber os custos totais em um período maior de tempo e acompanhar os indicadores para auxiliar na tomada de decisão.

4. E saiba diferenciar uso profissional do uso pessoal

Quando o carro é da empresa e o colaborador utiliza tanto para o trabalho quanto para fins particulares, é importante que o reembolso seja apenas parcial. Sendo assim, a empresa deve se comprometer em pagar os gastos parciais do veículo, como IPVA, seguro, combustível, manutenção, entre outros. O restante do valor deve ficar a cargo do colaborador. 

Como calcular o valor do km rodado?

O cálculo do km rodado é algo muito particular de cada empresa, pois é necessário considerar cada situação e a política de viagens corporativas de cada companhia. Além disso, é importante ter bem definido de antemão todos os itens que serão reembolsados.

Por exemplo, se o colaborador receber uma multa de trânsito, de quem é a responsabilidade de pagar? Geralmente, o colaborador é quem arca com o prejuízo, mas isso depende muito de cada política de viagens. Por isso mesmo, este documento é básico. 

Também é importante saber o consumo médio de combustível do veículo em questão e quantos km foram rodados para a viagem a trabalho. Sabendo esses valores, basta dividir a quilometragem percorrida pela média de consumo por litro do veículo e multiplicar pelo valor do litro da gasolina. Por exemplo: 100 km percorridos dividido por 14,6 km por litro que o carro consome é igual a 6,84  litros. Com o litro custando R$ 5,21, temos um total de R$ 35,68 a ser reembolsado.

Outra opção é ter um valor fixo por km baseado em um carro padrão. Se considerarmos um valor de R$ 0,35 por km, basta multiplicar pela distância percorrida. Isso economiza tempo, mas não é um valor muito preciso, pois cada carro possui um consumo diferente de combustível por km.

Com esse valor base, é possível adicionar os valores extras definidos como reembolsáveis anteriormente. Para despesas únicas de cada viagem, como pedágios, basta somar para encontrar o valor do reembolso. 

Já para despesas periódicas, como limpeza (mensal, por exemplo) ou IPVA e licenciamento (cobrados a cada ano), defina se o valor será reembolsado integralmente em determinados períodos ou se será dividido para incluir no cálculo do km rodado.

De forma geral, para calcular o km rodado precisamos considerar:

• custo da gasolina;
• consumo de combustível do carro;
• outros gastos variáveis que podem ser reembolsados se o carro for próprio do colaborador, dentre eles, IPVA, limpeza e manutenção.

No dia a dia, vale investir em medidas que tornam esse processo mais simples:

1. Planejar rotas mais eficientes: o trajeto é mais curto, mas tem mais custo em pedágio? Ou o trajeto é mais longo e não tem pedágio? Lembre-se que tudo isso precisa ser avaliado. 
2. Medidas alternativas para o deslocamento: verifique se o carro próprio ou alugado compensa para determinada viagem a partir do preço do km rodado; caso vá encarecer muito a viagem, invista em transporte por aplicativo, ônibus e em alguns casos, passagens aéreas. 
3. Utilize a tecnologia: na plataforma da Onfly, basta cadastrar o valor por km rodado da sua política de viagens. A partir daí, o colaborador pode adicionar a rota percorrida no mapa, e o valor reembolsável será gerado automaticamente para inclusão no relatório de despesas de viagem (RDV).

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