O valor do km rodado deve ser considerado durante o processo de reembolso de despesas de viagens corporativas.

Isso porque diversas empresas permitem, em suas políticas, que os colaboradores utilizem o automóvel (seja próprio ou de aluguel) para realizar suas atividades, seja para viagens a negócios ou durante o deslocamento administrativo.

Assim, se torna necessário ressarcir o colaborador com o valor gasto com combustível e, quando o automóvel é do próprio viajante, cobrir também os gastos com a mecânica e manutenção do veículo. 

Esse reembolso é de suma importância! Mas, o cálculo do valor dos quilômetros rodados ainda gera muita dúvida e, por isso, preparamos este artigo com tudo que deve ser considerado na hora de definir o reembolso. 

O que considerar no cálculo de reembolso do km rodado em 2024?

O cálculo do reembolso do km rodado pode ter suas próprias especificidades dentro de cada empresa. Porém, de forma geral, deve-se avaliar o preço do combustível para chegar ao valor mais preciso. 

Além de estimar o preço consumido em combustível, é importante que a organização considere outros custos relacionados ao uso do veículo do colaborador.

O valor médio de venda da gasolina e diesel impacta o preço que chega ao consumidor final do combustível. Essa oscilação dos preços faz com que o valor do km rodado também seja afetado.

1. Defina qual é o carro padrão

Primeiro, é preciso definir um carro padrão para estimar uma média de consumo de combustível. Ao ter um veículo como referência, a empresa pode especificar para o colaborador que o reembolso foi feito considerando a média de consumo por litro do veículo.

Para este exemplo, consideremos o carro Volkswagen Polo, que foi o veículo novo mais vendido no primeiro trimestre de 2024. O consumo médio, na estrada, é de 10,8 km/l, segundo a fabricante. Em 27 de abril de 2024, segundo a ANP, o custo médio da gasolina era de R$ 5,84/l.

Portanto, hoje, considerando este carro, o custo médio por km rodado é de R$ 0,54.

Como os valores mudam, o custo do km rodado deve ser revisto periodicamente devido às oscilações no preço do combustível.

2. Defina o que será incluso no reembolso

Os custos de manutenção um veículo vão além do combustível. Para ser justo para o colaborador, é importante definir quais itens serão incluídos no cálculo do reembolso.

Essa é uma questão interna que a empresa deverá decidir e definir na política de viagens para ser de conhecimento geral e válido para todos. 

Pode ser incluído no reembolso:

• Limpeza do veículo;
• Seguro;
• Depreciação, com base na tabela Fipe;
• Estacionamento;
• Pedágio;
• Mecânica;
• Eventuais reparos;
• IPVA.

Mas, lembre-se que toda essa definição será feita por cada empresa. 

3. Estime o km por ano dos veículos

Outro fator importante a ser considerado é a quilometragem anual dos veículos. É fundamental saber quanto os veículos rodam em média em um ano, caso os colaboradores utilizem o veículo para viajar com frequência. 

Isso permite saber os custos totais em um período maior de tempo e acompanhar os indicadores para auxiliar na tomada de decisão.

4. E saiba diferenciar uso profissional do uso pessoal

Quando o carro é da empresa e o colaborador utiliza tanto para o trabalho quanto para fins particulares, é importante que o reembolso seja apenas parcial. Sendo assim, a empresa deve se comprometer em pagar os gastos parciais do veículo, como IPVA, seguro, combustível, manutenção, entre outros. O restante do valor deve ficar a cargo do colaborador. 

Qual é o valor pago por km rodado pelas empresas 2024?

A fim de ilustrar nosso exemplo, consideramos que uma empresa estabelece em sua política de viagens que irá arcar também com a manutenção e a depreciação do veículo, além da gasolina:

• a manutenção do veículo é estabelecida em 50% de responsabilidade da empresa e 50% do colaborador, pois o carro ainda é utilizado para fins pessoais;
• esse valor inclui revisões, troca de óleo, alinhamento/balanceamento e peças de reposição em decorrência do desgaste de uso;
• a empresa considera que o preço na tabela Fipe do carro padrão (um Volkswagen Polo 2024) é R$ 106 mil;
• o valor de manutenção é cerca de 10% do valor do veículo por ano (aproximadamente 10 mil reais);
• o carro roda cerca de 30 mil quilômetros por ano e, portanto, custaria R$ 0,33 de manutenção anual total;
• neste caso, o valor do km rodado seria acrescido de R$ 0,16 (metade do valor) pela parte da empresa na manutenção anual.
• além da manutenção, a empresa também determina que cerca de 15% é a depreciação anual do veículo (15% de 106 mil é R$ 15.900);
• esse valor, dividido pelos 30 mil km rodados por ano, equivale a R$ 0,53 que também deve ser incluído no cálculo;
• portanto, somamos R$ 0,54 gastos em gasolina por km rodado + R$ 0,16 de manutenção por km rodado + R$ 0,53 de depreciação por km rodado = R$ 1,23 pelo km rodado nesta empresa.

Como calcular o valor do km rodado corretamente?

Como vimos, o cálculo exato do km rodado é algo muito particular de cada empresa, pois é necessário considerar cada situação e a política de viagens corporativas de cada companhia. Além disso, é importante ter bem definido de antemão todos os itens que serão reembolsados.

Por exemplo, se o colaborador receber uma multa de trânsito, de quem é a responsabilidade de pagar? Geralmente, o colaborador é quem arca com o prejuízo, mas isso depende muito de cada política de viagens. Por isso mesmo, este documento é básico e deve ser claro. 

Também é importante saber o consumo médio de combustível do veículo em questão e quantos km foram rodados para a viagem a trabalho.

Sabendo esses valores, basta dividir a quilometragem percorrida pela média de consumo por litro do veículo e multiplicar pelo valor do litro da gasolina. Por exemplo: 100 km percorridos dividido por 10,8 km por litro que o carro consome é igual a 9,25  litros. Com o litro custando R$ 5,84, temos um total de R$ 54,02 a ser reembolsado.

Outra opção é ter um valor fixo por km baseado em um carro padrão. Se considerarmos um valor de R$ 0,54 por km, basta multiplicar pela distância percorrida. Isso economiza tempo, mas não é um valor muito preciso, pois cada carro possui um consumo diferente de combustível por km.

Com esse valor base, é possível adicionar os valores extras definidos como reembolsáveis anteriormente. Para despesas únicas de cada viagem, como pedágios, basta somar para encontrar o valor do reembolso. 

Já para despesas periódicas, como limpeza (mensal, por exemplo) ou IPVA e licenciamento (cobrados a cada ano), defina se o valor será reembolsado integralmente em determinados períodos ou se será dividido para incluir no cálculo do km rodado.

De forma geral, para calcular o km rodado precisamos considerar:

• custo da gasolina;
• consumo de combustível do carro;
• outros gastos variáveis que podem ser reembolsados se o carro for próprio do colaborador, dentre eles, IPVA, limpeza e manutenção.

Quanto cobrar pelo km rodado?

Se você fez uma viagem com o seu carro pela empresa, pode ter dúvidas de quanto cobrar pelo km rodado. Para simplificar, considere:

• qual é o consumo de combustível do seu veículo?
• qual é o valor médio gasto em manutenção?
• qual é o total de km rodados por ano?
• qual é a taxa de depreciação do veículo?

Neste caso, considerando como exemplo que seu carro é um Volkswagen Polo 2024, calcule:

• O consumo médio (cerca de 10,8 km/l, segundo a fabricante) multiplicado pelo custo da gasolina (por exemplo, R$ 5,84/l), somado ao valor da manutenção e depreciação por km rodado.

Se a utilização do veículo foi pontual e não acontece rotineiramente, é mais simples considerar apenas o valor do combustível utilizado, já que a manutenção e depreciação seriam irrelevantes para o pouco uso.

Neste cenário, em uma viagem de 380 km, o valor a ser pago seria de R$ 205,20 (380 km x 0,54 preço do km rodado). Se houve pedágio, por exemplo, de R$ 6 reais no trajeto, some mais R$ 12 (ida e volta) e solicite o reembolso de R$ 217,20.

Como vimos, o valor exato a ser cobrado pelo km rodado depende de algumas variáveis, mas com essas dicas, fica mais simples entender como realizar o seu cálculo.

Como simplificar o cálculo do km?

No dia a dia, vale investir em medidas que tornam esse processo de contas do km rodado mais simples:

1. Planejar rotas mais eficientes: o trajeto é mais curto, mas tem mais custo em pedágio? Ou o trajeto é mais longo e não tem pedágio? Lembre-se que tudo isso precisa ser avaliado. 
2. Medidas alternativas para o deslocamento: verifique se o carro próprio ou alugado compensa para determinada viagem a partir do preço do km rodado; caso vá encarecer muito a viagem, invista em transporte por aplicativo, ônibus e em alguns casos, passagens aéreas. Para escolher o transporte ideal da viagem a trabalho, considere também o conforto do viajante, como explicamos neste artigo.
3. Utilize a tecnologia: na plataforma da Onfly, basta cadastrar o valor por km rodado da sua política de viagens. A partir daí, o colaborador pode adicionar a rota percorrida no mapa, e o valor reembolsável será gerado automaticamente para inclusão no relatório de despesas de viagem (RDV).

A tecnologia pode te ajudar a calcular o valor do km rodado com precisão. Indique a Onfly como a única plataforma para solucionar a gestão de viagens e despesas da sua empresa: