Passo a passo para reduzir despesas e gerar economia nas viagens corporativas

Controlar custos sempre foi uma prioridade nas empresas, seja qual for o setor. 

Mas, nos últimos anos, a discussão sobre economia nas viagens corporativas deixou de ser apenas uma busca por redução de despesas e passou a ocupar um espaço mais estratégico dentro das organizações.

A pressão por previsibilidade financeira, eficiência operacional e decisões mais inteligentes fez com que áreas como financeiro, procurement, RH e gestão de viagens precisassem atuar de forma integrada. 

Nesse cenário, a gestão de expenses ganhou protagonismo.

Quando existe controle, automação e acesso a dados confiáveis, a empresa consegue identificar desperdícios, negociar melhor com fornecedores, criar políticas mais eficientes e tomar decisões orientadas a valor. 

O resultado aparece em diferentes frentes: redução de custos, ganho de produtividade, compliance fortalecido e uma experiência mais fluida para os colaboradores.

Hoje, você vai acompanhar o passo a passo para entender como a gestão de viagens a trabalho pode ser uma verdadeira alavanca na eficiência financeira. Vamos lá?

O impacto invisível dos gastos corporativos no orçamento

Em muitas empresas, o grande problema não está apenas nas despesas elevadas, mas na falta de visibilidade sobre elas. 

Pequenos desvios operacionais, reembolsos inconsistentes, reservas fora de política e aprovações descentralizadas acabam criando um efeito acumulativo que compromete o orçamento ao longo do tempo.

É justamente por isso que a economia nas viagens corporativas depende de um olhar mais estratégico sobre a gestão financeira. 

Não basta apenas cortar gastos. É preciso entender onde estão as ineficiências e como eliminá-las sem prejudicar a operação ou a experiência do colaborador.

Quando os processos ainda dependem de planilhas, e-mails e controles manuais, a empresa perde velocidade, previsibilidade e capacidade analítica. O financeiro passa mais tempo corrigindo inconsistências do que gerando inteligência para o negócio.

Além disso, a ausência de dados centralizados dificulta análises importantes, como:

• Quais áreas concentram mais gastos;
• Quais fornecedores possuem melhor custo-benefício;
• Onde existem violações recorrentes de política;
• Quais despesas poderiam ser evitadas;
• Como otimizar negociações futuras.

Sem esse nível de visibilidade, a gestão financeira se torna reativa. E empresas que atuam apenas reagindo aos custos têm mais dificuldade para gerar eficiência sustentável.

Economia nas viagens corporativas vai além da redução de custos

Existe uma diferença importante entre cortar despesas e construir eficiência financeira.

Reduzir custos de maneira indiscriminada pode gerar impactos negativos na experiência do colaborador, comprometer produtividade e até aumentar despesas futuras. 

Já uma estratégia inteligente de economia nas viagens corporativas busca equilíbrio entre controle financeiro, governança e experiência do viajante.

Isso significa investir em processos mais inteligentes, políticas bem estruturadas e ferramentas capazes de automatizar tarefas operacionais.

Na prática, empresas mais maduras financeiramente trabalham com três pilares:

1. Visibilidade total dos gastos

Centralizar reservas, pagamentos, despesas e relatórios em um único ambiente facilita análises e permite decisões mais rápidas.

Com dados organizados, o financeiro consegue identificar padrões de consumo, oportunidades de savings e comportamentos que impactam o orçamento.

2. Políticas de viagem eficientes

Uma política de viagens bem construída não serve apenas para limitar gastos. Ela cria critérios claros, reduz inconsistências e aumenta a previsibilidade financeira da operação.

Quando as regras são automatizadas, a empresa reduz violações e diminui o tempo gasto em aprovações manuais.

Decisões orientadas por dados

Empresas que utilizam indicadores financeiros e operacionais conseguem negociar melhor com fornecedores, prever custos e criar estratégias mais sustentáveis de crescimento.

Nesse contexto, dados deixam de ser apenas registros históricos e passam a funcionar como ativos estratégicos.

O papel do procurement na geração de savings reais

A integração entre procurement e gestão de viagens é um dos fatores mais importantes para aumentar a eficiência financeira.

Tradicionalmente, muitas empresas tratavam viagens corporativas apenas como uma despesa operacional.

Hoje, organizações mais maduras entendem que elas fazem parte de uma estratégia maior de gestão de custos e relacionamento com fornecedores.

Quando procurement participa ativamente da gestão de viagens e expenses, surgem oportunidades relevantes de savings, como:

• Negociações mais estratégicas com companhias aéreas e hotéis;
• Consolidação de fornecedores;
• Redução de compras fora de política;
• Aproveitamento de tarifas corporativas;
• Maior previsibilidade de demanda;
• Identificação de desperdícios recorrentes.

Além disso, dados históricos ajudam a fortalecer o poder de negociação da empresa. Com relatórios detalhados, é possível entender padrões de compra, sazonalidades e oportunidades de otimização.

Essa integração também melhora o alinhamento entre áreas financeiras e operacionais, reduzindo conflitos entre controle de custos e necessidade de mobilidade dos colaboradores.

Governança e compliance deixaram de ser diferenciais

O compliance se tornou um componente essencial da eficiência financeira.

Empresas que possuem processos frágeis de prestação de contas acabam enfrentando problemas como:

• Fraudes ou erros em reembolsos;
• Despesas duplicadas;
• Gastos fora de política;
• Falta de comprovação fiscal;
• Baixa rastreabilidade das informações.

Esses problemas geram impacto financeiro direto e aumentam riscos jurídicos e fiscais.

Por isso, fortalecer a governança passou a ser uma prioridade para empresas que desejam escalar operações com segurança.

A boa notícia é que a tecnologia tornou esse processo muito mais eficiente. Com automações e inteligência artificial, já é possível validar despesas automaticamente, identificar inconsistências e garantir conformidade em tempo real.

Como a tecnologia impulsiona a eficiência financeira

A transformação digital mudou completamente a forma como as empresas gerenciam viagens e despesas corporativas.

Hoje, plataformas integradas conseguem automatizar processos que antes consumiam horas da equipe financeira. Isso inclui desde reservas e aprovações até prestação de contas e reembolsos.

A plataforma tudo em um da Onfly, por exemplo, centraliza reservas de viagens, gestão de despesas, controle de políticas e relatórios em tempo real em um único ambiente.

Essa centralização gera benefícios importantes, como:

Menos processos manuais

Automatizar tarefas reduz erros operacionais e libera tempo das equipes. Assim, utilizamos a inteligência artificial como um ativo essencial que reduz retrabalho, aumenta a transparência e libera o financeiro para atuar de forma mais estratégica.

Mais controle financeiro

Com dashboards e relatórios em tempo real, gestores acompanham gastos de forma contínua e podem gerenciar equipes de maneira integrada e atualizada.

Melhor experiência do colaborador

Processos simples aumentam adesão às políticas e reduzem fricções internas, facilitando todo o fluxo de viagens a trabalho dos times, que acabam tendo uma experiência mais leve na hora de solicitar reembolsos.

Mais previsibilidade

Dados históricos permitem projeções financeiras mais assertivas e análises de dados mais profundas, sem surpresas nos pagamentos no fim do mês.

Maior compliance

Regras automatizadas ajudam a garantir conformidade sem depender exclusivamente de auditorias manuais.

Além disso, o uso de inteligência artificial vem ampliando ainda mais a capacidade analítica das empresas. 

Recursos como OCR, categorização automática de despesas e identificação de comportamentos fora do padrão ajudam a acelerar análises e reduzir inconsistências.

A experiência do colaborador também impacta os resultados

Um erro comum em programas de economia nas viagens corporativas é acreditar que eficiência financeira significa restringir completamente a experiência do viajante.

Na prática, empresas que ignoram a experiência dos colaboradores tendem a enfrentar problemas que passam pela baixa adesão às políticas, por compras realizadas fora da plataforma oficial, pela perda gradativa de produtividade e pela insatisfação interna.

Por isso, organizações mais maduras buscam equilíbrio entre controle e autonomia.

Ferramentas intuitivas, processos rápidos de aprovação e políticas transparentes ajudam a aumentar o engajamento dos usuários e reduzem desvios operacionais.

Além disso, investir em bleisure também pode ser uma ótima saída para otimizar gastos e garantir que a experiência do viajante seja a melhor possível.

Plataformas de benefícios para viagens de lazer, como o Onhappy, também podem ser muito interessantes para a retenção de talentos e o incentivo constante para o crescimento da carreira dentro da empresa.

Quando o colaborador encontra facilidade para reservar viagens, lançar despesas e prestar contas (e ainda garante benefícios que vão além do mundo corporativo) a empresa ganha eficiência operacional e também financeira.

Economia nas viagens corporativas no Decola Talks #06

O tema da eficiência financeira também foi debatido no sexto episódio do Decola Talks #06, o podcast da Onfly que reúne especialistas para discutir como a gestão de viagens corporativas pode gerar valor estratégico para as empresas.

No episódio, Rodrigo Possatto, Diretor de Sourcing de Aéreas da Onfly, conversou com Aline Chiba, da Arco Educação, sobre como a integração entre procurement, política de viagens e gestão financeira pode destravar ganhos relevantes de eficiência.

A conversa mostra que economia em viagens corporativas não depende apenas de cortes, mas da construção de processos mais inteligentes, previsíveis e alinhados aos objetivos do negócio.

Outro destaque do episódio é a participação de Ury Rappaport, da Swap, que explora como governança, compliance, cultura organizacional e dados passaram a ocupar papel central na gestão de gastos corporativos.

O conteúdo reforça um ponto importante: empresas financeiramente eficientes são aquelas que conseguem transformar dados e processos em decisões estratégicas.

Confira o episódio completo:

Como a Onfly ajuda empresas a garantir economia nas viagens corporativas

A Onfly atua justamente para transformar a gestão de viagens e despesas em uma operação mais inteligente, automatizada e estratégica.

A plataforma reúne funcionalidades que ajudam empresas a aumentar o controle financeiro sem gerar complexidade operacional.

Entre os principais recursos estão:

Gestão integrada de viagens e despesas

A empresa consegue centralizar reservas de hospedagens, voos e transporte em um só lugar, além de poder cadastrar políticas específicas e personalizar e gerir todo o processo de reembolso e prestação de contas.

Controle automatizado de políticas

As regras podem ser configuradas diretamente na plataforma, reduzindo violações e aprovações manuais.

Cartão corporativo com controle de gastos

O cartão corporativo pré-pago da Onfly permite à empresa definir exatamente quanto será disponibilizado para cada colaborador, viagem ou projeto.

Esse modelo oferece vantagens importantes para a eficiência financeira, como:

• Controle rigoroso do orçamento;
• Redução de gastos excessivos;
• Maior previsibilidade de caixa;
• Menor risco de fraudes;
• Centralização das despesas corporativas.

Spend Control

O Spend Control é uma funcionalidade do cartão corporativo que amplia ainda mais o nível de governança financeira. A empresa consegue configurar regras específicas para utilização dos cartões, incluindo:

• Limites por período
• Restrições por categoria de estabelecimento
• Controle por horários e dias da semana
• Bloqueios automáticos de despesas fora da política

As validações acontecem em tempo real. Caso uma transação viole alguma regra definida pela empresa, ela pode ser automaticamente bloqueada pela plataforma.

Esse nível de automação reduz inconsistências, fortalece o compliance e diminui a necessidade de auditorias manuais posteriores.

Relatórios e dashboards em tempo real

A Onfly oferece dashboards e relatórios inteligentes que permitem acompanhar despesas em tempo real por diferentes critérios, com visualizações personalizadas por centro de custo, categoria de despesa, colaborador, cartão corporativo, projeto ou área da empresa.

Esses relatórios ajudam gestores a identificar desperdícios, entender padrões de consumo e encontrar oportunidades de economia nas viagens corporativas com mais rapidez.

Além disso, a plataforma elimina a dependência de planilhas complexas e reduz o tempo gasto na consolidação de informações financeiras.

Inteligência artificial aplicada ao expense

O Trust Expense é uma funcionalidade que utiliza inteligência artificial para automatizar validações e auditorias de despesas corporativas.

A tecnologia confronta automaticamente os comprovantes enviados pelos colaboradores com as políticas internas da empresa e com os dados das reservas realizadas na plataforma.

Integração com ERPs e ecossistema financeiro

A Onfly possui integração com diversos ERPs e ferramentas corporativas, facilitando processos de conciliação financeira, auditoria e fechamento contábil.

Isso reduz retrabalho operacional e melhora a fluidez das informações entre áreas como financeiro, controladoria, procurement e RH.

No fim, a gestão de despesas deixa de ser apenas uma atividade operacional e passa a funcionar como uma fonte estratégica de inteligência financeira para o negócio.

Nesse contexto, economia em viagens corporativas significa construir processos sustentáveis, inteligentes e capazes de apoiar o crescimento da empresa com previsibilidade e controle.

Com tecnologia, dados centralizados e políticas bem estruturadas, a gestão financeira se torna mais estratégica, menos reativa e muito mais eficiente.

Conte com a Onfly para impulsionar seu negócio e transformar a gestão de despesas em viagens corporativas em economia, praticidade e modernidade. Solicite uma demonstração agora mesmo!

FAQ

O que é gestão de expenses?

Gestão de expenses ou despesas é o processo de controle, acompanhamento e prestação de contas das despesas corporativas, incluindo viagens, alimentação, transporte e reembolsos.

Como gerar economia nas viagens corporativas?

A economia em viagens corporativas pode ser alcançada com políticas eficientes, automação de processos, centralização de dados, negociações estratégicas com fornecedores e controle em tempo real das despesas.

Qual a importância da tecnologia na gestão de despesas?

A tecnologia reduz processos manuais, aumenta a visibilidade financeira, fortalece o compliance e melhora a tomada de decisão com base em dados.

O que é compliance em viagens corporativas?

Compliance em viagens corporativas envolve garantir que reservas, despesas e reembolsos estejam alinhados às políticas internas e às exigências fiscais da empresa.

Como a Onfly ajuda na gestão financeira de viagens corporativas?

A Onfly centraliza viagens e despesas em uma única plataforma, automatiza processos, oferece controle em tempo real e utiliza inteligência artificial para aumentar eficiência e compliance.