Como eliminar o lançamento manual de despesas na sua empresa

Quem trabalha no financeiro de uma empresa que tem diversas viagens a trabalho na rotina conhece bem a cena. 

O colaborador volta de uma visita a cliente com a carteira cheia de cupons amassados, ou com a galeria do celular lotada de fotos de nota fiscal, e começa uma segunda jornada bem menos agradável que a viagem em si. Ele abre a planilha ou o formulário de reembolso, digita data, valor, CNPJ do estabelecimento, escolhe uma categoria, anexa o comprovante e torce para não ter esquecido nada.

Do outro lado da tela, alguém confere linha por linha, devolve o que veio errado, cobra o recibo que faltou e, no fim do mês, ainda precisa fazer tudo isso bater com o extrato do banco. Esse é o lançamento manual de despesas, que já é conhecido pelas pessoas mas pode ter diversos riscos ao longo do processo.

O problema é que ele custa caro, mesmo quando ninguém coloca esse custo na planilha. 

Neste artigo, você vai entender onde o processo manual trava, quanto tempo ele consome de quem viaja e de quem confere, e como acabar com o lançamento manual de despesas sem transformar isso em um projeto de meses.

Por que o lançamento manual de despesas ainda é tão comum

O lançamento manual nasce como um jeito simples de resolver um problema pequeno. A empresa tem uma ou duas pessoas viajando de vez em quando, e uma planilha compartilhada dá conta do recado. O colaborador digita os gastos, manda as fotos dos cupons por e-mail e alguém do financeiro faz o reembolso no fim do mês.

Acontece que a empresa cresce e o processo fica parado no tempo. As viagens ficam mais frequentes, entram despesas de combustível, estacionamento, almoço com cliente e aplicativo de transporte, e aquela planilha passa a ter dezenas de abas, versões diferentes circulando no WhatsApp e regras que só existem na cabeça de quem confere.

Isso está longe de ser exceção no Brasil. O estudo Perfil do Viajante Corporativo, feito pela Onfly em parceria com a Opinion Box, mostrou que 32% das empresas ainda fazem a prestação de contas de viagem com documentos em papel e que 35% dos viajantes corporativos pagam as despesas do próprio bolso para pedir reembolso depois. 

Uma parte grande das empresas, portanto, ainda depende de alguém digitando, conferindo e arquivando o comprovante à mão.

Os problemas do lançamento manual de despesas

Quando o processo depende de digitação, cada etapa abre espaço para atraso, erro e retrabalho. Os efeitos aparecem em pontos diferentes da empresa, mas quase sempre terminam na mesa das mesmas pessoas.

Retrabalho para quem viaja

Para o colaborador, a prestação de contas é uma segunda tarefa que começa geralmente quando a viagem termina. 

Ele precisa lembrar onde guardou cada nota, separar o que é pessoal do que é da empresa e refazer o caminho dos gastos de três ou quatro dias atrás. Se um cupom se perdeu na mochila ou apagou com o calor (cupom térmico é famoso por isso), começa a troca de mensagens para justificar uma despesa sem comprovante.

E o retrabalho não para no envio. Basta uma informação faltando para o relatório voltar com pedido de correção, e o colaborador, que já está em outra agenda, precisa abrir tudo de novo.

Tempo perdido preenchendo formulários

Cada linha de despesa pede data, valor, estabelecimento, CNPJ, forma de pagamento, centro de custo, motivo e anexo. Parece pouco quando é um almoço. Vira uma noite inteira quando a viagem teve quinze lançamentos.

Um estudo da GBTA Foundation, feito em parceria com a HRS, calculou que o relatório de uma viagem simples, com uma única diária de hotel, leva em média 20 minutos para ser preenchido e custa cerca de US$ 58 para ser processado pela empresa. 

O levantamento é de 2015 e reúne empresas de vários países, mas ajuda a dimensionar um custo que quase ninguém mede internamente. Esse tempo sai da agenda de quem deveria estar vendendo, atendendo clientes ou descansando antes da próxima reunião.

Erros de categorização

Almoço com cliente entra como alimentação ou como representação? O pedágio vai para deslocamento ou para veículo? E o estacionamento do aeroporto? Quando a categoria depende da interpretação de cada pessoa, a mesma despesa aparece com nomes diferentes em relatórios diferentes.

Despesa mal categorizada distorce o relatório por centro de custo, atrapalha a análise de quanto a empresa gasta com cada tipo de item e complica a separação do que é dedutível. Pela mesma pesquisa da GBTA, cerca de 19% dos relatórios chegam com erro ou informação faltando, e cada correção consome mais 18 minutos de trabalho.

Conferência manual do aprovador

Do outro lado está quem aprova. O gestor ou o analista financeiro abre o relatório, compara o valor digitado com a foto do cupom, confere se a data bate com a viagem, verifica se o gasto respeita a política e se a mesma nota não foi lançada duas vezes. Tudo no olho.

Esse trabalho é necessário, porque é ele que protege a empresa de reembolso indevido. O problema é que, feito à mão, ele não acompanha o crescimento. Com cinco relatórios por mês dá para conferir com calma. Com cinquenta, a conferência vira amostragem, e é justamente aí que os erros passam.

O impacto do lançamento manual de despesas no fechamento financeiro e no backoffice

Todo o atraso acumulado durante o mês desemboca num lugar só, o fechamento. É ali que o financeiro precisa conciliar o que foi reembolsado com o que saiu do caixa, apropriar cada despesa no centro de custo certo e entregar os números para a contabilidade dentro do prazo.

Quando os relatórios chegam atrasados, incompletos ou com categorias trocadas, o fechamento fica refém da prestação de contas. A equipe passa os últimos dias do mês cobrando comprovante, corrigindo planilha e reabrindo lançamento, em vez de analisar os números. Em empresas menores, onde a mesma pessoa cuida de contas a pagar, conciliação, reembolso e ainda das viagens, esse acúmulo costuma travar as outras entregas da área.

Existe também um efeito menos visível. O tempo que o backoffice gasta digitando e conferindo é tempo que deixa de ir para tarefas que pedem análise, como acompanhar o orçamento, negociar com fornecedores ou mostrar para a diretoria onde a empresa está gastando mais do que deveria. Aos poucos, o processo manual transforma o financeiro numa central de digitação.

Para quem viajou, a conta também chega. Quem paga do próprio bolso espera receber rápido, e cada relatório devolvido para correção adia o dinheiro de volta. A demora gera desgaste, mensagens cobrando o financeiro e, em alguns casos, gente que prefere nem pedir o reembolso de valores pequenos para não ter trabalho.

Despesa Inteligente: a aliada para eliminar erros no lançamento de notas

Se o gargalo está na digitação, o caminho mais lógico é tirar a digitação do processo. É isso que a Despesa Inteligente faz. O colaborador fotografa o comprovante com o celular no momento do gasto e o sistema extrai sozinho as informações principais, como data, valor, estabelecimento e CNPJ.

A tecnologia por trás disso combina a leitura óptica de caracteres, conhecida pela sigla OCR, com a leitura do QR Code impresso nas notas fiscais eletrônicas de consumidor. No caso da NFC-e, o QR Code leva aos dados da nota na base da Secretaria da Fazenda, o que dá mais segurança de que aquele documento existe e corresponde ao valor informado.

Na rotina, a diferença é grande. Em vez de guardar cupons para lançar no fim da viagem, o colaborador registra cada gasto em poucos segundos, ainda na mesa do restaurante ou no balcão do posto. A despesa entra com a categoria sugerida, vinculada à viagem e ao centro de custo, e o comprovante fica armazenado junto com o lançamento. Se faltar alguma informação, o aviso aparece na hora, e não uma semana depois.

Para quem aprova, a conferência deixa de ser uma comparação de número com número. As regras da política podem ser aplicadas automaticamente, sinalizando o que passou do limite, o que parece duplicado ou o que não tem relação com a viagem. O aprovador passa a olhar só para as exceções, que é onde o julgamento humano faz diferença.

Como acabar com o lançamento manual de despesas na prática

Automatizar não precisa começar com um projeto grande. Na maioria das pequenas e médias empresas, a mudança acontece em etapas curtas, e cada uma já tira um pedaço do trabalho manual.

O primeiro passo é medir o processo atual. Anote quantos relatórios chegam por mês, quanto tempo cada um leva para ser conferido, quantos voltam para correção e quantos dias o colaborador espera pelo reembolso. Esses números servem de comparação mais adiante e ajudam a mostrar para a diretoria por que a mudança faz sentido.

Depois, organize a política de despesas. Automação funciona melhor quando as regras estão escritas, então defina categorias padronizadas, limites por tipo de gasto, prazo para envio dos comprovantes e quem aprova o quê. Uma política curta e clara resolve boa parte das dúvidas de categorização antes mesmo de qualquer ferramenta entrar em cena.

O terceiro passo é escolher uma ferramenta tudo em um que automatize todo o processo e possua funcionalidades vantajosas para as equipes. O ideal é que ela funcione bem no celular, porque é ali que o colaborador está quando gasta, e que ligue as despessa à viagem, ao centro de custo e ao fluxo de aprovação sem etapas extras.

Em seguida, diminua o próprio volume de reembolso. Quanto menos o colaborador paga do bolso, menos relatório existe para processar. Cartão corporativo com limite por pessoa, faturamento direto de passagens e hotéis e Pix corporativo fazem com que boa parte das despesas já nasça registrada e pronta para conciliar.

Por fim, volte aos números do primeiro passo. Depois de dois ou três fechamentos, compare o tempo de conferência, a quantidade de devoluções e o prazo de reembolso. Ajuste a política onde ainda aparecer muita exceção e dê uma reforçada com quem continua mandando foto de cupom pelo WhatsApp.

Comece sem custo com a Onfly Grátis

Se a sua empresa tem poucos viajantes e a prestação de contas ainda vive na planilha, dá para testar outro jeito de trabalhar sem mexer no orçamento. 

A Onfly Grátis é um plano sem mensalidade e sem taxa por reserva, feito para empresas com até três viajantes cadastrados por CNPJ. É a forma mais simples de ver na prática como fica a rotina de viagens e despesas quando ninguém mais precisa digitar cupom fiscal.

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