Como automatizar a conciliação no ERP e eliminar o trabalho manual no fechamento financeiro

Para muitos times financeiros, o fechamento do mês ainda é sinônimo de retrabalho. 

Planilhas abertas em várias telas, comprovantes espalhados em e-mails ou aplicativos de mensagem e horas gastas tentando entender valores que não batem.

O problema raramente está no ERP. Sistemas como SAP, Oracle, TOTVS ou Sankhya foram criados justamente para organizar e consolidar as informações financeiras da empresa. 

O verdadeiro gargalo costuma acontecer antes disso: no momento em que os dados chegam ao sistema.

Comprovantes podem se perder, valores podem ser digitados incorretamente e classificações contábeis acabam sendo feitas às pressas no fechamento do mês.

É justamente nesse ponto que é possível automatizar a conciliação no ERP. 

Em vez de corrigir erros no final do processo, empresas mais maduras financeiramente passaram a estruturar um fluxo em que os dados já nascem organizados e chegam ao ERP praticamente prontos para contabilização.

Neste artigo, detalhamos o passo a passo para a sua empresa automatizar a conciliação de valores e recuperar horas preciosas dos times financeiros.

Aperte os cintos e decole com a gente!

Por que a conciliação no ERP ainda consome tanto tempo das equipes financeiras?

Apesar da evolução dos ERPs nas últimas décadas, muitos processos que alimentam esses sistemas continuam extremamente manuais. 

Isso acontece porque o ERP depende da qualidade das informações que recebe.

Quando uma empresa ainda utiliza reembolsos tradicionais, por exemplo, o processo costuma seguir um fluxo pouco eficiente: o colaborador paga uma despesa com recursos próprios, guarda o comprovante, envia a nota depois e alguém da equipe financeira precisa conferir, classificar e registrar a informação no sistema.

Esse modelo cria uma série de pequenos problemas operacionais que se acumulam: notas fiscais que não aparecem, valores divergentes entre o recibo e o relatório enviado pelo colaborador, ou despesas classificadas no centro de custo errado.

Na prática, o ERP acaba funcionando mais como um repositório final de dados do que como um sistema que recebe informações estruturadas desde a origem. 

E isso faz com que o fechamento financeiro vire um verdadeiro processo de investigação.

A automação da conciliação muda completamente essa lógica porque reorganiza o fluxo financeiro desde o primeiro ponto de contato com a despesa.

O primeiro passo da automação: capturar o dado financeiro na origem

Toda automação financeira começa em um ponto simples, mas muitas vezes negligenciado: a forma como a despesa é realizada.

Quando uma empresa utiliza um cartão corporativo inteligente, cada transação gera automaticamente uma série de informações estruturadas. 

O valor da compra, o estabelecimento, a data da transação e o responsável pela despesa passam a ser registrados no momento em que ela acontece.

Esse detalhe faz uma diferença enorme para o time financeiro. 

Em vez de esperar que o colaborador envie um relatório depois da viagem ou do gasto realizado, o dado financeiro já nasce dentro do sistema.

Além de reduzir erros de digitação, esse modelo também elimina um problema muito comum em empresas que trabalham com reembolso: a perda de comprovantes. 

Como a transação já está registrada no momento da compra, o sistema passa a exigir apenas a validação do recibo correspondente.

Outro efeito importante é a centralização das despesas. Se um ou mais cartões corporativos estão integrados à plataforma de gestão de despesas, todos os dados passam a fazer parte de um único fluxo.

OCR e inteligência artificial: validação automática dos recibos

Mesmo quando a transação é capturada automaticamente, ainda existe uma etapa essencial no controle financeiro: garantir que o comprovante corresponda ao valor registrado.

É aqui que tecnologias como OCR (reconhecimento óptico de caracteres) entram em cena.

Essa tecnologia permite que o sistema leia automaticamente recibos e notas fiscais enviados pelos colaboradores. 

Em vez de exigir que alguém do financeiro confira manualmente cada documento, o software identifica as informações presentes no comprovante — como valor, data e estabelecimento — e compara esses dados com a transação realizada no cartão.

Se tudo estiver correto, a despesa é validada automaticamente. Caso exista alguma divergência, o sistema sinaliza o problema para revisão.

Conheça o Trust Expense da Onfly

Na Onfly, nosso maior objetivo é desburocratizar processos que envolvem a gestão de despesas de viagens a trabalho. 

E é por isso que desenvolvemos o Trust Expense, uma solução de auditoria automatizada, alimentada por inteligência artificial, que valida despesas corporativas de forma rápida e precisa, reduzindo erros, fraudes e burocracia.

Menos burocracia e mais facilidade, tanto para os times financeiros quanto para os colaboradores em viagens.

O papel das regras contábeis na conciliação automática

Depois que a despesa é capturada e validada, ainda existe uma etapa fundamental para que a informação possa ser enviada ao ERP: a classificação contábil.

Em muitas empresas, essa etapa ainda é feita manualmente. O time financeiro precisa analisar cada despesa, identificar a qual departamento ela pertence, associar o gasto a um centro de custo e escolher a conta contábil correta.

Quando o volume de despesas cresce, esse processo rapidamente se torna inviável.

A solução mais moderna para esse problema está na criação de regras automáticas de classificação, o que muitos times financeiros chamam de estrutura de “de-para” contábil.

Nesse modelo, a empresa define previamente como diferentes tipos de despesas devem ser classificados. 

Uma hospedagem realizada durante uma viagem, por exemplo, pode ser automaticamente associada ao centro de custo de determinado departamento e vinculada à conta contábil correspondente.

Com o tempo, o sistema aprende essas associações e passa a aplicar as regras de forma automática sempre que uma nova despesa aparece.

Esse tipo de parametrização é especialmente importante em empresas que trabalham com múltiplos centros de custo ou projetos simultâneos. 

Ao automatizar essa classificação, o financeiro reduz erros e garante maior consistência nos registros contábeis.

Integração com ERP: quando os dados deixam de ser digitados manualmente

A etapa final desse fluxo automatizado é a integração direta com o ERP.

Em vez de exportar relatórios e importar planilhas manualmente, plataformas modernas utilizam APIs e integrações nativas para enviar as informações financeiras diretamente para o sistema contábil da empresa.

Isso significa que os dados de despesas, já validados e classificados, passam a ser transferidos automaticamente para o ERP. O sistema recebe os lançamentos praticamente prontos para contabilização, reduzindo drasticamente o trabalho operacional da equipe financeira.

Além de economizar tempo, essa integração também melhora a qualidade das informações disponíveis para análise. 

Como os dados são enviados continuamente, o ERP passa a refletir a realidade financeira da empresa praticamente em tempo real.

Essa visibilidade permite que gestores acompanhem gastos por departamento, projeto ou centro de custo com muito mais precisão, algo que é praticamente impossível quando os registros são feitos apenas no fechamento do mês.

Quando o fechamento do mês deixa de existir

À medida que essas automações são implementadas, acontece uma transformação silenciosa no processo financeiro.

Em vez de concentrar todas as verificações no final do período, as despesas passam a ser registradas, validadas e classificadas no momento em que acontecem.

Esse modelo cria o que muitos especialistas chamam de fechamento contínuo.

Na prática, o fechamento deixa de ser um evento mensal que exige esforço intenso da equipe financeira. 

Como as informações já estão organizadas ao longo do mês, o encerramento contábil passa a ser apenas uma formalidade administrativa.

Empresas que adotam esse modelo conseguem reduzir significativamente o tempo dedicado ao fechamento financeiro e liberar o time para atividades mais estratégicas, como análise de custos e planejamento.

Case real: como a Cartão de Todos integrou a Onfly ao seu ERP

Um exemplo prático de como essa transformação acontece pode ser visto na experiência da Cartão de Todos, uma das maiores administradoras de cartões de benefícios do país.

A empresa buscava uma forma de organizar melhor suas despesas corporativas e integrar essas informações às rotinas financeiras já existentes. 

Antes da implementação, parte do processo ainda dependia de tarefas manuais e consolidação de dados em diferentes sistemas.

Ao integrar a Onfly ao seu ERP, a companhia conseguiu centralizar as despesas relacionadas a viagens corporativas e automatizar grande parte do fluxo financeiro.

Transações realizadas com cartão passaram a ser registradas automaticamente, comprovantes passaram a ser validados digitalmente e as informações começaram a ser enviadas diretamente para o sistema contábil.

O resultado foi uma redução significativa do retrabalho operacional e uma melhoria clara na visibilidade dos gastos corporativos. 

Com dados mais organizados e disponíveis em tempo real, o time financeiro ganhou mais agilidade para acompanhar despesas e tomar decisões.

Esse tipo de integração mostra que a automação da conciliação no ERP não é apenas uma melhoria tecnológica, mas representa uma mudança estrutural na forma como as empresas lidam com suas informações financeiras.

Como começar a automatizar a conciliação no ERP da sua empresa

Empresas que desejam modernizar suas rotinas financeiras geralmente começam avaliando três elementos fundamentais do processo:

• a forma como as despesas são realizadas;
• o sistema utilizado para gestão e validação dessas despesas;
• o nível de integração existente entre essas ferramentas e o ERP.

Quando esses três pontos passam a trabalhar de forma integrada, a conciliação deixa de ser uma tarefa manual e passa a acontecer automaticamente dentro do fluxo financeiro.

Esse é exatamente o modelo que plataformas como a Onfly foram desenvolvidas para viabilizar: conectar cartão corporativo, gestão de despesas e integração com ERP em uma única infraestrutura.

Automatize sua conciliação financeira com a Onfly

A Onfly permite que empresas capturem dados financeiros diretamente na origem da despesa, validem comprovantes automaticamente e enviem as informações já classificadas para o ERP.

Na prática, isso significa menos trabalho manual para o time financeiro e muito mais controle sobre os gastos corporativos.

Nossa solução de integração de sistemas permite total controle sobre os processos de negócio, automatizando tarefas repetitivas e reduzindo drasticamente erros humanos.

São mais de 390 clientes interligados, 6GB de dados integrados mensalmente e 840 fluxos de integração ativos.

As integrações também podem ser personalizadas sob medida e tudo é feito conforme a sua demanda. 

Conectar a Onfly ao seu sistema torna a jornada de trabalho dos times financeiros mais eficaz e automatizada.

Se quiser entender como esse fluxo funcionaria na realidade da sua empresa, você pode agendar uma demonstração com um especialista da Onfly e ver na prática como a plataforma se integra ao seu ERP.

E se sua empresa possui até 3 viajantes, também é possível começar utilizando a Onfly Grátis, emitindo viagens corporativas e gerenciando despesas sem contrato ou fidelidade. Clique aqui e inscreva o seu CNPJ!