Gestão de viagens & despesas em startups

Um playbook prático para organizar processos, políticas e pagamentos

A maioria das startups começa a operar viagens e despesas exatamente do mesmo jeito: planilha, grupo no WhatsApp, notas fiscais perdidas na mochila e o cartão de crédito pessoal do founder rodando no limite.

Funciona nos primeiros meses, mas vira um problema sério quando a empresa cresce. A equipe passa mais tempo buscando comprovantes do que falando com clientes, o financeiro reconcilia fatura na mão e o board começa a pressionar por governança, previsibilidade e eficiência.

A Onfly surge justamente nesse ponto de virada. Somos uma plataforma de gestão de viagens e despesas que concentra, em um só ambiente, reservas de voos, hotéis e carros, gestão de reembolsos, cartão corporativo e integrações com Enterprise Resource Planning (ERPs) e ferramentas como Uber for Business e 99.

Em vez de espalhar o processo entre agências, planilhas e diferentes bancos, a startup passa a operar tudo em uma plataforma digital, com políticas configuradas, alçadas de aprovação claras, dashboards em tempo real e pagamentos centralizados.

O que é este material

Este e-book é um manual técnico de implementação de gestão de Travel & Expense (T&E) para startups de alto crescimento. Além de boas práticas, vamos tratar de:

• unit economics de viagens e despesas;
• arquitetura de tech stack para integrar T&E ao seu ERP;
• políticas como código, com regras configuradas na ferramenta;
• fluxos de Financial Operations (FinOps) e meios de pagamento que acabam com o reembolso;
• analytics e Business Intelligence (BI) para decisões baseadas em dados.

Para quem é

Este playbook foi desenhado para:

• CFOs e controllers, que precisam traduzir viagens e despesas em números claros, auditáveis e alinhados ao plano financeiro;
• COOs e Heads de People/Operations, que sentem o impacto do caos de viagens no dia a dia da operação e na experiência do time;
• fundadores, que ainda usam o próprio cartão ou aprovam tudo no WhatsApp e querem escalar com mais controle e menos atrito;
• CTOs e times de Produto/Financeiro, que buscam uma arquitetura sólida de dados e integrações.

A promessa

Ao implementar os frameworks deste playbook com uma plataforma especializada como a Onfly, é realista buscar:

• redução de ~35% do tempo administrativo gasto em processos manuais de viagens e despesas;
• redução de ~20% no custo direto de viagens, via política bem configurada, compras com antecedência, consolidação de fornecedores e dados para negociação.

Como usar este playbook

Os capítulos são modulares. Portanto, você pode ler tudo do início ao fim ou ir direto à dor atual: política, pagamento, integrações ou analytics.

Recomendamos que guarde esta pergunta enquanto lê:

Se eu implementar só este módulo nos próximos 30 dias, o que muda no meu burn, no meu tempo de time e na experiência dos viajantes?

Vamos começar pelo que mais dói: o custo real do caos.

Módulo 1: Unit economics & eficiência operacional

O objetivo deste módulo é provar matematicamente o problema. Nada de opinião, apenas números. Vamos lá.

Quando você olha apenas para o valor do bilhete aéreo ou da diária do hotel, parece que o custo de viagens está sob controle. O problema é que o rastro financeiro de cada viagem passa por solicitação, aprovação e compra; uso de cartão pessoal ou corporativo; reembolso, conciliação e lançamento contábil; e auditoria, seja interna, seja externa.

Sem um processo claro e sem automação, esse rastro consome muito mais tempo e dinheiro do que deveria.

1.1 A Matemática do caos: calculando o custo real

Vamos começar com uma fórmula simples que você pode adaptar à sua realidade.

Fórmula do custo oculto de T&E:

Custo oculto por viagem = 

• (tempo do colaborador x salário por hora)
• (tempo do financeiro x salário por hora)
• (spread do cartão pessoal)

Em outras palavras, você soma o tempo que o colaborador gasta com burocracia; o tempo que o financeiro gasta conferindo tudo; e o custo de usar o cartão pessoal do funcionário.

Vejamos em detalhes:

• Tempo do colaborador: é o tempo que a pessoa não está vendendo, atendendo cliente ou construindo produto, porque está ocupada com pesquisar voo e hotel em vários sites; preencher formulários e planilhas de reembolso; e caçar nota fiscal na caixa de e-mail ou na mochila, dias depois da viagem.
• Tempo do financeiro: é o tempo que o time financeiro perde em tarefas manuais, como conferir cada nota, uma por uma; fazer o “casamento” linha a linha entre fatura do cartão e planilha; arrumar centro de custo errado e ajustar lançamentos contábeis.
• Spread do cartão pessoal: aqui entra o efeito do cartão do colaborador. Na prática, a empresa está usando o limite pessoal do funcionário como se fosse um “empréstimo”. O colaborador fica com o risco de juros, atraso e aperto de caixa.

Em suma, não é só sobre o preço da passagem ou do hotel. O custo real da viagem também inclui o tempo desperdiçado do time e o impacto de usar o cartão pessoal do colaborador para financiar o negócio.

Um exemplo rápido

Imagine:

• Key Account com salário de R$ 12.000/mês;
• Financeiro com salário de R$ 6.000/mês;
• carga mensal de 160 horas.

Salário por hora:

• Key Account ≈ R$ 75/h;
• Financeiro ≈ R$ 37,50/h.

Agora, por viagem:

• o colaborador gasta 1,5 hora para organizar tudo;
• o Financeiro gasta 45 minutos para reconciliar e lançar.

Cálculo:

• colaborador: 1,5 h x R$ 75 = R$ 112,50;
• financeiro: 0,75 h x R$ 37,50 ≈ R$ 28,13.

Total = R$ 140,63

Sem considerar o spread do cartão pessoal, cada viagem já carrega R$ 140,63 de custo oculto.

Se a startup faz 80 viagens por mês, 80 x R$ 140,63 ≈ R$ 11.250 de custo oculto mensal só de tempo, sem falar no desgaste subjetivo de um time que sente que a empresa não organiza minimamente seus gastos.

Com uma plataforma como a Onfly, o processo de reserva, registro de despesas e conciliação é feito em poucos cliques, dentro de políticas configuradas e com relatórios automatizados validados por Inteligência Artificial (IA).

Na prática, você reduz drasticamente o tempo da operação e transforma esse custo oculto em horas produtivas de venda, produto e atendimento.

Tabela de comparação: burn rate administrativo

Você pode visualizar isso em uma tabela simples. Considere:

• Cenário A – Processo manual: planilha + e-mail + cartão pessoal;
• Cenário B – Processo automatizado: Onfly + cartão corporativo integrado + ERP.

Item	Cenário A – Manual	Cenário B – Automatizado
Tempo médio do colaborador por viagem	1,5 h	20 a 30 min
Tempo médio do financeiro por viagem	45 min	5 a 10 min
Custo oculto por viagem	R$ 140,63 (exemplo)	R$ 40 a R$ 60
Viagens/mês	80	80
Custo oculto mensal	≈ R$ 11.250	≈ R$ 3.200 a R$ 4.800
Redução estimada	–	55% a 70% de economia em tempo

Quando você projeta essa economia para 12 meses, a ferramenta deixa de ser só mais uma na pilha de softwares e se torna algo que aumenta o fôlego de caixa da startup, ajudando a estender o tempo de sobrevivência da empresa.

Análise de custo de oportunidade

Vamos olhar para isso de outro jeito. Em vez de pensar só no salário por hora, pense no que essa pessoa deixa de fazer quando está presa na burocracia. Se um Key Account que traz muito negócio para a empresa perde 2 horas do dia conciliando nota fiscal, ele deixa de:

• fazer follow-up em um lead quente;
• negociar um upgrade de contrato;
• conversar com um cliente importante;
• planejar a expansão de contas estratégicas.

Se, em média, cada proposta bem trabalhada por esse profissional pode gerar R$ 3.000 de receita recorrente – do inglês, Monthly Recurring Revenue (MRR) –, aquelas mesmas 2 horas podem ser justamente a diferença entre fechar ou não um novo contrato. Ou seja, o custo não se resume ao salário, mas também ao negócio que a empresa pode estar deixando na mesa.

Logo, o custo real de um processo manual de T&E combina:

• custo direto de horas não produtivas;
• custo indireto de oportunidades não exploradas;
• custo cultural de frustração com burocracia.

A conta fecha sempre do mesmo jeito: o caos das planilhas é caro demais para uma empresa que quer crescer rápido.

1.2 O ciclo da fraude e do erro (leakage)

“Leakage” é tudo o que vaza fora da política ou não entra corretamente no sistema, como:

• gastos não aprovados;
• despesas em categoria errada;
• nota perdida;
• erro de digitação;
• compras em fornecedores não homologados.

Em startups, isso costuma acontecer em silêncio. Ninguém acorda pensando “hoje vou fraudar a empresa!”. O que existe é falta de política clara, processos confusos e ferramentas que não ajudam.

Taxonomia de erros comuns

Você pode mapear o leakage em algumas categorias. Vejamos alguns exemplos a seguir.

1. Duplicidade de notas: o colaborador fotografa o mesmo comprovante duas vezes ou lança a mesma despesa em meses diferentes. Sem sistema, o financeiro confere isso no olho.
2. Gastos fora de categoria: Uber lançado como “alimentação”, refeição de fim de semana sendo categorizada como “viagem de negócios” e gastos pessoais misturados a despesas corporativas.
3. Erro de preenchimento: centro de custo errado, projeto errado e valores digitados com casa decimal errada.
4. Gastos fora de política: hospedagem acima do teto de diária, compras em canais não autorizados e passagem comprada sem antecedência mínima definida pela empresa.

Com uma plataforma de gestão de viagens e despesas como a Onfly, você configura políticas, alçadas e categorias de forma padronizada, reduzindo a margem para erro manual e para uso indevido do orçamento.

Impacto fiscal e riscos com a Receita Federal

Leakage não é só um problema de organização interna. Ele também pode virar um risco fiscal. Quando a empresa convive com notas fiscais sem CNPJ correto, despesas sem comprovante ou lançamentos que não fecham com o extrato bancário, a documentação passa a ser considerada frágil ou até inidônea, isto é, irregular.

Além disso, gastos sem comprovação adequada podem ser glosados pela Receita, o que afeta a dedutibilidade das despesas e ainda abre espaço para autuações e questionamentos futuros.

Ao centralizar reservas, pagamentos e despesas em uma única plataforma, com dados em tempo real e trilha de auditoria clara, você reduz esse tipo de brecha. Isso significa menos vazamento, menos risco e um cenário de T&E muito mais previsível.

Módulo 2: Arquitetura de tech stack (integrações)

Agora que você já viu o impacto financeiro, é hora de conectar T&E ao coração tecnológico da sua startup. Aqui, o foco é CTO, time de Produto e Financeiro. Vamos falar de fluxo de dados, APIs, webhooks, segurança e contabilidade.

2.1 O fim dos silos: ecossistema conectado

Em uma operação de T&E mais madura, os dados de viagem seguem um fluxo bem definido dentro da empresa:

Reserva (OBT) → Aprovação → Pagamento → ERP → Contabilidade → BI

Vejamos em detalhes.

• Tudo começa na reserva. O colaborador entra na plataforma de viagens, enxerga as tarifas disponíveis já filtradas pela política da empresa e escolhe voo e hotel dentro desses parâmetros.
• Em seguida vem a fase de aprovação. A solicitação vai automaticamente para o aprovador certo, de acordo com centro de custo, projeto e nível de alçada. Essa aprovação pode ser feita pelo computador ou pelo celular, sem troca de e-mails soltos.
• Com a viagem aprovada, entra o pagamento. Em vez do cartão pessoal do colaborador, a empresa usa um cartão corporativo integrado ou uma conta virtual. O gasto já nasce dentro da plataforma, vinculado àquela viagem específica.
• Depois disso, os dados seguem para o ERP da empresa. As informações de despesas e viagens são enviadas com o centro de custo, o projeto e as contas contábeis já preenchidos, evitando relançar tudo na mão.
• Na etapa de contabilidade, esse fluxo organizado gera lançamentos mais limpos e reduz retrabalho no fechamento mensal, porque as informações já chegam classificadas e conciliadas.
• Por fim, tudo isso alimenta a camada de BI e relatórios. Os dados ficam disponíveis em dashboards com filtros por área, período, rota e tipo de despesa, o que ajuda CFO, gestores e o board a tomarem decisão com base em números, não em impressão.

Na Onfly, esse fluxo é viabilizado por uma plataforma que concentra a reserva de voos, hotéis, carros e ônibus, alinhada à política da empresa, com integrações prontas com ERPs e ferramentas de mobilidade.

APIs e webhooks: por que sistemas abertos importam

Uma startup normalmente usa vários sistemas ao mesmo tempo: um ERP ou sistema financeiro, ferramentas de RH como Gupy ou BambooHR, um CRM para vendas, alguma solução de BI para relatórios e, além disso, sistemas de despesas e cartão. Se esses sistemas não conversam bem entre si, o time de tecnologia vira operador de planilha, exportando CSV de um lado e importando do outro o tempo todo.

O que você deve buscar em uma solução de T&E:

• APIs REST bem documentadas, para integrações bidirecionais;
• webhooks para eventos-chave, como criação de reserva, alteração de status, aprovação de despesa e emissão de fatura;
• conectores com ERPs populares e plataformas de mobilidade.

A Onfly, por exemplo, possui integrações com ERPs como TOTVS e SAP, além de Uber for Business e 99, permitindo que os dados de viagens e despesas fluam automaticamente entre os sistemas.

SSO e segurança

Em T&E, você lida com dados pessoais de viajantes, dados de pagamento e informações de rota e localização. Por isso, é importante que a plataforma suporte:

• Single Sign-On (SSO), reduzindo risco de credenciais fracas;
• controles de acesso adicionais;
• boas práticas de Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), com tratamento adequado de dados pessoais;
• padrões de segurança alinhados a frameworks como SOC 2.

Isso significa menos risco de vazamento de dados e uma experiência mais fluida para o usuário, que acessa tudo com a mesma identidade corporativa.

2.2 Integração com ERPs contábeis

Para o financeiro, o ponto central do processo é conseguir conciliar tudo com facilidade. Quando não há integração entre os sistemas, o time de finanças precisa copiar dados de uma plataforma para o ERP, conferir cada linha manualmente e ainda corrigir campo por campo quando algo não bate.

Com uma integração bem feita, isso muda de figura. Você cria uma espécie de ponte automática entre as reservas e despesas registradas na plataforma e o plano de contas e centros de custo do ERP. Os dados já chegam organizados, o que reduz erro, retrabalho e acelera o fechamento.

Deep dive: conectando com SAP, Oracle, NetSuite, Omie e Totvs

A lógica de integração com o ERP é praticamente a mesma, seja ele SAP, Oracle, NetSuite, Omie ou Totvs.

• Primeiro, o financeiro precisa mapear o plano de contas. Isso significa dizer para o sistema, por exemplo, que passagens aéreas vão para a conta 3021, hospedagem para a 3022, transporte local como Uber, 99 e táxi para a 3042, e alimentação em viagem para a 3050.
• Depois, vem o mapeamento de centros de custo. Aqui entram áreas como Comercial, Produto, Customer Success, Tech e G&A, além de projetos específicos ou clientes estratégicos que a empresa quer acompanhar de perto.
• Com isso definido, é hora de configurar a integração em si. A empresa escolhe se vai integrar via API direta, por arquivo estruturado ou usando um conector pronto, e também define a frequência de envio de dados, que pode ser quase em tempo real, diária ou semanal.
• Por fim, é importante testar. Algumas viagens são usadas como amostra para verificar se os lançamentos estão chegando corretamente no ERP, com conta e centro de custo certos.

A Onfly oferece integração com mais de 30 sistemas, incluindo ERPs e plataformas de mobilidade, exatamente para que esse fluxo seja automatizado.

Conciliação bancária automatizada

Outro ponto importante é a conciliação bancária, ou seja, fazer o match entre o que aparece na fatura do cartão corporativo, as despesas lançadas na plataforma e os lançamentos no ERP. Quando isso é feito na mão, o financeiro perde muito tempo conferindo linha a linha e procurando diferenças.

Com um cartão corporativo integrado como o Azulzinho, esse trabalho fica bem mais simples. Dá para bloquear, de forma preventiva, compras fora de política, ligar cada transação do cartão a uma viagem ou despesa específica e enxergar tudo em tempo real dentro da própria plataforma de gestão de viagens e despesas.

Na prática, isso reduz o esforço de conciliação, diminui as divergências entre fatura e sistema e deixa as informações muito mais confiáveis para fechamento e auditoria.

Módulo 3: Engenharia de políticas (policy design)

Aqui, a ideia é tirar a política de viagens e despesas do PDF parado na intranet e trazer essas regras para dentro da ferramenta, onde elas realmente passam a funcionar no dia a dia. 

Uma boa forma de pensar nisso é ver a política como se fosse um código:

Se acontecer X, então a ação é Y.

3.1 Parâmetros dinâmicos e estáticos

Muitas empresas começam definindo price caps fixos, por exemplo:

• “Diária máxima de R$ 300 em São Paulo”;
• “Passagem aérea até R$ 800 por trecho”.

O problema é que o mercado não é fixo. Os preços mudam por conta de alta temporada, eventos na cidade e variações de tarifa por período.

Por que price caps fixos falham

Price caps estáticos geram dois riscos:

1. Risco de bloqueio
   
   1. Em períodos caros, ninguém consegue comprar dentro da política;
   2. o time começa a “driblar” regras, comprando em canais fora da plataforma.
      
2. Risco de desperdício
   
   1. Em períodos baratos, a equipe continua autorizada a gastar o teto;
   2. você perde oportunidade de economizar, já que a política não olha para o preço real.

Dynamic pricing: “Melhor tarifa disponível + X%”

Uma saída mais inteligente é trabalhar com parâmetros dinâmicos, ligados ao preço do momento, por exemplo:

• Para hospedagem: aprovar automaticamente reservas de hotel até 20% acima da melhor tarifa disponível na categoria definida.
• Para passagens aéreas: permitir horários de voo que não aumentem o valor em mais de 15% em relação à menor tarifa do dia.

Assim, a política acompanha a realidade do mercado em vez de ficar engessada.

Na Onfly, é possível configurar políticas que consideram tarifas em tempo real, alçadas de aprovação e tipo de tarifa, o que ajuda a equilibrar controle de custos e flexibilidade para quem está viajando.

Lógica de aprovação na prática

Quando a política de viagens entra na ferramenta, ela passa a funcionar como um conjunto de regras claras. Por exemplo:

• se o orçamento da viagem for menor que R$ 500, a solicitação é aprovada automaticamente;
• se a compra for feita com menos de 4 dias de antecedência, a ferramenta pede aprovação do VP;
• se a rota for SP-Rio e o valor do bilhete passar de R$ 900, é preciso aprovação do CFO;
• se a categoria do voo for Executiva e a duração for menor que 6 horas, a reserva é bloqueada.

Quando essas regras estão configuradas na plataforma, você não depende mais da interpretação de cada gestor. As decisões ficam mais consistentes, os conflitos entre viajantes e aprovadores diminuem e o processo fica muito mais previsível.

3.2 Matriz de alçadas e governança

Se não estiver claro quem aprova o quê, a política de viagens vira uma fila sem fim no Slack ou no WhatsApp. Por isso, vale organizar uma matriz de alçadas, que basicamente cruza três coisas:

1. Nível hierárquico: analista, coordenação, gerência, diretoria e C-level.
2. Centro de custo: Comercial, Tech, CS, Financeiro etc.
3. Tipo de despesa: passagem, hospedagem e transporte local.

Um exemplo simples de regra de aprovação seria:

• Viagens até R$ 1.000 = aprovação do gestor direto.
• Entre R$ 1.000 e R$ 3.000 = gestor direto + Head da área.
• Acima de R$ 3.000 ou viagens internacionais = Head da área + CFO.

Na Onfly, essas alçadas podem ser configuradas direto na plataforma, por centro de custo e por política. Assim, a hierarquia de aprovação que existe na empresa aparece de forma clara no fluxo de viagem e despesa, sem depender de combinação informal.

Gestão de exceções

Nenhuma política funciona 100% do tempo sem exceções. A questão não é evitar esses casos, e sim decidir se eles vão ser tratados de forma controlada ou por fora do processo oficial.

Você pode, por exemplo, prever fluxos específicos para situações como uma viagem de última hora para atender a um cliente estratégico, a troca emergencial de voo após um cancelamento ou a necessidade de se hospedar em um hotel fora da rede negociada em cidades com pouca oferta.

O ponto central é que essas exceções aconteçam dentro da ferramenta, e não por fora. Isso significa permitir o registro da exceção na própria plataforma, exigir uma justificativa simples, deixar claro quem aprovou e acompanhar com que frequência esses casos aparecem. Com esses dados, fica muito mais fácil revisar e melhorar a política depois, com base no que realmente acontece na operação.

Blacklist e whitelist

Outro recurso importante de governança é o controle de quais fornecedores a empresa quer incentivar ou bloquear.

A whitelist é uma lista de fornecedores preferidos. Aqui entram, por exemplo:

• hotéis, companhias aéreas ou tipos de tarifa que a empresa quer priorizar;
• parceiros com quem já existem acordos comerciais ou benefícios corporativos.

A blacklist é o oposto: são os fornecedores ou tipos de serviço que a empresa quer evitar. Isso pode incluir:

• fornecedores que já causaram problema ou não se alinham à política da empresa;
• regras como proibir voo em classe Executiva para quem não é C-level em viagens mais curtas (por exemplo, com menos de 6 horas);
• bloquear tipos de hospedagem que não atendem aos critérios de segurança definidos pela empresa.

Quando whitelist e blacklist estão configuradas na ferramenta, você reduz discussões subjetivas na hora da compra.

Este módulo fala sobre fluxo de caixa e sobre como deixar o reembolso como exceção, e não como regra.

De forma simples, startups funcionam melhor quando:

• têm menos dinheiro espalhado em adiantamentos e reembolsos individuais;
• contam com pagamentos mais centralizados, rastreáveis e fáceis de conciliar;
• dependem menos do cartão pessoal dos colaboradores para pagar viagens e despesas da empresa.

A partir daqui, o foco é mostrar como organizar meios de pagamento e processos para chegar nesse cenário.

4.1 Virtual Cards (VCNs) e controle

Um dos grandes aliados do FinOps em T&E são os cartões virtuais (cartão único por transação, cartão por usuário e cartão por projeto).

Com um cartão corporativo integrado, como o Azulzinho, você consegue emitir cartões virtuais com limites pré-definidos, datas de validade e regras de uso alinhadas à política.

Como funciona na prática

1. A reserva é feita dentro da plataforma de viagens;
2. a política é checada automaticamente;
3. um cartão virtual é gerado para aquele pagamento específico ou para aquele viajante;
4. o gasto já nasce categorizado e associado ao centro de custo.

Benefícios de segurança

• Tokenização: dados reais do cartão não ficam expostos.
• Limites pré-aprovados: impede estouro de orçamento.
• Controle de uso: bloqueio por tipo de gasto e por estabelecimento.

Conciliação em tempo real

Como o cartão está integrado à plataforma de viagens e despesas, cada lançamento já vem com quem gastou, em qual viagem, para qual centro de custo e com qual política associada. Isso reduz muito o tempo de conciliação e o risco de divergência entre fatura e sistema.

4.2 O fim do reembolso

O reembolso é também uma questão de cultura, pois o colaborador pode sentir que está “financiando” a empresa, a relação de confiança pode se desgastar e o fluxo de caixa pessoal da equipe é afetado.

Custo do capital do colaborador

Se o funcionário usa seu cartão pessoal, aguarda 30 dias para receber reembolso e paga juros se não conseguir quitar a fatura inteira, na prática, quem está financiando parte do seu T&E é o colaborador. Isso é especialmente sensível em startups, onde o ticket médio salarial pode ser menor nas camadas mais operacionais.

Quando usar adiantamento (cash advance)

O adiantamento ainda tem seu lugar em cenários como viagens a destinos com baixa aceitação de cartão e eventos em que parte dos gastos será inevitavelmente em dinheiro.

Porém, aqui também dá para automatizar:

• registrar o valor adiantado na plataforma;
• vincular as despesas ao adiantamento;
• automatizar o “troco” de volta para a empresa, com saldo fechado ao final da viagem.

Invoice centralizado

Um passo importante para eliminar o reembolso e o pagamento pulverizado é centralizar faturamento:

• em vez de cada reserva ser cobrada em um cartão diferente, você concentra em um único meio de pagamento corporativo;
• em planos mais avançados, é possível trabalhar com pós-faturado para agrupar despesas em um intervalo (quinzenal ou mensal), mediante aprovação de crédito.

Com isso, você terá menos lançamentos espalhados, menos fricção com colaboradores e mais previsibilidade de fluxo de caixa.

Lembre-se: crescer com saúde é também levar em conta a experiência do colaborador. Se cada viagem vira uma novela, isso impacta no engajamento, na retenção de talentos e também na disposição do time para estar em campo com o cliente.

5.1 Onboarding de novos viajantes

Toda vez que alguém entra na empresa, a pergunta deveria ser:

Se essa pessoa precisar viajar amanhã, a empresa está pronta?

Com uma plataforma como a Onfly, o cadastro de novos viajantes praticamente se resolve sozinho. Nossa ferramenta pode se integrar a sistemas de RH, como Gupy ou BambooHR, puxar os dados básicos da pessoa (nome, e-mail corporativo, cargo e centro de custo) e já associar cada usuário às políticas de viagem corretas, de acordo com a área e o nível de senioridade.

Checklist de cadastro

Você pode criar um checklist-padrão, para incluir:

• dados pessoais e documentos;
• preferências de assento, companhia aérea e tipo de acomodação;
• dados de contato de emergência;
• centro de custo e projeto padrão.

Tudo isso fica disponível na plataforma, reduzindo a troca de e-mails e mensagens a cada nova viagem.

UX: a ferramenta corporativa com cara de B2C

O usuário está acostumado com apps como Booking, Airbnb e Uber, certo? Se a ferramenta corporativa for lenta, confusa e travada, ninguém vai querer usar.

Por isso, a Onfly foi desenhada para ser intuitiva, responsiva e com reservas self service, mantendo alinhamento com a política de viagens e alçadas de aprovação.

5.2 Duty of care: protocolos de segurança

Duty of care é a responsabilidade da empresa em cuidar da segurança dos seus colaboradores em viagem. Startups que escalam internacionalmente ou aumentam a frequência de viagens precisam olhar para alguns pontos. Vejamos cada um deles.

Rastreamento de ativos (pessoas)

Com uma plataforma centralizada de T&E, você consegue saber, em tempo real, quem está em viagem, em qual cidade e em qual período.

Isso permite montar dashboards de localização que ajudam muito em situações de:

• cancelamento em massa de voos;
• eventos climáticos extremos;
• problemas de segurança pública em determinados destinos.

Protocolos de crise

Além do controle via plataforma, é importante ter processos claros, por exemplo:

• como acionar o time de suporte em caso de cancelamento de voo;
• como proceder em caso de emergência médica durante viagem;
• quais canais de contato a empresa oferece 24/7, dependendo do plano contratado.

Na Onfly, clientes dos planos Premium e Enterprise contam com suporte 24/7 para emergências, o que é um componente fundamental do duty of care.

5.3 Política de bleisure regulamentada

“Bleisure” é a junção de business + leisure, isto é, viagem corporativa que une negócios e lazer. Cada vez mais, colaboradores querem aproveitar uma viagem a trabalho para emendar alguns dias de lazer. Ignorar isso não funciona, por isso o caminho é regulamentar.

Regras claras

A política pode tratar de pontos como:

• em quais condições é permitido estender a viagem com dias de lazer;
• qual parte da viagem é paga pela empresa;
• qual parte é paga pelo colaborador;
• se há restrições de destino, período ou frequência.

Split de pagamento

Com uma solução como a Onfly, é possível fazer a mesma reserva, separar, na tecnologia, o que é responsabilidade da empresa e o que é responsabilidade do colaborador, além de deixar registrado no sistema o que foi classificado como lazer, reduzindo o risco de questionamento posterior.

Assim, você oferece um benefício percebido pelo colaborador sem misturar custos corporativos com custos pessoais.

Módulo 6: Analytics & BI

Você já deve saber, mas não custa repetir: para melhorar, precisamos metrificar. Neste módulo, vamos estruturar KPIs e rotinas de análise para que o T&E deixe de ser mais uma linha no DRE e passe a ser um driver de decisão.

6.1 KPIs essenciais (dashboard sugerido)

Um bom dashboard de T&E para startups deve responder, no mínimo:

• Quanto gastamos em viagens e despesas por área/projeto?
• Estamos comprando com antecedência suficiente?
• As reservas estão dentro da política?
• Quais rotas concentram maior gasto?
• Qual a evolução dos custos ao longo dos meses?

A Onfly oferece dashboards com filtros essenciais e dados em tempo real, permitindo recortes por centro de custo, projeto, período e tipo de despesa.

Vamos olhar para os KPIs mais relevantes nesse contexto.

Average Ticket Price (ATP)

É o valor médio pago por passagem em uma rota, em um período específico. Esse KPI compara o custo entre períodos e rotas, mostra o efeito de negociação com fornecedores e o impacto da compra antecipada.

Fórmula para utilizar:

ATP = Soma do valor das passagensNúmero de trechos

Advance purchase rate

É o percentual de passagens compradas com mais de X dias de antecedência (sendo X um período definido pela empresa, como 7, 14 ou 21 dias). Uma taxa alta indica bom planejamento e adesão à política de viagens, enquanto uma taxa baixa indica compra de última hora e potencial perda de tarifas mais baixas.

Fórmula para utilizar:

Advance Purchase Rate = Número de passagens compradas com antecedência > X diasTotal de passagens 10

Adoption rate (taxa de adoção)

É o percentual de reservas de viagens feitas dentro da plataforma (Online Booking Tool – OBT) de viagens e despesas (T&E) da empresa. Uma taxa alta indica processo padronizado, maior visibilidade dos gastos e controle, enquanto uma taxa baixa indica reservas feitas “por fora” (off-policy), mais riscos e menor poder de negociação.

Fórmula para utilizar:

Adoption Rate = Reservas via plataformaTotal de reservas 100

Outras métricas relevantes

Em reunião de board, o objetivo não é mostrar cada detalhe operacional, e sim o quadro geral. Recomendamos organizar o relatório em quatro perguntas:

1. Tendência: como os gastos de T&E evoluíram nos últimos 6 a 12 meses?
2. Causas: o que explica essa curva? Houve mudança de política, aumento de viagens, entrada em novos mercados?
3. Ações: o que a empresa fez para reagir ou melhorar? Integrações, negociação de tarifas, ajustes de política, troca de ferramenta etc.
4. Resultados: qual foi o impacto concreto? Economia direta, menos tempo gasto em tarefas administrativas, melhoria de compliance e redução de risco.

Um bom relatório de T&E para o board é mais visual do que textual. Use:

• séries temporais, para mostrar evolução de custos e indicadores;
• comparações de cenários, como “antes e depois” de uma mudança de política ou ferramenta;
• destaques de economia e riscos reduzidos, em poucos números e mensagens diretas, para facilitar a leitura e a tomada de decisão.

6.2 Auditoria preditiva

O próximo passo é sair de uma auditoria reativa para uma abordagem preditiva, ou seja, usar os dados para enxergar problemas antes que eles cresçam.

Identificação de padrões anômalos

Quando todas as viagens e despesas estão consolidadas em uma plataforma, fica mais fácil identificar padrões estranhos, como um aumento repentino de gastos em uma rota específica, um centro de custo com número de exceções muito acima da média ou um colaborador que aparece com despesas fora de política muitas vezes seguidas, por exemplo.

Com esse tipo de sinal, a empresa pode ajustar a política, revisar acordos com fornecedores ou conversar direto com gestores de áreas que aparecem com mais desvios. Em vez de descobrir o problema meses depois, você atua enquanto ele ainda é pequeno.

Esses mesmos dados também fortalecem a negociação com fornecedores. Quando a startup consegue mostrar, com números, que movimenta um volume relevante em certas rotas, hotéis ou locadoras, ganha argumento para pedir desconto corporativo, tarifas diferenciadas ou condições mais flexíveis de pagamento.

A Onfly já concentra passagens, hotéis e locação de carros em um só lugar, com tarifas competitivas e acordos que podem gerar até 40% de economia em viagens, dependendo do perfil da empresa. Combinando isso com uma política bem desenhada e um cartão corporativo que bloqueia compras fora da política, você fecha o ciclo de controle, economia e previsibilidade.

Conclusão

Se você chegou até aqui, já tem um mapa claro para sair do improviso e estruturar uma gestão de viagens e despesas mais madura, conectada e guiada por dados.

A partir de agora, você pode:

• escolher um módulo deste playbook para colocar em prática nos próximos 30 dias;
• levantar dados internos para aplicar as fórmulas de custo e de leakage para enxergar o tamanho real do problema;
• montar um miniprojeto de T&E com metas objetivas, como reduzir em 20% o tempo gasto com reembolso ou aumentar em 30% a compra antecipada de passagens;
• testar uma plataforma dedicada, em vez de seguir só com planilhas, e ver na prática o impacto em tempo, custo e controle.

A Onfly é hoje uma travel tech de referência em gestão de viagens e despesas corporativas na América Latina, com uma plataforma única que:

• centraliza reservas de viagens, gestão de despesas e cartão corporativo;
• oferece dashboards em tempo real, integrações com ERPs e ferramentas de mobilidade;
• ajuda a reduzir fraudes e perdas em até 94% e a economizar de forma consistente em viagens corporativas.

Se a sua startup está crescendo e você sente que o caos das planilhas, o uso do cartão pessoal do founder e a perda de notas fiscais já passaram dos limites, este playbook é o primeiro passo. O próximo é tratar viagens e despesas com o mesmo nível de atenção que você já dedica ao produto, ao funil de vendas e ao caixa.

Se fizer sentido para o seu momento, você pode agendar uma demonstração e ver esses conceitos funcionando na prática.A Onfly pode caminhar junto com você nessa etapa.