Crédito de passagem aérea: o que fazer quando a viagem da empresa é cancelada

Uma reunião foi adiada, um cliente mudou a data do encontro ou um colaborador não poderá mais viajar. Imprevistos fazem parte da rotina das empresas, mas, quando envolvem viagens corporativas, também exigem atenção do financeiro.

Depois de cancelar uma reserva, surge uma dúvida importante: o que acontece com o dinheiro que a empresa já gastou com a passagem?

Em muitos casos, é possível aproveitar parte ou todo o valor em uma nova viagem. É aí que entra o crédito de passagem aérea, um recurso que ajuda a reduzir perdas quando um bilhete não pode ser utilizado como planejado.

O problema é que esse saldo nem sempre fica visível para quem organiza as próximas viagens. 

Quando as compras são feitas em diferentes canais, cartões e contas, a empresa pode acumular créditos sem perceber. Se ninguém acompanha os prazos, o dinheiro disponível acaba vencendo sem uso.

A boa notícia é que esse cenário pode ser evitado com alguns cuidados. 

Neste artigo, você vai entender como funciona o crédito de passagem aérea, o que avaliar antes de cancelar um voo e como organizar os saldos para aproveitar melhor o orçamento de viagens corporativas.

O que é crédito de passagem aérea?

O crédito de passagem aérea é um valor disponibilizado para utilização futura após determinadas situações envolvendo um bilhete comprado anteriormente. 

Em vez de receber necessariamente o dinheiro de volta, o passageiro ou responsável pela compra pode ter um saldo para utilizar em uma nova emissão, conforme as condições aplicáveis.

Na rotina corporativa, esse crédito costuma aparecer quando uma viagem é cancelada ou quando um bilhete não é utilizado. O valor disponível depende das regras da companhia aérea, da tarifa adquirida, do momento em que o cancelamento é solicitado e das condições do próprio bilhete.

Imagine que uma empresa compre uma passagem de R$ 1.200 para um colaborador participar de uma reunião em outra cidade. Antes do embarque, o compromisso é adiado e a viagem deixa de ser necessária.

Dependendo das condições da compra, a empresa poderá remarcar o voo, solicitar o cancelamento e obter um crédito para outra viagem ou verificar se existe a possibilidade de reembolso. 

Cada alternativa tem regras próprias, e o valor recuperável pode ser diferente do preço originalmente pago.

Por isso, é importante não considerar o crédito como um reembolso automático ou integral. O saldo precisa ser confirmado com a companhia aérea ou com o canal responsável pela emissão.

A Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC) prevê regras para a prestação de informações sobre créditos, incluindo a comunicação do valor e da validade. A agência também estabelece condições para cancelamentos, alterações e reembolsos, que devem ser consideradas em cada situação. Confira as orientações e normas da ANAC.

Cancelamento, remarcação e no-show: o que muda em cada caso?

Quando uma viagem não acontece, a primeira decisão faz diferença para o orçamento. Cancelar, remarcar ou simplesmente deixar o horário do voo passar são situações distintas, com consequências financeiras que variam conforme as condições do bilhete.

Cancelamento

O cancelamento acontece quando a empresa informa que não utilizará a passagem e solicita a interrupção da reserva antes do voo, observando os procedimentos aplicáveis.

Essa iniciativa permite verificar as alternativas disponíveis antes do embarque. 

Dependendo da tarifa, pode haver cobrança de multa, retenção de parte do valor ou disponibilização de crédito. Também pode existir a possibilidade de reembolso, conforme as condições contratadas e a legislação aplicável.

Quanto antes o gestor identificar que a viagem não acontecerá, maior será a oportunidade de avaliar as opções disponíveis e evitar que o caso seja tratado como ausência no embarque.

Remarcação

A remarcação consiste em alterar a data ou o horário da viagem, mantendo o bilhete dentro das condições permitidas pela companhia aérea.

Essa alternativa pode ser interessante quando o compromisso foi adiado, mas a viagem continua necessária. Em vez de cancelar a passagem e emitir outra do zero, a empresa verifica se consegue aproveitar o bilhete já comprado.

Ainda assim, remarcar não significa necessariamente pagar apenas uma taxa fixa. O custo pode envolver multa de alteração e diferença tarifária, caso o novo voo tenha um preço superior ao da passagem original.

Antes de confirmar a mudança, vale comparar o custo total da remarcação com o valor de uma nova emissão. Essa análise ajuda a escolher a alternativa mais vantajosa para a empresa.

No-show

O termo no-show é utilizado quando o passageiro não comparece para embarcar e a passagem não é utilizada, sem que a situação tenha sido resolvida previamente com a companhia aérea.

Esse costuma ser um dos cenários mais desfavoráveis para o orçamento corporativo. Dependendo das regras do bilhete, a ausência pode gerar penalidades, reduzir o valor disponível para aproveitamento futuro e afetar os trechos seguintes da reserva.

O contrato de transporte da GOL, por exemplo, prevê condições específicas para o não comparecimento, incluindo a possibilidade de deduções e a manutenção de um valor residual como crédito, conforme as regras aplicáveis. 

Por isso, se o colaborador avisar que não poderá viajar, a orientação deve ser comunicar o responsável pela reserva imediatamente, sem esperar o horário do embarque passar.

Atenção: as consequências do no-show variam conforme a companhia aérea, a tarifa e o itinerário. O importante é não presumir que a passagem continuará disponível para uso ou que o valor será recuperado integralmente.

Quanto tempo o crédito fica disponível?

O prazo de validade é um dos pontos mais importantes na gestão de créditos de passagens aéreas. Afinal, um saldo que não pode mais ser utilizado deixa de representar uma oportunidade de economia.

Não existe um prazo único que deva ser presumido para todos os créditos. A validade depende das condições aplicáveis à emissão e da situação que originou o saldo.

O contrato de transporte da GOL, por exemplo, estabelece condições de validade para créditos de bilhetes não utilizados. Outras situações podem seguir regras diferentes, por isso é necessário confirmar o prazo específico de cada caso.

Sempre que um crédito for disponibilizado, registre a data de vencimento informada pela companhia aérea ou pelo canal de compra. Se essa informação não estiver clara, solicite a confirmação por escrito.

Também vale observar outros detalhes que podem limitar o aproveitamento do saldo:

• Data de vencimento: até quando o crédito pode ser utilizado, de acordo com as condições informadas;
• Forma de utilização: se o saldo pode ser usado para uma nova emissão, uma remarcação ou outros serviços permitidos;
• Passageiro vinculado: se o crédito está associado a uma pessoa específica ou pode ser utilizado para emitir uma passagem para outro viajante;
• Valor disponível: qual quantia foi efetivamente liberada após eventuais multas, taxas ou outras deduções;
• Condições da nova compra: se será necessário pagar uma diferença de preço ou outros encargos para concluir a emissão.

Não deixe essas informações apenas na caixa de entrada de quem fez a compra. O prazo precisa estar registrado em um local acessível ao responsável pela gestão de viagens e ao financeiro.

Por que tantas empresas perdem créditos sem perceber?

Em pequenas e médias empresas, a organização das viagens costuma acompanhar o crescimento do negócio de maneira improvisada.

No início, pode parecer suficiente pedir que cada colaborador compre sua passagem, encaminhe o comprovante e avise quando precisar cancelar. Conforme a equipe aumenta e as viagens ficam mais frequentes, esse processo começa a apresentar falhas.

Por exemplo: uma passagem é comprada no site de uma companhia aérea. Outra, em uma agência. Um terceiro colaborador utiliza um cartão diferente e recebe as confirmações em seu e-mail pessoal. Quando uma viagem é cancelada, a informação fica com quem fez a reserva, enquanto o financeiro acompanha apenas o pagamento.

O resultado é uma operação fragmentada, em que cada área conhece uma parte da história, mas ninguém consegue visualizar todos os créditos disponíveis.

Vamos a outro exemplo prático. Uma empresa tem três bilhetes cancelados, com saldos confirmados de R$ 450, R$ 780 e R$ 620. São R$ 1.850 que poderiam ajudar a pagar viagens futuras.

Se os responsáveis não registrarem os valores e as datas de vencimento, o saldo pode ficar esquecido até que seja tarde demais. E, quando uma nova viagem surge, a empresa acaba comprando outra passagem sem verificar se já possui um crédito que poderia aproveitar.

Esse tipo de perda não aparece necessariamente como uma nova cobrança indevida. O dinheiro já foi desembolsado anteriormente. O prejuízo está na oportunidade de utilizar um valor que a empresa ainda tinha disponível.

A solução começa com a centralização das informações e com uma rotina de acompanhamento. Para quem busca outras formas de melhorar o orçamento, vale conferir também as 5 dicas para economizar nas passagens aéreas corporativas.

Como controlar os saldos de passagens não utilizadas

A gestão de créditos não precisa se transformar em mais uma tarefa complexa para o financeiro. Com um processo simples e responsabilidades bem definidas, a empresa consegue acompanhar os valores disponíveis e agir antes dos vencimentos.

1. Mantenha um registro centralizado

Utilize uma plataforma que permita reunir todos os créditos em um único lugar. O importante é que as informações não dependam exclusivamente dos e-mails de cada colaborador.

Para cada bilhete, registre o nome do passageiro, a companhia aérea, o localizador ou número do bilhete, o valor original, o saldo confirmado, a data de vencimento e as condições de utilização.

Inclua também o motivo do cancelamento, a data em que o crédito foi solicitado e o status da solicitação. Assim, fica mais fácil identificar quais valores já estão disponíveis e quais ainda precisam de confirmação.

2. Defina um responsável pelo acompanhamento

Mesmo que diferentes pessoas possam solicitar viagens, é importante que alguém tenha a responsabilidade de acompanhar os créditos.

Esse responsável pode ser um profissional do administrativo, do financeiro ou da área de viagens. O essencial é que ele tenha acesso aos registros e consiga cobrar as informações necessárias de quem realizou a compra.

Sempre que uma viagem for cancelada, o colaborador deve comunicar a mudança imediatamente. O responsável, por sua vez, verifica as condições, registra o saldo e acompanha a confirmação do crédito.

Com esse fluxo, a informação deixa de depender da memória de cada pessoa.

3. Faça uma revisão mensal antes do fechamento

A conferência dos créditos deve fazer parte da rotina mensal, assim como a verificação de faturas e despesas de viagem.

Antes do fechamento financeiro, revise os saldos disponíveis, identifique os vencimentos próximos e verifique se há viagens futuras em que esses valores possam ser aproveitados.

Essa análise também ajuda a encontrar divergências entre o que foi solicitado, o que foi efetivamente disponibilizado e o que já foi utilizado.

Se houver um crédito próximo do vencimento, avalie se existe uma viagem compatível com as condições de utilização. 

4. Compare o crédito com o custo de uma nova emissão

Antes de comprar outra passagem aérea, vale conferir se a empresa tem créditos disponíveis e avaliar qual alternativa oferece o melhor custo-benefício. 

Também é importante considerar as taxas de alteração, as possíveis diferenças tarifárias e as regras da companhia aérea para evitar gastos desnecessários.

A Onfly oferece uma funcionalidade de alteração automática de voos, que permite ajustar datas e horários diretamente pela plataforma, sem precisar abrir chamados ou aguardar o atendimento do suporte. 

Ao simular a mudança, o viajante consegue visualizar as opções disponíveis e os custos envolvidos, incluindo eventuais multas e diferenças de tarifa, antes de confirmar a alteração.

Um dos diferenciais é que, quando o novo trecho tem um valor menor que o original, a diferença é transformada automaticamente em crédito. Dessa forma, a empresa pode aproveitar o saldo em viagens futuras, de acordo com as condições aplicáveis à reserva, em vez de perder a visibilidade sobre esse valor.

A alteração também respeita as políticas da reserva e os fluxos internos de aprovação da empresa, quando exigidos. O recurso está disponível para voos com mais de 48 horas de antecedência, com limite de duas alterações automáticas por reserva.

5. Transforme os dados em informação para o financeiro

Além de controlar os vencimentos, acompanhe o volume de créditos gerados, utilizados e ainda disponíveis.

Esses indicadores ajudam a entender quanto do orçamento está vinculado a viagens que não aconteceram como planejado. Também permitem identificar motivos recorrentes de cancelamento e oportunidades de melhorar o processo de aprovação das reservas.

Com dados organizados, o financeiro ganha mais clareza sobre os valores já desembolsados e sobre as possibilidades de reaproveitamento em viagens futuras.

Checklist antes de cancelar uma viagem corporativa

Antes de confirmar o cancelamento, confira os principais pontos que podem influenciar o valor recuperável e o aproveitamento do bilhete.

• Regra tarifária: verifique as condições de cancelamento, alteração e reembolso da passagem adquirida;
• Multa de remarcação: confirme se existe cobrança e qual é o valor aplicável;
• Diferença tarifária: compare o preço do novo voo com as condições de aproveitamento do bilhete atual;
• Prazo de validade: confirme até quando o crédito poderá ser utilizado;
• Vínculo do saldo: verifique se o crédito está associado ao passageiro ou se pode ser utilizado em outra emissão, conforme as regras aplicáveis;
• Valor efetivamente disponível: solicite a confirmação do saldo após eventuais deduções;
• Registro interno: documente o cancelamento, o crédito e o responsável pelo acompanhamento;
• Próximas viagens: confira se existe alguma reserva futura em que o saldo possa ser aproveitado.

Se o voo estiver próximo, priorize o contato com o canal responsável pela reserva. Esperar até depois do embarque pode reduzir as alternativas disponíveis e aumentar o risco de custos adicionais.

Como a Onfly facilita a gestão de créditos de passagens aéreas

Quando uma viagem corporativa é cancelada ou um passageiro não consegue embarcar, o valor da passagem pode se transformar em crédito para uma nova emissão, conforme as regras da companhia aérea. 

O desafio é acompanhar esses saldos, identificar os prazos de validade e garantir que os valores disponíveis sejam aproveitados antes do vencimento.

A Onfly simplifica esse processo ao centralizar as informações sobre os créditos de passagens não utilizadas em uma única plataforma. Assim, o gestor não precisa depender de planilhas dispersas ou consultar diferentes registros para entender quais valores ainda podem ser usados e quais já venceram.

Na plataforma, uma área específica permite acompanhar os créditos disponíveis, os valores já utilizados e aqueles que perderam a validade. 

Essa visualização ajuda a empresa a entender quanto ainda tem para aproveitar e a identificar possíveis perdas financeiras com mais facilidade.

Os detalhes de cada crédito também ficam acessíveis para consulta, incluindo o nome do viajante, o número do protocolo, a companhia aérea responsável, a data de validade e a situação do saldo. 

É possível verificar ainda se o crédito é reembolsável, qual era o valor original da passagem, quanto permanece disponível e, quando já utilizado, o valor da nova tarifa.

Essas informações ajudam a tomar decisões com mais segurança. Antes de comprar uma nova passagem, por exemplo, o responsável pela gestão de viagens pode consultar os créditos existentes e verificar se algum deles atende às necessidades do próximo deslocamento, sempre respeitando as condições de uso estabelecidas pela companhia aérea.

Outro ponto importante é o acompanhamento dos prazos. Como a validade fica visível na plataforma, o gestor consegue priorizar os créditos que estão mais próximos do vencimento e reduzir o risco de deixar valores expirarem por falta de controle. 

Esse acompanhamento também facilita a criação de uma rotina de revisão dos saldos, especialmente em empresas que realizam viagens com frequência.

A solução da Onfly é otimizada para desktop, dispositivos móveis e aplicativo, permitindo verificar as informações dos créditos de diferentes lugares. Além disso, os dados podem ser exportados em formatos CSV ou Excel, o que facilita análises, conferências e o compartilhamento de informações com outras áreas da empresa.

Com os registros centralizados e atualizados, o acompanhamento dos créditos deixa de depender exclusivamente da memória de uma pessoa ou de controles manuais. 

O gestor ganha mais visibilidade sobre os valores disponíveis, enquanto as equipes de viagens e financeiro conseguem trabalhar com informações mais organizadas para planejar novas emissões e acompanhar os custos das viagens corporativas.

Ao combinar esse controle com uma política clara para cancelamentos, remarcações e consultas antes de novas compras, a empresa tem melhores condições de aproveitar os créditos elegíveis e evitar perdas por falta de acompanhamento. Afinal, gerenciar bem uma passagem não utilizada também faz parte de uma gestão de viagens mais eficiente.

Quer conhecer melhor os recursos da plataforma e entender como eles podem se encaixar na rotina da sua empresa? Agende uma demonstração da Onfly.