7 elementos essenciais para incluir na política de viagens e organizar despesas
A política de viagens reúne as regras que orientam como a empresa planeja, reserva e paga as viagens a trabalho.
Ela define quem pode viajar e em quais situações, os limites de gasto com passagens, hospedagem, alimentação e transporte, os documentos aceitos como comprovante, os prazos para a prestação de contas e o fluxo de aprovação, servindo de referência tanto para quem viaja quanto para a equipe financeira.
O tema ganha relevância à medida que o volume de viagens a trabalho cresce. Segundo a Abracorp, as agências de viagens corporativas associadas à entidade faturaram R$ 7,18 bilhões no primeiro semestre de 2026, alta de 14,8% em relação ao mesmo período de 2025.
No cenário global, o Business Travel Index da GBTA projeta US$ 1,71 trilhão em gastos com viagens corporativas em 2026, aumento de 7,2%, enquanto o número de viagens deve crescer apenas 1,3%. A diferença entre os dois índices mostra que o custo médio de cada deslocamento está subindo, o que torna regras claras para reservar e gastar em viagem ainda mais úteis para o planejamento financeiro.
É comum que as empresas comecem com combinados informais, que funcionam bem enquanto a equipe é pequena, e formalizem as regras conforme o número de viagens aumenta.
Este guia reúne os elementos que costumam compor uma política de viagens, exemplos de regras adotadas por empresas de diferentes portes, boas práticas para apresentar o documento ao time e formas de acompanhar o cumprimento das regras com o apoio da tecnologia.
O que é uma política de viagens e por que ela é importante
A política de viagens é o documento que estabelece como e em quais condições os colaboradores viajam a trabalho: o que a empresa paga ou reembolsa, até qual valor, com qual comprovação e em qual prazo.
Ela abrange passagens, hospedagem, transporte terrestre, alimentação e demais gastos feitos durante a viagem em nome da empresa.
O primeiro ganho de uma política bem escrita é a previsibilidade, já que o financeiro passa a estimar o custo de cada viagem antes de ela acontecer, e não apenas quando a fatura chega.
O segundo é a segurança para quem viaja, que sabe com antecedência o que pode gastar e deixa de depender de interpretações como “escolha a opção mais econômica”. O terceiro é o controle, porque regras objetivas reduzem erros, diminuem o retrabalho na conferência e deixam menos brechas para irregularidades.
Nesse último aspecto, os números internacionais ajudam a dimensionar o risco. O relatório Occupational Fraud 2024, da Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), analisou 1.921 casos de fraude ocupacional em 138 países e identificou o desvio de ativos em 89% deles, categoria que inclui reembolsos de despesas infladas ou sem relação com o trabalho, um risco frequente em viagens.
O mesmo levantamento associa mais da metade dos casos à falta de controles internos ou à sua anulação por gestores, o que reforça o valor de regras claras, comprovantes conferidos e aprovações com critério.
A política também tem reflexos trabalhistas. Desde a Reforma Trabalhista de 2017, o artigo 457, § 2º, da CLT determina que diárias para viagem e ajudas de custo não integram a remuneração do empregado, mesmo quando pagas com habitualidade.
Ter as regras documentadas ajuda a empresa a demonstrar a natureza indenizatória desses valores, ou seja, que eles ressarcem custos do trabalho e não representam salário.
O que incluir na política de viagens: 7 elementos essenciais
Uma política eficiente costuma ser objetiva e específica.
Uma pesquisa da GBTA em parceria com a ALTOUR, feita com 168 gestores de viagens dos Estados Unidos e do Canadá, mostra que 51% das políticas de viagens têm mais de 10 páginas e que o motivo mais citado para o descumprimento, apontado por 32% dos gestores, é o colaborador não ter lido ou não conhecer as regras.
O mesmo estudo indica que 46% das empresas orientam os viajantes a escolher hotéis de “preço razoável” sem definir um teto, o que abre espaço para interpretações diferentes. Por isso, sempre que possível, vale expressar as regras em valores e prazos concretos.
1. Escopo e responsabilidades
O documento deve deixar claro a quem se aplica, seja a colaboradores CLT, prestadores PJ, estagiários ou convidados como candidatos e clientes.
Também precisa indicar em quais situações a viagem é autorizada, com quanta antecedência deve ser solicitada e quem solicita, aprova, audita e efetua o pagamento. Incluir a liderança nas mesmas regras dá credibilidade à política e facilita a adesão do restante da equipe.
2. Limites por categoria
Os limites por categoria são a parte mais consultada da política.
Para hospedagem, o mais comum é definir um teto de diária por cidade, já que capitais costumam ter preços mais altos que o interior.
Na alimentação, a empresa pode optar por um valor por refeição ou por uma diária fixa, com uma regra específica para refeições com clientes.
No transporte terrestre, a política indica quando usar aplicativo, táxi, carro alugado ou veículo próprio, além do valor pago por quilômetro rodado.
Para o aéreo, os pontos centrais são a classe permitida, a antecedência mínima de compra e as regras para bagagem e marcação de assento.
Gastos como lavanderia em viagens longas, internet, estacionamento e gorjetas também merecem orientação. Quando fizer sentido, os limites podem variar conforme a região e o cargo.
3. Despesas não reembolsáveis
Listar o que a empresa não cobre evita dúvidas no momento do reembolso. Entre os exemplos mais frequentes estão bebidas alcoólicas fora de eventos com clientes, multas de trânsito, itens do frigobar, entretenimento pessoal e upgrades feitos por preferência.
4. Regras de comprovação
A política deve informar quais documentos são aceitos para cada tipo de gasto. A nota fiscal emitida no CNPJ da empresa é o formato mais seguro para fins contábeis, enquanto cupom fiscal, recibo e comprovante de cartão podem ser aceitos em situações específicas.
Também é importante prever o procedimento para comprovantes extraviados, como uma declaração assinada até determinado valor.
5. Prazos de envio e de reembolso
Os prazos protegem os dois lados. O colaborador envia a prestação de contas em até alguns dias após a viagem, sendo de 5 a 10 dias úteis um intervalo comum, e a empresa se compromete a reembolsar em um período definido após a aprovação.
A política também deve esclarecer como serão tratadas as despesas enviadas fora do prazo.
6. Fluxo de aprovação
O fluxo de aprovação define quem autoriza cada viagem e cada tipo de despesa, e até qual valor.
Um modelo bastante usado prevê aprovação automática para gastos dentro da política e abaixo de um valor mínimo, análise do gestor direto para valores maiores e justificativa com segunda aprovação para tudo o que estiver fora das regras.
7. Tratamento de exceções e consequências
Imprevistos fazem parte das viagens a trabalho, como uma cidade sem hotel dentro do teto, um voo cancelado ou um jantar de negócios que se estendeu. Um caminho rápido para aprovar exceções justificadas evita que o colaborador precise resolver tudo sozinho. Da mesma forma, a política deve prever consequências claras e proporcionais para descumprimentos recorrentes.
Exemplos de política de viagens por porte de empresa
As regras variam conforme o tamanho e a rotina de cada empresa. Em uma empresa de 60 pessoas, é comum que o mesmo profissional cuide de contas a pagar, reembolsos e viagens, enquanto uma companhia com 2.000 colaboradores costuma ter um time dedicado à gestão de viagens.
A tabela a seguir reúne exemplos de regras frequentes em cada porte. Os valores são ilustrativos: use-os como ponto de partida e ajuste ao seu custo de vida regional e ao seu orçamento.
| Regra | Pequena empresa (até 100 colaboradores) | Média empresa (200 a 800) | Grande empresa (acima de 1.500) |
| Hospedagem | Teto único, ex.: R$ 350/diária | Teto por cidade, ex.: R$ 450 em capitais e R$ 300 no interior | Teto por cidade e cargo, com hotéis preferenciais negociados |
| Alimentação | Diária fixa, ex.: R$ 120/dia | Limite por refeição, ex.: R$ 60 almoço e R$ 80 jantar | Limite por refeição e cargo, regra própria para refeições com clientes |
| Aéreo | Classe econômica, compra com 7 dias de antecedência | Econômica, 14 dias de antecedência, menor tarifa em janela de 2 horas | Classe definida por duração do voo e cargo, acordos com companhias aéreas |
| Aprovação | Sócio ou diretor aprova tudo acima de um valor mínimo | Gestor direto aprova; fora da política sobe para coordenação | Fluxo por centro de custo, com alçadas por valor |
| Prestação de contas | Até 5 dias úteis após a viagem | Até 5 dias úteis, com foto do comprovante no app | Registro durante a viagem, conciliação com cartão corporativo |
| Meio de pagamento | Adiantamento ou cartão corporativo pré-pago | Cartão corporativo com limite por categoria | Cartão corporativo e faturamento centralizado por CNPJ |
Pequenas empresas
Para empresas menores, o foco costuma estar em organizar o processo com poucas regras e fáceis de lembrar.
Um teto único de hospedagem e uma diária fixa de alimentação já reduzem as dúvidas do time e simplificam a conferência dos comprovantes. Nessa fase, também ajuda separar os gastos pessoais dos gastos da empresa, inclusive nas viagens dos sócios.
Médias empresas
Nas empresas de porte médio, o desafio passa a ser manter a consistência com um volume maior de viagens. As preferências de cada área e de cada diretor precisam ser registradas por escrito, e os limites por cidade, a divisão por centro de custo e um processo formal para exceções ganham importância.
Grandes empresas
Em grandes empresas, a política precisa se conectar aos sistemas internos. Alçadas de aprovação por cargo, integração com o ERP, trilhas de auditoria e regras distintas para executivos, equipes de campo e convidados passam a fazer parte do escopo.
Como comunicar a política de viagens ao time
Como o desconhecimento das regras é a principal causa de descumprimento apontada na pesquisa da GBTA com a ALTOUR, a forma de apresentar a política tem peso semelhante ao do conteúdo.
Um bom ponto de partida é ouvir as áreas que mais viajam, como comercial, operações e equipes técnicas de campo, além dos gestores que aprovam as viagens. Regras construídas a partir da rotina real tendem a gerar menos pedidos de exceção.
Depois de aprovada, a política pode ser mantida na versão completa para consulta e auditoria, acompanhada de um resumo de uma página com limites, prazos e o passo a passo da prestação de contas. Explicar os motivos de cada regra também contribui para a adesão, mostrando que o objetivo é dar previsibilidade e agilizar os reembolsos.
Incluir a política no onboarding garante que novos colaboradores conheçam as regras antes da primeira viagem. Quando houver mudanças em limites ou prazos, o ideal é comunicá-las com antecedência e com data de vigência definida.
Por fim, a orientação é mais eficaz quando aparece no momento da decisão. O teto da diária de hotel, por exemplo, é mais lembrado quando aparece na tela de reserva do que em um e-mail enviado meses antes. O estudo da GBTA com a ALTOUR aponta justamente essa tendência de incorporar as regras da política às plataformas de reserva e de despesas.
Como garantir o cumprimento da política de viagens sem sobrecarregar o financeiro
No modelo tradicional, o colaborador guarda as notas durante a viagem, monta uma planilha na volta e envia tudo ao financeiro, que confere item por item, devolve o que está incorreto e só depois libera o reembolso.
Nesse formato, o controle acontece quando o dinheiro já foi gasto, cada ajuste gera uma nova rodada de mensagens e a equipe financeira dedica horas a conferências que poderiam ser automatizadas.
Esse fluxo ainda é frequente no Brasil: o estudo Perfil do Viajante Corporativo, da Onfly em parceria com a Opinion Box, mostrou que cerca de 35% dos viajantes corporativos ainda pagam as despesas de viagem do próprio bolso e dependem de reembolso.
Uma alternativa é aplicar a política de viagens já no momento da reserva e do lançamento das despesas, em vez de verificar tudo semanas depois. Esse é o princípio das plataformas de gestão de viagens e despesas.
Como a automação apoia a política de viagens
Com a política configurada em uma plataforma, as regras de teto de hotel, limite de refeição e antecedência de compra são verificadas no momento da reserva ou do registro da despesa.
Quando algo foge do previsto, o sistema sinaliza e solicita uma justificativa antes de seguir. O cartão corporativo com limites por categoria leva a mesma lógica para o pagamento, aplicando a regra na própria transação.
A comprovação também fica mais simples, já que o colaborador fotografa a nota pelo celular logo após a compra, sem acumular comprovantes até o fim da viagem. As despesas dentro da política seguem o fluxo automático, e o gestor é acionado apenas para os casos que exigem análise. Relatórios por colaborador, centro de custo e categoria mostram a evolução dos gastos antes do fechamento do mês.
Como a Onfly aplica a política de viagens automaticamente
Na Onfly, a política de viagens da empresa é configurada dentro da plataforma e passa a valer em cada reserva e em cada lançamento.
Ao buscar um voo ou um hotel, o colaborador já visualiza as opções dentro da política, e as escolhas fora da regra pedem justificativa e seguem para aprovação conforme o fluxo definido pela empresa.
No cartão corporativo da Onfly, a empresa estabelece quanto pode ser gasto em categorias como combustível e alimentação, e a regra é aplicada automaticamente em cada compra.
A prestação de contas é feita pelo aplicativo, com o comprovante vinculado à despesa, e o financeiro acompanha tudo em um único painel, com as informações organizadas para a conciliação. Assim, o cumprimento da política deixa de depender de conferências manuais e cobranças, e a equipe financeira ganha tempo para atividades mais analíticas.
Erros comuns ao criar uma política de viagens
Um dos pontos de atenção mais frequentes é o uso de regras vagas. Expressões como “com bom senso” ou “preço razoável” permitem leituras diferentes a cada viagem, enquanto valores e prazos definidos deixam pouco espaço para dúvidas.
No extremo oposto, limites muito abaixo dos preços de mercado geram pedidos de exceção constantes. Por isso, vale revisar os tetos ao menos uma vez por ano, levando em conta a variação de preços de passagens e hospedagem.
Outro cuidado envolve as exceções. Sem um caminho rápido para aprovar o que foge do padrão, o colaborador tende a resolver a situação por conta própria e justificar depois. A adesão também depende de as regras valerem para todos os níveis da empresa, incluindo a liderança.
Por último, quando a conferência acontece apenas no fechamento do mês, os desvios já se transformaram em custo, e levar a validação para o momento da compra torna o controle mais eficiente.
Como a automação ajuda a manter a política de viagens em dia
Criar uma política de viagens envolve definir regras de aprovação e antecedência, limites por categoria, comprovação, prazos e um processo para exceções. Garantir que ela seja seguida no dia a dia é a etapa seguinte.
Quando as regras ficam em um arquivo e a conferência é feita em planilhas, o controle depende de esforço manual. Com as regras configuradas na ferramenta de reserva e no cartão corporativo, elas são aplicadas antes de o gasto acontecer.
Dessa forma, a automação complementa a política, reduzindo o retrabalho do financeiro e trazendo mais clareza para quem viaja.
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