Política de viagens: guia definitivo e modelo gratuito

Saber como criar uma política de viagens é essencial para uma empresa.

A política de viagem corporativa é o documento com as “regras do jogo”, definindo o que pode e o que não pode ser feito, além de orientando sobre os procedimentos.

Quando é bem estruturada, a política de viagens possibilita otimizar processos, controlar custos e definir parâmetros exatos para as reservas de viagens e também para o reembolso de despesas realizadas pelos colaboradores em nome da empresa.

A verdade é que viagens corporativas são um investimento para a empresa e, assim como todo investimento, é necessário otimizar os gastos e obter o maior retorno sobre o investimento.

Por isso, mais do que definir regras, as políticas de viagens permitem reduzir custos e melhorar todo o processo administrativo e operacional em torno dessas viagens.

Portanto, é evidente a necessidade e importância de criar uma política de viagens para auxiliar sua empresa em todos esses processos e a gerar mais economia.

Se você não sabe como criar uma política de viagens ou pretende atualizar uma política já existente, confira este guia completo com tudo sobre como implementar uma política de viagens em sua empresa.

Neste artigo, você vai conferir:

Política de viagem corporativa: o que é e como funciona?

A primeira coisa que você deve saber sobre política de viagem corporativa é que se trata de um documento com todas as regras, informações e especificações para as viagens a trabalho realizadas por colaboradores para a empresa.

Nesse sentido, vale ressaltar que a viagem a trabalho é aquele deslocamento feito em prol dos interesses da empresa, seja para um encontro com clientes ou uma participação em evento, por exemplo.

Portanto, a política é um documento que serve como guia para o colaborador e gestores de viagens.

Por ser um documento de política, ele deve conter todas as regras sobre os gastos com despesas de viagens, como passagens aéreas, transportes, deslocamentos, hospedagens, alimentação, entre outros procedimentos que a empresa veja como necessários para o bem-estar do viajante e realização do objetivo da viagem.

O documento também deve especificar as normas para reembolsos de despesas, pagamentos de diárias, emissão de relatório de despesas de viagens (RDV) e prestação de contas. Afinal, é a política de viagem da empresa que informará todos os detalhes as viagens a trabalho para não haver mau entendimento ou dúvidas.

De forma geral, a política deve ser adaptada conforme a cultura e objetivos de cada empresa, sem deixar de lado a legislação trabalhista e os direitos do trabalhador, além da obrigação (legal e moral) da empresa de manter o bem-estar do viajante durante uma viagem corporativa.

Como criar uma política de viagens: o que é preciso para começar?

Criar a política de viagens corporativas da empresa é algo razoavelmente fácil.

O ideal é que a política de viagens preze pelo bem-estar do viajante, pela redução de custos e pela fácil compreensão das normas e regras.

No fim das contas, o documento será como um manual, estabelecendo obrigações e direitos entre colaboradores e suas empresa para as viagens a trabalho.

Apesar deste documento ser tão importante, ele não deve ser muito extenso nem muito complexo. A principal recomendação é que seja simples e fácil de ser seguido.

Isso porque se houver dificuldade em seguir a política de viagem, isso trará problemas constantes para a empresa, podendo causar até mesmo passivos trabalhistas.

Uma política de viagem corporativa alinhada ao perfil da empresa e bem estruturada será capaz de garantir o bem-estar, conforto e a segurança dos colaboradores na viagem.

Além de permitir uma melhor experiência do viajante, vai tornar os processos da empresa mais ágeis, sem abdicar do controle dos gastos com viagens corporativas.

Sendo assim, o que você precisará para iniciar a política de viagens da empresa é:

• definir um perfil de viagem;
• identificar as necessidades da empresa;
• definir os itens básicos que compõem a viagem (confira aqui tudo que é despesa de viagem a ser considerado);
• surprir as necessidades dos colaboradores durante a viagem.

Com essas informações, você deverá criar regras, normas, parâmetros e organizar tudo isso em fluxos de aprovação que deverão ser seguidos. Essa é a constituição básica da política de viagens.

Como criar uma política de viagens: passo a passo completo

Para te ajudar a elaborar ou mesmo atualizar uma política de viagem corporativa da empresa já existente, elaboramos um passo a passo completo de como criar uma política de viagens.

E para te apoiar nesse processo, preparamos um arquivo editável de política de viagens. Esse modelo contém todas as informações básicas para personalizar conforme as regras da sua empresa. E é totalmente gratuito!

Acesse pelo link abaixo:

Com o modelo de política em mãos, veja a seguir todas as etapas de forma detalhada.

1. Comece definindo as necessidades da empresa

O primeiro passo é identificar e definir quais são as necessidades da empresa.

Para uma maior eficiência, a política de viagens deve atender às demandas da empresa, considerando a realidade de cada negócio e, para empresas de grande porte, a estrutura de cada departamento.

Por exemplo, uma empresa que atua no setor comercial pode conseguir programar melhor suas viagens do que uma empresa que atua com urgência no atendimento ao cliente.

Sendo assim, é importante saber quais são as necessidades, incluindo o prazo necessário para programação da viagem (vale reforçar que a antecedência tem impacto no preço das passagens aéreas e, portanto, isso influência nas despesas), orçamento suportado para cada viagem, orientações para escolha de hospedagem, etc.

2. Envolva os stakeholders

É claro que isto aqui depende muito do tamanho da empresa e o quanto a linha de viagens é significativa para a companhia.

Mas, em linhas gerais, uma política de viagens de sucesso envolve a participação de vários perfis de colaboradores em uma organização. A seguir, listamos alguns dos profissionais que podem estar envolvidos em um comitê de criação de uma política de viagens.

1. CEO: o principal executivo da empresa deve ser envolvido no processo;
2. CFO: o gerente financeiro pode trazer um olhar mais crítico sobre a questão das despesas para a política de viagens;
3. Gerente de RH/Gente e Gestão: o responsável pelo recrutamento, seleção e treinamento dos colaboradores empresa deve participar para garantir que o bem-estar e as leis trabalhistas estão sendo atendidos;
4. Travel Manager (gestor de viagens): é o responsável por ser o “guardião” da política de viagens, e dentre as exigências da sua função está o cumprimento da política como uma das mais relevantes, logo, é importante que ele participe desta construção;
5. Viajantes frequentes: são importantes para fornecer feedback e compartilhar ideias sobre o que eles desejam; é o principal envolvido para cumprir a política de viagens; se as regras forem tóxicas, é o primeiro a pedir demissão.

3. Seja objetivo ao criar a política de viagens

Objetividade é fundamental em um documento como esse, pois fornece facilmente as informações necessárias sem gerar ambiguidade. Portanto, elabore a política de viagens de forma objetiva para não gerar confusão.

Por exemplo, imagine que exista a seguinte norma: o hotel escolhido pelo colaborador não poderá exceder a distância de 15 km do objetivo da viagem e deve ter diária máxima de R$ 300,00.

Perceba que o valor da diária e o local definido para o hotel são específicos e objetivos, sem causar dúvidas ou interpretações errôneas.

4. Encontre um consenso ao definir as regras

Lembre-se sempre que, ao definir regras, é importante considerar todas as necessidades da empresa e dos colaboradores, conforme já foi identificado no primeiro passo.

Considerando essas informações, você deverá definir as regras de forma objetiva. Veja a seguir algumas informações que você deverá especificar no documento:

• Perfil de viagem para cada departamento, cargo ou colaborador;
• Orçamento disponível para cada viagem;
• Custo máximo com hospedagem, alimentação, transporte e outros processos;
• Local ou método para a compra de passagens aéreas;
• Apresentação de relatório da viagem com todas as notas fiscais;
• O que não será incluído nas despesas da viagem;
• O que a política de viagens garante ao colaborador.

De olho nas leis trabalhistas

Ao estabelecer a política de viagens, é importante manter a atenção sobre quais são os direitos do trabalhador em viagem.  

Um dos principais deles é o pagamento pelo empregador das despesas, como passagens aéreas, rodoviárias ou ferroviárias; alimentação; hospedagem; deslocamento, como carro de aluguel, carro de aplicativo ou ônibus, por exemplo; entrada em eventos corporativos; hora extra e sobreaviso, se aplicável. 

Também vale reforçar que, se a carga horária ultrapassar aquela acertada em contrato trabalhista (geralmente 44 horas semanais para CLT), o empregado terá direito também ao pagamento de horas extras. 

E mesmo em viagem de trabalho, o colaborar tem direito ao descanso semanal; se a viagem passar de 7 dias, o dia de folga é obrigatório. 

5. Seja detalhista ao definir as despesas

Um dos principais problemas enfrentados em uma má política de viagens é a falta de detalhes sobre as despesas.

Por isso, quanto mais detalhista você for sobre as despesas, menos problemas terá nesse quesito. Defina todos os gastos em uma lista simples e objetiva.

Veja um exemplo simples:

• Hospedagem: valor máximo diário para hospedagem, incluindo taxas e diária, é de R$ 250,00;
• Alimentação: valor máximo diário de R$ 150,00;
• Gorjetas: valor máximo diário de R$ 20,00;
• Transporte: valor máximo diário de R$ 100,00.

6. Estabeleça as regras para prestação de contas e segurança

Também importante estabelecer no documento quais são as regras para prestação de contas e segurança do viajante.

No caso da segurança, defina procedimentos que garantem o bem-estar, conforto e segurança do colaborador.

Por exemplo, a exigência de telefones de contato de emergência, especificação do endereço da hospedagem, dados sobre locais e horários dos eventos, entre outras informações relevantes. Cabe ainda orientar o viajante sobre quem acionar (e como fazer) em situação de urgência.

Já em relação à prestação de contas, defina a necessidade de apresentar as notas fiscais como meio de comprovação dos custos com a viagem e outras regras que sejam necessárias para garantir as necessidades do colaborador e da empresa.

Plataformas completas e digitais que automatizam o reembolso de despesas e organiza toda a gestão de viagens ajudam muito as empresas a otimizar custos e melhorar a transparência da política.

Isso porque garantem que as regras estão claras e exigem que o RDV seja apresentado conforme as normas para ser enviado para a aprovação, tornando o processo mais rápido e mais assertivo.

7. Garanta que a política atenda as necessidades dos colaboradores

Coloque em prática o hábito de revisitar a política de viagens constantemente. Para isso, crie um processo de avaliação trimestral, semestral ou anual (sempre dependendo da sua demanda) e crie uma cultura de melhoria contínua na sua política de viagens.

Levante as sugestões apontadas, classifique-as e aprimore constantemente sua política de viagens.

Lembre-se de que colaboradores inteligentes e produtivos não gostam de perder tempo com tarefas burocráticas e lentas.

Por isso, vale investir tempo e recursos em estratégias para deixar os colaboradores mais focados na atividade fim da empresa, sem perder tempo com atividades adjacentes e que não geram valor.

Como sua política de viagens tem que ser constantemente atualizada, confira aqui 4 razões para atualizá-la agora mesmo, se já está em vigor.

8. Dê opções: limite tetos de valores, mas não restrinja propriedades

Um dos maiores erros das empresas é não dar opções aos viajantes, cravando os nomes dos hotéis e das companhias aéreas. Na verdade, a forma mais inteligente seria estabelecer um teto de gasto e orientar sobre as melhores práticas.

Por exemplo, se a empresa informa que há um teto de R$ 200,00 por diária, cabe ao colaborador fazer a sua reserva na acomodação mais conveniente e com o deslocamento mais fácil até os compromissos profissionais.

Além de ser a solução mais inteligente, o colaborador tem a percepção que ele escolheu o hotel e é responsável por eventuais problemas.

Aquela famosa briga do viajante com o travel manager por ficar em um hotel ruim acaba, pois o viajante tem sua liberdade dentro das regras. O colaborador é quem escolheu o hotel e se torna mais responsável pelo sucesso ou insucesso da estadia.

Ademais, quando há limites por valores, é possível que o colaborador consiga tarifas flutuantes last minute em hotéis melhores do que as opções previamente definidas pelas empresas que gostam de controlar.

Em resumo, ao invés de definir que o hóspede tem que ficar sempre no hotel X, defina que ele tem uma diária de R$ 200,00, e dê liberdade para ele escolher os hotéis.

Na prática, a empresa pode recomendar o hotel X, por ter acordo ou para reunir o grupo de viajantes corporativos em um só lugar, mas é importante que o colaborador seja ativo no processo de reservas.

9. Garanta que todos conheçam a política de viagem e saibam da sua importância

Garanta que todos os colaboradores conheçam a política de viagem e saibam da sua importância para a empresa. Só vai haver cumprimento da política de viagem, se houver engajamento e clareza.

Empresas com baixa adesão na política de viagem devem acender um sinal de alerta. Isso pode indicar que há algum problema de cultura ou de alinhamento entre os colaboradores.

Um ponto de atenção aqui é o seguinte: se as lideranças da empresa não cumprem a política, ninguém vai cumprir. É o exemplo das lideranças que fará com que todos os outros colaboradores sigam.

Se isto não for importante para os líderes, não vai ser importante para nenhum outro colaborador da empresa.

Para engajar os colaboradores, as empresas podem investir em soluções, como política de consequências e comunicação ativa.

10.Premie os colaboradores mais engajados

É possível criar réguas de compensação para premiar colaboradores mais engajados com a política de viagem. Os incentivos podem ser por premiações, como viagens a lazer ou oportunidades de bleisure, ou até mesmo vouchers de lojas e aplicativos de delivery.

O importante é os colaboradores entenderem que se se seguirem a política de viagem serão recompensados.

E por que isso é importante?
Oras, a adesão a política de viagem é uma forma da empresa economizar. Reservas dentro da antecedência e do teto de gastos são sinais óbvios de melhor custo benefício neste investimento chamado de viagens corporativas.

A economia acontece quando os colaboradores estão comprando passagens aéreas sempre com tempo de antecedência adequado, os hotéis foram reservados dentro das diárias combinadas e os gastos com alimentação e mobilidade ficam dentro do budget.

Por isso, para incentivar, pode ser interessante “dividir” um pouco desta economia com os colaboradores.

Coloque em prática a política de viagens

A política de viagens é algo muito importante para uma empresa, pois permite otimizar processos, reduzir custos e evitar aborrecimentos entre colaboradores e empresa.

Com as dicas deste artigo, você será capaz de criar uma política de viagens que atenderá as necessidades da sua empresa e garantirá o bem-estar dos colaboradores.

Mais importante que criar a política de viagens, é a gestão do dia-a-dia e a validação que ela está sendo respeitada e cumprida.

Criar uma política de viagem em um documento escondido é uma receita para o fracasso.

Para solucionar esse problema e facilitar muito o processo, utilize as plataformas digitais que oferecem tecnologia para auxiliar a empresa na divulgação e cumprimento da política de viagens.

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