Gestão de viagens para holdings: como centralizar dados e fortalecer a governança do grupo

Empresas estruturadas como holdings enfrentam grandes desafios quando o assunto é gestão de viagens a trabalho. 

Ao reunir diferentes empresas sob um mesmo guarda-chuva, o grupo ganha escala, diversificação e capacidade estratégica, mas também passa a lidar com uma operação muito mais complexa.

Cada empresa do grupo possui seu próprio CNPJ, orçamento, cultura organizacional e necessidades operacionais. 

Sem uma estrutura organizada, esse cenário cria um problema recorrente: falta de visibilidade consolidada sobre quanto o grupo inteiro gasta com viagens corporativas.

Por isso, no artigo de hoje, vamos falar sobre os desafios e as melhores estratégias para a gestão de viagens para holdings, com foco em descomplicar processos e facilitar a vida dos times que estão à frente desse segmento.

Vamos lá?

O desafio da gestão de viagens para holdings

Holdings são, por natureza, organizações descentralizadas. Cada empresa do grupo mantém autonomia para operar, contratar e tomar decisões dentro do seu próprio contexto de mercado.

Essa autonomia é essencial para manter a agilidade e a competitividade. 

No entanto, quando falamos de despesas corporativas — especialmente viagens — a falta de coordenação pode gerar desperdícios e perda de controle.

Sem uma estratégia de gestão de viagens para holdings, é comum encontrar cenários como:

• políticas de viagem diferentes entre empresas do mesmo grupo;
• ausência de relatórios consolidados de despesas;
• dificuldade de auditar gastos corporativos;
• perda de poder de negociação com fornecedores.

Esses problemas não surgem por falta de controle, mas sim pela ausência de uma estrutura que conecte todas as operações do grupo.

Por isso, muitas holdings estão adotando um modelo de governança mais moderno, baseado em centralização estratégica e execução descentralizada.

Shared Services Center: o modelo que organiza a gestão

Uma das estratégias mais eficientes para resolver esse cenário é a criação de um Shared Services Center (CSC) voltado para a gestão de viagens e despesas corporativas.

O CSC funciona como um núcleo central responsável por padronizar processos, consolidar dados e criar governança para todo o grupo empresarial.

Na prática, isso significa que a holding passa a definir diretrizes comuns para todas as empresas, como políticas de viagem, critérios de aprovação e parâmetros de controle financeiro. 

Ao mesmo tempo, cada unidade continua executando suas viagens conforme suas necessidades operacionais.

Esse modelo gera dois benefícios importantes.

O primeiro é a eficiência operacional. Ao centralizar processos administrativos, a empresa reduz retrabalho e evita a duplicação de funções em cada braço do grupo. 

O segundo é a capacidade de análise estratégica. Com dados consolidados, a holding consegue entender o comportamento de gastos do grupo como um todo.

A gestão deixa de ser fragmentada e passa a ser orientada por dados.

Poder de negociação: o impacto do volume consolidado

Outro ponto estratégico da gestão de viagens para holdings é o poder de negociação.

Quando cada empresa negocia passagens e hospedagens individualmente, o volume de compras pode parecer pequeno para fornecedores como companhias aéreas e redes hoteleiras. Isso limita o acesso a tarifas corporativas e condições comerciais diferenciadas.

Mas quando a holding consolida o volume de viagens de todas as empresas do grupo, a história muda completamente.

A soma de todas as operações cria um volume muito maior de demanda, o que abre espaço para negociações mais vantajosas. 

Tarifas corporativas, acordos especiais com hotéis e benefícios adicionais passam a fazer parte da estratégia de compras.

Esse ganho de escala é um dos maiores benefícios de uma gestão centralizada. O que antes era apenas um conjunto de despesas isoladas se transforma em um ativo estratégico de negociação.

Segregação de dados: autonomia com segurança

Apesar das vantagens da centralização, muitas holdings enfrentam uma preocupação legítima: como consolidar dados sem comprometer a autonomia das empresas do grupo?

A resposta está na segregação inteligente de informações.

Em um modelo bem estruturado de gestão de viagens para holdings, cada empresa continua tendo acesso apenas aos seus próprios dados financeiros e operacionais. 

Ao mesmo tempo, a holding mantém uma visão consolidada de todo o ecossistema.

Isso significa que a “Empresa A” não precisa visualizar os dados da “Empresa B”, preservando a independência operacional entre as unidades. 

Já a matriz consegue acompanhar indicadores gerais, identificar tendências e monitorar o gasto total do grupo.

Essa separação garante transparência sem comprometer a governança.

Auditoria unificada e compliance corporativo

Além da consolidação de dados e do ganho de escala nas negociações, outro benefício importante é a padronização de compliance.

Viagens corporativas envolvem despesas relevantes e, muitas vezes, distribuídas entre diferentes áreas da empresa. 

Sem uma política de viagens clara e processos padronizados, aumenta o risco de inconsistências, gastos fora da política ou dificuldades em auditorias internas.

A gestão de viagens para holdings permite criar uma estrutura única de compliance para todas as empresas do grupo. Políticas de viagem, critérios de aprovação e registros de despesas passam a seguir os mesmos padrões.

Isso simplifica auditorias, melhora a transparência financeira e fortalece a governança corporativa.

Para grupos empresariais que operam em setores regulados ou com grande volume de viagens, esse nível de controle é essencial.

Centralização de dados: informação vira estratégia

Quando todos os dados de viagens corporativas estão organizados em um único ambiente, a holding passa a enxergar o negócio de forma muito mais clara.

Em vez de lidar com relatórios isolados, a liderança tem acesso a indicadores consolidados que mostram:

• quanto o grupo inteiro gasta com viagens;
• quais empresas viajam com mais frequência;
• quais categorias concentram mais despesas;
• quais políticas geram maior economia.

Essa visão estratégica transforma a gestão de viagens em uma fonte de inteligência para o negócio.

A empresa passa a identificar oportunidades de otimização, ajustar políticas e tomar decisões baseadas em dados reais, não em estimativas.

Por que a Onfly é a melhor solução na gestão de viagens para holdings?

É justamente nesse contexto de múltiplos cenários que soluções especializadas se tornam essenciais.

A Onfly é uma solução tudo em um que foi desenvolvida para simplificar a gestão de viagens e despesas corporativas em empresas de todos os portes, incluindo estruturas complexas como holdings e grupos empresariais.

A plataforma permite que o grupo organize sua operação de forma escalável, suportando múltiplos CNPJs, diferentes centros de custo e políticas específicas para cada empresa. 

Ao mesmo tempo, a holding mantém uma visão consolidada de todo o ecossistema de viagens.

Com a Onfly, é possível centralizar dados, padronizar políticas, automatizar aprovações e integrar informações aos sistemas financeiros da empresa. 

Além do dashboard intuitivo e personalizável, os colaboradores ainda podem contar com cartões corporativos para cada empresa ou situação. 

A Onfly também trabalha com funcionalidades como o LUNA, que centraliza opções de voos, hotéis, automóveis, ônibus e seguro-viagem em uma única interface, com parceiros em todo o Brasil (alguns com exclusividade, por meio do Onfly Partners Hub).

Toda essa estrutura robusta ajuda a reduzir retrabalho administrativo, melhorar a governança e transformar a gestão de viagens em um processo mais inteligente e econômico.

Além disso, o acesso a relatórios consolidados permite que a liderança identifique oportunidades de economia e tome decisões estratégicas com muito mais segurança.

Case na prática: Hospital Care, uma das maiores holdings de hospitais do Brasil

Em 2020, a Hospital Care, dona de diversos hospitais espalhados pelos territórios brasileiros, estava com dificuldade de conciliar toda a logística de viagens entre colaboradores de três estados, São Paulo, Santa Catarina e Paraná.

A Onfly surgiu como uma solução prática e ideal para facilitar a consulta de passagens para viagens a trabalho, além de reduzir custos no decorrer do processo.

Depois da implementação da nossa plataforma, a troca de e-mails para reservas de viagens se reduziu a zero. 

Além disso, nossa plataforma permitiu a configuração descentralizada dos hospitais, seguindo a política da companhia e passando por diversas etapas de aprovação. 

Assim, foi possível visualizar o processo de gestão de viagens como um todo e configurá-lo de acordo com as necessidades de cada unidade.

Quer saber mais sobre esse case de sucesso? Clique aqui. 

Se a sua empresa faz parte de uma holding ou grupo empresarial e enfrenta desafios para consolidar dados, controlar despesas e padronizar políticas de viagem, talvez seja o momento de evoluir sua gestão.

Agende aqui a demonstração da plataforma da Onfly e descubra como centralizar a gestão de viagens corporativas, integrar diferentes empresas do grupo e ter uma visão completa dos gastos em um único ambiente.