Onfly oferece mais transparência nos recibos de despesas corporativas; saiba

A transparência e o compliance são essenciais para todos os tipos de negócio. E quando tratamos da gestão de despesas e de viagens corporativas, a precisão nos dados ganha ainda mais relevância para gerar economia, garantir o retorno do investimento e para evitar fraudes e erros. 

Pensando em garantir a transparência nos números, os recibos podem ter papel importante na gestão das despesas corporativas. É esse comprovante que vai garantir que o gasto está dentro da política de viagens e/ou outras normas da empresa, além de permitir que o colaborador receba o reembolso, se for o caso. 

Os recibos na prestação de contas

O recibo é aquele documento básico que vai comprovar a despesa de viagem colaborador e por isso tem destaque na prestação de contas das despesas de viagem. O recibo vai garantir qual foi o valor gasto com a alimentação ou com o carro de aplicativo para o translado do colaborador, por exemplo.

Com isso em mente, gestores e outros profissionais do mercado de viagens corporativas sabem da importância dos recibos para garantir conformidade com as regras da empresa e também com a política de viagens – aquele documento que define o que pode e o que não pode ser feito na viagem a negócios.

É por isso mesmo que o time de desenvolvedores da Onfly apresentou uma nova atualização da plataforma recentemente, que vai impactar a gestão de despesas, tornando o processo ainda mais simples.

A partir de agora, é possível que as empresas configurem a exigência da apresentação de recibos, conforme as suas regras estabelecidas. Essa nova versão permite que a prestação de contas seja mais eficaz para empresas que definem o recibo como imprescindível. 

De maneira bem simples e intuitiva, os administradores agora têm a capacidade de configurar o sistema da Onfly para bloquear o envio de relatórios caso alguma despesa esteja sem recibo. 

Caso isso aconteça, os funcionários receberão notificações claras e orientações sobre os recibos ausentes, permitindo que eles resolvam rapidamente o problema e prossigam com o envio do relatório.

No dia a dia, essa configuração vai garantir que todas as transações sejam devidamente documentadas e comprovadas, promovendo transparência e conformidade dentro da organização.

Quais são as despesas que precisam de recibo? 

De forma geral, todas as despesas que são reembolsáveis precisam apresentar o recibo. As mais comuns são: 

• alimentação;
• transporte local, como carro de aplicativo ou aluguel de veículos;
• lavanderia;
• documentação, como passaporte e visto;
• acesso à internet.

Porém, vale esclarecer que cada empresa pode ter suas particularidades na política de viagens e definir detalhes de quais são as despesas reembolsáveis ou não. 

Benefícios de exigir os recibos nas despesas corporativas na solução da Onfly

Agora que sabemos da importância dos recibos no compliance da empresa, como lidar com dezenas e dezenas de recibos? Na verdade, uma solução tecnológica – a plataforma de gestão de viagens – dá fim a papelada dos recibos sem perder a transparência

O processo de prestação de contas das despesas de viagens não precisa ser estressante, nem para o gestor, nem para o viajante.

Com uma solução end-to-end, como a Onfly é, que organiza todo o processo das viagens corporativas desde a reserva até o reembolso, os processos se tornam mais fáceis. 

Para a empresa e para o gestor de viagens, são vários os benefícios de exigir o recibo diretamente na solução de ponta a ponta da Onfly. Dentre eles, podemos citar: 

• mais compliance: ao exigir a apresentação de recibos, as empresas podem garantir que todas as despesas sejam devidamente documentadas e estejam consoantes às políticas internas e demais legislações;

• mais precisão: com dados de despesas completos e sem erros – que podem ser totalmente integrados a outros sistemas, os relatórios financeiros se tornam mais confiáveis, possibilitando análises mais assertivas e melhores decisões;

• gestão mais simplificada: esse recurso, totalmente automatizado dentro da solução da Onfly, ajuda a simplificar o processo de gestão de despesas, reduzindo erros, atrasos e a necessidade de fazer um acompanhamento manual.

Já para os colaboradores, com a plataforma da Onfly é possível dar tchau às dores de cabeça nas viagens corporativas. Além de toda a facilidade de fazer todo o processo dentro da plataforma e contar com suporte humanizado 24/7, quando falamos especialmente do recibo existe outra grande vantagem!

É que o recibo é registrado diretamente na plataforma, seja pelo celular, pela versão mobile ou pelo desktop. Ou seja, assim se diminui as chances de perder o documento e ficar sem o reembolso da despesa.

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