Como gerenciar viagens corporativas na América Latina com eficiência
Expandir a atuação para outros países da América Latina deixou de ser um plano distante para muitas empresas brasileiras.
Negociações com fornecedores, visitas a clientes, participação em eventos, abertura de filiais e acompanhamento de operações fazem parte da rotina de negócios em mercados como Chile, Argentina, Colômbia, México e Peru.
Com isso, as viagens corporativas na América Latina ganharam um papel ainda mais estratégico dentro das organizações.
Ao mesmo tempo em que essas oportunidades aumentam, também cresce a complexidade da gestão.
Cada país possui regras próprias, moedas diferentes, fornecedores locais e particularidades que influenciam diretamente os custos e a experiência do viajante.
Somado a isso, as empresas enfrentam uma pressão cada vez maior para reduzir despesas, garantir conformidade com as políticas internas e oferecer uma jornada mais simples para quem está na estrada.
Neste artigo, você vai entender os principais desafios das viagens corporativas na América Latina, as boas práticas ajudam a simplificar essa operação e como a tecnologia permite que empresas com atuação internacional tenham mais controle sobre todo o processo.
Boa leitura!
Por que gerenciar viagens corporativas na América Latina é mais complexo do que parece?
À primeira vista, viagens entre países latino-americanos podem parecer relativamente simples, principalmente pela proximidade geográfica e pelas relações comerciais cada vez mais fortes entre essas economias.
Mas, na prática, a rotina dos gestores de viagens envolve uma série de variáveis que exigem planejamento constante.
Uma empresa pode ter colaboradores viajando para Santiago em uma semana, Bogotá na seguinte e Cidade do México poucos dias depois.
Embora todas essas viagens façam parte da mesma estratégia comercial, cada uma delas possui características bastante diferentes.
Os custos variam conforme a cotação da moeda local, a oferta de voos, a disponibilidade de hotéis e até mesmo o calendário de eventos de cada cidade.
Uma feira internacional, por exemplo, pode elevar significativamente o preço das hospedagens durante determinados períodos. Em outros casos, mudanças na malha aérea ou oscilações cambiais alteram completamente o orçamento inicialmente previsto.
Além da questão financeira, há diferenças relacionadas à documentação exigida para entrada em cada país, regras de bagagem, formas de pagamento, tributação de despesas e políticas internas que precisam ser respeitadas independentemente do destino.
Quando todas essas informações ficam espalhadas entre planilhas, e-mails, diferentes agências e sistemas desconectados, o trabalho operacional cresce rapidamente. O resultado costuma aparecer em forma de retrabalho, pouca visibilidade sobre os gastos e dificuldade para tomar decisões baseadas em dados.
Não é por acaso que as empresas têm buscado substituir processos manuais por plataformas capazes de centralizar toda a gestão das viagens internacionais.
Os principais desafios das viagens corporativas na América Latina
À medida que a operação internacional cresce, também aumentam as responsabilidades das áreas de Facilities, Compras, Financeiro e Gestão de Viagens.
O desafio já não é apenas emitir passagens ou reservar hotéis, mas garantir que toda a operação aconteça dentro do orçamento previsto e das políticas definidas pela empresa.
Um dos primeiros obstáculos aparece no controle financeiro.
Mesmo quando a empresa possui uma política de viagens bem estruturada, administrar despesas realizadas em diferentes moedas exige um acompanhamento constante.
Em uma única semana, o financeiro pode precisar conciliar gastos em pesos chilenos, pesos colombianos, pesos argentinos, soles peruanos e dólares americanos.
Sem uma ferramenta integrada, esse processo costuma depender de planilhas, conversões manuais e inúmeras conferências, aumentando o risco de inconsistências.
Outro desafio importante está na previsibilidade dos custos. O mercado de viagens corporativas vive um momento de forte demanda. A expectativa é que o turismo corporativo movimente cerca de R$ 160 bilhões em 2026.
Ao mesmo tempo, a alta ocupação da aviação e da hotelaria tende a manter tarifas elevadas, tornando ainda mais importante o planejamento antecipado e a negociação estratégica com fornecedores.
Nesse contexto, o papel do gestor muda completamente.
Em vez de apenas buscar o menor preço disponível, torna-se essencial analisar disponibilidade, qualidade do atendimento, flexibilidade para alterações e capacidade de resposta em situações de emergência.
Outro ponto que costuma gerar dificuldades é a aplicação das políticas corporativas.
Executivos possuem necessidades diferentes das equipes comerciais. Algumas áreas exigem maior flexibilidade de horários, enquanto outras trabalham com limites específicos para hospedagem ou alimentação.
Quando essas regras dependem exclusivamente da interpretação do viajante ou da conferência manual do gestor, surgem dúvidas, aprovações demoradas e gastos fora da política.
Essa situação se torna ainda mais delicada quando diferentes países fazem parte da mesma operação. O que faz sentido para uma viagem nacional pode não ser adequado para uma agenda internacional, exigindo políticas mais inteligentes e flexíveis.
Há também um aspecto que muitas empresas ainda subestimam: a própria experiência do viajante.
Quem viaja a trabalho normalmente está focado em fechar contratos, participar de reuniões ou acompanhar projetos.
Se precisar gastar boa parte do tempo resolvendo problemas com reservas, solicitando aprovações ou organizando comprovantes para reembolso, sua produtividade diminui.
Uma gestão de viagens eficiente deve considerar a viagem como uma extensão da jornada de trabalho. Isso significa reduzir atritos operacionais para que o colaborador concentre sua energia no objetivo da viagem, enquanto a empresa mantém controle sobre toda a operação.
Como a tecnologia transforma a gestão das viagens internacionais
Durante muitos anos, a gestão de viagens foi construída sobre processos fragmentados. Uma agência emitia passagens, outro fornecedor cuidava da hospedagem, o financeiro controlava reembolsos em planilhas e as aprovações aconteciam por e-mail ou aplicativos de mensagens.
Embora esse modelo ainda exista em muitas empresas, ele já não acompanha o ritmo das operações internacionais.
O mercado caminha para um cenário em que tecnologia, automação e inteligência artificial trabalham juntas para reduzir tarefas operacionais e oferecer informações em tempo real para gestores e viajantes.
Essa transformação acompanha uma tendência observada em todo o setor: utilizar dados para antecipar decisões, e não apenas explicar o que aconteceu depois que a viagem terminou.
Organizações mais maduras estão substituindo uma gestão reativa por uma gestão orientada por inteligência, conectando indicadores financeiros, comportamento dos viajantes e desempenho dos fornecedores em um único ambiente.
Na prática, isso significa que o gestor deixa de perder tempo reunindo informações espalhadas por diferentes sistemas e passa a acompanhar toda a operação em tempo real.
Reservas, aprovações, despesas, cartões corporativos e relatórios ficam centralizados em uma única plataforma. Sempre que necessário, é possível identificar rapidamente quanto determinada área está investindo em viagens internacionais, quais destinos concentram maior volume de deslocamentos e onde existem oportunidades de economia.
Outro avanço importante está na automação das políticas de viagem.
Em vez de depender exclusivamente da conferência manual de cada solicitação, plataformas modernas conseguem aplicar regras automaticamente durante a reserva.
Caso um colaborador selecione um hotel acima do limite permitido ou um voo fora da política, o sistema direciona a aprovação para os responsáveis antes mesmo da emissão.
Essa automação reduz erros, acelera o processo de aprovação e diminui significativamente o retrabalho das equipes financeiras e administrativas.
A própria evolução da Onfly segue essa direção. Além de centralizar reservas de passagens, hotéis, ônibus e locação de veículos, a plataforma integra gestão de despesas, cartões corporativos, políticas automatizadas, aprovações inteligentes e relatórios em tempo real.
O uso de inteligência artificial também vem ampliando recursos como validação automática de comprovantes, controle de despesas e busca pelas melhores opções de viagem, contribuindo para operações mais eficientes e transparentes.
Além de reduzir custos, esse tipo de tecnologia permite que gestores tenham uma visão muito mais estratégica da operação internacional.
Em vez de gastar horas conciliando planilhas, sobra tempo para analisar indicadores, negociar melhores condições com fornecedores e desenvolver políticas que acompanhem o crescimento da empresa.
Boas práticas para criar um programa de viagens corporativas na América Latina
Independentemente do porte da empresa, uma gestão eficiente de viagens internacionais começa muito antes da emissão das passagens.
Ela depende da construção de processos consistentes, capazes de acompanhar o crescimento da operação e reduzir a dependência de controles manuais.
O primeiro passo é desenvolver uma política de viagens que considere as particularidades das operações internacionais.
Muitas organizações ainda utilizam regras pensadas exclusivamente para deslocamentos nacionais, o que gera dúvidas sempre que surge uma viagem para outro país.
Limites de hospedagem, categorias de voo, regras para alimentação, utilização de transporte terrestre e procedimentos para situações emergenciais precisam estar claramente definidos.
E, acima de tudo, essa política deve ser fácil de aplicar. Quando cada exceção exige uma longa troca de e-mails ou aprovações demoradas, o processo perde eficiência e aumenta a chance de decisões fora do padrão estabelecido.
Outro ponto importante é centralizar todas as informações em um único ambiente.
Um dos principais gargalos das empresas está justamente na fragmentação dos processos: reservas realizadas em diferentes plataformas, despesas registradas em planilhas, comprovantes enviados por aplicativos de mensagens e aprovações distribuídas entre diversos canais.
Essa falta de integração dificulta o trabalho de praticamente todas as áreas envolvidas. O viajante perde tempo procurando informações, o gestor tem pouca visibilidade sobre a operação e o financeiro precisa reunir dados espalhados para realizar a conciliação das despesas.
Outro aspecto que merece atenção é o uso estratégico dos dados.
O volume de informações geradas por um programa de viagens é enorme. Destinos mais frequentes, antecedência média das reservas, gastos por centro de custo, fornecedores mais utilizados e comportamento dos viajantes podem revelar oportunidades importantes de economia.
O problema é que muitas empresas ainda utilizam esses dados apenas para justificar despesas passadas.
Mas as análises precisam ser ainda mais profundas, para prever comportamentos, identificar desperdícios e apoiar decisões estratégicas junto às lideranças financeiras.
A qualidade da informação também faz diferença: dados organizados, contextualizados e integrados oferecem muito mais valor do que indicadores isolados.
Outro cuidado importante é revisar continuamente os fornecedores utilizados nas viagens internacionais. Critérios como disponibilidade, rapidez no atendimento, flexibilidade para alterações e suporte durante imprevistos passaram a ter um peso semelhante ao valor das tarifas.
Empresas que acompanham indicadores de desempenho conseguem avaliar seus parceiros de forma muito mais completa e estabelecer relações de longo prazo baseadas em resultados. Essa prática reduz riscos operacionais e melhora a experiência dos viajantes.
Por fim, vale lembrar que nenhuma tecnologia substitui uma cultura organizacional voltada para boas práticas de gestão.
Capacitar colaboradores, comunicar claramente as políticas e incentivar o uso correto das ferramentas disponíveis são iniciativas que contribuem diretamente para aumentar a adesão aos processos e reduzir desperdícios.
Como a Onfly simplifica a gestão de viagens internacionais
À medida que as operações internacionais crescem, manter diferentes fornecedores, sistemas e controles paralelos deixa de ser sustentável. É justamente nesse cenário que uma plataforma especializada faz diferença.
A Onfly reúne, em um único ambiente, toda a jornada da viagem corporativa.
Em vez de alternar entre diferentes ferramentas para reservar voos, hotéis, transporte terrestre, controlar despesas e acompanhar aprovações, gestores e viajantes passam a trabalhar em uma plataforma integrada.
Essa centralização reduz atividades operacionais e aumenta a visibilidade sobre toda a operação.
Gestores conseguem acompanhar reservas em andamento, monitorar o cumprimento das políticas de viagem, identificar oportunidades de economia e acessar indicadores atualizados sempre que necessário.
Enquanto isso, os viajantes encontram uma experiência otimizada para organizar deslocamentos, registrar despesas e acessar informações importantes durante a viagem.
Outro diferencial importante está na automação dos processos.
A plataforma permite configurar políticas de viagem, fluxos inteligentes de aprovação e controles financeiros que reduzem significativamente o trabalho manual das equipes.
Recursos de inteligência artificial também contribuem para encontrar melhores opções de reserva, validar despesas e oferecer mais segurança na prestação de contas.
Além disso, a evolução do produto inclui funcionalidades como gestão multimoeda, integração com ERPs, acompanhamento de bilhetes não voados, automações de alteração e cancelamento de reservas e recursos voltados ao duty of care, ampliando o controle sobre operações nacionais e internacionais.
Essa abordagem acompanha uma mudança importante no mercado.
O gestor de viagens deixou de atuar apenas como responsável pela operação e passou a desempenhar um papel estratégico dentro das empresas, fornecendo dados para decisões financeiras, apoiando negociações e contribuindo diretamente para a eficiência da organização.
Ter acesso a informações confiáveis e processos automatizados permite dedicar menos tempo às tarefas repetitivas e mais energia ao planejamento das próximas viagens.
Outro aspecto relevante é a capacidade de atender empresas em diferentes estágios de maturidade.
Organizações que estão começando a estruturar sua operação internacional encontram uma plataforma capaz de organizar processos desde o início. Já empresas com operações mais robustas conseguem integrar políticas, centros de custo, aprovações e controles financeiros em uma gestão única.
Como a maior travel tech B2B da América Latina, a Onfly foi desenvolvida justamente para simplificar esse cenário, oferecendo uma plataforma completa para reservas, gestão de despesas e controle das viagens corporativas em um único lugar.
Gerencie suas viagens corporativas na América Latina com mais eficiência
Expandir operações pela América Latina abre novas oportunidades de negócios, mas também exige uma gestão de viagens preparada para lidar com diferentes moedas, fornecedores, políticas e cenários operacionais.
Empresas que ainda dependem de processos descentralizados tendem a enfrentar mais retrabalho, menor visibilidade sobre os custos e dificuldades para escalar suas operações.
Já aquelas que investem em tecnologia conseguem transformar a gestão de viagens em uma vantagem competitiva, automatizando tarefas, fortalecendo a governança e oferecendo uma experiência muito melhor para quem viaja.
Se a sua empresa busca mais controle, economia e eficiência nas viagens corporativas na América Latina, vale a pena conhecer como a Onfly pode apoiar essa transformação.
Agende uma demonstração e descubra como centralizar toda a gestão de viagens e despesas em uma única plataforma.
Se sua empresa possui até 3 viajantes, você também pode experimentar a Onfly Grátis e conhecer, na prática, os recursos que ajudam a simplificar a gestão das viagens corporativas desde o primeiro embarque.
