Experiência do viajante e ROI: como equilibrar bem-estar e custos nas viagens corporativas

Durante muito tempo, o ROI em viagens corporativas foi medido quase exclusivamente por redução de custos. Passagens mais baratas, hotéis mais econômicos, políticas rígidas. 

Mas esse modelo vem sendo revisado e não é por acaso.

Empresas que amadureceram sua gestão perceberam que economizar sem olhar para a experiência do viajante pode gerar exatamente o efeito contrário: queda de produtividade, desalinhamento com objetivos estratégicos e até aumento de custos indiretos.

Hoje, falar de ROI em viagens corporativas é, inevitavelmente, falar de pessoas. E isso muda completamente a forma como as políticas de viagens são estruturadas.

Este artigo aborda como rentabilidade e experiência do viajante podem andar juntos, com dicas práticas e análises aprofundadas.

Boa leitura!

O que é ROI?

O ROI funciona como um indicador financeiro. 

A sigla é uma abreviação da expressão “Return on Investment” ou Retorno sobre Investimento, em sua tradução ao português. 

E, como o próprio nome já diz, é um cálculo que mensura a efetividade dos investimentos em um negócio. 

Essa métrica é um dos KPIs essenciais para gestores de viagens, já que ajuda a mensurar real noção de quais estratégias de negócio estão trazendo retorno financeiro para a empresa.

Com isso, as empresas conseguem concentrar energia nas práticas que estão dando certo, ou seja, que retornam o valor (seja em capital ou tempo) que foi investido.

Como calcular o ROI?

De maneira simples e direta, o cálculo do ROI pode ser feito da seguinte forma:

(Receita – Custo / Custo) x 100

O valor dessa conta básica corresponde ao retorno sobre o capital que foi investido durante a viagem a trabalho. Mas, para conseguir fechar a conta, é preciso que todos os gastos relacionados à viagem estejam perfeitamente contabilizados.

O que levar em conta no cálculo do ROI das viagens corporativas?

Os itens que não podem faltar na conta de gastos das viagens a trabalho são:

Passagem aérea e hospedagem

Parte fundamental de qualquer viagem corporativa, as estadias em hotéis e tickets aéreos são os primeiros itens que precisam ser avaliados em questão de custo para que o ROI seja vantajoso.

Afinal, quanto mais próximo à data escolhida, menor será a oferta, o que eleva os preços. É essencial que a empresa planeje as viagens antecipadamente.

Além disso, vale a pena considerar também hospedagens menos convencionais, como hotéis de redes menores ou pousadas, por exemplo.

Alimentação do viajante

É importante estabelecer uma quota diária de alimentação a partir da pesquisa de preços médios por refeição na cidade que será visitada.

Dessa forma, o funcionário vai conseguir se organizar de acordo com suas preferências, sem exceder o valor esperado.

Caso a empresa já possua um sistema de Vale Alimentação (VA) ou de cartão corporativo pré-pago, uma alternativa pode ser recarregar o cartão com o valor descoberto na pesquisa, de acordo com a quantidade de dias que o colaborador estará fora. 

Essa opção facilita o reembolso e elimina possibilidades de erros ou fraude.

Deslocamento

O preço de passagens de ônibus e metrôs pode ser pesquisado nos sites das empresas municipais de transporte de cada cidade, em apps de mobilidade urbana como Moovit, Google Maps ou até mesmo nos portais das companhias de trens metropolitanos, como a CBTU e a CPTM.

Mas, caso o transporte público não seja uma opção na localidade de destino, é possível obter uma média do valor a ser gasto com aplicativos de transporte como Uber e 99, pesquisando cada rota em diferentes horários.

Cursos e eventos

Algumas viagens a trabalho não estão diretamente relacionadas às visitas a clientes, mas ao desenvolvimento intelectual das equipes, o que agrega valor para os colaboradores e também para a empresa. 

Mas o preço dos ingressos ou matrículas ainda precisa entrar na conta de despesas com a viagem.

Seguro viagem e saúde

Os seguros de viagem e saúde oferecem garantias em relação às bagagens despachadas durante o voo, assim como em relação ao bem-estar de seus colaboradores.

Esse item de segurança pode ser obrigatório caso o local de destino seja outro país. 

Enquanto estiver pesquisando sobre vistos e demais documentação necessária, lembre-se de procurar informações sobre seguros e a situação do cartão de vacinas, que também podem variar.

Indicadores de ROI que colocam o viajante no centro 

Se antes o foco estava apenas em números financeiros, hoje os indicadores mais relevantes são híbridos: combinam eficiência operacional com experiência do colaborador.

Entre os principais sinais de uma gestão mais madura estão:

• Aderência à política sem necessidade de intervenção constante;
• Satisfação do viajante durante toda a jornada;
• Redução de retrabalho e ajustes pós-viagem;
• Produtividade real durante deslocamentos.

Isso acontece porque uma política excessivamente restritiva tende a gerar comportamento de contorno: reservas fora da plataforma, justificativas recorrentes e processos mais complexos de auditoria.

Por outro lado, quando a política é clara, flexível e bem comunicada, o próprio viajante passa a atuar como agente de eficiência.

Nesse cenário, soluções como automação de políticas, fluxos de aprovação inteligentes e auditoria baseada em dados ganham protagonismo, ajudando a orientar decisões em tempo real.

O papel de uma política de viagens mais humanizada

É nesse contexto que surge a necessidade de uma política de viagens corporativas mais humanizada. 

Isso não significa abrir mão do controle, mas sim criar regras que funcionem na prática.

Uma política de viagens eficiente considera variáveis reais da jornada, como tempo de deslocamento, contexto da viagem e nível de exigência da agenda. 

Viagens estratégicas, por exemplo, exigem um nível diferente de conforto e previsibilidade em comparação com deslocamentos operacionais.

Com o apoio da tecnologia, esse tipo de personalização deixa de ser complexo. 

Hoje, já é possível automatizar políticas, adaptar fluxos de aprovação e garantir que cada decisão esteja alinhada ao orçamento e às diretrizes da empresa. 

Ao mesmo tempo, ferramentas de auditoria inteligente ajudam a validar despesas com mais precisão, reduzindo a necessidade de processos manuais e aumentando a confiabilidade dos dados.

Bleisure e a nova lógica das viagens corporativas

Outro movimento que influencia diretamente o ROI é o crescimento do bleisure, prática que combina compromissos de trabalho com momentos de lazer.

À primeira vista, pode parecer um custo extra. Mas, na prática, empresas que estruturam esse tipo de flexibilidade de forma clara conseguem benefícios importantes, como maior engajamento e redução do desgaste das viagens.

O ponto central está na transparência. Quando a política define o que é responsabilidade da empresa e o que é extensão pessoal do viajante, é possível manter o controle financeiro sem criar barreiras desnecessárias.

Novos formatos de hospedagem e eficiência de custos

A forma como as empresas escolhem hospedagens também evoluiu. 

Em vez de optar apenas por hotéis tradicionais, muitas já consideram alternativas mais estratégicas, especialmente em viagens mais longas.

Modelos como apart-hotéis e estadias de médio prazo oferecem uma combinação interessante entre custo e conforto, principalmente quando integrados a uma política bem estruturada. 

Esse tipo de decisão, quando apoiado por dados e tecnologia, contribui diretamente para um ROI mais equilibrado.

Tecnologia como base de viagens corporativas humanizadas e rentáveis

Nenhuma dessas transformações acontece sem tecnologia. É ela que permite conectar experiência, controle e eficiência em um único fluxo.

Com uma plataforma completa como a Onfly, empresas conseguem centralizar reservas, automatizar políticas, acompanhar despesas em tempo real e tomar decisões mais estratégicas com base em dados concretos. 

Mas mais do que isso, o diferencial está na profundidade dessas soluções.

O Onfly Partners Hub, por exemplo, amplia significativamente o acesso a opções de hospedagem, permitindo comparar tarifas com mais inteligência e encontrar alternativas mais vantajosas.

Além disso, dashboards intuitivos e relatórios em tempo real dão aos gestores uma visão clara e atualizada dos gastos, facilitando o acompanhamento de indicadores, a identificação de desvios e a tomada de decisão rápida.

Esse nível de visibilidade, combinado com automações e políticas inteligentes, reduz falhas operacionais, aumenta o controle e melhora a experiência do viajante sem comprometer o orçamento.

Experiência e performance não são opostos

Durante muito tempo, existiu a ideia de que melhorar a experiência do viajante significava, inevitavelmente, aumentar os custos. Mas essa lógica vem sendo desconstruída na prática.

No episódio #04 do Decola Talks, da Onfly, esse ponto fica claro. 

Rodrigo Possatto, Diretor de Sourcing de Aéreas da Onfly, conduz uma conversa com Thamiris Santos, do Bradesco, e Julia Solomon, da Charlie, mostrando que é possível, sim, equilibrar indicadores de performance com uma jornada mais humanizada.

A discussão traz um insight importante: o problema não está no compliance ou nas métricas, mas na forma como eles são aplicados.

Quando bem estruturados, esses elementos deixam de ser barreiras e passam a orientar decisões mais inteligentes.

Thamiris destaca como políticas de viagens eficientes podem conectar métricas, controle e bem-estar, criando um modelo em que dados não servem apenas para restringir, mas para evoluir a gestão. 

Isso inclui olhar para padrões de comportamento, entender exceções e ajustar regras de forma mais estratégica.

Já Julia traz a perspectiva da experiência, explorando tendências como o bleisure e novos modelos de hospedagem. 

Esses fatores não apenas melhoram a jornada do viajante, como também impactam diretamente a produtividade, o engajamento e a percepção de valor das viagens corporativas.

O ponto em comum entre essas visões é claro: quando a gestão coloca as pessoas no centro, os resultados tendem a melhorar.

E isso reforça uma mudança importante no mercado: experiência e performance não competem entre si. Quando bem integradas, elas se potencializam.

Confira o episódio completo do podcast:

No fim, o ROI deixa de ser apenas uma métrica de economia e passa a refletir a qualidade da gestão como um todo. 

O verdadeiro ROI das viagens corporativas não está em cortar custos a qualquer preço, mas em encontrar o ponto de equilíbrio entre controle, experiência e eficiência. 

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FAQ

Como medir o ROI de viagens corporativas além dos custos?

É importante considerar indicadores como produtividade, satisfação do viajante, adesão à política e redução de retrabalho.

O bleisure aumenta os custos da empresa?

Não necessariamente. Quando bem estruturado, o bleisure pode melhorar o engajamento e reduzir impactos negativos das viagens, sem elevar os custos corporativos.

Como manter compliance sem burocracia?

Com políticas claras, automação de processos e uso de tecnologia para validação e auditoria em tempo real.

Vale a pena flexibilizar a política de viagens?

Sim, desde que exista controle estruturado. Políticas flexíveis tendem a aumentar a adesão e melhorar a eficiência geral da gestão.