Entenda o que é o RDV e a importância desse relatório para a gestão de sua empresa

Conheça a importância em ter um Relatório de Despesas de Viagem (RDV) na sua empresa e saiba como automatizá-lo. Acredite, a era do papel impresso e dos famigerados recibos carimbados acabou. As empresas da nova economia que estão ganhando o jogo já são essencialmente digitais

Os colaboradores que exercem algum trabalho fora do escritório na mesma cidade ou viajando a serviço da empresa terá sempre gastos com transporte, alimentação, hospedagem indispensáveis para a execução do trabalho que foi ou será realizado.

Essencialmente, existem 2 formas de operacionalizar esses pagamentos aos funcionários, são elas:

Diária de Viagem

Muitas empresas optam por esta modalidade por ser de mais fácil controle e previsibilidade dos gastos. A empresa pode simplesmente estabelecer uma regra que: todos viajantes para a filial de São Paulo receberão uma diária de R$ 80,00 para cobrir suas despesas, por exemplo. Desta forma para quem está pagando pode antecipar este valor pelos dias que o funcionário ficará fora de sua base, tendo a “segurança” que não ultrapassará o limite pré-estabelecido; porém, nem sempre as empresas mantem a real correção ou adaptação dessas diárias às diversas realidades, o que pode ser pouco para algumas situações e até muito para outras; um almoço no Leblon sempre será mais caro em relação a uma cidade do interior

Antes da reforma trabalhista, as diárias de viagem que somadas durante o mês fossem superiores a 50% do salário eram consideradas como salário, inclusive com a incidência de INSS, FGTS e IR. Ainda que alterado pela nova redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017, § 2º já contemplando essa conjuntura, cabe ficar atendo às jurisprudências relacionadas ao tema; considerando infelizmente que muitos empregadores possam se valer dessas diárias como simulação para pagamento de salário, o que pode enviesar a decisão de magistrados.

“As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.” (Grifo nosso)

Neste caso, é essencial que a empresa possua uma forma de registrar e comprovar que parte daquela remuneração adicional é proveniente de reembolso de despesas.

Relatórios de Despesas de Viagens (RDV)

Usualmente chamado de RDV, tem a função de relatar e comprovar as despesas que foram originadas em determinada viagem ou até várias viagens durante um período, é muito comum equipes de campo realizarem apenas um reporte mensal de suas despesas, unindo todas os cupons fiscais, recibos e comprovantes de seus gastos, e depois ter o seu reembolso de despesas realizado pela empresa.

 

Então, o que é um RDV?

De forma bem resumida, RDV é um relatório de despesas de viagem, que serve para comprovar as despesas realizadas e prestar contas, com o objetivo de realizar o reembolso de despesas para o funcionário e para comprovação fiscal e tributária por parte da empresa.

Deve conter no mínimo:

  1. Os dados da empresa que irá pagar por estas despesas, bem como os dados do viajante e motivos da viagem. Para empresas que trabalham com centro de custos e/ou projetos é necessário esclarecer a qual(is) pertencem para que sejam alocadas corretamente;
  2. Descrição resumida dos gastos, em casos de deslocamentos é aconselhado informar de onde para onde, e o motivo para diminuir dúvidas de quem vai analisar seu relatório e com isto facilitar a fluidez do processo;
  3. Comprovantes das despesas anexados: Cupons fiscais, recibos, ou memórias de cálculo em casos de quilometragem. Em empresas optantes pelo Lucro Real, essa documentação é de suma importância para que essas despesas sejam abatidas da base de cálculo de IRPJ e CSLL, já que a documentação anexa sustenta e valida o relatório.

Então, onde mora o problema?

  1. Na Política de Viagens: Uma política que não é clara e não é atualizada pode gerar grandes prejuízos ou frustrações aos funcionários, políticas que não são aplicadas na prática, ou são aplicadas apenas quando convém.
  2. Nos erros: Recente pesquisa realizada pela GBTA que 80% dos colaboradores entrevistados ainda fazem tudo no papel, entre estes colaboradores, 41% das empresas usam planilhas para fazer este processo, sendo muito comum ver erros de soma (para mais ou para menos), lesando a empresa ou o funcionário;
  3. Na burocracia: Colaboradores gastam em média até 2 horas elaborando esses relatórios, sem contar o tempo de outra pessoa analisar e processar esses relatórios, e do financeiro lançar o pagamento;
  4. Nas fraudes: Ainda segundo a pesquisa, 38% das solicitações de reembolso de quilometragem são erradas. A maioria por facilidade e comodidade praticam o arredondamento, para mais. Ainda é preciso avaliar se algum colaborador colocou um comprovante inválido, fora das regras fiscais ou fora da política de viagens, ou até mesmo uma despesa particular;
  5. Na desorganização: Como abordado acima, dependendo do modelo tributário de sua empresa ter a comprovação dos documentos é de suma importância e nem sempre tais documentos são bem guardados ou até podem desbotar com o tempo, ou se exposição à luz, já que em sua maioria são papeis termosensíveis, neste caso você estaria descumprindo a exigência legal de manutenção de tais documentos por no mínimo 5 anos;

Existem plataformas de gestão de despesas que a empresa pode parametrizar sua politica de viagens e gerenciar os RDV’s com fluxos de aprovação e reembolsos. É importante conectar esses sistemas às plataformas de gestão de viagens para que a empresa tenha uma visão única e um processo centralizado de ponta a ponta de suas viagens.

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Elvis Soares
Autor: Elvis Soares
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