Os Relatórios de Despesas de Viagens, ou simplesmente RDV, pode ajudar muito as empresas com a gestão e a comprovação de despesas relacionadas a viagens corporativas. Esse importante documento, que também é utilizado para controle de gastos, pode fazer uma grande diferença para os colaboradores e para os gestores em viagens.
Os colaboradores que exercem algum trabalho fora do escritório na mesma cidade ou viajando a serviço da empresa terá sempre gastos com transporte, alimentação, hospedagem indispensáveis para a execução do trabalho que foi ou será realizado.
Para te ajudar a entender tudo sobre os RDVs, elaboramos este guia completo e cheio de conteúdos extras para otimizar suas viagens corporativas.
Confira o índice:
🏁 Introdução
📝 O que são os Relatórios de Despesas de Viagens?
🤗 Quais as vantagens dos RDVs
💡 Como os RDVs ajudam na gestão?
📎 O que um RDV deve conter?
🧳 Como usar um Relatório de Despesa de Viagem?
📋 Modelo de RDV grátis!
🚩 Os problemas dos RDVs
✈️ Uma solução melhor
Antes de tudo, vamos entender de onde vem o RDV. Em diferentes situações, as empresas precisam realizar pagamentos aos seus funcionários relativos a suas despesas relacionadas a viagens a trabalho.
Essencialmente, existem 2 formas de operacionalizar esses pagamentos, são elas:
1 – As Diárias de Viagens
Muitas empresas optam por esta modalidade por ser de mais fácil controle e previsibilidade dos gastos. A empresa pode simplesmente estabelecer uma regra que: todos viajantes para a filial de São Paulo receberão uma diária de R$ 80,00 para cobrir suas despesas, por exemplo.
Desta forma para quem está pagando pode antecipar este valor pelos dias que o funcionário ficará fora de sua base, tendo a “segurança” que não ultrapassará o limite pré-estabelecido; porém, nem sempre as empresas mantêm a real correção ou adaptação dessas diárias às diversas realidades, o que pode ser pouco para algumas situações e até muito para outras; um almoço no Leblon sempre será mais caro em relação a uma cidade do interior
Antes da reforma trabalhista, as diárias de viagem que somadas durante o mês fossem superiores a 50% do salário eram consideradas como salário, inclusive com a incidência de INSS, FGTS e IR. Ainda que alterado pela nova redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017, § 2º já contemplando essa conjuntura, cabe ficar atento às jurisprudências relacionadas ao tema; considerando infelizmente que muitos empregadores possam se valer dessas diárias como simulação para pagamento de salário, o que pode enviesar a decisão de magistrados.
“As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.” (Grifo nosso)
Neste caso, é essencial que a empresa possua uma forma de registrar e comprovar que parte daquela remuneração adicional é proveniente de reembolso de despesas, caso contrário, é um passivo trabalhista e certamente a conta irá chegar em algum momento.
2 – Relatório de Despesa de Viagem (RDV)
Usualmente chamado de RDV, tem a função de relatar e comprovar as despesas que foram originadas em determinada viagem ou até várias viagens durante um período, é muito comum equipes de campo realizarem apenas um reporte mensal de suas despesas, unindo todas os cupons fiscais, recibos e comprovantes de seus gastos, e depois ter o seu reembolso de despesas realizado pela empresa.
O que é o Relatório de Despesa de Viagem a trabalho?
O relatório de despesas de viagens a trabalho é um documento que especifica as despesas de uma viagem corporativa, sendo que seu principal objetivo é prestar contas sobre todas as despesas da viagem, incluindo gastos com deslocamentos, alimentação, despesa com diárias em hotéis, taxas e ingressos para eventos, entre outros custos que podem surgir em uma viagem a trabalho.
O RDV também é um documento utilizado para a prática de reembolso de despesas ao funcionário, quando esse é o modelo adotado pela empresa, e também para a comprovação fiscal e tributária sobre os gastos da empresa com viagens corporativas.
Quais são as vantagens de um RDV?
Há muitas vantagens em no por que fazer um RDV em uma gestão de viagens corporativas. Lembrando que a comprovação desses gastos pode ser obrigatória, caso a empresa realize o reembolso de viagens ao colaborador, por exemplo (justamente para eliminar um possível passivo trabalhista).
Além disso, é importante enfatizar que existem algumas vantagens em ter um relatório de despesas de viagens, sendo elas:
➔ Organização dos gastos
Com o RDV você consegue organizar todos os gastos com viagens corporativas e isso facilita muito a gestão de viagens na empresa. É muito mais fácil encontrar informações que você deseja consultar quando há um controle por meio de relatórios.
➔ Controle dos gastos de viagens
Com os relatórios também é possível controlar exatamente os gastos com viagens corporativas. Isso porque o relatório inclui todos os gastos e a descrição de cada um deles. Dessa forma é possível ter um controle com as despesas de viagens, com a finalidade de tomar decisões baseada nessas informações.
➔ Prestação de contas mais simples
O principal objetivo do RDV é justamente prestar contas, mas saiba que esse relatório faz isso de uma forma muito simples e fácil. Com o relatório de despesas de viagens você consegue prestar contas de forma mais fácil, pois você terá todas as informações de que precisa ali, na sua mão!
Como o RDV pode ajudar na gestão da sua empresa?
Considerando todas as vantagens de utilizar um RDV, você provavelmente já sabe que ter esse documento na sua gestão é muito importante. Ainda assim, veja a seguir como o relatório de despesas de viagens pode ajudar na gestão da sua empresa.
➔ Redução das fraudes
Você sabia que as fraudes em reembolsos de viagens corporativas são quase 15% de todas as fraudes que podem ocorrer dentro de uma organização? É assustador! 😱
Mas com os relatórios de despesas de viagens é mais difícil que isso ocorra, pois cada uma das despesas são detalhadas no relatório para que haja uma maior transparência. Sabemos que o principal contribuinte para as fraudes é a falta de transparência, por isso, torne essa comprovação de despesas muito mais transparente com o RDV.
➔ Agilidade na prestação de contas
Já falei sobre a vantagem que é ter o RDV para a prestação de contas. Mas preciso enfatizar que a agilidade na prestação de contas é algo muito importante para a gestão de uma empresa. Afinal de contas, você não vai querer passar horas reunindo todos os gastos das viagens corporativas da sua empresa no momento que for prestar contas, não é mesmo?
Ter tudo isso ao seu alcance de forma simples é muito mais prático e agiliza muito o processo de prestação de contas.
➔ Adequação da política de viagens
O relatório de despesas de viagens também pode ajudar sua empresa a adequar a política de viagens com base nos dados analisados neste relatório. As informações que você poderá consultar nesse relatório podem ser úteis para adequar a política de viagens com base em mudanças necessárias.
Por exemplo, se você notar que os gastos com hotéis são sempre altos e que é possível reduzir esses gastos para uma maior economia nas despesas de viagens, basta fixar um valor máximo para as reservas de hotéis na política de viagens.
Caso possua dúvidas, confira o guia definitivo de como criar suas políticas de viagens!
➔ Comprovação dos gastos
A comprovação dos gastos é o motivo real de utilizar um relatório de despesas de viagens. Seja para comprovar aos funcionários, para a Receita Federal ou para os gestores, esse documento detalha cada gasto de forma bem simples e fácil.
Além disso, é importante dizer que a comprovação de dados pode ser útil em diversas situações, principalmente quando é necessário realizar uma auditoria. Portanto, essa é outra forma que o relatório de despesas de viagens pode ajudar na gestão da sua empresa.
📎 O que deve conter em um Modelo de Relatório de Despesas de Viagens (RDV) e como fazer?
Em toda viagem a trabalho, onde o colaborador precisa adiantar um valor, para depois ser reembolsado, é preciso depois ter um relatório de prestação de contas de viagens.
Este relatório de despesas de viagens também é conhecido como RDV, veja abaixo as informações que não podem faltar em um modelo de relatório de despesas de viagens, para não ter nenhum problema em seu processo de reembolso de despesas:
➔ Dados da Empresa que irá fazer o pagamento
Os dados da empresa que irá pagar por estas despesas, bem como os dados do viajante e motivos da viagem. Existem alguns setores, que quem paga a viagem é a empresa cliente, e não a empresa empregadora, no mercado de consultoria e de palestras, isto é bastante comun.
Para empresas que trabalham com centro de custos e/ou projetos é necessário deixar bem claro a qual(is) pertencem para que sejam alocadas corretamente pelo departamento financeiro.
➔ Descrição detalhada dos gastos
É preciso colocar a descrição resumida dos gastos realizados, em casos de deslocamentos é aconselhado informar ponto de partida e destino, e o motivo para eliminar quaisquer tipo de dúvidas de quem vai analisar seu relatório e com isto facilitar a andamento do processo;
➔ Comprovantes em anexo
Todos os comprovantes das despesas anexados: cupons fiscais, recibos, invoices, notas fiscais, ou memórias de cálculo em casos de despesas de deslocamento. Em empresas com regime tributário optante pelo Lucro Real, essa documentação é fundamental para que essas despesas sejam abatidas da base de cálculo de IRPJ e CSLL, já que a documentação anexa sustenta e valida o relatório.
🧳 Como usar o RDV em sua gestão?
O mais comum é que o gestor utilize planilhas como o Excel ou o Planilhas do Google para elaborar o relatório de despesas de viagens. Essa é uma opção se você deseja aderir ao RDV, mas saiba que pode ser mais cansativo ficar anotando item por item em uma planilha, se comparado a solução que tenho para você:
📋 Veja um modelo de Relatório de Despesas de Viagens (RDV)
Para ajudar você a fazer o controle e organizar seus gastos de viagem a trabalho em um só lugar, fazer uma prestação de contas de maneira mais rápida, a Onfly criou uma planilha com um modelo de Relatório de Despesas de Viagem ( RDV) que separa seus gastos em categorias após aquela viagem cansativa e assim, dedicar mais tempo às suas tarefas diárias da sua empresa.
Nossa planilha foi pensada especialmente para empresas que desejam melhorar seus fluxos de viagens, porém ainda não possuem uma grande demanda de viagens, ou então, a viagem a trabalho não são ainda uma estratégia fundamental do negócio.
Se você ainda:
- Perde muito tempo para fazer a prestação de contas após sua viagem;
- Se perde em meio a vários formulários diferentes;
- Tem problemas ao organizar todos os seus gastos de viagem
Você precisa conhecer a planilha de RDV [Relatório de Despesas de Viagem que criamos. Ela vai te ajudar a:
✔ Organizar e gerenciar suas despesas;
✔ ️Economizar papel e dinheiro;
✔ Diminuir o tempo gasto na sua prestação de contas;
🚩 Nem sempre os RDVs são a melhor solução
Como todo método de gestão e documentação, os Relatórios de Despesas de Viagens também podem conter problemas. Quando tudo é bem elaborado e bem feito, a solução é mais que suficiente para uma empresa. Mas agora pense na seguinte situação: numa grande empresa, com centenas de funcionários viajantes, imagine quantos RDVs chegam para o gestor de viagens?
O volume de documentos pode ser o primeiro dos problemas na gestão de viagens e gestão de despesas de uma corporação. E eles podem estar em outros diferentes locais:
- Na Política de Viagens: Uma política que não é clara e não é atualizada pode gerar grandes prejuízos ou frustrações aos funcionários, políticas que não são aplicadas na prática, ou são aplicadas apenas quando convém;
- Nos erros: Recente pesquisa realizada pela GBTA que 80% dos colaboradores entrevistados ainda fazem tudo no papel, entre estes colaboradores, 41% das empresas usam planilhas para fazer este processo, sendo muito comum ver erros de soma (para mais ou para menos), lesando a empresa ou o funcionário;
- Na burocracia: Colaboradores gastam em média até 2 horas elaborando esses relatórios, sem contar o tempo de outra pessoa analisar e processar esses relatórios, e do financeiro lançar o pagamento;
- Nas fraudes: Ainda segundo a pesquisa, 38% das solicitações de reembolso de quilometragem são erradas. A maioria por facilidade e comodidade praticam o arredondamento, para mais. Ainda é preciso avaliar se algum colaborador colocou um comprovante inválido, fora das regras fiscais ou fora da política de viagens, ou até mesmo uma despesa particular;
- Na desorganização: Como abordado acima, dependendo do modelo tributário de sua empresa ter a comprovação dos documentos é de suma importância e nem sempre tais documentos são bem guardados ou até podem desbotar com o tempo, ou se exposição à luz, já que em sua maioria são papeis termosensíveis, neste caso você estaria descumprindo a exigência legal de manutenção de tais documentos por no mínimo 5 anos;
Existem plataformas de gestão de despesas que a empresa pode parametrizar sua política de viagens e gerenciar os RDV’s com fluxos de aprovação e reembolsos. É importante conectar esses sistemas às plataformas de gestão de viagens para que a empresa tenha uma visão única e um processo centralizado de ponta a ponta de suas viagens.
✈️ Mas não se preocupe, existem opções melhores!
Se você tem um fluxo de viagens corporativas e de reembolsos e precisa desses relatórios completos, saiba que eles podem ser feitos de forma automática e muito mais prática. Plataformas como a Onfly permitem que esses RDVs sejam feitos automaticamente, a partir do cadastro dos gastos na plataforma, no momento que são feitos.
É mais controle, sem perigo de errar na planilha e de perder a notinha!
E se você está aberto ao melhor, acabe com os reembolsos! Isso mesmo: o colaborador não precisa mais gastar e pedir o dinheiro de volta. Os cartões corporativos pré-pagos são uma excelente forma de acabar com as planilhas e facilitar muito a vida dos viajantes e dos gestores.
Com a plataforma da Onfly, centenas de empresas já estão automatizando e melhorando seus processos de reembolso de despesas, da forma mais simples e econômica possível.
Fale com um especialista e veja como é possível digitalizar todo o processo de reembolsos da sua empresa podendo, inclusive, acabar com ele de vez!
