Viagem a trabalho: quais são as despesas reembolsáveis?

As viagens corporativas seguem em aquecimento com alta de 11,4% em 2023 em comparação com o ano anterior. O dado é do Levantamento das Viagens Corporativas, realizado pela FecomercioSP em colaboração com a ALAGEV (Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas).

Muito dessa aceleração se deve ao fato da viagem corporativa ser um excelente investimento quando o retorno dessa viagem é positivo.

Apesar disso, planejar uma viagem a trabalho pode ser cansativo. Afinal, são muitos detalhes para averiguar e o principal gerador de dúvidas são as despesas reembolsáveis.

Várias perguntas vêm à mente nesse ponto: como definir uma despesa de negócio para a política de viagens da empresa? O que é responsabilidade do funcionário? Posso estabelecer um limite de gastos? Quais despesas são reembolsáveis?

Escrevemos um artigo respondendo todas essas perguntas. Veja abaixo:

O que são despesas reembolsáveis?

Pagar ao funcionário em uma viagem a trabalho os valores gastos durante o período trabalhado fora do escritório é um método prático. Por meio disso, a relação de confiança entre ambas as partes é fortalecida, já que a liberdade e responsabilidade são as moedas de troca.

Essas despesas podem abarcar compras de equipamentos, ferramentas ou qualquer outro tipo de recurso (material ou digital) cujo uso será feito apenas no ambiente de trabalho, para fins que são benéficos aos negócios e que foram, por algum motivo, pagos com o dinheiro do funcionário.

Porém, nesse artigo aprofundaremos apenas nas despesas feitas durante viagens a trabalho por existirem algumas especificidades nesse campo.

Quais são as despesas reembolsáveis em viagens corporativas?

Antes de pensar em qualquer categoria de despesa possível, é importante entender bem o que pode ser considerado uma despesa de negócios válida.

O denominador comum é seu caráter essencial para o funcionário atingir a meta estabelecida como objetivo da viagem a negócios. 

Enquanto planeja a próxima viagem ou durante a criação da política de reembolso da sua empresa, você pode incluir os itens mais comuns presentes na lista abaixo:

• Transporte local (táxi, carro de aplicativo e/ou aluguel de veículos).
• Alimentação.
• Serviços de lavanderia.
• Documentação (passaporte, visto etc).
• Pacote de dados para acesso à internet.

Cada empresa pode também definir suas próprias despesas não reembolsáveis, levando sempre em consideração a natureza e as demandas específicas de cada negócio.

Mas, com uma comunicação interna clara, todos os funcionários estarão cientes de quais são elas e de como devem proceder.

Quais despesas não são reembolsáveis?

Em uma viagem, mesmo a trabalho, o prazer de estar em um local diferente pode despertar algumas vontades e gastos decorrentes delas. Porém, nem todas são necessárias para execução dos compromissos de negócios e, geralmente, essas não são reembolsáveis pela empresa ao colaborador.

Seguindo o mesmo raciocínio posto acima, segue uma lista dos mais comuns itens que se caracterizam por despesas não reembolsáveis em uma viagem a trabalho:

• Compra de souvenirs e presentes;
• Perda ou dano de equipamentos pessoais;
• Taxas por perda de voos;
• Multas de trânsito.

O que é um Relatório de Despesa de Viagem?

As políticas de reembolso oferecem proteção legal tanto para a empresa quanto para sua equipe. Uma parte das partes mais importantes é o relatório de despesas de viagens corporativas (RDV), cuja função é documentar a prestação de contas de cada funcionário.

A partir desse documento, a atividade torna-se formal, já que são registrados aqueles comprovantes legitimaram a execução da viagem, a partir do cumprimento da meta de gastos estabelecida.

Para estabelecer a cultura da prestação de contas pelo RDV em sua empresa, ações e eventos voltados à comunicação dos benefícios podem ser realizados.

Além disso, o registro pode ser mandatório, com a exigência do preenchimento do documento para obtenção do reembolso de despesas em uma planilha ou em um software na nuvem.

O que deve constar no RDV?

Em primeiro lugar, é imprescindível definir quais são as responsabilidades da empresa quanto aos custos da viagem.

Além dos gastos mencionados acima, pergunte-se com o que mais sua empresa arcará pelo pleno desempenho do colaborador em atingir as metas estipuladas.

Após essa etapa, dá-se início o processo de especificação do que será reembolsado, pois algumas despesas podem ser pagas antecipadamente (mediante adiantamento ou de cartão pré-pago corporativo). Dessa forma, há mais controle sobre os gastos e é mais fácil respeitar o orçamento previsto.

Isto é, a equipe de gestão de viagens da sua empresa pode e deve deixar definido um limite de gastos reembolsados e incluir esse dado no RDV. Inclusive, já existem plataformas de viagens corporativas no mercado em que é possível configurar uma política de viagens e reembolso, de forma digital e transparente.

Em terceiro lugar, é vital que todos os recibos, faturas ou demais tipos de documentos oficiais, que comprovem o pagamento das despesas reembolsáveis sejam compilados em um relatório para apresentação ao setor financeiro.

As informações que devem ser exibidas no registro para torná-las válidas legalmente são: o valor total do imposto, o horário e o local da compra e uma descrição do produto ou serviço fornecido.

Para evitar dor de cabeça com problemas fiscais e trabalhistas, já que todo o valor reembolsado vai para a conta bancária do funcionário, é importante garantir que ele informe a quantia à Receita Federal.

O prazo de entrega também é uma informação que deve constar no documento padrão de RDV. Todo processo organizacional ruiria sem a estipulação de datas por ocasionarem atrasos em cadeia. Dessa maneira, o ideal é que o reembolso aconteça no mesmo mês em que a viagem aconteceu. 

Outro item que não pode faltar no relatório — e que são aconselháveis para que suas viagens a trabalho sejam conduzidas da forma mais eficaz — são as parcerias com agências de viagem com ferramentas especializadas nesse assunto.

Assim, os orçamentos são feitos de forma mais ágil. Afinal, sempre que for necessário um deslocamento, o seu serviço ou plataforma parceiro de viagens a trabalho saberá o custo médio de maneira prévia para um lugar específico e te auxiliará a estruturar uma política de viagem que contemple as necessidades da sua empresa.

Por último, vale manter um campo para compartilhamento, pois a padronização do documento é benéfica para o acesso dos setores contábeis da empresa e também para outros funcionários que vão viajar a trabalho.

Para ajudar sua empresa a simplificar esse processo de reembolso de despesas, indique a plataforma completa de gestão de viagens e despesas corporativas da Onfly: