Viagem a trabalho – Quais são as despesas reembolsáveis?

Durante o primeiro semestre de 2019, o fluxo de viagens corporativas cresceu 14,7% no Brasil.

Inclusive, já apresentamos alguns argumentos para convencer o setor financeiro da empresa em que você trabalha de que uma viagem corporativa pode ser um excelente investimento.

Planejar uma viagem a trabalho pode ser cansativo, afinal, são muitos detalhes para averiguar e talvez o principal deles seja a questão das despesas reembolsáveis.

Várias perguntas vêm à mente nesse ponto: como definir uma despesa de negócio para a política de viagens da empresa? O que é responsabilidade do funcionário? Posso estabelecer um limite de gastos? Quais despesas são reembolsáveis?

Escrevemos um artigo respondendo todas essas perguntas, veja abaixo:

O que são despesas reembolsáveis?

Pagar ao funcionário em uma viagem a trabalho os valores gastos durante o período trabalhado fora do escritório é um método prático, por meio disso, a relação de confiança entre ambas as partes é fortalecida, afinal, liberdade e responsabilidade são as moedas de troca.

Essas despesas podem abarcar compras de equipamentos, ferramentas ou qualquer outro tipo de recurso, material ou digital, cujo uso será feito apenas no ambiente de trabalho, para fins que tragam benefícios aos negócios e que foram, por algum motivo, pagos com o dinheiro do funcionário.

Porém, nesse artigo vamos aprofundar apenas nas questões que tangem as despesas feitas durante viagens a trabalho, pois existem algumas especificidades nesse campo.

Quais são as despesas reembolsáveis em viagens corporativas?

Antes de pensar em qualquer categoria de despesa possível, é importante entender bem o que pode ser considerado uma despesa de negócios válida. O denominador comum é seu caráter essencial para que o funcionário possa atingir a meta estabelecida como objetivo da viagem a negócios. 

Enquanto planeja a próxima viagem ou durante a criação da política de reembolso da sua empresa, você pode incluir os itens mais comuns presentes na lista abaixo:

• Transporte local (táxi, uber e/ou aluguel de veículos).
• Alimentação.
•  Serviços de lavanderia.
• Documentação (passaporte, visto, etc).
•  Pacote de dados para acesso à internet.

Cada empresa pode também definir suas próprias despesas não reembolsáveis, levando sempre em consideração a natureza e as demandas específicas de cada negócio, mas, com uma comunicação interna, todos os funcionários estarão cientes de quais são elas e de como devem proceder.

Quais despesas não são reembolsáveis?

Em uma viagem, mesmo a trabalho, o prazer de estar em um local diferente pode despertar algumas vontades em nós, porém, nem todas elas são necessárias para execução dos compromissos de negócios.

Seguindo o mesmo raciocínio posto acima, segue uma lista dos mais comuns itens que caracterizam-se por despesas não reembolsáveis em uma viagem a trabalho:

• Compra de souvenirs e presentes.
• Perda ou dano de equipamentos pessoais.
• Taxas por perda de voos.
• Multas de trânsito.

A qualidade do item é uma das informações que devem compor os relatórios de despesas de viagem (RDV) dos funcionários.

O que é um Relatório de Despesa de Viagem?

As políticas de reembolso oferecem uma proteção legal tanto para a empresa quanto para sua equipe e uma parte das partes mais importantes é o relatório de viagens corporativas, cuja função é documentar a prestação de contas desenvolvida por cada funcionário.

A partir dele, a atividade torna-se formal, visto que através deste, são expostos pontos positivos e negativos que legitimaram a execução da viagem, a partir do cumprimento da meta de gastos estabelecida.

Para estabelecer a cultura do RDV em sua empresa, ações e eventos voltados à comunicação dos benefícios podem ser realizados, assim como a exigência do preenchimento do documento para obtenção do reembolso de despesas em uma planilha ou em um software na nuvem.

O que deve compor o RDV?

Em primeiro lugar, é imprescindível definir quais são as responsabilidades da empresa quanto aos custos da viagem. Além dos gastos mencionados acima, pergunte-se com o que mais sua empresa arcará pelo pleno desempenho do colaborador em atingir as metas estipuladas.

Após essa etapa, dá-se início o processo de especificação do que será reembolsado, pois algumas despesas podem ser pagas antecipadamente e, mantendo controle sobre isso, é mais fácil respeitar o orçamento previsto.

Isto é, a equipe de gestão de viagens da sua empresa pode e deve deixar definido um limite de gastos que serão reembolsados e incluir esse dado no RDV. Inclusive, já existem plataformas de viagens corporativas no mercado em que é possível configurar uma política de viagens e reembolso, de forma digital e transparente.

Em terceiro lugar, é vital que todos os recibos, faturas ou demais tipos de documentos oficiais, que comprovem o pagamento das despesas reembolsáveis sejam compilados em um relatório para apresentação ao setor financeiro.

As informações que devem ser exibidas no registro para torná-las válidas legalmente incluem o valor total do imposto, o horário e o local da compra e uma descrição do produto ou serviço fornecido.

Para evitar dor de cabeça com problemas fiscais, visto que todo o valor reembolsado vai para a conta bancária do funcionário, é importante informá-lo de que ele deve informar a quantia à Receita Federal.

Compartilhe com sua equipe o passo a passo para realizar este tipo de declaração no Imposto de Renda que você encontra aqui.

Prazo de entrega, essa também é uma informação que deve constar no documento padrão já preenchido. Todo processo organizacional ruiria sem a estipulação de datas, pois ocasionam atrasos em cadeia e o ideal é que o reembolso aconteça no mesmo mês em que a viagem aconteceu. 

Outro item que não pode faltar no relatório e que são aconselháveis para que suas viagens a trabalho sejam conduzidas da forma mais eficaz são as parcerias com agências de viagem com ferramentas especializadas nesse assunto.

Assim, os orçamentos são feitos de forma mais ágil, afinal, sempre que for necessário um deslocamento, o responsável saberá o custo médio de maneira prévia para um lugar específico e te auxiliará a estruturar uma política de viagem que contemple as necessidades da sua empresa.

Por último, mas não menos importante, mantenha um campo para compartilhamento, pois a padronização do documento é benéfica tanto para posterior acesso dos setores contábeis da empresa quanto para outros funcionários que podem ter viagens de negócios previstas, mas ainda não passaram por essa experiência.