Como reduzir fraudes com reembolsos de viagens na sua empresa

Sua empresa já teve problemas com fraudes em reembolsos de viagens?

Se a resposta for não, há duas possibilidades aqui:

Possibilidade 1 – Sua empresa tem um bom programa de auditoria de despesas que reduz a fraude corporativa ou;

Possibilidade 2 – Sua empresa está sendo fraudade, e em breve você irá descobrir 😉

É cruel, mas saiba que as fraudes em reembolsos e despesas de viagens representam quase 15% de todas as fraudes cometidas dentro de uma organização?.

Por isso, saber como reduzir e evitar fraudes nos processos de reembolso é algo fundamental para qualquer empresa. 

Isto posto, neste artigo reunimos as fraudes mais comuns nos processos de reembolsos e despesas de viagens.

Além disso, neste post você encontrará dicas para reduzir fraudes com reembolsos de viagens e como evitar esse tipo de problema na sua organização, seja ela pequena, média ou grande.

Quais são as fraudes mais comuns em reembolsos de viagens?

Empresas que possuem o modelo de reembolso para viagens corporativas estão sujeitas a diversos tipos de fraudes que podem ser cometidas por seus funcionários. 

Todo tipo de fraude relacionado ao reembolso de despesas de viagens caracteriza uma apropriação indébita, onde o funcionário rouba ou utiliza da forma errada os recursos da empresa. Em alguns casos, a fraude é caracterizada pela criação de despesas que não aconteceram ou até mesmo pelo aumento do valor das despesas reais. 

Lembra da famigerada pergunta que os taxistas durante anos fizeram para o passageiro: “Quer que lança quanto na nota?”.

Geralmente, as fraudes ocorrem em despesas comuns dentro da viagem como a compra de passagem aérea, hospedagem, utilização de milhas, restaurante, táxi, combustível, entre outros custos. 

Um relatório realizado pela ACFE no ano de 2016 apontou que as empresas perderam em média 40 mil dólares apenas em fraudes de reembolso. Isso porque essas fraudes são difíceis de serem identificadas. O tempo médio para que a empresa descubra as fraudes é de 24 meses.

Ao longo desse tempo, a empresa pode perder muito, mas muito dinheiro. 

Logo, saber quais são as fraudes mais comuns nesses processos é muito importante para evitar esse problema na sua empresa.

Veja abaixo quais são as fraudes mais cometidas nos processos de reembolsos de viagens. 

Principais fraudes em reembolsos de viagens corporativas

• Exigir o reembolso de itens usados para fins pessoais como mantimentos e estadias em hotéis que excede às necessidades da viagem corporativa, como por exemplo, bebida alcólicas ou cigarros;
• Cobrar por despesas que nunca se materializaram, como taxas de inscrições, passagens aéreas que foram canceladas e outros custos “inventados”, esta é bem clássica e comum, já pegamos algumas vezes aqui na Onfly;
• Exigir reembolso por itens que nem mesmo foram comprados;
• Cobrar pelas despesas de viagem separadamente, quando os custos foram divididos entre vários funcionários, gerando duplicidade de reembolsos (imagina um jantar pra 5 colaboradores, que deu R$ 150,00 para os 5, agora pense que os 5 entram pedindo reembolso de R$ 150, sua empresa transformou uma despesa de R$ 150 em R$ 750,00) ;
• Exigir reembolso mediante falsificação de despesas ou superfaturamento (lembram do exemplo do táxi);
• Exigir reembolso por despesas que não estão dentro da política de viagens da empresa, como custos com entretenimento, compra de bebida alcoólica, aquisição de ingressos para esportes, entre outros;
• Alegar ter dado gorjetas maiores do que foi autorizado na política de viagens da empresa;
• Exigir reembolso após ter escolhido opções mais caras do que era necessário para a viagem, como alugar uma limusine quando poderia pedir um táxi, viajar na primeira classe, quando poderia viajar na executiva, comprar uma passagem de avião por R$ 1500,00 o trecho, quando em outra companhia aérea similar, o mesmo trecho estava em R$ 250,00, entre outros;
• Aumentar falsamente o valor das despesas para obter ganho pessoal com a diferença de valores.

Como proceder em uma situação de fraude?

A forma correta de proceder, quando uma fraude é descoberta, é a seguinte:

• Saber os valores corretos em detalhes;
• Fazer uma auditoria para confirmar dados e investigar possíveis fraudes no passado, é provável que ao puxar o fio do novelo, sua empresa descubra muito mais fraudes;
• Avaliar o histórico do funcionário;
• Conversar pessoalmente com o funcionário sobre o ocorrido e dar a ele o direito de se explicar;
• É possível realizar um acordo com o funcionário, dependendo da situação;
• Caso a fraude tenha sido comprovada e o funcionário não tenha explicação sobre o ocorrido, a empresa pode demitir esse colaborador por justa causa ou tomar alguma decisão que julgue ser a melhor opção. 

Além disso, após descobrir uma fraude na empresa é importante evoluir os processos para ter uma inteligência melhor para reduzir prevenção de fraudes de reembolsos de viagens. 

Como reduzir fraudes com reembolsos de viagens

A melhor forma de reduzir fraudes é estabelecendo políticas que permitam um maior controle de reembolso de despesas corporativas em viagens.

Mais do que reduzir, para evitar que esse problema chegue até a sua empresa veja essas 4 dicas de controle financeiro para o sistema de reembolso de despesas de viagem. 

1. Faça uma política de viagens clara e justa

O primeiro passo é ter uma política de viagens bem definida para sua empresa. Às vezes a empresa não possui regras claras e acredita que o funcionário está cometendo fraude, quando, na verdade, a política de viagens é superficial e não dá detalhes importantes. 

Sendo assim, comece elaborando uma política de viagens, clara, objetiva, justa e que não tenha nenhum tipo de ambiguidade. 

2. Utilize os softwares certos para reembolsos de de despesas viagens

Muitas empresas ainda utilizam recibos em papel para realizar os reembolsos para seus funcionários. Embora esse método pareça mais seguro, há diversos casos de fraudes como a falsificação de recibos, por exemplo. 

Por isso, ter as ferramentas certas para um sistema de reembolso é muito importante. Com ferramentas, softwares e plataformas especializadas em gestão de viagens corporativas, como é o caso da Onfly, é possível simplificar todo esse processo e torná-lo muito mais transparente. 

3. Mude o processo de pagamento das despesas em viagens

Fraudes relacionadas a falsificação de recibos ou compras inexistentes podem ser evitadas com a utilização de um método de pagamento de maior controle da empresa. Por exemplo, cartões corporativos são ótimas opções para quem deseja ter maior controle das despesas em uma viagem. Com esses cartões, é possível obter extrato detalhado e saber o valor exato de cada despesa.

Cartão corporativo ainda tem a vantagem de não precisar adiantar valor para o colaborador, e nem utiliza limite do cartão de crédito dele.

4. Realize auditorias com frequência

Uma forma simples de identificar fraudes nas despesas de viagens é por meio das auditorias eventuais. Ao realizar uma auditoria minuciosa, despesa-a-despesa, você poderá identificar improbidades ou informações contraditórias que serão o pontapé inicial para uma investigação mais assertiva.

Só o fato de realizar auditorias frequentemente já faz com que os funcionários nem pensem na hipótese de querer fraudar o sistema de reembolso.

Veja por exemplo, o caso da Netflix. 

Conclusão

Ter um processo claro, bem alinhado, e com práticas de melhoría contínua, certamente vai reduzir as fraudes da sua empresa, e consequentemente melhorar suas margens financeiras.