Como reduzir fraudes com reembolsos de viagens na sua empresa

Você sabia que as fraudes com reembolsos de viagens representam entre 6% a 29% de todas as fraudes cometidas dentro de uma organização? Empresas como a Netflix já implementaram políticas rigorosas para evitar esse tipo de problema. Por isso, neste artigo, vamos mostrar como você pode reduzir fraudes com reembolsos de viagens na sua empresa, com dicas práticas e exemplos reais.

O problema: fraudes com reembolsos de viagens

Sua empresa já teve problemas com fraudes em reembolsos de viagens? Se a resposta for não, há duas possibilidades:

1. sua empresa tem um bom programa de auditoria de despesas que reduz a fraude corporativa;
2. sua empresa está sendo fraudada, e em breve você irá descobrir.

É cruel, mas as fraudes em viagens, especialmente despesas e reembolsos, são mais comuns do que você imagina. Segundo um relatório da ACFE, as empresas perderam, em média, 50 mil dólares apenas com fraudes com reembolsos em 2023. Números que vêm aumentando desde 2020. E o pior: essas fraudes costumam levar 18 meses para serem descobertas.

Por isso, saber como reduzir e evitar fraudes nos processos de reembolso é fundamental para qualquer empresa, seja ela pequena, média ou grande.

O caso da Netflix: como uma gigante evita fraudes

A Netflix é um exemplo de empresa que implementou políticas claras e eficientes para evitar fraudes em reembolsos de viagens. Eles têm uma política de viagens bem definida, que deixa claro o que é e o que não é reembolsável. Além disso, utilizam ferramentas tecnológicas para monitorar despesas e realizar auditorias frequentes.

O resultado? Um sistema de reembolsos transparente e eficiente, que reduz ao mínimo as chances de fraudes. E o melhor: você pode aprender com isso! Vamos mostrar como.

Quais são as fraudes mais comuns em reembolsos de viagens?

Empresas que possuem modelo de reembolso para viagens corporativas estão sujeitas a diversos tipos de fraudes. A seguir, listamos as principais fraudes cometidas nesses processos:

• Reembolso de itens pessoais: exigir o reembolso de despesas com itens usados para fins pessoais, como mantimentos, bebidas alcoólicas ou cigarros;
• Despesas inventadas: cobrar por gastos que nunca aconteceram, como taxas de inscrição ou passagens aéreas canceladas;
• Duplicidade de reembolsos: cobrar pelas despesas de viagem separadamente, quando os custos foram divididos entre vários funcionários. Por exemplo: um jantar de R$ 150,00 para 5 colaboradores pode facilmente se transformar em R$ 750,00 em reembolsos;
• Falsificação de despesas: exigir reembolso mediante falsificação de recibos ou superfaturamento (lembra do clássico “quer que lance quanto na nota?”);
• Despesas fora da política: solicitar reembolso de despesas que não estão dentro da política de viagens da empresa, como custos com entretenimento, compra de bebida alcoólica ou ingressos para espetáculos esportivos;
• Escolhas desnecessariamente caras: optar por opções mais caras do que o necessário, como alugar uma limusine em vez de pegar um táxi, ou viajar na primeira classe quando a executiva seria o suficiente.

Essas são apenas algumas das situações em que você pode encontrar fraude em viagens feitas por colaboradores. Por isso, saber como agir diante de um cenário fraudulento é essencial.

Como proceder em caso de fraudes com reembolsos?

Se uma fraude for descoberta, é importante agir de forma rápida e assertiva, respeitando a política de compliance do seu negócio, bem como a legislação vigente. Veja o passo a passo:

1. detalhe os valores: saiba exatamente quanto foi desviado;
2. realize uma auditoria: confirme os dados e investigue possíveis fraudes no passado;
3. avalie o histórico do funcionário: verifique se há outros indícios de má conduta;
4. converse com o funcionário: dê a ele a oportunidade de se explicar, pessoalmente, sobre o ocorrido;
5. tome uma decisão: dependendo da gravidade, você pode optar por fechar um acordo com o funcionário ou demiti-lo por justa causa.

Depois de descobrir uma fraude, é fundamental revisar os processos para evitar que o problema se repita.

4 dicas para redução de fraude em viagens

A melhor forma de reduzir fraudes com reembolsos de viagens é estabelecendo políticas claras e utilizando ferramentas adequadas. Confira nossas dicas:

1. Crie uma política de viagens clara e justa

Uma política de viagens bem definida é o primeiro passo para a redução de fraudes com reembolsos. Lembre-se de que ela deve ser clara, objetiva e sem ambiguidades. Não sabe como fazer isso? Confira nosso guia completo sobre como criar uma política de viagens. E se ainda tiver dúvidas, entre em contato conosco para saber mais.

2. Utilize softwares especializados

Ferramentas como a Onfly simplificam o processo de reembolso, tornando-o mais transparente e seguro. Com softwares especializados, você reduz as chances de falsificação de recibos e despesas inventadas, reduzindo as chances de fraudes com reembolsos de despesas.

3. Adote cartões corporativos

Cartões corporativos são uma ótima opção para ter maior controle das despesas. Com eles, você obtém extratos detalhados e evita que o funcionário precise adiantar valores. Saiba mais sobre os benefícios dos cartões corporativos. Isso contribui para a redução de fraudes bem como para que a empresa esteja em conformidade com as políticas internas e externas ao próprio setor.

4. Realize auditorias frequentes

Auditorias regulares são essenciais para identificar fraudes em seu negócio. Só o fato de saber que as despesas serão auditadas já desencoraja os funcionários a cometerem irregularidades.

Por fim, reduzir fraudes com reembolsos de viagens não é apenas uma questão de economia, mas de transparência e eficiência. Com políticas claras, ferramentas adequadas e auditorias frequentes, sua empresa pode evitar esse tipo de problema e melhorar suas margens financeiras.

E aí, pronto para implementar essas dicas na sua empresa? Se precisar de ajuda, a Onfly está à disposição para simplificar a gestão de viagens corporativas da sua empresa. Entre em contato conosco e saiba mais!