Como calcular diária de viagem a trabalho

Calcular diarias de viagem a trabalho é uma das tarefas onde gestores e empresários possuem mais dúvidas. No final, a análise exige essencialmente bom senso, empatia e um pouco de leitura de dados.

Uma das maiores dificuldades entre os gestores das empresas é definir corretamente o valor de uma diária de viagem a trabalho.

Note, que se o valor for muito baixo, haverá um descontentamento com a empresa, onde o colaborador vai ter que  aportar recursos financeiros próprios, sem ser reembolsado, podendo acarretar na perda de talentos e em possíveis passivos trabalhistas, e se o valor for alto, certamente a empresa está tendo “desperdício de recursos”.

A grande sacada é encontrar o equílibrio entre estas duas variáveis, sabendo que não existe uma “bala de prata”, um valor mágico que funciona para todas as empresas, o exercício aqui é analisar as variáveis possíveis para você calcular a diária de viagem ideal para sua empresa.

Entender bem os destinos

Primeiro, é importante entender os destinos mais frequentes, explico:

Sabendo que o Brasil é um país de tamanho continental, os custos  de alimentação na capital paulista e no Rio de Janeiro, chega a ser o dobro do que o custo de alimentação no interior de Minas Gerais, por exemplo.

Imagina se a viagem é internacional, Nova York por exemplo tem custos de alimentação 5X maiores que de São Paulo considerando o câmbio, e considerando que o colaborador não vai ficar comendo fast food todos os dias também 😉

Os custos mudam, se a viagem for para países da América do Sul, por exemplo, visto que a alimentação já é mais barata.

Então um sugestão razoável é ter diárias de viagens específicas para classes de viagens: Se for para capital de qualquer país no Brasil o valor é R$ 90,00 (considerando almoço + jantar), interior é R$ 70,00, pois tem o custo menor,  e uma diária específica para viagens para EUA e Europa e outra para a América do Sul.

Cuidado para não granularizar demais, criando dezenas de diárias possíveis,  causando um overhead de gestão, com dificuldade de administrar.

Uma dica legal, é realizar uma pesquisa de preços médios por refeição na cidade que será visitada.

Caso a empresa já possua um sistema de Vale Alimentação, pode ser uma alternativa recarregar o cartão com o valor da diária, essa opção faz com que menos ações de reembolso sejam necessárias no processo.

 

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Cuidado ao travar valor da diária de mobilidade urbana

Com advento de aplicativos de mobilidade como 99 e Uber, hoje é comum ter tarifário dinâmico, portanto, é muito difícil travar um valor exato a ser gasto com mobilidade.

Uma alternativa é definir regras de tipo de carro e aplicativos a ser usado, por exemplo, apenas UberX ou 99Pop, e fazer a gestão da despesa pelo tipo de carro utilizado,  do que pelo valor exatamente.

Ademais, existem cidades onde o custo da mobilidade urbana será extremamente alto, e existem cidades, que vai ser muito baixo.

Talvez seja desconfortável sugerir outros modais como ônibus, pelo risco de exposição do colaborador (sobretudo em tempos de Covid-19).

Por outro lado, se a empresa faz uso de locação de carro, é mais “fácil” travar o valor da diária, pois existe previsibilidade e valores uniformes de diárias em todas as cidades.

 

As diárias precisam ter correções inflacionárias

Até pouco tempo atrás, o Brasil tinha uma inflação de quase 10% ano, é um país historicamente conhecido pelas altas inflações, trabalhei em uma empresa em 2005, e descobri este ano (2020) que a diária é a mesma, e que todos os colaboradores detestam viajar pois precisam complementar do próprio bolso.

Isto é uma miopia enorme, R$ 35,00 em 2005 é pelo menos R$ 70,00 em 2020.

A diária de viagem precisa acompanhar a inflação e ser reajustada anualmente.

 

Direitos do trabalhador pela diária e pelo reembolso

As diárias de viagem para o colaborador são garantidas no Brasil pela CLT. O empregado tem direito a ter ressarcidos os seus custos com a viagem a trabalho, devidamente comprovados através de notas (ou recibos) fiscais. As despesas de viagens são pagas apenas na situação específica de o funcionário estar cumprindo uma jornada de trabalho fora da sede da empresa e de sua cidade. A forma  de ressarcimento pode ser combinada entre empresa e colaborador.

Atente-se para as despesas que são passíveis de reembolso,  quando em viagem a trabalho:

  • Depreciação do veículo do colaborador (quilometragem, combustível, pneus e lubrificantes);
  • Passagens aéreas, rodoviárias e ferroviárias;
  • Gastos com alimentação;
  • Diárias de hotéis, pensões ou qualquer tipo de hospedagem;
  • Despesas com translado do colaborador no destino (táxis, Uber e similares ou transporte público);
  • Ingressos e entradas em eventos corporativos.

 

Conclusão

Em resumo, calcular uma diária de viagem exige bom senso, empatia e um pouco de análise de dados, lembrando que uma política de viagem adequada pode fazer a diferença na retenção de talentos da sua empresa.

Não se esqueça, de utilizar uma plataforma digital de gestão de viagens para acelerar os processos e dar visibilidade a toda a política de viagens da sua empresa

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Jared Belfort
Autor: Jared Belfort

Jared Belfort é especialista em viagens da Onfly, nos últimos meses tem se dedicado a entender como funciona o mercado de viagens e como pode otimizar os custos de viagens das empresas, para falar com ele, basta enviar um e-mail para jared@onfly.com.br

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