Como calcular diária de viagem a trabalho

Calcular diarias de viagem a trabalho é uma das tarefas onde gestores e empresários possuem mais dúvidas. No final, a análise exige essencialmente bom senso, empatia e um pouco de leitura de dados.

Uma das maiores dificuldades entre os gestores das empresas é definir corretamente o valor de uma diária de viagem a trabalho.

Note, que se o valor for muito baixo, haverá um descontentamento com a empresa, onde o colaborador vai ter que  aportar recursos financeiros próprios, sem ser reembolsado, podendo acarretar na perda de talentos e em possíveis passivos trabalhistas, e se o valor for alto, certamente a empresa está tendo “desperdício de recursos”.

A grande sacada é encontrar o equilíbrio entre estas duas variáveis, sabendo que não existe uma “bala de prata”, um valor mágico que funciona para todas as empresas, o exercício aqui é analisar as variáveis possíveis para você calcular a diária de viagem ideal para sua empresa.

Direitos do trabalhador pela diária e pelo reembolso

As diárias de viagem corporativa para o colaborador são garantidas no Brasil pela CLT. O empregado tem direito a ter ressarcidos os seus custos com a viagem a trabalho, devidamente comprovados através de notas (ou recibos) fiscais. As despesas de viagens são pagas apenas na situação específica de o funcionário estar cumprindo uma jornada de trabalho fora da sede da empresa e de sua cidade. A forma de ressarcimento pode ser combinada entre empresa e colaborador.

Atente-se para as despesas que são passíveis de reembolso,  quando em viagem a trabalho:

  • Depreciação do veículo do colaborador (quilometragem, combustível, pneus e lubrificantes);
  • Passagens aéreas, rodoviárias e ferroviárias;
  • Gastos com alimentação;
  • Diárias de hotéis, pensões ou qualquer tipo de hospedagem;
  • Despesas com translado do colaborador no destino (táxis, Uber e similares ou transporte público);
  • Ingressos e entradas em eventos corporativos.

Sabendo disso, considere os seguintes pontos para calcular diária de viagem a trabalho da sua empresa:

Para começar, entenda bem os destinos para cobrir os custos de alimentação

Primeiro, é importante entender os destinos mais frequentes, explico:

Sabendo que o Brasil é um país de tamanho continental, os custos  de alimentação na capital paulista e no Rio de Janeiro, chega a ser o dobro do que o custo de alimentação no interior de Minas Gerais, por exemplo.

Imagina se a viagem é internacional, Nova York por exemplo tem custos de alimentação 5X maiores que de São Paulo considerando o câmbio, e considerando que o colaborador não vai ficar comendo fast food todos os dias também 😉

Os custos mudam, se a viagem for para países da América do Sul, por exemplo, visto que a alimentação já é mais barata.

Então um sugestão razoável é ter diárias de viagens específicas para classes de viagens: Se for para capital de qualquer país no Brasil o valor é R$ 90,00 (considerando almoço + jantar), interior é R$ 70,00.

Mas lembre-se: pode ser útil relacionar os destinos mais frequentes na sua empresa e aproveitar dos recibos que você já tem para entender uma média dos valores frequentemente gastos nos destinos mais frequentes. 

Se os maiores números de viagens da sua empresa acontecem entre 2 ou 3 sedes, por exemplo, é possível conhecer bem os custos de alimentação e hospedagem nesses locais.

Já para viagens internacionais, sugerimos o desenvolvimento de uma diária específica para viagens para EUA e Europa e outra para a América do Sul. Inclusive, como dito anteriormente, o câmbio altera muito os valores em relação ao país de origem (para mais, ou para menos).

Por isso, pode ser válido calcular as diárias de alimentação em destinos internacionais com base na moeda local. Cartões internacionais e contas correntes em outras moedas são cada vez mais acessíveis e podem facilitar processos de câmbio com menor custo e taxas.

Cuidado para não granularizar demais, criando dezenas de diárias possíveis,  causando um overhead de gestão, com dificuldade de administrar.

Uma dica legal, é realizar uma pesquisa de preços médios por refeição na cidade que será visitada.

Caso a empresa já possua um sistema de Vale Alimentação, pode ser uma alternativa recarregar o cartão com o valor da diária, essa opção faz com que menos ações de reembolso sejam necessárias no processo.

Cuidado ao travar valor da diária de mobilidade urbana

Com advento de aplicativos de mobilidade como 99 e Uber, hoje é comum ter tarifário dinâmico, portanto, é muito difícil travar um valor exato a ser gasto com mobilidade.

Uma alternativa é definir regras de tipo de carro e aplicativos a ser usado, por exemplo, apenas UberX ou 99Pop, e fazer a gestão da despesa pelo tipo de carro utilizado,  do que pelo valor exatamente.

Existem também opções corporativas em aplicativos de transporte para reduzir custos de viagens, além de programas de assinaturas para descontos e benefícios como prioridade ao requisitar um carro.

Junto com os aplicativos, é necessário lembrar que ainda existem os Táxis! Apesar de um custo um pouco maior em situações normais, a solução hoje pode ser viável uma vez que, em cidades de médio e grande porte, os preços são padrão e é possível calcular previamente custos médios de traslados comuns como aeroporto-sede da empresa.

Ainda, os táxis, agora, em sua maioria aceitam pagamento por cartão, emitem nota fiscal e podem, até mesmo, ser requisitados e pagos via aplicativos.

Ademais, existem cidades onde o custo da mobilidade urbana será extremamente alto, e existem cidades, que vai ser muito baixo.

Talvez seja desconfortável sugerir outros modais como ônibus, pelo risco de exposição do colaborador (sobretudo em tempos de Covid-19).

Por outro lado, se a empresa faz uso de locação de carro, é mais “fácil” travar o valor da diária, pois existe previsibilidade e valores uniformes de diárias em todas as cidades.

Inclusive, por meio de locação, as reservas e pagamentos podem ser feitos previamente, garantindo mais conforto aos funcionários em viagem, que podem apenas chegar e retirar o veículo.

Caso seu funcionário também faça gastos com hospedagem e precise ser reembolsado…

Com inúmeras opções de agências tradicionais e online, cada vez é mais fácil contratar hospedagem previamente, sem a necessidade do colaborador ter que se preocupar e pagar por isso na viagem.

Contudo, esses reembolsos ainda acontecem e precisam ser bem pensados.

Da mesma forma que os gastos com alimentação, os gastos com hotéis variam de acordo com a cidade, com a localização na cidade e, até mesmo, com o número de estrelas de um hotel ou pousada.

Para destinos frequentes dentro da sua empresa, de certa forma, é esperado os custos com hotéis no qual os funcionários já costumam ficar e ser alocados. Além disso, nesses meios de hospedagem, algumas empresas fazem acordos de com o volume de pessoas e diárias compradas com frequência.

Dessa forma, e por meio de pesquisas online e definição de tipos de quartos, nível do hotel, tipo de pensão, é possível definir um valor que não causará surpresas no colaborador, nem na hora do reembolso.

As diárias precisam ter correções inflacionárias

Até pouco tempo atrás, o Brasil tinha uma inflação de quase 10% ano, é um país historicamente conhecido pelas altas inflações, trabalhei em uma empresa em 2005, e descobri este ano (2020) que a diária é a mesma, e que todos os colaboradores detestam viajar pois precisam complementar do próprio bolso.

Isto é uma miopia enorme, R$ 35,00 em 2005 é pelo menos R$ 70,00 em 2020.

Ao calcular uma diária de trabalho é necessário acompanhar a inflação e ser reajustada anualmente.

Resume o conteúdo sobre DIárias de Viagem do post num infográfico. Todas as informações nele contida estão no texto.

Conclusão

Em resumo, para calcular diária de viagem é necessário existir bom senso, empatia e um pouco de análise de dados, lembrando que uma política de viagem adequada pode fazer a diferença na retenção de talentos da sua empresa.

Não se esqueça, de utilizar uma plataforma digital de gestão de viagens para acelerar os processos e dar visibilidade a toda a política de viagens da sua empresa

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Jared Belfort
Jared Belfort é especialista em viagens da Onfly, nos últimos meses tem se dedicado a entender como funciona o mercado de viagens e como pode otimizar os custos de viagens das empresas, para falar com ele, basta enviar um e-mail para jared@onfly.com.br

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