Como calcular diária de viagem a trabalho?

Uma das maiores dificuldades entre os gestores das empresas é definir corretamente o valor de uma diária de viagem a trabalho.

Note que se o valor for muito baixo, haverá um descontentamento com a empresa, onde o colaborador terá que aportar recursos financeiros próprios, sem ser reembolsado, podendo acarretar perda de talentos e possíveis passivos trabalhistas; e se o valor for alto, certamente a empresa está tendo “desperdício de recursos”.

A grande sacada é encontrar o equilíbrio entre estas duas variáveis, sabendo que não existe uma “bala de prata” ou um valor mágico que funciona para todas as empresas. O exercício aqui é analisar as variáveis possíveis para você calcular a diária de viagem ideal para sua empresa.

O que é a diária de viagem?

Quando um colaborador viaja a trabalho, ele vai representar a empresa e seus interesses, em eventos, reuniões e outras atividades corporativas. Essa é a definição básica de uma viagem corporativa.

Já a diária de viagem engloba os gastos por dia que o viajante tem com alimentação, hospedagem e transporte, por exemplo. O grande desafio das diárias de viagem é fazer um cálculo preciso, que vai englobar o valor correto do que o colaborador-viajante gasta por dia.

Esse número deve ser o mais correto possível, já que ele impacta no orçamento da empresa para viagens corporativas e também no orçamento total da empresa.

Portanto, os gestores de viagens devem equilibrar os gastos dos colaboradores e o orçamento definido pela empresa. Com uma gestão eficaz, os recursos são otimizados e a viagem traz os resultados esperados.

Quais são os gastos da diária de viagem?

Para calcular os gastos da diária de viagem a trabalho, você deve levar em conta alguns itens básicos, como refeição, hospedagem e transporte.

Para alimentação, considere:

• Custos de alimentação variam;
• Faça uma relação de destinos para melhor estimar custos (mas seja justo com seu colaborador);
• No caso de viagens internacionais, considere o valor da moeda do destino;
• Cartão corporativo facilita (e muito) o processo;
• Qual será o método para calcular o valor da diária? Confira três formas de fazer o cálculo.

Para transporte, se atente:

• Em carros de aplicativo, as tarifas são dinâmicas;
• No caso de locação, busque reservar previamente, garantindo melhor preço;
• Passagens aéreas com antecedência podem ter preços melhores;
• Aproveite promoções.

Para hospedagens, considere:

• Com uma travel tech, você pode cotar, pagar e reservar diárias previamente;
• Gastos variam de cidade a cidade e pela temporada de viagens;
• Defina tipos de hospedagem e amenidades;
• Avalie os valores para destinos frequentes.

Direitos do trabalhador na diária de viagem

A diária de viagem corporativa para o colaborador é garantida no Brasil pela CLT. O empregado tem direito a ter ressarcidos os seus custos com a viagem a trabalho, devidamente comprovados por notas (ou recibos) fiscais.

As despesas de viagens são pagas apenas na situação do funcionário cumprir uma jornada de trabalho fora da sede da empresa e de sua cidade. A forma de ressarcimento pode ser combinada entre empresa e colaborador.

Atente-se para as despesas que são passíveis de reembolso, quando em viagem a trabalho:

• Depreciação do veículo do colaborador (quilometragem, combustível, pneus e lubrificantes);
• Passagens aéreas, rodoviárias e ferroviárias;
• Gastos com alimentação;
• Diárias de hotéis, pensões ou qualquer tipo de hospedagem;
• Despesas com translado do colaborador no destino (táxis, Uber e similares ou transporte público);
• Ingressos e entradas em eventos corporativos.

Sabendo disso, considere os seguintes pontos para calcular diária de viagem a trabalho da sua empresa:

Como o destino impacta o custo da diária de viagem?

Primeiro, é importante entender os destinos mais frequentes.

Sabendo que o Brasil é um país de tamanho continental, os custos de alimentação na capital paulista e no Rio de Janeiro chegam a ser o dobro do que o custo de alimentação no interior de Minas Gerais, por exemplo.

Imagina se a viagem é internacional: Nova York, por exemplo, tem custos de alimentação 5x maiores que de São Paulo considerando o câmbio, e considerando que o colaborador não vai ficar comendo fast food todos os dias também.

Os custos também mudam se a viagem for para países da América do Sul, por exemplo, visto que a alimentação já tende a ser mais barata.

Então, uma sugestão razoável é ter diárias de viagens específicas para classes de viagens: se for para capital de qualquer país no Brasil o valor gira em torno R$ 90,00 (considerando almoço + jantar), interior, geralmente, é R$ 70,00.

Mas lembre-se: pode ser útil relacionar os destinos mais comuns na sua empresa e aproveitar os recibos que você já tem para entender uma média dos valores de diária frequentemente gastos nos destinos mais frequentes. 

Se os maiores números de viagens da sua empresa acontecem entre 2 ou 3 sedes, por exemplo, é possível conhecer bem os custos de alimentação e hospedagem nesses locais.

Já para viagens internacionais, sugerimos o desenvolvimento de uma diária específica para viagens para EUA e Europa e outra para a América do Sul. Inclusive, como dito anteriormente, o câmbio altera muito os valores em relação ao país de origem (para mais ou para menos).

Por isso, pode ser válido calcular as diárias de alimentação em destinos internacionais com base na moeda local. Cartões internacionais e contas correntes em outras moedas são cada vez mais acessíveis e podem facilitar processos de câmbio com menor custo e taxas.

Cuidado para não granularizar demais, criando dezenas de diárias possíveis, causando um overhead de gestão, com dificuldade de administrar.

Uma dica legal é realizar uma pesquisa de preços médios por refeição na cidade que será visitada. Afinal, cidades turísticas ou em alta temporada também tendem a ter gastos mais elevados.

Caso a empresa já possua um sistema de cartão corporativo, é uma ótima alternativa recarregar o cartão com o valor da diária, essa opção faz com que menos ações de reembolso sejam necessárias no processo.

Custo do transporte na diária de viagem

Com advento de aplicativos de mobilidade, como 99 e Uber, hoje é comum ter tarifário dinâmico. Portanto, pode ser mais difícil travar um valor exato a ser gasto com mobilidade.

Uma alternativa é definir regras de tipo de carro e aplicativos a ser usado, por exemplo, apenas UberX ou 99Pop, e fazer a gestão da despesa pelo tipo de carro utilizado, do que pelo valor exatamente.

Existem também opções corporativas em aplicativos de transporte para reduzir custos de viagens, além de programas de assinaturas para descontos e benefícios como prioridade ao requisitar um carro.

Com os aplicativos, é necessário lembrar que ainda existem os táxis! Apesar de um custo um pouco maior em situações normais, a solução hoje pode ser viável, uma vez que, em cidades de médio e grande porte, os preços são padrão e é possível calcular previamente custos médios de traslados comuns, como aeroporto-sede da empresa.

Ainda, os táxis, agora, em sua maioria aceitam pagamento por cartão, emitem nota fiscal e podem, até mesmo, ser requisitados e pagos via aplicativos.

Ademais, existem cidades onde o custo da mobilidade urbana será extremamente alto, e existem cidades, em que vai ser muito baixo.

Talvez seja desconfortável sugerir outros modais como ônibus, pelo risco de exposição do colaborador às doenças virais, como a Covid-19, e até mesmo para garantir um transporte mais seguro de equipamentos da empresa, como celular e notebook.

Por outro lado, se a empresa recorre à locação de carro, é mais “fácil” travar o valor da diária, pois existe uma maior previsibilidade e valores uniformes de diárias em todas as cidades.

Inclusive, por meio de locação, as reservas e pagamentos podem ser feitos previamente, garantindo mais conforto aos funcionários em viagem, que podem apenas chegar e retirar o veículo.

A hospedagem na diária de viagem

Com inúmeras opções de agências tradicionais e online, cada vez é mais fácil contratar hospedagem previamente, sem a necessidade de o colaborador ter que se preocupar e pagar por isso na viagem.

Contudo, esses reembolsos ainda acontecem e precisam ser bem pensados.

Da mesma forma que os gastos com alimentação, os gastos com hotéis variam conforme a cidade, com a localização dentro do município e, até mesmo, com o número de estrelas de um hotel ou pousada.

Para destinos frequentes dentro da sua empresa, de certa forma, são esperados os custos com hotéis nos quais os funcionários já costumam ser alocados. Além disso, nesses meios de hospedagem, algumas empresas fazem acordos consonantes ao volume de pessoas e diárias compradas com frequência.

Dessa forma, e por meio de pesquisas online e definição de tipos de quartos, nível do hotel e tipo de pensão, é possível definir um valor que não causará surpresas no colaborador, nem na hora do reembolso.

Inclusive, a tecnologia tem papel básico para ajudar a pesquisar o maior número de opções, garantindo assim o melhor custo-benefício. Vale investir em uma plataforma que reúne hotel, aéreo, carro e ônibus, garantindo o itinerário completo sem surpresas na hora de pagar a diária.

A diária de viagem deve acompanhar a inflação?

Até pouco tempo atrás, o Brasil tinha uma inflação de quase 10% ano e segue sendo um país historicamente conhecido pelas altas inflações.

Em alguns casos, o colaborador recebe o mesmo valor que recebia de diária de viagem em longínquos anos 2000. Com o recurso insuficiente, o viajante tem que arcar do próprio bolso para suprir os gastos a mais.

Ao calcular uma diária de trabalho, é necessário acompanhar a inflação e o valor precisa ser reajustado anualmente.

Dicas para calcular a diária de viagem

Em resumo, para calcular diária de viagem é necessário existir bom senso, empatia e, para quem quer ser assertivo, análise de dados. Lembrando sempre que uma política de viagem adequada pode fazer a diferença na retenção de talentos da sua empresa.

Não se esqueça de utilizar uma plataforma digital de gestão de viagens para acelerar os processos e dar visibilidade a toda a política de viagens da sua empresa. Dessa forma, todo o passo a passo da viagem fica centralizado, desde a escolha do hotel até o recurso administrado no cartão corporativo para alimentação e demais gastos e, claro, sem o processo burocrático do reembolso. Afinal, com uma plataforma ideal, também é possível gerir as despesas, poupando tempo e dinheiro.

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