Como saber se a política de viagens atende sua empresa?

A gestão eficaz das viagens corporativas é essencial para muitas empresas.

Para isso, uma política de viagens bem projetada pode fazer a diferença. Na prática, estamos falando de economizar dinheiro, aumentar a eficiência e garantir que os colaboradores estejam seguros durante suas viagens. 

No entanto, como saber se sua política de viagens atende sua empresa?  

Neste artigo, discutiremos métodos para mensurar e metrificar a eficácia da sua política de viagens, abordando KPIs e a satisfação dos viajantes. Acompanhe! 

Avalie o cumprimento das regras da política de viagens

Uma maneira básica para avaliar se a sua política de viagens atende sua empresa é medir qual é a porcentagem de reservas dentro das regras estabelecidas. 

Isso pode ser feito por meio de várias métricas, sendo uma das mais simples o monitoramento do número de reservas que estão em conformidade com as diretrizes da política de viagens.

Quantas reservas de hotel, aéreo, transporte rodoviário foram feitas dentro da política? Quais extrapolaram os valores ou foram feitas em cima da hora? Quem fez essas aprovações e quais foram os motivos? 

Tudo isso é importante para avaliar se a política está alinhada a sua empresa. Lembre-se ainda de que as políticas não são perenes e precisam ser atualizadas com o passar do tempo. 

Para avaliar esses critérios, é essencial contar com um sistema de reserva de viagens que seja integrado à política da empresa. Isso vai facilitar a gestão das viagens, mantendo a obrigatoriedade de reservar passagens aéreas com determinado prazo e teto de gastos, escolher hotéis em um certo orçamento ou seguir um cronograma específico para as viagens. 

Através do acompanhamento de reservas que se encaixam nessas categorias, o gestor de viagens pode determinar o quão bem os colaboradores estão seguindo as regras.

Utilizando KPIs para saber se sua política de viagens atende sua empresa

Os Indicadores-Chave de Desempenho, também conhecidos como KPIs, são métricas específicas que permitem avaliar a execução das atividades em relação a objetivos que foram pré-definidos. 

Ao aplicar a avaliação de KPIs à sua política de viagens, o gestor pode obter uma visão mais profunda do seu impacto e eficácia, totalmente baseada em dados e não apenas em “achismo”. 

Listamos aqui alguns KPIs que podem ser bastante úteis (e neste e-book gratuito você confere um guia completo de KPIs para gestores de viagens):

1. Custo médio por viagem

Este KPI permite avaliar o custo médio de cada viagem de negócios. Se esse custo estiver sempre acima do orçamento definido, pode ser um sinal vermelho e a política de viagens precisa ser revisada para reduzir despesas ou para engajar os colaboradores em compras dentro do limite.

2. Taxa de conformidade

A taxa de conformidade mede a porcentagem de reservas que seguem as diretrizes da política de viagens. Uma alta taxa de conformidade é um sinal de que a política está sendo seguida de forma eficaz. 

Este KPI está diretamente relacionado à análise de cumprimento das regras que mencionamentos anteriormente. 

3. Retorno sobre o investimento (ROI)

O ROI de viagens de negócios é uma métrica valiosa para avaliar o valor das viagens em relação aos resultados obtidos. Esses dados vão levar em consideração o custo das viagens e os resultados financeiros que vieram como retorno, por exemplo, novas oportunidades de negócios ou parcerias.

Medindo a satisfação do viajante

Além de considerar as métricas, também é importante levar em conta a satisfação dos viajantes. 

Os colaboradores que estão insatisfeitos com a política de viagens podem ser menos produtivos e menos propensos a cumprir as normas estabelecidas. Vale lembrar que processos muito lentos, demora no pagamento do reembolso e aquelas centenas de notinhas físicas para comprovar os gastos são motivos de estresse. 

Para avaliar a satisfação do viajante, é possível realizar pesquisas pós-viagem que coletam feedback direto dos colaboradores e também pesquisas esporádicas, por exemplo, a cada seis meses ou um ano. 

Essas pesquisas podem incluir perguntas sobre acomodações, transporte, cronograma e experiência geral da viagem. Com a análise dos resultados dessas pesquisas, o gestor vai ter uma visão mais clara sobre áreas que precisam de melhoria na política de viagens.

Por exemplo, se mais da metade dos colaboradores ficou insatisfeito com o prazo de reembolso das despesas de viagem, é uma boa hora de rever os processos, avaliando implementar adiantamentos ou cartões corporativos para agilizar o pagamento. 

Como ajustar a política de viagens?

Após coletar dados para mensurar e metrificar se a política de viagens atende sua empresa, é hora de usar essas informações para ajustar a política de viagens da sua empresa, se for necessário. 

Aqui estão algumas etapas para considerar:

Identificar áreas problemáticas

Analise os dados coletados para identificar quais são as áreas da política de viagens que estão causando problemas. 

Pode ser que as despesas com hotelaria ou com aéreo estejam acima do esperado, ou que os viajantes estejam insatisfeitos com a ferramenta de reservas… 

Definir metas claras

Com base nas áreas problemáticas, estabeleça metas específicas para melhorar a política de viagens e ter este documento estruturado.

Por exemplo, se os custos com reservas estão muito altos, o gestor pode trabalhar com uma meta para reduzir esses custos em determinada porcentagem. Essa é mais uma forma de saber se a política de viagens atende sua empresa. 

Comunicar e treinar

Não basta elaborar a meta. É preciso comunicar e treinar os colaboradores.

Uma política de viagens só é eficaz quando há comunicação clara e treinamento adequado. Por isso, certifique-se de que todos os colaboradores conheçam e entendam as regras.  Isso pode envolver a realização de sessões de treinamento ou a adoção de uma ferramenta completa de reserva que não demanda horas de aprendizado para utilizar.

Faça download do modelo de política de viagens

Faça download gratuito do modelo de política de viagens que preparamos para te ajudar a estabelecer as regras de viagens e de despesas da sua empresa.

O documento é 100% personalizável e pode ser ajustado para os parâmetros da sua empresa, considerando todos os pontos importantes, como tempo de antecedência, valores máximos de reserva e como fazer o processo de reembolso.

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A melhoria da política de viagens é um processo contínuo. Continue monitorando o cumprimento das regras, os KPIs e a satisfação do viajante e faça os ajustes conforme for necessário.

Medir e metrificar essa política é fundamental para saber se atende às necessidades da sua empresa. 

A política de viagens não deve ser rígida, mas sim flexível e adaptável. Da mesma forma que o negócio escala, a política de viagens é atualizada para acompanhar esse crescimento, novos objetivos, mudança de rota ou de culta da empresa. 

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