Entenda a importância do motivo das despesas na prestação de contas

Na prestação de contas da viagem corporativa, explicitar o motivo de uma despesa é bastante importante. Além de detalhar a razão do gasto no relatório de despesa de viagem (RDV), isso facilita muito a fluidez do trabalho do gestor para aprovar ou recusar alguma despesa realizada.

Pensando nisso, vamos tratar neste artigo da importância dos motivos das despesas na prestação de contas. Você também vai entender como a categorização de despesas na plataforma da Onfly torna esse processo mais ágil, poupando tempo dos colaboradores e garantindo mais transparência.

Quais são as despesas mais comuns na viagem corporativa? 

Durante uma viagem corporativa, é comum que os colaboradores precisem gastar em função das atividades da viagem; ou seja, em nome dos interesses da empresa. 

Essas despesas estão geralmente relacionadas com refeições, transporte terrestre e adicionais de hospedagem, como lavanderia, dentre outras. 

Vale lembrar que outros gastos como lembrancinhas ou itens pessoais geralmente são de responsabilidade do viajante e, portanto, não são reembolsáveis e não aparecem na prestação de contas. 

Para que os gastos sejam devidamente reembolsados pela empresa, é essencial que os motivos das despesas sejam claramente explicitados no relatório de prestação de contas. Por isso, listamos alguns motivos dessa importância: 

Mais entendimento de cada gasto

Existem várias razões pelas quais explicitar os motivos das despesas é tão importante, mas em primeiro lugar precisamos enfatizar o entendimento de cada gasto e a maior clareza na prestação de contas.

A prática de prestar contas devidamente permite que o gestor compreenda a necessidade de cada gasto realizado, verificando se aquele gasto está conformidade com as despesas permitidas na política da empresa. 

Ao compreender o contexto e a justificativa por trás de cada gasto, o gestor pode tomar decisões mais assertivas na hora de aprovar ou recusar os reembolsos.

Mais conformidade com a política de viagens 

A exigência da justificativa do motivo das despesas também contribui para a conformidade com as políticas e regulamentos, tanto internos quando externos. Muitas empresas têm políticas de viagens estruturadas que vão deixar claro o pode ser reembolsado e em quais circunstâncias. 

Por isso, ao detalhar os motivos das despesas, os funcionários podem garantir que suas solicitações estejam alinhadas com essas políticas e os reembolsos sejam solicitados segundo as regras.

Mais transparência nas finanças 

Além disso, detalhar os motivos das despesas no RDV contribui para a transparência do processo de prestação de contas. 

Ao fornecer informações claras e precisas sobre o propósito de cada gasto (se a motivação foi o evento, o transporte ou até mesmo um almoço extra com clientes), os funcionários demonstram mais responsabilidade em utilizar os recursos da empresa de maneira adequada e comprovar isso pelos recibos e pela motivação dos gastos. 

Mais otimização dos gastos 

Por fim, além de transparência, outro ponto relevante é que, ao explicitar os motivos das despesas, é possível identificar boas oportunidades de otimização e, consequentemente, redução de custos. 

Por exemplo, se um colaborador frequentemente realiza despesas de transporte para se deslocar entre a sede e outro escritório, pode ser uma oportunidade para avaliar uma alternativa mais econômica, por exemplo, com o invetivo do transporte compartilhado com outros colegas que também fazem o deslocamento.

Na prática, com informações detalhadas sobre os motivos das despesas, a empresa pode identificar padrões de gastos e implementar estratégias para otimizar o uso dos recursos financeiros.

Como a Onfly te ajuda nessa prestação de contas? 

Agora você já sabe porque deixar explicito o motivo da despesa na prestação de contas na viagem corporativa é fundamental para um RDV mais exato nos dados e também mais completo. 

Mas, como essa justificativa pode ser feita com mais facilidade? Através da plataforma da Onfly, o colaborador, ao prestar contas das despesas, vai informar:

• data da despesa;
• valor;
• categoria da despesa;
• descrição
• recibos.

Tanto a categoria da despesa quanto a descrição vão ser primordiais para manter o controle do motivo das despesas – item que, como vimos, ajuda bastante a manter a conformidade e a clareza nas contas. 

Além disso, uma nova estrutura de categorização de despesas da Onfly ajuda a manter todos os gastos corporativos organizados em categorias. Na prática, isso oferece uma mais visão estruturada dos gastos e uma pitada extra de inteligência na gestão financeira.

Já para os clientes do cartão corporativo Azulzinho, o processo fica ainda mais simples, já que as categorias serão vinculadas automaticamente às despesas. Com o sistema Merchant Category Code (MCC), cada transação no cartão é identificada por um padrão de código que identifica qual é o tipo de estabelecimento comercial.

Ou seja, se o colaborador fez um pagamento no cartão corporativo em determinado restaurante, automaticamente, essa compra será listada na categoria de alimentação. Já se o pagamento foi de uma diária extra em hotel, por exemplo, a despesa vai automaticamente ser encaixada na categoria adequada.

Esse é um super facilitador que vai deixar todo o processo ainda mais simples.

Além de alimentação, diversos outros setores já fazem parte dessa listagem, como transporte público, aeroporto, loja de automóveis, hotel, educação, dentre outros. Confira a relação de grupos de categorização de despesas aqui.

Além desse baita diferencial, vale sempre reforçar que, na Onfly, toda essa prestação de contas acontece de forma online e totalmente prática, facilitando a rotina dos colaboradores que cadastram as despesas e os relatórios sem dor de cabeça. Além disso, os gestores também tem uma gestão mais eficaz ao receber toda a documentação completa.

Inclusive, pela plataforma de gestão de despesas da Onfly, é possível bloquear o envio de um relatório se ele estiver incompleto sem algum recibo (enquanto o colaborador recebe uma notificação explicando sobre a necessidade de complementar as informações). 

Isso torna os processos mais ágeis, sem deixar de lado a objetividade tão necessária quando se lida com o financeiro de uma empresa. 

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