Como a Onfly reduziu em 80% os chamados de viagens corporativas do PicPay

Gerenciar viagens corporativas em uma empresa que movimenta milhares de colaboradores todos os meses exige um planejamento robusto.

Quando os processos dependem de etapas manuais, aprovações demoradas e pouca visibilidade sobre os custos, o resultado costuma ser uma rotina marcada por chamados, retrabalho e desgaste para quem administra a operação.

Foi exatamente esse cenário que o PicPay encontrou antes de implementar a Onfly.

Hoje, a realidade é diferente. O tempo para emitir uma reserva caiu de uma semana para poucos minutos, o volume de chamados relacionados às viagens foi reduzido em 80% e o time de Facilities deixou de atuar como intermediário em cada solicitação para assumir um papel muito mais estratégico.

Essa transformação aconteceu porque a gestão de viagens passou a combinar autonomia para os viajantes, transparência para os gestores e automação para toda a operação.

Neste artigo, você vai entender como essa mudança aconteceu e por que ela se tornou um exemplo de como a tecnologia pode simplificar operações complexas sem abrir mão do controle.

Vamos lá?

O desafio de gerenciar viagens para mais de 5 mil colaboradores

O PicPay é uma das maiores fintechs do Brasil e, junto ao Banco Original, reúne mais de 5 mil colaboradores distribuídos entre escritórios no Espírito Santo, São Paulo e outras regiões do país. 

Todos os meses, aproximadamente mil pessoas realizam viagens corporativas para atender clientes, participar de reuniões, eventos e compromissos estratégicos.

Coordenar uma operação desse porte exige processos consistentes, integração entre áreas e uma plataforma capaz de acompanhar o ritmo de crescimento da empresa.

À frente dessa operação está Renata Aleixo, Coordenadora de Facilities e Viagens do PicPay e do Banco Original. 

Mais do que responsável pela implementação da plataforma, ela também utiliza a Onfly em suas próprias viagens, o que proporciona uma visão completa tanto da gestão quanto da experiência do viajante.

Essa vivência prática permitiu identificar rapidamente quais eram os principais obstáculos da operação anterior e o que precisava mudar para tornar a gestão mais eficiente.

Quando a gestão de viagens se torna um problema operacional

Antes da Onfly, o maior desafio não era apenas reservar passagens ou hotéis. O problema estava em todo o fluxo necessário para que uma viagem acontecesse.

Uma simples emissão podia levar cerca de uma semana até ser concluída. O processo começava com solicitações de cadastro, seguia por atualizações de aprovadores, alterações de centro de custo, mudanças entre empresas do grupo e diversos ajustes operacionais. 

Cada modificação gerava um novo chamado, cada chamado aumentava o tempo de espera e, ao final, uma tarefa simples se transformava em um processo lento e burocrático.

Enquanto isso, o time de Facilities precisava lidar diariamente com uma quantidade crescente de demandas administrativas.

Na prática, a equipe deixava de trabalhar em melhorias para dedicar boa parte do tempo à resolução de problemas operacionais.

Mas o impacto não terminava quando a reserva era emitida.

Renata também concentrava praticamente todas as reclamações relacionadas às viagens. 

Se o hotel ficava distante da reunião, se o voo era muito cedo, se o café da manhã não atendia às expectativas ou se surgia qualquer contratempo durante a jornada, a insatisfação chegava diretamente até ela.

Como ela mesma resume:

“Além de tudo que eu tenho para fazer, eu ainda tenho que administrar a percepção das pessoas, a expectativa delas.”

Essa talvez seja uma realidade familiar para muitos gestores de viagens corporativas.

Quando o processo depende excessivamente do time interno, qualquer experiência negativa acaba recaindo sobre quem administra a operação, independentemente de sua origem.

Falta de transparência também significava menos economia

Outro ponto crítico era a ausência de visibilidade durante a aprovação das viagens.

Na plataforma utilizada anteriormente, os gestores não tinham informações suficientes para saber se o colaborador havia escolhido a alternativa mais econômica disponível.

A aprovação acontecia praticamente às cegas.

Sem essa transparência, oportunidades de economia passavam despercebidas e a empresa perdia capacidade de controlar seus custos sem comprometer a experiência do viajante.

Além disso, o processo financeiro também exigia esforço adicional.

A conciliação do cartão corporativo precisava ser realizada manualmente antes da integração com o ERP, aumentando o tempo gasto com conferências e reduzindo a produtividade da equipe financeira.

Somando todos esses fatores, a gestão de viagens deixava de ser uma atividade estratégica e passava a consumir energia com tarefas repetitivas, retrabalho e atendimento de demandas operacionais.

A virada: autonomia para quem viaja e controle para quem aprova

A transformação começou quando o modelo de gestão deixou de depender de um intermediário para cada decisão.

Em vez de encaminhar solicitações para o time de Facilities, os próprios colaboradores passaram a realizar suas reservas dentro da plataforma da Onfly, escolhendo voos, hotéis e locadoras de acordo com suas necessidades e respeitando automaticamente a política de viagens da empresa.

Segundo Renata, a experiência é semelhante à de qualquer grande site de viagens: intuitiva, rápida e simples de utilizar.

Essa mudança parece pequena à primeira vista, mas alterou completamente a dinâmica da operação.

O viajante ganhou autonomia para decidir o horário do voo, escolher um hotel mais adequado à localização da agenda e selecionar a melhor opção disponível dentro das regras definidas pela empresa.

Ao mesmo tempo, os gestores passaram a aprovar viagens com muito mais informação.

Durante a aprovação, a plataforma apresenta automaticamente se existe uma alternativa mais econômica disponível e mostra exatamente qual seria a diferença de valor. 

Aqui vai um exemplo prático: havia uma opção R$ 1.002,53 mais barata do que a escolhida inicialmente pelo colaborador. Com essa visibilidade, o gestor pôde solicitar uma nova escolha antes da emissão da reserva, garantindo economia sem perder o controle da operação.

Essa combinação entre autonomia e transparência mudou completamente a forma como as viagens passaram a ser gerenciadas.

Os resultados: menos chamados, mais eficiência e uma operação mais estratégica

A autonomia concedida aos viajantes foi apenas uma parte da transformação. Nos bastidores, a automação de processos eliminou boa parte das atividades manuais que consumiam tempo do time de Facilities.

Com a integração entre a Onfly e o sistema de RH do PicPay, cadastros, atualizações de aprovadores, mudanças de centro de custo e movimentações de colaboradores passaram a acontecer automaticamente, sem necessidade de abertura de chamados ou intervenções da equipe.

O impacto foi imediato: o volume de chamados relacionados às viagens corporativas caiu 80%.

Essa mudança permitiu que a equipe deixasse de atuar de forma reativa para concentrar esforços em atividades estratégicas, acompanhando indicadores, aprimorando políticas de viagens e apoiando o crescimento da operação.

Outro ganho importante foi a velocidade.

O que antes podia levar cerca de uma semana para ser concluído passou a acontecer em poucos minutos ou, nos casos que exigem mais etapas de aprovação, em poucas horas. 

Esse ganho de agilidade faz diferença tanto para quem organiza a viagem quanto para quem precisa embarcar rapidamente para atender clientes, participar de reuniões ou representar a empresa em eventos.

A tecnologia também simplificou a gestão financeira

A transformação não ficou restrita à experiência do viajante ou ao trabalho da equipe de Facilities.

O processo financeiro também ganhou mais agilidade com a integração entre o cartão corporativo da Onfly e o ERP utilizado pelo PicPay.

Em vez de realizar conferências e conciliações manuais, o relatório de despesas já retorna conciliado, facilitando a geração das ordens de compra e reduzindo significativamente o tempo gasto com tarefas operacionais.

Segundo Renata, esse processo representa um ganho importante para toda a área financeira:

“Quando isso volta conciliado, já é 50% do caminho feito.”

É um exemplo claro de como a digitalização dos processos impacta diferentes áreas da empresa, tornando a gestão mais integrada e eficiente.

O maior resultado foi devolver tempo para quem faz a gestão

Embora os indicadores de desempenho sejam expressivos, talvez o principal resultado desse projeto não esteja apenas na redução do tempo de emissão ou na diminuição dos chamados.

O maior ganho foi devolver ao time de Facilities a possibilidade de atuar de forma estratégica.

Quando o viajante encontra uma plataforma intuitiva para realizar suas reservas, o gestor tem visibilidade para aprovar as melhores opções e o financeiro recebe informações organizadas, toda a operação deixa de depender de uma única pessoa para funcionar.

É exatamente isso que Renata destaca ao resumir a transformação vivida pelo PicPay:

“Hoje o colaborador compra a própria passagem, escolhe, o gestor aprova, todo mundo está de acordo. E eu estou lidando com outros problemas de verdade.”

Essa frase sintetiza um dos maiores objetivos da gestão moderna de viagens corporativas: substituir tarefas repetitivas por decisões estratégicas.

O que outras empresas podem aprender com o case do PicPay

À medida que as empresas crescem, cresce também a complexidade da gestão de viagens.

Mais colaboradores significam mais aprovações, mais políticas, mais centros de custo, mais despesas para conciliar e uma quantidade maior de informações para controlar.

Quando esses processos continuam sendo executados manualmente, o crescimento da operação acaba sendo acompanhado pelo aumento da carga operacional das equipes responsáveis.

O case do PicPay mostra que esse cenário não é inevitável.

Ao combinar automação, integração entre sistemas, transparência nas aprovações e autonomia para os viajantes, é possível escalar a operação sem aumentar proporcionalmente o trabalho das equipes internas.

Na prática, isso significa menos tempo dedicado a tarefas administrativas, maior controle sobre os gastos, decisões mais inteligentes e uma experiência melhor para todos os envolvidos na viagem.

A tecnologia passa a atuar como uma ferramenta para transformar a gestão de viagens em uma área capaz de gerar eficiência, economia e inteligência para o negócio.

Confira o case completo:

Transforme a gestão de viagens da sua empresa com a Onfly

Assim como aconteceu no PicPay, sua empresa também pode reduzir o trabalho operacional, aumentar a visibilidade sobre os custos e oferecer uma experiência muito mais simples para gestores e viajantes.

Agende uma demonstração da Onfly e descubra como automatizar toda a gestão de viagens corporativas, desde a reserva até a conciliação financeira.

Se sua empresa possui uma operação menor, você também pode começar pela Onfly Grátis, plano desenvolvido para organizações com até 3 viajantes e sem custos fixos, ideal para conhecer a plataforma e começar a profissionalizar a gestão de viagens desde o primeiro embarque.

Sobre o PicPay

O PicPay é uma das maiores fintechs do Brasil e oferece um ecossistema completo de soluções financeiras para pessoas físicas e empresas. 

Em conjunto com o Banco Original, o grupo reúne mais de 5 mil colaboradores, com cerca de 1.000 viajantes corporativos ativos todos os meses, tornando a gestão de viagens um processo estratégico para a operação.

Sobre a Onfly

A Onfly é a maior travel tech B2B da América Latina e oferece uma plataforma completa para gestão de viagens corporativas e despesas. 

Em um único ambiente, empresas podem pesquisar, reservar e gerenciar viagens aéreas, hotéis, aluguel de carros, ônibus, cartões corporativos, prestação de contas e reembolsos, com políticas automatizadas, aprovações inteligentes e relatórios em tempo real. 

A plataforma atende mais de 1.600 empresas, ajudando organizações de diferentes portes a reduzir custos, ganhar produtividade e aumentar o controle sobre toda a operação de viagens.