Em muitas empresas, a gestão de viagens corporativas acaba ficando sob responsabilidade de profissionais que já acumulam diversas funções. 

O controle de reservas, a conferência de despesas, o acompanhamento de aprovações e a consolidação de relatórios passam a fazer parte da rotina de áreas como Financeiro, Facilities ou Administrativo, mesmo quando essas atividades não fazem parte do escopo original do cargo.

Na prática, isso significa menos tempo para atividades estratégicas e mais horas dedicadas a tarefas operacionais, repetitivas e manuais.

Foi exatamente esse cenário que a Faber-Castell enfrentava antes de adotar a Onfly.

Reconhecida mundialmente pela fabricação de materiais de escrita, desenho e criatividade, a empresa possui uma operação robusta no Brasil e centenas de colaboradores que viajam frequentemente a trabalho. 

Com esse volume de deslocamentos, a gestão das viagens precisava acompanhar o ritmo do negócio sem gerar ainda mais complexidade para o time financeiro.

Confira neste artigo como a Onfly, junto com o time de Supervisão Financeira da companhia, transformou burocracia em inteligência de negócio.

Quando a gestão de viagens deixa de ser apenas mais uma tarefa

Em muitas organizações, a gestão de viagens cresce de forma gradual.

Primeiro surgem algumas reservas esporádicas. Depois, o número de viajantes aumenta, novas áreas passam a viajar com frequência e, quando a empresa percebe, existe uma operação inteira funcionando sem processos estruturados.

Foi exatamente isso que aconteceu na Faber-Castell.

Embora sua função estivesse totalmente ligada à gestão financeira, a Supervisora Financeira Loraine Fernandes passou a cuidar também de toda a operação de viagens da empresa.

O desafio não era apenas o volume de viajantes.

Cada departamento possuía necessidades específicas, aprovadores diferentes e regras próprias para utilização dos recursos. Ao mesmo tempo, a antiga agência de viagens não oferecia autonomia para consulta de informações nem ferramentas capazes de apoiar análises gerenciais.

Na prática, isso significava depender constantemente de terceiros para executar tarefas que deveriam estar disponíveis em poucos cliques.

Como a própria Loraine resume:

“Toda informação que eu precisava demorava muito porque tinha que pedir para a agência. E muitas vezes eles nem tinham a informação que a gente precisava.”

Essa falta de autonomia criava um efeito cascata em toda a operação financeira.

O desafio: sete dias para produzir um único relatório

Entre todas as dificuldades enfrentadas, uma delas simbolizava perfeitamente o problema.

Produzir um relatório consolidado das viagens corporativas levava cerca de sete dias úteis.

Durante esse período, era necessário solicitar informações para a agência, aguardar retornos, organizar planilhas, conferir dados manualmente e construir comparativos linha por linha.

Não existia Business Intelligence. Não existiam dashboards. Não havia filtros em tempo real. Todo o trabalho dependia da combinação entre planilhas, e-mails e muita conferência manual.

Além do enorme tempo consumido, essa dinâmica dificultava análises mais estratégicas.

Responder perguntas simples como quanto cada área gastou, quais hotéis geraram maior economia, qual centro de custo concentrou mais despesas ou como evoluíram os gastos ao longo dos meses, exigiam horas de consolidação de dados antes mesmo de começar qualquer análise.

Mas esse não era o único desafio.

Enquanto Loraine tentava organizar relatórios, outro problema surgia diariamente.

A plataforma utilizada anteriormente era pouco intuitiva para os viajantes.

Sempre que um colaborador precisava solicitar uma passagem, reservar um hotel ou entender o fluxo de aprovação, a primeira ligação era para o Financeiro.

Na prática, a área financeira acabava funcionando como suporte técnico para aproximadamente 800 usuários.

Cada dúvida interrompia uma rotina que já era extremamente intensa.

Em vez de dedicar tempo às atividades financeiras que realmente exigiam sua atenção, Loraine precisava orientar colaboradores sobre processos operacionais relacionados às viagens.

Era uma sobrecarga que não gerava valor para ninguém. E, principalmente, não precisava existir.

A virada: quando a gestão de viagens deixa de consumir o tempo do financeiro

A adoção da Onfly representou muito mais do que a troca de uma agência de viagens por uma plataforma digital.

Para a Faber-Castell, significou recuperar tempo, ganhar autonomia sobre as informações e permitir que a gestão de viagens deixasse de ser um gargalo operacional.

A mudança ficou evidente logo nas primeiras análises.

O que antes exigia uma semana inteira de trabalho passou a estar disponível em poucos segundos.

Hoje, Loraine acessa a plataforma e encontra os relatórios prontos, organizados e atualizados em tempo real. Não é mais necessário solicitar informações para terceiros nem consolidar dados manualmente em planilhas.

Como ela resume:

“Antigamente demorava cerca de sete dias úteis para a gente fazer um relatório, para fazer nossas análises. Hoje instantaneamente vem um relatório pronto.”

Essa mudança permitiu que o tempo antes dedicado à construção de relatórios fosse direcionado para análises financeiras e atividades estratégicas, justamente aquelas para as quais sua equipe foi contratada.

Ao mesmo tempo, a forma de acompanhar os gastos também mudou.

As antigas planilhas deram lugar a um BI dinâmico, onde é possível visualizar despesas por colaborador, área, centro de custo ou período, identificar oportunidades de economia e acompanhar indicadores em tempo real. 

Sempre que surge uma nova necessidade de acompanhamento, a plataforma pode incorporar novos indicadores rapidamente, oferecendo a flexibilidade que antes simplesmente não existia.

Outro ganho importante foi a autonomia dos próprios viajantes.

Com uma interface intuitiva e processos simplificados, os colaboradores passaram a realizar suas solicitações de viagem praticamente sem apoio da área financeira.

Isso eliminou um problema recorrente: o Financeiro deixou de atuar como suporte operacional para dúvidas sobre reservas, aprovações e utilização da plataforma.

Em uma operação com cerca de 800 viajantes, essa mudança representa um impacto significativo na produtividade da equipe.

Além disso, a Onfly permitiu configurar diferentes políticas de viagens e fluxos de aprovação para cada área da empresa, respeitando a complexidade da operação da Faber-Castell.

Áreas como Comercial, por exemplo, possuem regras específicas, centros de custo próprios e diferentes níveis de aprovação, tudo administrado automaticamente pela plataforma, sem necessidade de intervenção manual da equipe financeira.

Como resultado, Loraine deixou de ser a intermediária entre colaboradores, gestores e agência de viagens.

Hoje, a plataforma assume essa operação, enquanto ela concentra seus esforços na gestão financeira da empresa.

Os resultados conquistados pela Faber-Castell

A experiência da Faber-Castell mostra como uma gestão de viagens mais inteligente pode gerar ganhos que vão muito além da economia financeira.

Entre os principais resultados estão:

• redução do tempo de geração de relatórios de sete dias úteis para poucos segundos;
• acesso a informações em tempo real para tomada de decisão;
• eliminação das planilhas manuais utilizadas para consolidação de dados;
• autonomia para aproximadamente 800 colaboradores realizarem suas próprias solicitações de viagem;
• configuração de múltiplas políticas e fluxos de aprovação de forma automatizada;
• redução das demandas operacionais direcionadas ao Financeiro;
• mais tempo para que a equipe financeira se dedique às atividades estratégicas do negócio.

Na prática, a Onfly ajudou a transformar a gestão de viagens corporativas em um processo integrado, transparente e muito mais eficiente.

E talvez o maior resultado seja justamente aquele que não aparece em um dashboard: devolver às pessoas o tempo para exercerem suas funções com foco e estratégia.

A importância de uma solução tudo em um

A realidade vivida pela Faber-Castell não é uma exceção.

Em muitas empresas, profissionais das áreas Financeira, Facilities, Compras e Recursos Humanos acabam assumindo a gestão de viagens corporativas como mais uma responsabilidade dentro de uma rotina já bastante intensa.

Quando isso acontece sem tecnologia, processos estruturados e acesso rápido às informações, o resultado costuma ser o mesmo: excesso de trabalho operacional, baixa visibilidade sobre os gastos e pouca autonomia para os viajantes.

O case da Faber-Castell mostra que transformar esse cenário não depende apenas de digitalizar processos.

É preciso oferecer uma plataforma tudo em um que centralize toda a operação, automatize tarefas repetitivas, facilite o cumprimento das políticas de viagem e disponibilize dados confiáveis para decisões mais rápidas e estratégicas.

Uma gestão de viagens eficiente deve apoiar o crescimento da empresa e não consumir o tempo das equipes que deveriam estar focadas em outras prioridades.

Simplifique a gestão de viagens corporativas da sua empresa

Se a sua equipe também perde tempo conciliando planilhas, respondendo dúvidas operacionais ou aguardando relatórios para acompanhar os gastos com viagens, talvez seja hora de transformar esse processo.

Com a Onfly, sua empresa reúne reservas, políticas de viagem, aprovações, prestação de contas e relatórios em uma única plataforma, com informações em tempo real, atendimento 24 horas e inteligência para reduzir custos e aumentar a eficiência da operação.

Agende uma demonstração e descubra como a Onfly pode simplificar a gestão de viagens da sua empresa.

Ou, se sua operação possui até 3 viajantes ativos, experimente gratuitamente a Onfly Grátis e conheça a plataforma na prática.

Sobre a Faber-Castell

A Faber-Castell é uma das marcas mais tradicionais do mundo nos segmentos de escrita, desenho, pintura e criatividade. Com atuação global e forte presença no Brasil, a empresa desenvolve produtos voltados para educação, arte e escritório, atendendo consumidores, escolas e empresas em diversos países.

Reconhecida pela qualidade, inovação e compromisso com a sustentabilidade, a companhia mantém uma operação robusta, com centenas de colaboradores e uma estrutura que exige processos eficientes para apoiar suas atividades, incluindo a gestão de viagens corporativas.

Sobre a Onfly

A Onfly é a maior travel tech B2B da América Latina e oferece uma plataforma completa para gestão de viagens corporativas e despesas. 

Em um único ambiente, empresas podem realizar reservas de passagens, hotéis, ônibus e aluguel de carros, automatizar aprovações, controlar políticas de viagem, gerenciar reembolsos, acompanhar despesas em tempo real e acessar relatórios inteligentes para apoiar decisões estratégicas.

Com atendimento 24 horas, inteligência artificial aplicada à busca das melhores opções de viagem e integração com os principais ERPs do mercado, a Onfly ajuda mais de 1.600 empresas a reduzir custos, aumentar a produtividade e transformar a gestão de viagens em uma vantagem competitiva.