Por que você deve se preocupar com o processo de aprovação de viagens para sua empresa?

Você está convicto de que sua empresa hoje se utiliza do melhor método para aprovação de viagens a trabalho para seus colaboradores? Sabemos que o processo de aceitação das solicitações de viagem deve ser ágil e eficiente, uma vez que facilitar a viagem de seus funcionários permitirá que eles tenham boa experiência e acabam produzindo mais 😉

Mas, como organizar esse processo para que ele se torne eficaz, rápido, com a melhor experiência para os colaboradores, e principalmente seguro para os acionistas?

Confira algumas dicas a seguir.

Empresas que demandam muitas viagens de negócios

Quando a empresa realiza muitas viagens, é extremamente importante simplificar o fluxo de trabalho, descentralizando o processo, permitindo, por exemplo, que seus colaboradores enviem diretamente à empresa as suas eventuais solicitações de passagens aéreas, hotéis ou até mesmo os reembolsos por gastos feitos em viagem.

Uma aprovação otimizada desse fluxo de trabalho fará com que os colaboradores gastem menos tempo esperando a aprovação pelos gestores. A plataforma escolhida para esses lançamentos também deve ser capaz de notificar automaticamente os envolvidos sobre as solicitações que precisam de atenção imediata.

Otimizando o fluxo de pedidos para viagens a trabalho

É sempre benéfico para a empresa e seus funcionários otimizar o fluxo de solicitações para viagens a trabalho. Vamos lá, depois que uma solicitação de viagem é realizada, com todas as justificativas e informações devidamente especificadas, como centro de custos, projeto ou cliente, ela pode ser direcionada ao setor de aprovação, e ao final do mês, a área deve prestar contas para os acionistas sobre aqueles gastos.

Por exemplo: projeto em Cuiabá para o cliente XPTO gastou R$ 23mil reais no mês de abril. Porquê? Precisava? Qual é o ROI (retorno sobre investimento) desta viagem?

Existem formas acessíveis e inteligentes de criar um fluxo de viagens a trabalho no âmbito de sua empresa, usando plataformas digitais , baseadas no conceito de “flow” – palavra da língua inglesa que significa fluxo.

Trata-se de um conceito da psicologia positiva de capital importância para o líder e sua empresa, além de elevar os resultados e o nível de satisfação dos funcionários.
Para manter esse fluxo e o foco dos funcionários no desenvolvimento de competências e na conquista de resultados satisfatórios, é necessário criar:

• Um conjunto de metas e de objetivos, sempre definidos de forma clara;
• Regras de performance claramente estabelecidas;
• Desafios à altura das habilidades dos colaboradores;
• Feedback dos indicadores preestabelecidos, através do retorno dado por um supervisor aos funcionários;
• Ambiente que encoraje a concentração e a máxima produtividade.

Assim, para o sucesso das viagens corporativas de sua empresa, verifique se todas as condições estabelecidas estão sendo observadas, criando um fluxo de trabalho que deve ser tornado público, para que todos os seus funcionários possam acessá-lo.

Vamos aos exemplos práticos:

1. Crie planilhas que contenham colunas em que se possam preencher todas as informações da viagem, incluindo dados como: destino, período da viagem, número de registro da solicitação, nome do solicitante, itinerário, custo proposto, passagens de ônibus/trem/voo e requisitos básicos de acomodação e alimentação.
2. Especifique para que setor de sua empresa essa solicitação deve ser encaminhada: se à equipe de Finanças, se ao setor de RH etc.
3. O visto do gerente pode ser definido como estágio final da aprovação da solicitação de viagem, a fim de dar segurança e legitimidade a todo o processo.

Vantagens de utilizar um sistema interno de solicitações de viagens

Uma simples planilha compartilhada on-line no Google Docs pode ajudar bem a sua empresa, seus gerentes e seus funcionários a planejarem melhor suas viagens. Um planejamento de viagem a trabalho deve ser realizado com um mínimo de antecedência, para economizar custos com as despesas principalmente com passagens aéreas (que entram em uma flutuação agressiva de preços diariamente), cumprir as políticas da empresa e criar uma atmosfera saudável, a fim de que os colaboradores obtenham a melhor experiência com a aprovação de seus líderes ou gerentes de equipe.

As vantagens de implantar esse sistema de fluxo de viagens em sua empresa são muitas. Os funcionários reduzem seu tempo, sem precisar visitar vários departamentos da empresa para obter múltiplas autorizações. Além disso, um sistema otimizado on-line reduz o uso de papel, que são mais propensas a erros. A equipe de RH e Finanças também poderá ter acesso a todos os detalhes da viagem de uma só vez, em uma plataforma consolidada, a fim de planejar melhor os custos.

Outra vantagem desse tipo de organização é que os gerentes podem aprovar a solicitação final de viagem a trabalho em uma só etapa, uma vez que já terão sido checados todos os itens anteriormente. As observações feitas pelas equipes de aprovação são bastante oportunas, na medida em que mantêm todos os envolvidos no processo informados sobre a viagem e seus objetivos.

Tais etapas ajudam a evitar planejamentos de última hora, que levam ao aumento dos custos.

O que pode ocorrer quando não se adota um sistema de fluxo de informações para as viagens da sua empresa?

A falta de um fluxo de trabalho de solicitação de viagem adequado pode trazer muitos problemas para a sua empresa. Esses são alguns dos desafios normalmente enfrentados quando não se adota um sistema de fluxo de informações para viagens corporativas:

• Um processo de solicitação e aprovação que usa papéis ou mesmo apenas comunicação via e-mails pessoais é difícil de gerenciar em escala, além de não ser transparente.
• Leva-se muito mais tempo para fazer acontecer os processos quando são usados procedimentos manuais.
• Há chances de que as informações principais se perderem e não cheguem ao gerente, pessoa que irá de fato autorizar a viagem.
• Com anotações avulsas, geralmente não se tem clareza nem controle sobre os reais custos da viagem, nem aprovações de orçamento e limites de gastos.
• O mau gerenciamento de viagens de negócios aumenta os gastos da empresa e cria problemas de última hora.
• Aumentam as dificuldades na aplicação das políticas de viagens internas da empresa, uma vez que os processos não têm a clareza necessária para todos os membros da equipe.
• Gera-se certa falta de visibilidade dos gastos, o que também acarretará dificuldades no processo de reembolso depois.
• Falta de segurança dos acionistas para onde está indo os recursos financeiros da empresa empresa com viagens

Daí, a importância de otimizar todos os principais processos financeiros de sua empresa, como no caso específico das solicitações de viagem, que descrevemos aqui. É possível e necessário obter um controle aprimorado das aprovações financeiras de sua empresa, a fim de que a eficiência dos processos possa aumentar cada vez mais.

Quer saber mais sobre como estruturar melhor os processos da sua empresa? que tal conferir esse artigo sobre como acabar com os problemas na hora da prestação de contas?