Por que você deve se preocupar com o processo de aprovação de viagens para sua empresa?

Você está convicto de que sua empresa hoje se utiliza do melhor método para aprovação de viagens a trabalho para seus colaboradores? Sabemos que o processo de aceitação das solicitações de viagem deve ser ágil e eficiente, uma vez que facilitar a viagem de seus funcionários permitirá que eles tenham boa experiência e acabam aumentando a produtividade das tarefas.

Mas, como organizar esse processo para que ele se torne eficaz, rápido, com a melhor experiência para os colaboradores, e principalmente seguro para os acionistas? Confira o sumário a seguir.

Empresas que demandam muitas viagens de negócios

Quando a empresa realiza muitas viagens, é extremamente importante simplificar o fluxo de trabalho, descentralizando o processo, permitindo, por exemplo, que seus colaboradores enviem diretamente à empresa as suas eventuais solicitações de passagens aéreas, hotéis ou até mesmo os reembolsos por gastos feitos em viagem.

Ter uma aprovação de viagens otimizada fará com que os colaboradores gastem menos tempo esperando a aprovação pelos gestores. A plataforma escolhida para esses lançamentos também deve ser capaz de notificar automaticamente os envolvidos sobre as solicitações que precisam de atenção imediata.

Otimizando o fluxo de pedidos para viagens a trabalho

É sempre benéfico para a empresa e seus funcionários otimizar o fluxo de solicitações para viagens a trabalho. Vamos lá, depois que uma solicitação de viagem é realizada, com todas as justificativas e informações devidamente especificadas, como centro de custos, projeto ou cliente, ela pode ser direcionada ao setor de aprovação, e ao final do mês, a área deve prestar contas para os acionistas sobre aqueles gastos.

Por exemplo: projeto em Cuiabá para o cliente XPTO gastou R$ 23mil reais no mês de abril. Com qual objetivo? Qual é o ROI (retorno sobre investimento) desta viagem?

Existem formas acessíveis e inteligentes de criar um fluxo de viagens a trabalho no âmbito de sua empresa, usando plataformas digitais , baseadas no conceito de “flow” – palavra da língua inglesa que significa fluxo.

Trata-se de um conceito da psicologia positiva de capital importância para o líder e sua empresa, além de elevar os resultados e o nível de satisfação dos funcionários.

Para manter esse fluxo e o foco dos funcionários no desenvolvimento de competências e na conquista de resultados satisfatórios, é necessário criar:

• Um conjunto de metas e de objetivos, sempre definidos de forma clara;
• Regras de performance claramente estabelecidas;
• Desafios à altura das habilidades dos colaboradores;
• Feedback dos indicadores preestabelecidos, através do retorno dado por um supervisor aos funcionários;
• Ambiente que encoraje a concentração e a máxima produtividade.

Assim, para o sucesso das viagens corporativas de sua empresa, verifique se todas as condições estabelecidas estão sendo observadas, criando um fluxo de trabalho que deve ser tornado público, para que todos os seus funcionários possam acessá-lo.

Vamos aos exemplos práticos:

1. Crie planilhas: é importante ter um documento que contenha as informações da viagem, como: destino, período da viagem, número de registro da solicitação, nome do solicitante, itinerário, custo proposto, passagens de ônibus/trem/voo e requisitos básicos de acomodação e alimentação.
2. Especifique o setor de sua empresa: defina se essa solicitação deve ser encaminhada à equipe de finanças, do RH ou outra.
3. Visto do gerente: esse pode ser definido como estágio final da aprovação de viagens, a fim de dar segurança e legitimidade a todo o processo.

Vantagens de utilizar um sistema interno para solicitação e aprovação de viagens

Uma simples planilha compartilhada on-line no Google Docs pode ajudar bem a sua empresa, seus gerentes e seus funcionários a planejarem melhor suas viagens. Um planejamento de viagem a trabalho deve ser realizado antecedência, para economizar custos com as despesas, principalmente com passagens aéreas, que entram em uma flutuação agressiva de preços diariamente.

Tudo isso, buscando cumprir as políticas da empresa e criar uma atmosfera saudável, a fim de que os colaboradores obtenham a melhor experiência com a aprovação de seus líderes ou gerentes de equipe.

As vantagens de implantar um sistema de aprovação de viagens em sua empresa são muitas. Os funcionários reduzem seu tempo sem precisar visitar vários departamentos da empresa para obter múltiplas autorizações. Além disso, um sistema otimizado on-line reduz o uso de papel, que são mais propensas a erros. A equipe de RH e Finanças também poderá ter acesso a todos os detalhes da viagem de uma só vez, em uma plataforma consolidada, a fim de planejar melhor os custos.

Outro benefício desse tipo de organização é que os gerentes fazem a aprovação de viagens a trabalho em uma só etapa, uma vez que já terão sido checados todos os itens anteriormente. As observações feitas pelas equipes de aprovação são bastante oportunas, na medida em que mantêm todos os envolvidos no processo informados sobre a viagem e seus objetivos.

Tais etapas ajudam a evitar planejamentos de última hora, que levam ao aumento dos custos.

O que pode ocorrer quando não se adota um sistema de fluxo de informações para as viagens da sua empresa?

A falta de um fluxo de aprovação de viagens adequado pode trazer muitos problemas para a sua empresa. Esses são alguns dos desafios normalmente enfrentados quando não se adota um sistema de fluxo de informações para viagens corporativas:

Falta de transparência e menos agilidade

Solicitações por papéis ou mesmo via e-mails pessoais são difíceis de gerenciar em escala, afinal, leva-se muito mais tempo para fazer acontecer os processos quando são usados procedimentos manuais.

Além de não ser ágil, esse processo não é transparente, apresentando riscos de segurança para toda a empresa, inclusive para os acionistas e os recursos financeiros destinados às viagens corporativas.

Dificuldade em aplicar a política de viagens

Outro problema, quando não há um fluxo de aprovação de viagens a trabalho, é a falta de clareza nos processos necessários de serem cumpridos pelos membros da equipe.

Com isso, não apenas aumentam as dificuldades na aplicação das políticas de viagens internas da empresa, como também as informações principais podem se perder, não chegando até o gestor responsável pela aprovação de viagens corporativas.

Aumento de despesas

Esse mau gerenciamento dos fluxos de aprovação de viagens também aumenta os gastos da empresa e cria problemas de última hora. Por exemplo, processos manuais ou até anotações avulsas, trazem menos clareza para o trabalho do gestor.

Por conta disso, ele não tem controle sobre os reais custos da viagem, nem aprovações de orçamento e limites de gastos. Inclusive, isso também acarreta dificuldades no processo de reembolso posterior à viagem.

Daí, a importância de otimizar todos os principais processos financeiros de sua empresa, como no caso específico da aprovação de viagens, que descrevemos aqui. Com a Onfly, é possível obter um controle aprimorado das aprovações financeiras de sua empresa, a fim de que a eficiência dos processos possa aumentar cada vez mais.

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