À medida que uma empresa cresce, a gestão de viagens corporativas também se torna mais complexa. 

Novos centros de custo, diferentes políticas, múltiplas empresas dentro do mesmo grupo e um volume maior de deslocamentos exigem processos cada vez mais organizados para manter o controle das despesas.

Quando essa operação depende de ferramentas desconectadas e processos manuais, o resultado costuma ser conhecido: retrabalho, dificuldade para consolidar informações e pouca confiança nos números apresentados à liderança.

Foi exatamente esse cenário que o Grupo Madero enfrentava antes de implementar a Onfly.

Neste artigo, vamos contar como o jogo mudou e quais foram os ganhos da empresa ao escolher menos burocracia para gerir viagens a trabalho.

Vamos lá?

Quando o crescimento da empresa torna a gestão de viagens mais complexa

Em operações que envolvem diferentes empresas e unidades de negócio, a gestão de viagens dificilmente depende de um único fornecedor ou de um único fluxo de trabalho.

Ao longo dos anos, novos sistemas são incorporados, diferentes processos surgem para atender necessidades específicas e, pouco a pouco, aquilo que parecia funcionar começa a gerar um problema silencioso: a fragmentação das informações.

No Grupo Madero, essa fragmentação estava presente em praticamente toda a operação. Cada fornecedor utilizava uma plataforma diferente. Cada sistema gerava um relatório próprio. Cada documento seguia uma lógica distinta de conciliação.

Na prática, a equipe precisava reunir informações de quatro fontes diferentes para construir uma visão única sobre os gastos com viagens.

O problema não era apenas o tempo gasto nesse processo. Era a falta de confiança nos dados.

Quando cada relatório apresenta informações em formatos diferentes, qualquer divergência exige uma investigação manual. E quanto maior o volume de viagens, maior também o risco de inconsistências.

Em vez de utilizar os dados para apoiar decisões estratégicas, boa parte da rotina da controladoria era dedicada simplesmente a descobrir qual informação estava correta.

O desafio: quatro relatórios, quatro plataformas e nenhum número confiável

Se existia um momento que representava toda essa complexidade, era o fechamento do mês.

Antes da Onfly, a conciliação das despesas consumia aproximadamente um dia e meio inteiro de trabalho.

Os relatórios chegavam de diferentes fornecedores, precisavam ser comparados manualmente e qualquer divergência iniciava um novo ciclo de conferências.

Uma diferença de valor. Uma nota fiscal lançada em horário diferente. Uma categoria preenchida incorretamente.

Bastava um único detalhe para que todo o trabalho precisasse ser refeito praticamente do zero.

Como relembra Vitória:

“A gente passava em torno de um dia e meio só conciliando. Às vezes dava diferença de valor, então refazia todo o relatório. Um lançamento errado, tinha que voltar tudo e refazer tudo de novo.”

Além do retrabalho constante, havia outro problema ainda mais delicado.

Nem sempre era possível ter certeza de que os números estavam corretos.

Em alguns momentos, relatórios chegaram a ser aprovados com valores incorretos porque as inconsistências só eram identificadas depois que todo o processo havia sido concluído. Quando isso acontecia, corrigir apenas uma linha deixava de ser uma opção. Era necessário reconstruir toda a conciliação novamente.

O mesmo acontecia com os reembolsos. Cada prestação de contas precisava ser analisada individualmente.

Era necessário conferir se o horário da nota fiscal correspondia ao informado pelo colaborador, verificar se aquela despesa estava prevista na política de viagens, validar categorias, comparar valores e revisar documento por documento.

Era um trabalho extremamente operacional, repetitivo e difícil de escalar conforme a empresa crescia.

Esse processo acabava impedindo a equipe da controladoria de direcionar seus esforços para análises financeiras e decisões estratégicas.

A maior parte da energia era investida simplesmente em fazer os números fecharem.

A virada: quando a conciliação deixou de depender de conferências manuais

A mudança começou quando o Grupo Madero passou a centralizar sua gestão de viagens na Onfly.

O principal ganho veio da possibilidade de conectar a operação de viagens e despesas em um único ambiente, automatizando justamente uma das etapas que mais consumiam tempo da controladoria: a conciliação.

Hoje, a conciliação é realizada pela própria Onfly. Vitória não precisa mais cruzar manualmente quatro fontes diferentes nem conferir cada lançamento individualmente. 

Ela recebe o processo praticamente pronto e concentra sua atenção apenas naquilo que realmente exige uma análise humana: as exceções identificadas pelo sistema.

A primeira vez que isso aconteceu foi um daqueles momentos em que a transformação fica mais evidente justamente pela ausência de trabalho.

A conciliação chegou pronta. Vitória não precisou fazer o processo que havia repetido centenas de vezes.

Foi aí que ela percebeu que a implementação havia dado certo. Não foi um número em um relatório que mostrou a mudança, mas a ausência de uma tarefa que antes fazia parte da sua rotina.

De 300 horas por mês para um clique

Antes da Onfly, o Grupo Madero dedicava aproximadamente 300 horas por mês ao lançamento de notas.

Era um volume expressivo de trabalho operacional, especialmente porque cada inconsistência podia desencadear novas rodadas de conferência e retrabalho.

Hoje, esse processo pode ser realizado com um clique.

A conciliação é feita automaticamente pela Onfly, os dados ficam centralizados na plataforma e as informações chegam diretamente a quem precisa acompanhá-las.

O impacto vai além das horas economizadas.

Ao eliminar a necessidade de cruzar manualmente diferentes relatórios, a empresa também reduz a margem de erro e ganha mais segurança para utilizar os dados de viagens nas decisões financeiras.

O que antes era uma atividade de fechamento passa a ser uma fonte valiosa de informação para a gestão.

A tecnologia identifica o problema antes que ele chegue ao gestor

Outro ponto importante da transformação está na forma como as despesas são analisadas.

Com o Trust Expense, módulo de gestão de despesas da Onfly, a validação deixa de depender exclusivamente da conferência manual da equipe.

O sistema verifica automaticamente se a despesa corresponde ao valor gasto no cartão, se o item está de acordo com a política da empresa e se as informações apresentadas são consistentes. Quando encontra uma possível inconsistência, sinaliza o problema para que a equipe possa analisá-lo.

Na prática, isso muda completamente a função da controladoria.

Em vez de conferir nota por nota, Vitória passou a atuar onde sua análise realmente faz diferença.

A tecnologia cuida daquilo que pode ser automatizado e a equipe entra em cena apenas quando existe uma exceção.

Esse é um ponto importante para qualquer empresa que busca automatizar sua gestão de viagens: o objetivo não é simplesmente substituir uma tarefa manual por uma ferramenta. É tirar o profissional de atividades repetitivas para que ele possa dedicar seu conhecimento ao que exige análise, contexto e tomada de decisão.

Dados que deixam de ficar na planilha e chegam à liderança

A centralização também mudou a forma como o Grupo Madero acompanha seus gastos.

Com os dados disponíveis na plataforma, Vitória consegue dar visibilidade das despesas para diferentes níveis da organização, do gestor ao diretor e até ao CEO, sem precisar montar um novo relatório manualmente para cada demanda.

Esse ganho de transparência é especialmente importante em uma operação com múltiplas empresas.

A Onfly permite gerenciar as diferentes operações dentro de uma única plataforma, mantendo políticas, centros de custo e relatórios separados por empresa e, quando necessário, uma visão consolidada do grupo.

Assim, a empresa deixa de ter quatro plataformas e quatro formatos de relatório para construir uma visão única da operação.

O dado passa a estar disponível para quem precisa dele, no momento em que precisa.

E isso muda a conversa.

Em vez de discutir se o número está correto, a liderança pode discutir o que aquele número significa e quais decisões devem ser tomadas a partir dele.

Como Vitória resume a experiência:

“Isso é um alívio. Eu recebo a conciliação, ela é feita toda pela Onfly. Tenho total transparência dos meus custos porque sei daquilo que está caindo. E consigo dar essa visibilidade pro meu gestor, pro meu diretor, pro meu CEO.”

Compliance que deixa de ser cobrança e vira incentivo

A transformação do Grupo Madero também passou pela forma de estimular os colaboradores a seguirem a política de viagens.

A empresa ativou o cashback da Onfly para os viajantes. 

Quando o colaborador escolhe uma opção de menor custo dentro das regras estabelecidas pela empresa, recebe cashback para utilizar em viagens pessoais na Onhappy, benefício corporativo de viagens a lazer.

Na prática, a política deixa de ser percebida apenas como uma lista de restrições.

O colaborador passa a ter um benefício direto ao fazer uma escolha mais econômica e adequada às regras da empresa.

É uma mudança simples, mas importante: em vez de depender exclusivamente de cobranças para estimular o compliance, a empresa cria um incentivo para que o próprio viajante participe da construção de uma operação mais eficiente.

Os resultados conquistados pelo Grupo Madero

A transformação promovida pela Onfly pode ser percebida em diferentes pontos da operação.

O Grupo Madero passou de uma estrutura fragmentada, com quatro plataformas e quatro relatórios, para uma gestão centralizada em um único ambiente. O processo que consumia cerca de 300 horas mensais de lançamentos passou a ser realizado com um clique, enquanto a conciliação deixou de depender de conferências manuais.

Mais do que isso, a empresa passou a contar com dados centralizados e auditáveis, maior visibilidade para gestores e executivos e uma operação de despesas em que a equipe de controladoria consegue concentrar esforços nas exceções, em vez de conferir cada lançamento.

No fim, o principal resultado é simples de explicar: o retrabalho deixou de ocupar o espaço que deveria ser usado para gestão.

A importância da gestão de despesas em tempo real

A experiência do Grupo Madero mostra um problema comum em empresas que cresceram antes de estruturar sua operação de viagens.

Quando diferentes fornecedores, plataformas e processos passam a coexistir, é possível ter a sensação de que existe controle. Afinal, há relatórios, planilhas e conferências. Mas controle não significa necessariamente eficiência.

Se a equipe precisa passar horas conciliando informações, corrigindo lançamentos e reconstruindo relatórios para descobrir qual é o número correto, existe uma oportunidade clara de melhoria.

A gestão de viagens corporativas precisa entregar mais do que reservas e prestação de contas. Ela precisa conectar os dados da operação, reduzir tarefas manuais e permitir que o financeiro e a controladoria tenham uma visão confiável dos gastos.

Foi essa mudança que aconteceu no Grupo Madero.

A Onfly não eliminou a necessidade de análise humana. Fez algo mais importante: eliminou a necessidade de gastar tempo humano com aquilo que o sistema consegue fazer sozinho.

Simplifique a conciliação das viagens corporativas da sua empresa

Se sua equipe ainda passa horas cruzando relatórios, conferindo notas e tentando descobrir por que os números não fecham, talvez seja hora de mudar esse processo. 

Com a Onfly, sua empresa centraliza a gestão de viagens e despesas em uma única plataforma, reduz o trabalho manual e ganha mais visibilidade sobre os gastos. E o melhor: empresas com até 3 viajantes podem começar gratuitamente com a Onfly Grátis.

É uma forma simples de conhecer a plataforma na prática, organizar a gestão de viagens e entender como a tecnologia pode ajudar sua empresa a deixar o retrabalho para trás.

Agende uma demonstração para descobrir como a Onfly pode transformar a gestão de viagens da sua empresa.

Sobre o Grupo Madero

O Grupo Madero é uma das maiores redes de restaurantes premium do Brasil. Com diferentes empresas em sua estrutura e uma operação que envolve colaboradores em diversas localidades, o grupo possui uma rotina de viagens corporativas que inclui tanto viajantes frequentes quanto profissionais que se deslocam para Curitiba durante os processos de onboarding na matriz.

A parceria com a Onfly já soma dois anos e meio e transformou a maneira como o Grupo Madero administra viagens, despesas e conciliação.

Sobre a Onfly

A Onfly é uma plataforma de gestão de viagens e despesas corporativas que centraliza, em um único ambiente, processos que tradicionalmente ficam espalhados entre agências, ferramentas de despesas e sistemas financeiros.

Com a plataforma, empresas podem gerenciar diferentes operações e políticas, realizar reservas, controlar despesas, automatizar aprovações e acompanhar os gastos por meio de dashboards e relatórios. 

A solução também conta com recursos como Trust Expense, que utiliza inteligência artificial para validar despesas e identificar inconsistências, além de recursos de cashback, selfbooking e suporte 24 horas.

O objetivo é simples: reduzir o trabalho operacional, aumentar a visibilidade sobre os gastos e permitir que os profissionais responsáveis pela gestão de viagens tenham mais tempo para atuar de forma estratégica. Menor dor de cabeça, mais tecnologia.