Como o Méliuz ganhou mais controle sobre despesas e orçamentos com a Onfly

Acompanhar os gastos corporativos é essencial para manter a saúde financeira de qualquer empresa. Mas, quando as despesas só são identificadas depois de acontecerem, fica muito mais difícil garantir que o orçamento seja respeitado.

Para empresas com colaboradores viajando frequentemente a trabalho, esse desafio é ainda maior. Afinal, as despesas acontecem em diferentes lugares, envolvem diversas equipes e precisam seguir políticas previamente estabelecidas.

Foi esse um dos principais problemas enfrentados pelo Méliuz antes de contar com a Onfly.

A empresa, que é uma das principais plataformas de cashback e benefícios do Brasil, precisava ter mais visibilidade sobre os gastos dos colaboradores e identificar rapidamente despesas que ultrapassavam os limites autorizados.

Com a Onfly, o Méliuz passou a contar com uma gestão de viagens e despesas corporativas mais organizada, recebendo sinalizações sobre desvios orçamentários com mais agilidade e permitindo que os gestores orientem suas equipes no momento certo.

Neste artigo, vamos contar como essa parceria ajudou a transformar o acompanhamento dos gastos e trouxe mais previsibilidade para a operação financeira do Méliuz.

O desafio de controlar despesas em uma companhia com mais de 80 mil acionistas

Fundado em 2011, em Belo Horizonte (MG), o Méliuz é uma empresa de tecnologia que se tornou conhecida por oferecer cashback, cupons de desconto e outros benefícios aos consumidores.

Ao longo dos anos, a companhia ampliou sua atuação e construiu um ecossistema que conecta milhões de usuários a milhares de marcas parceiras.

Em 2020, o Méliuz deu um passo importante em sua trajetória ao abrir capital na Bolsa de Valores brasileira.

Com esse movimento, a empresa passou a ter novas responsabilidades relacionadas à transparência financeira, à governança corporativa e à prestação de contas ao mercado.

Segundo Israel Salmen, fundador e presidente do conselho de administração do Méliuz, a companhia precisa reportar seus resultados a mais de 80 mil acionistas.

Em um cenário como esse, manter os gastos alinhados ao orçamento é uma parte importante da disciplina financeira da empresa.

“Esse tipo de diligência para nós é extremamente importante. Somos uma companhia listada em bolsa que tem que reportar resultados para mais de 80.000 acionistas.”

Israel Salmen, fundador e presidente do conselho de administração do Méliuz

Além das responsabilidades financeiras, o Méliuz também precisava administrar uma rotina de deslocamentos profissionais.

Com equipes distribuídas em diferentes localidades e colaboradores das áreas comercial e de eventos que viajam frequentemente a trabalho, organizar reservas e acompanhar despesas era  atividades importantes para manter a operação funcionando.

O desafio era encontrar uma forma de fazer esse acompanhamento com mais agilidade, sem depender apenas de análises realizadas depois que os gastos já haviam acontecido.

Quando os gastos fora do orçamento só aparecem no fechamento

Antes da Onfly, um dos principais desafios do Méliuz estava no momento em que as informações sobre despesas chegavam aos gestores.

A empresa já trabalhava com orçamentos e regras para utilização dos recursos corporativos. O problema era que nem sempre os responsáveis conseguiam identificar rapidamente quando um colaborador realizava um gasto acima do limite estabelecido.

Imagine, por exemplo, que um profissional esteja viajando a trabalho e faça uma refeição cujo valor ultrapassa o permitido pela política de despesas.

Se essa informação só chega ao gestor no fechamento do mês, a despesa já foi realizada. Nesse momento, resta identificar a inconsistência, conversar com o colaborador e tentar evitar que a situação aconteça novamente.

Esse exemplo hipotético ilustra a dificuldade enfrentada pelo Méliuz: os desvios poderiam ser identificados apenas depois de ocorrerem.

Na prática, isso tornava a gestão mais reativa.

As equipes precisavam aguardar a consolidação das informações para verificar se os gastos estavam de acordo com o planejamento. Quando surgia alguma inconsistência, o tempo para orientar os envolvidos já havia passado.

Para uma companhia que precisa manter disciplina orçamentária e prestar contas aos acionistas, esse intervalo entre a realização da despesa e sua identificação dificultava o acompanhamento financeiro.

Afinal, o orçamento pode estar bem definido no início de cada período, mas é preciso ter visibilidade sobre sua utilização para garantir que o planejamento seja seguido ao longo da operação.

E foi justamente essa necessidade que motivou a busca por uma gestão mais eficiente.

A virada: identificar os desvios enquanto ainda é possível agir

A mudança começou quando o Méliuz passou a contar com a Onfly para organizar sua gestão de viagens e despesas corporativas.

Com a plataforma, a empresa ganhou mais visibilidade sobre os gastos e passou a receber sinalizações rápidas quando uma despesa não estava de acordo com o orçamento ou com as regras autorizadas.

A diferença parece simples, mas tem um impacto importante na rotina dos gestores.

Antes, um desvio poderia ser percebido apenas na conferência posterior. Com a Onfly, a informação chega mais rapidamente, permitindo que o responsável entenda o que aconteceu e tome as providências necessárias.

Isso significa, por exemplo, conseguir orientar um colaborador logo após identificar um gasto acima do limite previsto, em vez de esperar semanas para conversar sobre o assunto.

A sinalização não elimina a possibilidade de despesas fora da política, mas ajuda a empresa a agir com mais agilidade diante dessas situações.

Para o Méliuz, essa mudança representa uma forma mais próxima e organizada de acompanhar os recursos destinados às despesas de viagens a trabalho.

O controle passa a acontecer durante a operação, com informações que apoiam as decisões dos gestores ao longo do período orçamentário.

Mais visibilidade e menos burocracia na gestão de viagens

Outro benefício da parceria está na possibilidade de reunir informações importantes para a gestão em uma única plataforma tudo em um.

A Onfly oferece funcionalidades para organizar reservas, configurar políticas de viagens, estabelecer fluxos de aprovação e acompanhar despesas corporativas.

Com essas ferramentas, os gestores conseguem ter uma visão mais clara sobre a utilização dos recursos e identificar situações que exigem atenção.

No caso do Méliuz, essa visibilidade é especialmente relevante para acompanhar os gastos de colaboradores que se deslocam a trabalho.

Em vez de depender apenas de conferências posteriores, as informações ajudam os responsáveis a entender como os recursos estão sendo utilizados durante a operação.

Além disso, a possibilidade de configurar regras e acompanhar orçamentos por áreas e centros de custo facilita a organização financeira.

Isso permite que a empresa mantenha critérios para utilização dos recursos, respeitando as particularidades de diferentes equipes e necessidades de viagem.

A centralização também reduz a necessidade de buscar informações em diferentes ferramentas ou depender de outras pessoas para entender o andamento de uma despesa.

Com processos mais organizados, a equipe consegue dedicar menos atenção a tarefas operacionais e mais tempo às atividades que contribuem diretamente para os resultados do negócio.

Feedbacks mais rápidos para os colaboradores

Um dos resultados destacados por Israel Salmen é a agilidade que a Onfly trouxe para a comunicação entre gestores e colaboradores.

Quando uma despesa ultrapassa os limites estabelecidos, o responsável pode receber a sinalização e orientar a equipe rapidamente.

Essa proximidade faz diferença porque ajuda a reforçar as políticas corporativas no dia a dia.

Em vez de descobrir um problema semanas depois, o gestor tem a oportunidade de conversar com o colaborador enquanto a situação ainda está recente, esclarecer as regras e evitar que o mesmo comportamento se repita.

Esse acompanhamento também ajuda a criar uma rotina mais consistente de utilização dos recursos da empresa.

Com orientações mais claras e informações disponíveis com maior agilidade, os colaboradores conseguem compreender melhor os limites de gastos e a importância de seguir os procedimentos internos.

Para o Méliuz, isso contribui para manter os orçamentos sob acompanhamento constante, sem transformar cada despesa em um processo longo de conferência e cobrança.

Mais autonomia para lidar com imprevistos durante as viagens

Além do acompanhamento financeiro, a gestão de viagens corporativas precisa considerar a experiência de quem está viajando.

Mudanças de itinerário, dúvidas sobre reservas e outros imprevistos podem surgir a qualquer momento, exigindo apoio para que o colaborador consiga seguir com seus compromissos.

A Onfly oferece atendimento 24 horas, permitindo que os viajantes tenham um canal de suporte para resolver situações relacionadas aos deslocamentos profissionais.

Dessa forma, o colaborador não precisa depender exclusivamente das equipes internas do Méliuz para buscar ajuda durante uma viagem.

Essa estrutura de atendimento contribui para reduzir a concentração de demandas operacionais nos profissionais responsáveis pela gestão, que podem direcionar sua atenção a outras atividades.

Em uma empresa com diferentes equipes viajando pelo Brasil, contar com esse suporte é mais uma forma de simplificar a rotina e oferecer tranquilidade a quem precisa se deslocar a trabalho.

Os resultados: mais previsibilidade e tempo para focar no negócio

A parceria entre Méliuz e Onfly começou em abril de 2023 e trouxe avanços importantes para o acompanhamento das viagens e despesas corporativas da companhia.

Segundo o relato de Israel Salmen, os principais resultados estão relacionados à rapidez na identificação de desvios, à facilidade para orientar as equipes e ao respeito aos orçamentos estabelecidos.

Com as informações chegando mais rapidamente aos gestores, o Méliuz ganhou condições de acompanhar melhor suas despesas e agir diante de situações que exigem atenção.

Essa mudança contribui para uma operação mais previsível, já que os responsáveis passam a ter mais clareza sobre os gastos realizados durante o período.

“Controle completo, escala e tranquilidade para a operação. A Onfly nos deixou com mais tempo para focar no que importa: no resultado para os nossos clientes e para os nossos acionistas.”

O que a experiência do Méliuz ensina sobre gestão de despesas corporativas?

A experiência do Méliuz mostra que ter um orçamento definido é apenas uma parte de uma boa gestão financeira.

Também é necessário acompanhar como os recursos estão sendo utilizados e garantir que os responsáveis tenham acesso às informações no momento certo.

Quando esse acompanhamento acontece apenas no fechamento, os gestores conseguem identificar o que saiu do planejamento, mas têm menos oportunidades de orientar as equipes durante a execução do orçamento.

Com uma plataforma que oferece visibilidade sobre os gastos e sinaliza possíveis desvios, essa dinâmica muda.

As informações passam a apoiar decisões ao longo do período, ajudando a identificar situações fora das regras e reforçar o cumprimento das políticas corporativas.

Esse cuidado é importante para companhias listadas em bolsa, como o Méliuz, mas também faz diferença em empresas de outros portes e segmentos.

Afinal, qualquer negócio que realiza viagens corporativas precisa conciliar a experiência dos colaboradores com o controle dos recursos disponíveis.

E, conforme o volume de deslocamentos aumenta, manter esse equilíbrio sem tecnologia se torna cada vez mais trabalhoso.

O case Méliuz mostra como a combinação entre centralização de informações, políticas claras e acompanhamento ágil pode simplificar esse processo e ajudar as empresas a manter uma gestão mais organizada.

Sua empresa também pode simplificar a gestão de viagens e despesas com a Onfly

Com uma operação que atende milhões de consumidores e precisa manter compromissos de transparência com o mercado, o Méliuz encontrou na Onfly uma parceira para trazer mais visibilidade e agilidade ao acompanhamento das despesas corporativas.

A possibilidade de identificar rapidamente gastos fora do orçamento ajudou os gestores a oferecer feedbacks mais ágeis, reforçar as políticas internas e acompanhar melhor a utilização dos recursos da companhia.

E a sua empresa também pode contar com essas facilidades!

A Onfly é uma plataforma completa para a gestão de viagens e despesas corporativas, que reúne reservas, políticas, aprovações, controle de gastos e relatórios em um único ambiente.

Com processos mais organizados e informações disponíveis para apoiar as decisões, fica mais fácil reduzir tarefas manuais, acompanhar despesas e oferecer uma experiência mais prática para gestores e viajantes.

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