Despesa inteligente: como a Onfly acaba com o lançamento manual de despesas
Preencher relatório de despesas nunca foi a parte boa da viagem corporativa.
Guardar os cupons fiscais, lembrar de qual categoria a despesa corresponde, tirar foto por foto, anexar na plataforma e conferir com a fatura do cartão… Tudo isso enquanto se torce para o reembolso não demorar a cair.
Do outro lado, quem aprova essas despesas também tem um desafio pela frente: conferir linha por linha, comparar comprovante com valor lançado e apontar divergências antes de liberar o pagamento.
A Despesa Inteligente, nova funcionalidade da Onfly, muda esse fluxo desde a origem da despesa.
Em vez do processo manual, tanto de lançamento quanto de conferência, é a plataforma que faz o trabalho: o viajante tira a foto do comprovante e a despesa já entra pronta, classificada, anexada e verificada.
Neste artigo, você entende como a Despesa Inteligente funciona na prática, o que muda para quem viaja e para quem aprova, e por que esse é um passo importante na forma como empresas brasileiras gerenciam despesas corporativas.
Vamos lá?
O problema do lançamento manual de despesas
Lançar despesa é, historicamente, um trabalho mecânico e repetitivo.
Depois de uma viagem, o colaborador costuma acumular vários comprovantes (Uber, refeição, hospedagem, estacionamento) e precisa, para cada um deles, abrir o aplicativo, escolher a categoria, digitar o valor, escrever uma descrição e só então anexar a foto do comprovante.
Esse processo custa tempo e é uma das principais fontes de erro no lançamento de despesas corporativas. Entre as dificuldades do processo, estão:
- Retrabalho para o colaborador: cada comprovante exige atenção manual, e viagens com muitos gastos pequenos multiplicam essa tarefa. A prestação de contas vira tarefa noturna, e tende a acumular quando a pessoa viaja de novo antes de terminar a anterior;
- Conferência linha a linha para quem aprova: o financeiro ou o gestor direto precisa validar cada item, comparando o comprovante anexado com o valor lançado, o que atrasa o fechamento e consome horas de trabalho especializado;
- Divergências que só aparecem tarde: um valor digitado errado, uma categoria trocada ou um comprovante duplicado muitas vezes só é identificado no fechamento do relatório, quando já é mais difícil de corrigir;
- Dependência de QR Code: o fluxo tradicional de leitura de comprovante por QR Code ainda exige etapas manuais e não elimina o preenchimento de dados.
O volume dessa rotina ajuda a dimensionar o desafio. Segundo um levantamento da Onfly com dados do BigQuery e Mixpanel (janeiro a maio de 2026) , cada lançamento manual leva em média 1 minuto e 33 segundos, considerando o intervalo entre selecionar o tipo da despesa e salvar o registro.
Quando esse tempo é multiplicado pelos cerca de 380 mil lançamentos realizados manualmente por mês, o resultado é uma estimativa de 9.800 horas mensais dedicadas apenas à digitação das informações.
A conferência também consome tempo. O levantamento identificou uma média de 5 minutos e 34 segundos por despesa revisada, considerando o período entre a abertura do registro e a ação de quem aprova. Esses números representam o tempo observado no fluxo, e não necessariamente o esforço ativo durante toda a tarefa, mas ajudam a mostrar como as etapas repetitivas ocupam a rotina das equipes.
O resultado é um processo que consome tempo de todo mundo envolvido, de quem viaja a quem aprova, sem agregar valor real ao negócio.
É exatamente esse ciclo que a Despesa Inteligente foi criada para melhorar.
Por que a automação de despesas virou prioridade agora
A conversa sobre inteligência artificial dominou o setor de viagens corporativas ao longo de 2026, inclusive na GBTA Convention, o maior evento do segmento no mundo.
Mas boa parte dessa conversa ainda está no campo da promessa: um levantamento da própria GBTA, feito em parceria com Spotnana, Marriott International e Direct Travel, ouviu 269 gestores de viagens da América do Norte e da Europa e mostrou que 58% deles afirmam que a inteligência artificial gerou pouco ou nenhum impacto concreto na gestão até agora.
No Brasil, o momento pede ainda mais atenção ao tema.
O Business Travel Index, estudo anual da própria GBTA, apontou que o país tem a maior taxa de crescimento em gastos com viagens corporativas entre os 15 maiores mercados do mundo, com alta de 13,8% em 2026.
Com mais viagens, cresce também o volume de despesas que precisam ser registradas, conferidas e conciliadas. Os dados internos da Onfly mostram que aproximadamente 226 mil despesas reembolsáveis são registradas por mês. Isso reforça que a necessidade de automatização também envolve a capacidade de manter os processos financeiros organizados à medida que as operações crescem.
Mais viagem significa mais despesa para lançar, conferir e fechar todos os meses, e é exatamente nesse ponto que a automação deixa de ser um diferencial e passa a ser necessidade operacional.
Mesmo que o impacto possa parecer quase inexistente no dia a dia de viajantes e gestores de viagens, a Onfly já aplica e melhora a IA para mudar de verdade a realidade das viagens a trabalho.
O que é a Despesa Inteligente da Onfly
A Despesa Inteligente é a funcionalidade da Onfly que permite ao colaborador registrar despesas apenas fotografando o comprovante. A funcionalidade está no ar para toda a base de clientes Onfly desde julho de 2026, sem custo adicional.
Ao tirar a foto, podendo enviar até 8 comprovantes de uma só vez, a plataforma lê as informações, cria ou anexa a despesa correspondente e preenche automaticamente os dados necessários, como valor e categoria.
Enquanto isso acontece, o Trust Expense, a auditoria fiscal por IA da Onfly, analisa cada comprovante e sinaliza eventuais divergências antes de o pagamento ser realizado. Ele também identifica automaticamente comprovantes duplicados, evitando que a mesma despesa seja lançada mais de uma vez por engano.
A relevância dessa verificação também aparece nos dados da Onfly: 16,5% dos comprovantes validados no período analisado apresentaram alguma divergência. Entre as inconsistências identificadas, cerca de 70% estavam relacionadas à data, 25% ao valor e 5% à moeda. Os números mostram como diferenças aparentemente pequenas podem exigir atenção adicional durante a prestação de contas.
Dá para pensar na evolução do lançamento de despesas em três momentos: a era da planilha e da notinha amassada no bolso, a era em que o aplicativo já tinha câmera mas a pessoa ainda precisava preencher campo por campo, e a era em que o software faz o trabalho sozinho, da foto ao relatório pronto.
A Despesa Inteligente representa essa terceira era.
É importante deixar claro o que essa automação representa, e o que ela não substitui.
Quando a leitura do comprovante gera alguma incerteza, a plataforma exige revisão do colaborador antes de permitir o envio do relatório. Ou seja, o objetivo da Despesa Inteligente é eliminar o preenchimento manual repetitivo, não a validação final de quem está enviando ou aprovando a despesa.
Como a Despesa Inteligente funciona na prática
O fluxo de lançamento de despesas na Onfly segue uma lógica simples, pensada para reduzir etapas:
- O colaborador tira a foto do comprovante, direto pelo aplicativo da Onfly ou pelo Widget, sem precisar abrir o app;
- É possível enviar até 8 fotos de uma só vez, ideal para quem volta de uma viagem com vários comprovantes acumulados;
- A plataforma lê os dados do comprovante e cria ou anexa a despesa automaticamente, já com valor e categoria preenchidos;
- O Trust Expense analisa o comprovante, identifica duplicidades e sinaliza qualquer divergência encontrada;
- O colaborador revisa apenas o que for necessário, em vez de preencher cada campo do zero, confirmando o que a plataforma já organizou.
Essa inversão de ordem (a foto como ponto de partida, e não como anexo final) é o que torna o processo mais rápido tanto para quem lança quanto para quem aprova.
Em vez de conferir célula por célula de um relatório, o time financeiro passa a receber despesas já estruturadas, com eventuais inconsistências previamente marcadas.
Esse vídeo ajuda a ilustrar como a Despesa Inteligente funciona:
Widget da Despesa Inteligente: despesas lançadas sem nem abrir o app
Para viagens com muitos gastos pontuais, a Onfly disponibiliza um Widget direto na tela inicial do celular.
Com ele, o colaborador consegue fotografar e enviar um comprovante sem precisar abrir o aplicativo completo: basta acessar o widget, tirar a foto e seguir viagem.
É um recurso pensado para o momento em que a despesa acontece, seja o táxi que acabou de ser pago, o café da reunião ou o estacionamento do aeroporto.
Quanto mais próximo do momento da despesa o registro acontece, menor a chance de o comprovante se perder ou o lançamento ser esquecido.
A conexão com o cartão corporativo: menos espera por reembolso
A Despesa Inteligente ganha ainda mais força quando combinada ao cartão corporativo da Onfly.
É um cartão pré-pago, físico e virtual, vinculado à conta corporativa da empresa, com limites que o administrador define por colaborador, área, projeto ou centro de custo.
Quando a compra é feita nesse cartão, dois mecanismos trabalham juntos. Antes da compra acontecer, o próprio cartão já aplica a política da empresa e bloqueia automaticamente transações fora dos parâmetros definidos.
Depois da compra, basta o colaborador fotografar o comprovante: a despesa inteligente lê os dados, concilia com a transação do cartão e organiza tudo dentro do Expense, sem que ninguém precise digitar valor ou categoria.
O resultado é que o colaborador não precisa usar o próprio dinheiro nem esperar pelo reembolso depois, porque o gasto já nasce dentro do controle da empresa.
E como o cartão também funciona em viagens internacionais, esse fluxo se mantém mesmo fora do Brasil, sem processos paralelos para o financeiro administrar.
Trust Expense: mais segurança sem tirar a decisão de quem aprova
A automação da captura de despesas só faz sentido se vier acompanhada de segurança fiscal, e é esse o papel do Trust Expense, a camada de auditoria fiscal por IA da Onfly.
A cada comprovante recebido, o Trust Expense verifica inconsistências e aponta o que precisa de atenção antes que o pagamento seja efetivado, reduzindo o risco de erros passarem despercebidos até o fechamento do relatório.
Outro ponto de atenção é a duplicidade de comprovantes. O levantamento da Onfly identificou cerca de 6,2 mil ocorrências desse tipo por mês. Além de evitar registros repetidos, detectar essas situações antes do pagamento ajuda a reduzir o risco de uma mesma despesa ser paga duas vezes.
Vale reforçar: o Trust Expense sinaliza, mas não aprova despesas sozinho. A responsabilidade pela decisão final continua com o time financeiro ou com o gestor responsável, que agora recebe relatórios com as inconsistências já destacadas, em vez de ter que caçá-las manualmente.
Isso significa gastar menos tempo procurando erro e mais tempo analisando o que realmente importa.
O que muda para cada perfil dentro da empresa
A Despesa Inteligente foi desenhada para resolver a mesma dor sob diferentes perspectivas dentro da empresa:
- Para quem viaja: o lançamento deixa de ser uma tarefa administrativa. A foto no balcão do restaurante ou na saída do táxi já é o suficiente, sem formulário para preencher depois;
- Para o financeiro e para quem aprova: o relatório chega com as inconsistências já marcadas pelo Trust Expense. Em vez de conferir cada linha, o time passa a revisar apenas o que exige atenção;
- Para o gestor de viagens: o processo que antes levava minutos por despesa passa a levar segundos, com mais controle e rastreabilidade sobre o que está sendo lançado;
- Para o CFO e demais decisores: despesas alinhadas à política da empresa aparecem de forma mais clara antes do pagamento, sem depender de cobrança manual para que o processo seja seguido corretamente.
Por que isso importa para a gestão de despesas da sua empresa
Automatizar o lançamento de despesas não é apenas uma conveniência, é um passo na direção de um controle financeiro mais confiável.
Cada despesa lançada dessa forma já sai com centro de custo, categoria e comprovante organizados, prontos para rateio, exportação e conciliação no fechamento do mês.
Para empresas que gerenciam viagens corporativas com frequência, esse tipo de automação reduz o tempo operacional gasto tanto pelos colaboradores quanto pelo time financeiro, ao mesmo tempo em que aumenta a confiabilidade dos dados usados para tomada de decisão.
É uma mudança que beneficia desde o pequeno negócio, que ainda estrutura seus primeiros processos de gestão de despesas, até empresas maiores, que já lidam com alto volume de relatórios e exigem mais governança sobre cada gasto.
A Despesa Inteligente da Onfly representa exatamente essa evolução: sair do lançamento manual e repetitivo para um processo em que a tecnologia assume o trabalho operacional, e as pessoas ficam livres para decidir com mais informação e menos esforço.
Se você quer se aprofundar em temas relacionados à gestão de viagens corporativas, vale conhecer também a Comunidade Onfly Decola, espaço de conteúdo e troca entre profissionais que vivem a gestão de viagens e despesas corporativas no dia a dia.
Simplifique a gestão de despesas e viagens da sua empresa
Se a sua empresa ainda perde tempo com lançamento manual de despesas e conferência linha a linha de relatórios, a Onfly tem uma forma mais simples de resolver isso, e você pode começar sem custo.
O Onfly Grátis é o plano da Onfly sem mensalidade e sem taxa por reserva, feito para empresas com até três viajantes cadastrados por CNPJ.
Com ele, você já experimenta a plataforma completa de gestão de viagens e despesas corporativas da Onfly, incluindo a despesa inteligente, sem custo fixo para começar.
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