Como o Grupo Alun conquistou 20% de economia e mais controle sobre viagens corporativas com a Onfly
Gerenciar viagens corporativas envolve muito mais do que reservar passagens e hotéis. Para empresas com centenas de colaboradores viajando todos os meses, acompanhar despesas, manter políticas atualizadas e garantir que os recursos sejam utilizados corretamente são tarefas que exigem organização e agilidade.
No Grupo Alun, ecossistema de educação e tecnologia que reúne marcas como Alura, FIAP, PM3 e StartSe, essa gestão apresentava desafios importantes.
Antes da parceria com a Onfly, os responsáveis pelas viagens dependiam de relatórios preparados manualmente para acompanhar os gastos das equipes. Além disso, a falta de visibilidade sobre créditos de passagens não utilizadas dificultava o aproveitamento de recursos.
Com a Onfly, a empresa conseguiu transformar essa rotina, trazendo mais autonomia para os gestores, informações financeiras acessíveis em tempo real e processos mais eficientes.
O resultado? Segundo Jéssica Lino, Supervisora de Tesouraria do Grupo Alun, a parceria proporcionou uma economia de aproximadamente 20% por trimestre, além de melhorias importantes na organização das viagens.
Neste case, você vai conhecer os desafios enfrentados pelo Grupo Alun e entender como a tecnologia ajudou a simplificar a gestão de viagens corporativas em uma operação com centenas de viajantes.
Conheça o Grupo Alun, um dos principais ecossistemas de educação e tecnologia do Brasil
O Grupo Alun é um ecossistema brasileiro de educação voltado à formação de profissionais nas áreas de tecnologia, inovação, produtos digitais e negócios.
Sua atuação reúne quatro marcas reconhecidas no mercado: Alura, FIAP, PM3 e StartSe, cada uma com uma especialidade e diferentes formatos de ensino.
A Alura é uma das principais plataformas brasileiras de educação em tecnologia, com cursos e formações em programação, inteligência artificial, dados e diversas outras áreas. Já a FIAP se destaca no ensino superior, com graduações, MBAs e programas voltados à tecnologia e à inovação.
A PM3 é especializada na formação de profissionais de produto digital, growth e gestão, enquanto a StartSe oferece programas de educação executiva, empreendedorismo e inovação, conectando profissionais a tendências e ecossistemas de negócios.
Juntas, essas empresas formam uma estrutura educacional que acompanha profissionais em diferentes momentos de suas carreiras, desde os primeiros estudos em tecnologia até a formação de lideranças.
Com a consolidação do ecossistema em 2025, o Grupo Alun passou a reunir essas diferentes frentes de atuação sob uma identidade compartilhada.
Uma operação com essa abrangência também exige processos internos capazes de acompanhar as necessidades de diferentes equipes, especialmente quando o assunto são viagens corporativas.
O grupo conta com mais de mil usuários cadastrados na plataforma de viagens da Onfly, dos quais aproximadamente 350 a 400 realizam deslocamentos profissionais a cada mês.
Administrar esse volume exige controle sobre reservas, políticas de viagens, despesas e informações financeiras.
E foi nesse contexto que Jéssica Lino, atualmente Supervisora de Tesouraria do Grupo Alun, teve um papel importante na transformação dos processos.
Antes da Onfly: relatórios manuais e pouca visibilidade dos gastos
Antes de implementar a Onfly, o acompanhamento das despesas de viagem exigia um trabalho operacional intenso.
Na época, Jéssica atuava como Supervisora de Procure Pay, área responsável por processos relacionados a compras e contas a pagar, e precisava organizar as informações financeiras dos deslocamentos corporativos.
Uma das principais dificuldades estava na maneira como os dados eram disponibilizados aos gestores.
Para acompanhar quanto cada equipe havia gasto, Jéssica preparava um dashboard manual todas as semanas, reunindo os registros das viagens, organizando as informações e encaminhando os relatórios às áreas responsáveis.
O problema era que, quando os números chegavam aos gestores, nem sempre correspondiam à percepção que eles tinham sobre os gastos de suas equipes.
Era comum surgirem questionamentos sobre os valores apresentados ou sobre a área à qual determinada despesa havia sido atribuída.
Esse processo gerava retrabalho e exigia novas conferências para esclarecer as dúvidas.
Jéssica lembra como essas situações se tornaram uma preocupação recorrente:
“O pior dos pesadelos era que não aparecesse ninguém me pedindo quanto gastou em viagem essa semana, porque já vinha aquele calafrio.”
Jéssica Lino, Supervisora de Tesouraria do Grupo Alun
Mais do que uma dificuldade para produzir relatórios, o problema estava na dependência de informações que precisavam ser reunidas e compartilhadas manualmente.
Gestores dependiam de relatórios para acompanhar os gastos
Na rotina anterior, os gestores não tinham a mesma autonomia para consultar as despesas de suas equipes.
Se precisassem saber quanto havia sido gasto em determinado período, dependiam dos relatórios enviados por Jéssica e da atualização das informações.
Isso dificultava o acompanhamento do orçamento e tornava a gestão menos ágil.
Além disso, o tempo dedicado à preparação dos dashboards poderia ser utilizado em outras atividades da área financeira.
Para uma operação com centenas de colaboradores viajando todos os meses, manter esse controle manualmente representava um desafio cada vez maior.
Créditos de passagens não utilizadas poderiam ser perdidos
Outro ponto de atenção era o acompanhamento dos bilhetes não voados.
Quando uma viagem era cancelada ou alterada, a passagem poderia gerar um crédito junto à companhia aérea, conforme as condições da tarifa.
Sem uma gestão organizada desses valores, ficava mais difícil identificar quais créditos estavam disponíveis e garantir seu aproveitamento em futuras reservas.
Na prática, a empresa corria o risco de deixar recursos sem utilização simplesmente pela falta de visibilidade sobre os bilhetes.
Essa dificuldade também limitava as oportunidades de economia, já que valores de passagens anteriormente adquiridas poderiam ser aproveitados em novos deslocamentos.
Processos operacionais consumiam tempo da equipe
Além dos relatórios de viagens, a operação anterior exigia profissionais dedicados a diferentes etapas do processo.
Havia um analista responsável pelas demandas de viagens e outro envolvido na conferência de reembolsos e no lançamento de informações no sistema financeiro.
Com atividades distribuídas entre diferentes ferramentas, parte do trabalho consistia em transferir e organizar dados que já haviam sido registrados anteriormente.
Essa dinâmica aumentava a carga operacional e dificultava que os profissionais concentrassem seus esforços em atividades mais estratégicas.
Para o Grupo Alun, era necessário encontrar uma forma de simplificar essas rotinas sem perder o controle das informações.
Como a Onfly transformou a gestão de viagens do Grupo Alun
A parceria com a Onfly começou em julho de 2024 e marcou uma mudança importante na maneira como as viagens e despesas corporativas passaram a ser administradas.
Com a plataforma, o Grupo Alun ganhou acesso a funcionalidades que permitem centralizar reservas, acompanhar gastos, organizar políticas de viagens e consultar indicadores financeiros em um único ambiente.
Uma das principais transformações aconteceu justamente no processo que mais consumia tempo de Jéssica: a preparação dos relatórios.
Com o Business Intelligence (BI) da Onfly, os gestores passaram a consultar diretamente as informações sobre os gastos de suas equipes, sem precisar aguardar o envio de dashboards.
Essa autonomia mudou a dinâmica de acompanhamento financeiro e reduziu a dependência de processos manuais.
Dados financeiros acessíveis em tempo real
A mudança ficou evidente quando Jéssica percebeu que o dashboard que costumava atualizar semanalmente já não era mais necessário.
Segundo o relato da profissional, a planilha permaneceu três meses sem atualização porque os gestores passaram a acompanhar os dados diretamente na Onfly.
Em vez de solicitar relatórios, os responsáveis pelas áreas podiam acessar o BI da plataforma e consultar as informações conforme suas necessidades.
Isso facilitou a visualização dos gastos, o acompanhamento das políticas corporativas e a identificação de oportunidades de economia.
Outra vantagem foi a possibilidade de consultar indicadores por bilhete e por viagem, permitindo uma análise mais detalhada dos recursos utilizados.
Com os dados disponíveis em um único ambiente, a gestão ganhou mais agilidade e os profissionais deixaram de depender de um relatório preparado por outra pessoa para acompanhar seus orçamentos.
Políticas de viagens integradas à plataforma
Além da visibilidade financeira, a Onfly também ajudou o Grupo Alun a organizar melhor suas políticas de viagens corporativas.
Com as regras configuradas na plataforma, os colaboradores conseguem consultar as condições estabelecidas pela empresa durante o processo de reserva.
Isso facilita a escolha de passagens e hospedagens alinhadas aos limites autorizados e reduz a necessidade de conferir manualmente cada solicitação.
Para os gestores, a centralização das políticas também torna mais simples acompanhar o cumprimento das regras e identificar situações que exigem atenção.
Dessa maneira, a organização das viagens passa a fazer parte do próprio processo de reserva, contribuindo para uma rotina mais padronizada.
Integração com o sistema financeiro e menos tarefas manuais
Outra melhoria importante foi a integração das informações de despesas com o sistema de gestão financeira.
Antes da Onfly, parte dos registros de reembolso precisava ser transferida manualmente para o ERP da empresa, exigindo tempo dos profissionais envolvidos.
Com a integração, esse processo passou a ser automatizado, reduzindo a necessidade de lançamentos repetitivos.
A plataforma também reúne a gestão de despesas corporativas, permitindo que os colaboradores registrem seus gastos e encaminhem as informações para os fluxos de aprovação.
Com isso, a equipe financeira ganhou mais facilidade para acompanhar os registros, enquanto os profissionais que antes realizavam atividades operacionais puderam direcionar sua atenção para outras demandas.
Mais economia com a gestão de bilhetes não voados
Um dos diferenciais da parceria também está no acompanhamento dos créditos gerados por passagens aéreas não utilizadas.
Em uma operação com centenas de viajantes, cancelamentos e remarcações fazem parte da rotina. Quando esses processos não são acompanhados adequadamente, valores que poderiam ser aproveitados em novas reservas acabam esquecidos.
Antes da Onfly, o Grupo Alun tinha dificuldade para manter a visibilidade sobre esses créditos.
Com a plataforma e o acompanhamento da equipe de Customer Success, a empresa passou a receber informações sobre os valores disponíveis para utilização.
Essa organização facilitou o aproveitamento dos créditos em novas viagens, evitando que recursos já comprometidos com passagens fossem desconsiderados no planejamento de futuros deslocamentos.
Além de contribuir para a economia, o acompanhamento dos bilhetes não voados também trouxe mais clareza sobre os valores que poderiam ser reutilizados.
A gestão passou a contar com informações mais organizadas para avaliar as reservas e identificar oportunidades de reduzir novos gastos.
Os resultados da parceria: cerca de 20% de economia por trimestre
A combinação entre maior visibilidade financeira, processos automatizados e melhor aproveitamento dos recursos trouxe resultados importantes para o Grupo Alun.
Segundo Jéssica Lino, a empresa alcançou aproximadamente 20% de economia por trimestre em comparação com a plataforma utilizada anteriormente.
O resultado relatado considera diferentes componentes da operação, incluindo os custos da ferramenta, das viagens e dos processos operacionais.
Isso mostra que a economia na gestão de viagens corporativas não depende apenas do preço das passagens ou das hospedagens.
Reduzir tarefas manuais, melhorar o acompanhamento das despesas e aproveitar créditos disponíveis também contribui para tornar a operação financeiramente mais eficiente.
A economia, porém, não foi o único benefício percebido.
Mais eficiência do início ao fim da viagem
Com a Onfly, o Grupo Alun passou a reunir diferentes etapas da jornada corporativa em uma única plataforma, desde a reserva até a prestação de contas.
Essa centralização simplificou o trabalho dos profissionais responsáveis pela gestão e facilitou o acompanhamento dos gastos pelas equipes.
Como resume Jéssica:
“Tenho economia e eficiência em todas as etapas. Desde o início até o final de uma viagem, contando com a prestação de contas.”
A experiência também trouxe melhorias para os colaboradores que utilizam a plataforma.
Com funcionalidades de autoatendimento e remarcação online, os viajantes ganharam mais autonomia para administrar parte de seus deslocamentos.
Isso reduziu a necessidade de acionar a equipe interna para resolver determinadas solicitações e permitiu que os profissionais responsáveis pelas viagens concentrassem mais atenção na gestão dos processos.
Atendimento mais confiável para os viajantes
Outro resultado destacado por Jéssica foi a experiência com o suporte da Onfly.
Em uma operação com centenas de pessoas viajando, ter acesso a um atendimento preparado para lidar com imprevistos é importante para evitar que problemas com reservas comprometam a programação dos colaboradores.
Segundo seu relato, durante três anos de utilização da plataforma, houve apenas um episódio em que um colaborador não conseguiu atendimento, porque havia utilizado o canal incorreto.
Essa experiência positiva contribuiu para dar mais tranquilidade à equipe responsável pelas viagens, que passou a contar com um canal de suporte para auxiliar os colaboradores durante os deslocamentos.
A Onfly oferece atendimento 24 horas por dia, todos os dias da semana, permitindo que os viajantes busquem assistência mesmo fora do horário comercial.
Uma gestão preparada para acompanhar o crescimento
Com mais de mil usuários cadastrados e centenas de viajantes ativos mensalmente, o Grupo Alun precisava de processos capazes de atender a diferentes empresas e equipes.
A centralização das informações na Onfly ajudou a tornar essa gestão mais organizada, sem exigir que cada consulta de despesas dependesse de uma solicitação à área financeira.
Os gestores passaram a acompanhar diretamente os indicadores, enquanto a equipe responsável ganhou mais facilidade para administrar os processos de reserva, reembolso e controle orçamentário.
No fim, os benefícios se complementam: mais autonomia para quem precisa consultar os dados, menos tarefas manuais para os profissionais envolvidos e melhores condições para acompanhar os recursos destinados às viagens.
O que o case Grupo Alun ensina sobre economia em viagens corporativas?
A experiência do Grupo Alun mostra que uma gestão eficiente de viagens corporativas precisa considerar diferentes fatores além dos valores pagos por passagens e hospedagens.
Quando os dados financeiros ficam dispersos, os gestores dependem de relatórios manuais e os créditos de passagens não são acompanhados, a empresa pode perder oportunidades importantes de economia.
Por outro lado, centralizar essas informações facilita o planejamento e permite identificar com mais clareza como os recursos estão sendo utilizados.
A visibilidade em tempo real também ajuda a tornar a gestão mais independente. Com acesso direto aos indicadores, os responsáveis pelas áreas conseguem acompanhar os gastos sem precisar solicitar informações a cada nova análise.
Outro aprendizado está na importância de reduzir a carga operacional das equipes.
Processos de reembolso, integração financeira e conferência de despesas exigem atenção, mas não precisam depender exclusivamente de atividades manuais.
Com a tecnologia adequada, é possível automatizar etapas e direcionar os profissionais para tarefas que exigem mais análise e tomada de decisão.
No Grupo Alun, essa combinação contribuiu para uma economia de aproximadamente 20% por trimestre, conforme o relato de Jéssica Lino, além de trazer mais organização para uma operação com centenas de viajantes.
Sua empresa também pode economizar nas viagens corporativas com a Onfly
O case do Grupo Alun mostra como a tecnologia pode ajudar empresas a ganhar mais controle sobre os gastos e simplificar processos que antes consumiam tempo das equipes.
Com a Onfly, o grupo passou a contar com relatórios acessíveis em tempo real, maior visibilidade sobre os bilhetes não voados, políticas de viagens integradas e uma gestão de despesas mais organizada.
Essas melhorias contribuíram para reduzir tarefas manuais e acompanhar melhor os recursos utilizados ao longo da operação.
E a sua empresa também pode contar com essas facilidades!
A Onfly é uma plataforma completa para gestão de viagens e despesas corporativas, que reúne reservas de passagens, hospedagens, ônibus e carros, além de políticas de viagens, aprovações, relatórios e controle de gastos em um único ambiente.
Com a tecnologia como aliada, sua equipe ganha mais autonomia para administrar os deslocamentos, acompanhar despesas e identificar oportunidades de economia.
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A modalidade é destinada a CNPJs com até 3 viajantes e permite utilizar a plataforma para realizar reservas corporativas sem mensalidade e sem taxas de serviço. É uma maneira prática de conhecer as facilidades da Onfly e trazer mais organização para os deslocamentos profissionais.
