Gestão de viagens corporativas: guia completo para otimizar o tempo

A gestão de viagens corporativas faz parte da rotina de muitas empresas, mas processos manuais, planilhas e aprovações descentralizadas acabam consumindo tempo e dificultando o controle das despesas.

Com tecnologia, políticas bem definidas e processos integrados, é possível automatizar etapas, reduzir o trabalho operacional e aumentar a eficiência da operação.

Neste guia, confira as principais estratégias para otimizar o tempo na gestão de viagens corporativas e entender como a tecnologia pode transformar esse processo.

Por que a gestão de viagens corporativas consome tanto tempo?

Em muitas empresas, organizar uma viagem envolve diversas etapas realizadas manualmente.

O gestor solicita a viagem, o RH verifica a política interna, o financeiro aprova o orçamento e alguém pesquisa passagens, hotéis e transporte.

Depois disso, ainda existem atividades como envio de comprovantes, prestação de contas, conferência de recibos e lançamento das despesas.

Quando essas etapas acontecem em ferramentas diferentes, o retrabalho se torna inevitável.

Entre os principais fatores que aumentam o tempo gasto estão:

• Processos de aprovação demorados;
• Reservas realizadas em diversos sites;
• Falta de política de viagens clara;
• Controle manual das despesas;
• Reembolsos lentos;
• Comunicação descentralizada;
• Ausência de indicadores.

Quanto maior a empresa, maior tende a ser esse impacto.

Quais áreas são impactadas?

A gestão de viagens não é responsabilidade de apenas um setor. Ela envolve diferentes departamentos que precisam trabalhar de forma integrada.

RH

O RH normalmente participa da organização das viagens relacionadas a treinamentos, integração de colaboradores e eventos corporativos.

Também pode ser responsável pelo bem-estar do viajante e pelo cumprimento das políticas internas.

Gestores

Os líderes precisam aprovar deslocamentos, acompanhar custos e garantir que as viagens estejam alinhadas aos objetivos do negócio.

Quando todo esse processo é manual, o tempo gasto aumenta significativamente.

Financeiro

O financeiro realiza conferência de despesas, reembolsos, prestação de contas e controle orçamentário. Sem automação, essa atividade costuma consumir muitas horas da equipe.

Colaboradores

Os próprios viajantes também enfrentam dificuldades. Pesquisar voos, reservar hotéis, guardar comprovantes e preencher planilhas reduz o tempo disponível para atividades estratégicas.

Como otimizar a gestão de viagens corporativas?

A otimização depende da combinação entre processos bem definidos e tecnologia.

Confira as principais boas práticas.

1. Tenha uma política de viagens bem estruturada

Uma política de viagens elimina dúvidas e reduz a necessidade de aprovações individuais.

Ela deve definir critérios como:

• Limite de gastos;
• Classes permitidas para voos;
• Categorias de hotéis;
• Valores de alimentação;
• Regras para transporte;
• Processo de aprovação.

Quanto mais claras forem as regras, menos tempo será gasto com alinhamentos.

2. Centralize todas as reservas

Pesquisar passagens em um site, hotéis em outro e aluguel de carros em uma terceira plataforma aumenta o tempo de organização. Além disso, dificulta a comparação de preços.

Centralizar todas as reservas em uma única solução reduz o trabalho operacional e melhora o controle das informações.

3. Automatize os fluxos de aprovação

Um dos maiores gargalos da gestão de viagens é a aprovação manual. Solicitações enviadas por e-mail podem ficar dias aguardando retorno.

Com fluxos automatizados, cada solicitação segue diretamente para o responsável, respeitando regras previamente configuradas. Isso reduz atrasos e evita esquecimentos.

4. Controle os gastos em tempo real

Esperar o fechamento da viagem para descobrir quanto foi gasto dificulta o controle financeiro.

Acompanhando as despesas em tempo real, a empresa consegue agir rapidamente quando identifica desvios da política interna. Essa prática também melhora a previsibilidade do orçamento.

5. Utilize cartões corporativos

Os cartões corporativos reduzem a necessidade de reembolsos e simplificam o pagamento das despesas durante a viagem. Além disso, facilitam a conciliação financeira e oferecem maior rastreabilidade dos gastos.

Quando integrados a uma plataforma de gestão, os lançamentos acontecem automaticamente.

6. Digitalize a prestação de contas

Guardar recibos físicos ainda faz parte da realidade de muitas empresas. Esse processo gera perda de documentos, atrasos e muito retrabalho.

A digitalização permite registrar comprovantes diretamente pelo celular, facilitando a prestação de contas.

Tecnologias com OCR tornam esse processo ainda mais rápido ao extrair automaticamente as informações dos recibos.

7. Integre viagens e despesas

Separar a gestão da viagem da gestão financeira aumenta o número de atividades manuais.

Quando ambas estão integradas, reservas, pagamentos e prestação de contas ficam conectados em um único ambiente. Isso reduz erros e melhora a produtividade.

8. Acompanhe indicadores

Sem dados, fica difícil identificar oportunidades de melhoria.

Alguns indicadores importantes incluem:

• Tempo médio para aprovação;
• Valor médio por viagem;
• Economia obtida;
• Índice de conformidade com a política;
• Tempo de prestação de contas;
• Gastos por centro de custo.

Essas informações ajudam na tomada de decisão.

Quais tecnologias ajudam na gestão de viagens?

A transformação digital mudou completamente esse processo. Hoje existem plataformas que automatizam praticamente toda a operação.

Entre os principais recursos estão:

• Reserva online de passagens;
• Busca inteligente de hotéis;
• Aprovação automática;
• Gestão de despesas;
• Cartão corporativo;
• Emissão de relatórios;
• Dashboards em tempo real;
• Integração com sistemas financeiros.

Essas funcionalidades eliminam tarefas repetitivas e aumentam a eficiência operacional.

Os benefícios da automação

A automação vai muito além da economia de tempo. Ela impacta diretamente a gestão financeira e a experiência dos colaboradores.

Entre os principais benefícios estão:

Redução de custos

Processos automatizados permitem identificar tarifas mais competitivas e reduzir desperdícios. Além disso, evitam gastos fora da política.

Mais produtividade

RH, financeiro e gestores deixam de executar tarefas repetitivas. Assim, conseguem dedicar mais tempo às atividades estratégicas.

Melhor experiência para o colaborador

Solicitar viagens, reservar serviços e prestar contas se torna muito mais simples. Isso reduz o estresse e melhora a satisfação dos viajantes.

Maior controle financeiro

Todas as despesas ficam registradas em um único ambiente. Isso facilita auditorias, conciliações e análises gerenciais.

Mais segurança

A empresa consegue acompanhar deslocamentos, aprovações e gastos com muito mais transparência.

Erros que devem ser evitados

Mesmo empresas com políticas estruturadas podem cometer alguns erros.

Os mais comuns são:

• Utilizar planilhas para controlar viagens;
• Permitir reservas fora da política;
• Não acompanhar indicadores;
• Trabalhar com processos descentralizados;
• Realizar aprovações exclusivamente por e-mail;
• Depender de comprovantes físicos;
• Fazer reembolsos totalmente manuais.

Eliminar essas práticas reduz significativamente o tempo gasto na gestão.

Como a tecnologia melhora a rotina do RH e dos gestores?

O RH passa a acompanhar todas as viagens em um único painel. Isso facilita o controle dos colaboradores em deslocamento e reduz o tempo gasto com organização.

Os gestores conseguem aprovar solicitações rapidamente, visualizar custos antes da confirmação da viagem e acompanhar o orçamento em tempo real.

Já o financeiro recebe informações organizadas, automatiza conciliações e reduz o trabalho relacionado aos reembolsos.

O resultado é uma operação muito mais eficiente.

Como a Onfly ajuda a otimizar a gestão de viagens corporativas?

Empresas que buscam reduzir o tempo gasto com viagens corporativas encontram na Onfly uma plataforma que centraliza toda a operação em um único ambiente.

Com ela, é possível pesquisar e reservar passagens, hospedagens e outros serviços sem alternar entre diferentes plataformas.

Os fluxos de aprovação podem ser personalizados conforme a política da empresa, tornando as autorizações mais rápidas e padronizadas.

A plataforma também integra a gestão de despesas, permitindo acompanhar gastos em tempo real, digitalizar comprovantes e simplificar a prestação de contas.

Outro diferencial é o Cartão Corporativo Onfly, que facilita pagamentos durante a viagem e melhora o controle financeiro, reduzindo processos manuais e aumentando a visibilidade sobre os custos.

Além disso, dashboards e relatórios inteligentes oferecem informações estratégicas para identificar oportunidades de economia, acompanhar indicadores e tomar decisões baseadas em dados.

Ao reunir viagens, despesas e pagamentos em um único ecossistema, a Onfly reduz o retrabalho e proporciona uma gestão mais ágil, segura e eficiente.

Transforme a gestão de viagens em um processo estratégico

Otimizar a gestão de viagens corporativas significa reduzir tarefas operacionais, aumentar a produtividade e melhorar o controle financeiro da empresa.

Com processos automatizados, políticas bem definidas e informações centralizadas, RH, gestores e financeiro conseguem dedicar menos tempo às atividades burocráticas e mais tempo às decisões estratégicas.

A Onfly foi desenvolvida justamente para tornar essa rotina mais simples, reunindo reservas, aprovações, despesas e pagamentos em uma única plataforma. 

Conheça as soluções da Onfly e descubra como automatizar a gestão de viagens corporativas, ganhar eficiência operacional e reduzir custos em toda a jornada do viajante. Agende uma demonstração gratuita!