O que é uma TMC e como escolher a melhor para sua empresa

Gerenciar viagens corporativas vai muito além de reservar passagens e hotéis. Uma TMC (Travel Management Company) ajuda empresas a organizar viagens, controlar despesas e oferecer suporte aos viajantes.

Mas como saber se uma TMC atende às necessidades da sua empresa? Neste conteúdo, você vai entender como esse modelo funciona, quais serviços oferece e o que avaliar antes de contratar uma parceira.

Como funciona uma TMC?

Uma TMC funciona como uma parceira especializada na gestão das viagens corporativas de uma empresa. Em vez de cada colaborador pesquisar e reservar serviços por conta própria, a organização estabelece processos, políticas e fornecedores para centralizar a operação.

Dependendo do modelo contratado, a TMC pode cuidar de reservas, alterações, cancelamentos, emissão de bilhetes e atendimento aos viajantes.

Também é comum que a empresa ofereça relatórios para ajudar gestores e equipes financeiras a acompanhar os gastos. O objetivo é equilibrar as necessidades dos colaboradores com as políticas e objetivos financeiros da organização.

Quais serviços uma TMC oferece?

Os serviços variam de acordo com cada empresa e modelo de contratação. Por isso, é importante entender o que está incluído antes de fechar um contrato.

Reserva de passagens

A emissão de passagens aéreas é uma das principais atividades de uma TMC.

A empresa pode estabelecer regras relacionadas a horários, categorias, classes de voo, antecedência de compra e orçamento. Dessa forma, o viajante encontra opções adequadas às necessidades da viagem e às políticas internas.

Reserva de hotéis

A hospedagem também pode ser administrada pela TMC. A solução pode considerar localização, categoria, valores negociados e limites definidos pela política de viagens.

Isso ajuda a evitar reservas fora dos padrões estabelecidos pela empresa.

Transporte terrestre

Dependendo da necessidade, uma TMC também pode auxiliar na contratação de aluguel de carros, transfers e outros meios de transporte. Centralizar esses serviços facilita o planejamento e reduz a necessidade de utilizar diferentes fornecedores.

Atendimento ao viajante

O suporte é outro serviço importante de uma TMC. Durante uma viagem, imprevistos podem acontecer, como cancelamentos, alterações de voos ou problemas com reservas.

Ter uma equipe preparada para atender essas situações pode reduzir o impacto dos problemas para o colaborador e para a empresa.

Política de viagens

Uma TMC também pode ajudar na implementação da política de viagens corporativas. A política pode determinar limites de gastos, categorias de hospedagem, regras para passagens e necessidade de aprovação.

Quando essas regras são aplicadas durante o processo de compra, a empresa consegue aumentar o controle sobre os gastos.

Relatórios e indicadores

Os dados das viagens também são importantes para a gestão. Relatórios podem mostrar gastos por período, destinos mais frequentes, fornecedores utilizados e comportamento dos viajantes.

Com essas informações, gestores conseguem identificar oportunidades de economia e tomar decisões mais estratégicas.

TMC tradicional x plataforma de gestão de viagens

Uma TMC tradicional e uma plataforma de gestão de viagens podem atender necessidades semelhantes, mas oferecem experiências diferentes.

No modelo tradicional, boa parte da operação pode depender do contato entre o viajante ou gestor e um consultor. Reservas, alterações e solicitações podem ser realizadas por telefone, e-mail ou outros canais de atendimento.

Já uma plataforma moderna prioriza o self-service, permitindo que o próprio colaborador pesquise e reserve opções dentro das regras da empresa.

O gestor acompanha solicitações, aprova viagens e consulta informações em um ambiente centralizado. Isso não significa que o atendimento humano deixou de ser importante.

A tecnologia pode assumir tarefas recorrentes, enquanto a equipe especializada fica disponível para situações mais complexas.

TMC ou plataforma de gestão de viagens: qual escolher?

A escolha depende do perfil da empresa, do volume de viagens e da complexidade da operação. 

Empresas que realizam poucas viagens podem ter necessidades diferentes de organizações com centenas de colaboradores viajando todos os meses. Por isso, a comparação deve considerar os processos atuais e os principais desafios da empresa.

Também é possível combinar tecnologia e atendimento especializado, utilizando automação para tarefas simples e suporte humano quando necessário.

Mais importante do que escolher entre uma TMC ou uma plataforma é entender qual solução resolve melhor os problemas da operação.

Como escolher uma TMC?

Antes de contratar uma TMC, alguns critérios devem ser analisados. O preço é importante, mas não deve ser o único fator considerado.

1. Avalie a tecnologia

Uma TMC moderna precisa oferecer recursos digitais que facilitem a rotina dos usuários. Verifique se existe uma plataforma para pesquisar, comparar e reservar serviços de viagem.

Também avalie recursos como aprovação online, aplicação da política e acompanhamento das viagens. Quanto mais processos forem automatizados, menor tende a ser o trabalho operacional da equipe.

2. Considere a experiência do usuário

A plataforma precisa ser simples para quem vai utilizá-la. O colaborador deve conseguir encontrar e reservar sua viagem sem depender constantemente do gestor ou de um consultor.

Por isso, vale testar a ferramenta antes da contratação e avaliar a experiência de diferentes perfis de usuários. O ideal é combinar autonomia para o viajante e controle para a empresa.

3. Verifique o suporte

Mesmo com processos digitais, o suporte continua sendo fundamental. Confira os canais disponíveis, horários de atendimento e funcionamento do suporte em situações emergenciais.

Também verifique se a empresa oferece atendimento especializado para viagens mais complexas.

4. Analise as integrações

A gestão de viagens está conectada a diferentes áreas da empresa. Por isso, é importante verificar se a solução pode se integrar a sistemas financeiros, ERPs, cartões corporativos e outras ferramentas.

As integrações reduzem lançamentos manuais e facilitam o fluxo de informações entre os setores.

5. Confira a política de viagens

A solução deve permitir que a empresa estabeleça suas próprias regras. É possível definir limites para hospedagem, passagens, antecedência de compra e necessidade de aprovação, por exemplo.

O diferencial está em conseguir aplicar essas regras automaticamente durante a reserva.

6. Procure dados para a tomada de decisão

Uma boa solução de gestão de viagens não deve servir apenas para fazer reservas. Os dados gerados pela operação podem ajudar a identificar oportunidades de economia e melhorar as políticas internas.

Por isso, procure ferramentas com dashboards, relatórios e indicadores que facilitem o acompanhamento dos gastos.

7. Avalie o custo total

Ao comparar TMCs, considere mais do que a taxa cobrada pela empresa. Também é importante analisar quanto tempo sua equipe gasta solicitando cotações, aprovando viagens, conferindo informações e corrigindo erros.

Uma solução com maior nível de automação pode reduzir esses custos operacionais.

Quais são as vantagens de contratar uma TMC?

Uma TMC pode trazer mais organização e controle para empresas que possuem uma operação estruturada de viagens.

Entre os benefícios estão a centralização das reservas, o suporte aos viajantes, a padronização dos processos e o acompanhamento dos gastos. A empresa também pode estabelecer políticas e acompanhar seu cumprimento com maior consistência.

Outro ponto é a possibilidade de utilizar dados da operação para negociar com fornecedores e identificar oportunidades de economia. Porém, os resultados dependem da solução escolhida e do nível de tecnologia oferecido.

Uma TMC com processos excessivamente manuais pode continuar gerando burocracia para gestores e viajantes.

Como a tecnologia está transformando as TMCs?

A digitalização mudou a forma como as empresas administram viagens corporativas. Hoje, diversas etapas que dependiam exclusivamente de um consultor podem ser realizadas online pelo próprio viajante.

Isso permite automatizar tarefas recorrentes e direcionar o atendimento especializado para situações que realmente exigem intervenção.

A tecnologia também aumenta a visibilidade sobre os dados da operação. Gestores podem acompanhar reservas, despesas, políticas e indicadores em um único ambiente.

Com isso, a TMC deixa de ser apenas um intermediário para reservas e passa a atuar de forma mais estratégica na gestão da viagem.

Por que a Onfly é uma alternativa às TMCs tradicionais?

A Onfly combina tecnologia, gestão e atendimento especializado para centralizar a operação de viagens e despesas corporativas.

A plataforma reúne recursos para gestão de viagens, reservas, políticas, aprovações e despesas em um único ambiente.

Na prática, o colaborador ganha autonomia para realizar reservas, enquanto gestores e equipes financeiras mantêm controle sobre regras, orçamento e gastos.

A solução também oferece recursos como dashboards, integrações, cartão corporativo e ferramentas para acompanhar os gastos da empresa.

Dessa forma, tarefas que antes dependiam de processos manuais podem ser realizadas de maneira mais digital e centralizada. A proposta é combinar autonomia, controle e tecnologia em uma mesma experiência de gestão.

Quando é hora de repensar sua TMC?

A empresa pode reavaliar sua solução atual quando percebe que a gestão de viagens está gerando burocracia, demora ou pouca visibilidade.

Alguns sinais merecem atenção:

• Reservas são feitas principalmente por e-mail ou telefone;
• Colaboradores dependem de terceiros para tarefas simples;
• A empresa utiliza várias planilhas para controlar viagens;
• Gestores não conseguem acompanhar gastos em tempo real;
• A política de viagens não é aplicada automaticamente;
• Relatórios dependem de solicitações manuais;
• O financeiro precisa conciliar informações de diferentes sistemas;
• A empresa cresceu, mas os processos permaneceram manuais.

Nessas situações, uma plataforma de gestão de viagens pode ajudar a modernizar a operação.

Como fazer a transição para uma nova solução?

Antes de trocar de TMC ou contratar uma nova plataforma, é importante mapear os processos atuais.

Identifique quem solicita as viagens, quem aprova, onde as reservas são feitas e como os pagamentos e gastos são registrados. Depois, liste os principais problemas que precisam ser resolvidos.

Com esse diagnóstico, fica mais fácil comparar fornecedores e priorizar funcionalidades realmente importantes. Também é recomendável envolver viajantes, gestores, RH e financeiro na avaliação.

A solução precisa funcionar para todos os envolvidos na gestão de viagens, e não apenas para quem administra a ferramenta.

Modernize a gestão de viagens corporativas

Uma TMC pode desempenhar um papel importante na organização das viagens corporativas. No entanto, tecnologia, automação, integração, suporte e dados também precisam fazer parte da avaliação.

Para empresas que desejam modernizar seus processos, uma plataforma como a Onfly pode ser uma alternativa ao modelo tradicional.

A proposta é centralizar viagens e despesas, aumentar a autonomia dos colaboradores e oferecer mais controle para gestores e equipes financeiras.

Quer descobrir como modernizar a gestão de viagens da sua empresa? Conheça a Onfly e agende uma demonstração!

FAQ: Perguntas frequentes sobre TMC

O que significa TMC?

TMC significa Travel Management Company, ou empresa especializada no gerenciamento de viagens corporativas.

O que uma TMC faz?

Uma TMC pode cuidar de reservas, alterações, cancelamentos, atendimento ao viajante, aplicação da política de viagens e geração de relatórios.

Qual é a diferença entre TMC e agência de viagens?

Uma agência de viagens atende diferentes tipos de clientes e necessidades. Já uma TMC é especializada nas demandas de viagens corporativas e na gestão da operação empresarial.

Toda empresa precisa contratar uma TMC?

Não. A necessidade depende do volume de viagens, da complexidade da operação e do nível de controle desejado pela empresa.

Uma plataforma de gestão de viagens substitui uma TMC?

Depende do modelo adotado. Algumas plataformas automatizam atividades tradicionalmente realizadas por TMCs e também oferecem atendimento especializado.

Como escolher uma TMC?

Avalie tecnologia, facilidade de uso, suporte, integrações, política de viagens, relatórios e custo total da operação.

Também considere a capacidade da solução de acompanhar o crescimento da empresa.

A Onfly é uma TMC?

A Onfly oferece uma plataforma de gestão de viagens e despesas corporativas, combinando tecnologia, automação, reservas, controle e suporte especializado.

A solução é voltada para empresas que desejam centralizar e modernizar sua gestão de viagens corporativas.