O que faz um gestor de viagens corporativas? – Guia Completo

Há quem se engane ao pensar que um gestor de viagens é responsável apenas, e exclusivamente, pelo planejamento e execução dos trâmites de viagens corporativas, reservando passagens e hospedagens para funcionários.

Na verdade, o papel do gestor de viagens mudou significativamente nos últimos anos, sobretudo com advento de tecnologias como plataformas self-booking e analytics.

Há 20 anos, um gestor de viagens era responsável por solicitar reservas por e-mail/telefone, orquestrar os bilhetes em papel, entregar para os viajantes junto com os respectivos roteiros de viagem impressos, e garantir que a viagem aconteceria com êxito. Hoje, o gestor é responsável por analisar dados, interpretá-los e realizar planos de ação beneficiando a empresa, seja em savings, seja em melhoria de satisfação do usuário, ou até mesmo na redução do tempo gasto dos colaboradores ao fazer um reembolso. 

[E-book] 13 KPI’s que todo gestor de viagens deve acompanhar

Sim, o gestor de viagens agora é bem mais analítico e menos operacional. E por isso, as funções e a operacionalização deste cargo precisaram ser revisitadas. Em muitas vagas para gestor de viagens é possível acompanhar requisições cada vez mais extensivas para análise de dados, KPIs e ferramentas de gestão. 

Mas não se assuste…neste guia há uma geral do trabalho de um gestor de viagens e como você pode aplicar algumas reflexões em seu cotidiano para se tornar um profissional cada vez mais interdisciplinar, analítico e eficiente. 

Neste guia, você vai encontrar:

O que é um gestor de viagens?

Fundamentalmente, o gestor de viagens é responsável por planejar, coordenar, solucionar, reduzir custos e sistematizar as viagens para funcionários de uma empresa, de acordo com as necessidades de cada organização. 

Cada vez mais, as empresas veem nas viagens corporativas como um investimento necessário para a saúde institucional e na captação de novos clientes e negócios.

O deslocamento desse funcionário ou mesmo de um grupo de colaboradores acontece, por exemplo, quando a empresa se inscreve num curso presencial, em congressos, feiras ou até mesmo quando é necessário visitar clientes-chave e que demandam um contato pessoal, para fechamento de negócios.

Para isso fluir de forma eficiente e pensando em otimização de tempo e recursos, os gestores de viagens cuidam dessa implementação de um programa de viagens consistente e com uma  política de viagens corporativa que faça sentido para cada centro de custo ou grupo de viajantes.

Além de promover uma reestruturação nos meios de pagamento, com o auxílio da equipe financeira,  proporcionando redução de custos e otimização de processos. 

Onde o gestor de viagens pode atuar?

Se esta é uma área que te atrai, o ponto central é encontrar uma empresa que tenha um volume de viagens considerável e que se encaixe nas suas expectativas. 

Em muitas organizações, em que só a diretoria ou cargos c-levels viajam, a função de organizar as viagens fica a cargo de uma secretária executiva e/ou setor financeiro. Porém, o papel do gestor de viagens tem sido, há muito tempo, visto como um ponto estratégico nas organizações. 

Dentro das empresas, o gestor de viagens pode atuar na área administrativa, financeira, marketing e, quando as viagens corporativas são frequentes e com alto índice de despesas, existem casos de um departamento próprio, em harmonia com o setor financeiro ou de compras. 

Quais as soft skills necessárias para gestor de viagens?

Garantir a adesão à política de viagens e conduzir todos os processos administrativos enquanto centenas de viagens estão em andamento todos os meses é uma tarefa complexa. Um bom gestor está sempre em busca de evoluir soft skills para alavancar as experiência e entregar resultados. 

No caso da gestão de viagens corporativas, com o advento das novas tecnologias e das plataformas self-booking (como a Onfly), este olhar é uma boa oportunidade de identificação e análise de comportamentos internos. 

Diante deste cenário, é preciso se pensar em quais soft skills você já tem e quais podem ser melhores desenvolvidas em você para que tenha os melhores meios de análise para tomar decisões inteligentes e na comunicação entre etapas da sua gestão de viagens corporativas. 

As empresas buscam perfis pró-ativos para este tipo de vaga, pelo cargo exigir dinamismo, jogo de cintura e foco em resultados. Como gestor de viagem é importante que os viajantes corporativos vejam você como ponto focal e liderança neste processo. Para este cargo é fundamental, mostrar autoridade, eficácia interpessoal e organizacional e responsabilidade sobre a vida e trabalho do seu colaborador. 

Por isso, é preciso além de liderança e boa comunicação, um pensamento firme sobre resolução de problemas. Em uma boa mediação de conflitos é possível perceber questões como capacidade de análise, pensamento bilateral, raciocínio lógico, observação, persuasão, diálogo, negociação e tomada de decisão. 

E atenção aos detalhes contam muito. Quanto mais detalhado e expressivo for o planejamento de uma viagem corporativa, por exemplo, menores são os riscos de ocorrer imprevistos que podem levar a mais gastos. Quando falamos de gestão, uma vírgula em um texto, uma respiração em uma fala, uma constância em um gráfico fazem toda a diferença.

Quais atividades um gestor de viagens realiza?

Cada organização possui uma cultura de gestão de viagens, porém elencamos algumas tarefas que você pode desempenhar como um gestor de viagens:

• Colaborar no processo de vistos e outras autorizações especiais de viagem para os funcionários.
• Prestar assistência aos funcionários em apólices, processos e operações ao fazer viagens corporativas.
• Ser responsável pelo contato com fornecedores de passagens aéreas, hotéis, locadoras de veículos, mobilidade, pagamentos e agências de viagens corporativas;
• Ser responsável pelo processo de acordos corporativos juntos aos fornecedores, contratação de sistemas internos e relacionamento com as áreas de negócios da organização;
• Elaborar e promover o engajamento nas normas e políticas de viagem e reembolso;
• Sugerir e implementar melhorias nos processos de viagens;
• Elaborar e analisar reports e KPI’s e compartilhar com demais gestores sempre que necessário;
• Acompanhar e intermediar toda e qualquer situação ocorrida com os viajantes que não for de responsabilidade do mesmo;
• Promover o Duty of Care e assistência ao viajante;
• Coordenar e intermediar processos de contratação dos serviços de viagem junto à cadeia de supply
• Identificar oportunidades de monetização, melhores prazos de pagamentos, fluxos de caixa e processos de redução de custos;
• Elaborar e manter atualizado a política de viagens, mantendo às regras atreladas às estratégias da organização
• Prestar consultoria especializada de viagem aos clientes internos;
• Avaliar desvios e aplicação da política de consequências;
• Preparar a base de dados, estratégia e defesa de aprovação para o Budget anual, bem como a comunicação para a empresa e o gerenciamento dos orçamentos aprovados;
• Fomentar para a Educação Corporativa os treinamentos para novos colaboradores e novas empresas;
• Acompanhar eventos de grande impacto, calamidades, pandemias e todas as situações que impactem a rotina das viagens, bem como aplicar e comunicar intervenções internas;
• Conhecer e aplicar aos processos da área: LGPD, Compliance e Sustentabilidade nas Viagens;
• Conhecer tecnologias no mercado para tornar os processos de planejamento e gerenciamento das viagens mais simples, ágeis e eficientes.
• Comunicação com os fornecedores para relatar problemas e cobrar soluções;

Quais os desafios da área de gestão de viagens?

Como falamos acima, ser gestor de viagens vai muito além do voucher e passagens. Cuidar das pessoas em trânsito, garantir a harmonia dos processos, gestão financeira e estratégica dos recursos alinhados com os objetivos da empresa, sem dúvida são desafios diários da profissão de gestor de viagens.

Apesar do valor estratégico e financeiro, algumas empresas ainda enxergam o profissional responsável pelo processo de viagens como uma pessoa de compra e paga viagens. E esta situação pode desencadear certos atritos. Lembra do jogo de cintura, citado como uma importante soft skills? Pode ser preciso. 

E, vale uma dica: estude e tenha uma base dos processos adotados na sua estratégia. Inclusive, adotar uma postura de atualização e formação constante pode ser um grande diferencial. Por isso, realizar cursos faz parte da rotina de gestores de viagens.

Para um bom desempenho como gestor de viagens é importante ter familiaridade com os processos operacionais, mas não ser operacional. Você não precisa estar fiscalizando o e realizando a distribuição de tarifas de hotel, mas para uma melhor tomada de decisão é preciso ter um embasamento sobre o assunto. 

Quando você não entende dos processos operacionais, você corre o risco de cair no engano e fazer escolhas erradas. Se indispondo profissionalmente com o seu time e colaboradores. Como você escolherá a melhor solução para a sua gestão de despesas e viagem sem entender a fundo como elas funcionam? 

E não tem como fugir de certas responsabilidades, um gestor de viagens deve estar atento às estratégias adotadas e como pensar em questões que para um pessoa comum passariam batido, como a gestão eficiente de bilhetes não voados com o melhor aproveitamento dos créditos.

Além do seu trabalho e funções administrativas é preciso estar em constante contato com o colaborador viajante. Empatia, comunicação assertiva e pensamento bilateral podem ser habilidades chaves para os desafios aparentes. 

Cada funcionário tem o seu modo de agir e trabalhar diante de uma viagem corporativa. Encontrar um equilíbrio entre os desejos e necessidades individuais do viajante, permitindo que ele viaje e faça negócios com segurança e conforto ao mesmo tempo que se preserva os recursos financeiros. Por isso, escrever uma política de viagens clara e inclusiva mas que permita o controle de gastos de forma eficiente e automatizada.

E se dentro da sua estratégia existir certa resistência por parte dos colaboradores, eduque o viajante sobre as melhores escolhas de compra sem tantas restrições e parametrizações de sistemas.

A vida de um gestor de viagens envolve muita estratégia, jogo de cintura e organização. Acompanhar, controlar e minimizar custos são regras primordiais na hora da gestão de viagens corporativas. Porém para tudo seguir de forma saudável e sem descontrole é preciso pensar na criação e implementação de uma série de diretrizes que contemple todas as necessidades de quem viaja.

Planejar os detalhes das viagens corporativas já foi pauta de muitos artigos por aqui na Onfly. Afinal, nossa missão por aqui é desburocratizar e facilitar a vida dos gestores de viagens e de toda a empresa. 

Conteúdos relevantes para gestores de viagens

Se este é um desafio na sua empresa ou quer aprender sobre gestão de viagens, elencamos a seguir as principais publicações do nosso blog que falam sobre o assunto e pode te ajudar a ampliar alguns conceitos e pensamentos. São eles:

🌐 O que é a Gestão de Viagens Corporativas? – Guia definitivo!

⚠️ Como criar uma política de viagens: Veja o Guia Definitivo!

📉 6 Dicas para começar a gerenciar viagens

🖥 RDV – Como o Relatório de Despesas de Viagens pode ajudar na gestão da sua empresa!

✂️Viagem a trabalho: Guia prático sobre como reduzir os custos de viagem da sua empresa!

Boa leitura!