5 motivos para o colaborador reservar as próprias viagens corporativas

Nas organizações, cada vez mais encontramos um perfil de funcionário atuante, dedicado e com autonomia para tomar decisões, dentro dos limites de suas atribuições.

Essas qualidades são, de um lado, exigidas pelo mercado de trabalho e, por outro, incentivadas dentro das empresas, com ações como os colaboradores aptos a reservar as próprias viagens corporativas.

Desta forma, o funcionário moderno e com “ownership sense” interage com a gestão de forma muito mais autônoma do que antes: não precisa esperar uma ordem de ação, vai atrás do objetivo e o cumpre, para depois discutir com o gestor imediato os aspectos positivos ou não dessa intervenção.

Empresas modernas não punem o erro, mas entendem que a falha faz parte da jornada de aprendizado, e valorizam mais os colaboradores que arriscam e possuem atitude.

Nesse sentido, os gestores estão delegando mais liberdade de ação aos colaboradores, exatamente porque existem tarefas que eles podem facilmente fazer à sua maneira, e se sentem prestigiados quando podem colaborar de maneira mais ativa na empresa.

Uma dessas atribuições é a marcação de viagens de negócios: como as relações de trabalho exigem cada vez mais flexibilidade, é natural que as viagens corporativas passem a ser gerenciadas de forma mais autônoma, a fim de que o funcionário possa ter uma agilidade maior no processo de reserva.

Essa nova geração de viajantes a negócios é conhecedora de tecnologia, com menor probabilidade de seguir políticas e métodos de viagem restritos e desatualizados.

As empresas que entendem a importância de manter seus funcionários felizes (essa é uma excelente forma de reter talentos) estão adaptando as formas de gerenciamento de viagens corporativas, passando a permitir que os próprios colaboradores reservem e organizem suas viagens de negócios.

Quais são as vantagens do funcionário reservar as próprias viagens corporativas?

Uma tendência observada nas empresas que delegam aos seus próprios funcionários a tarefa de tratar das viagens corporativas é o aumento da confiança entre os pares.

Os gestores e colaboradores trabalham em uma mesma sintonia, a fim de otimizar custos e tempo. A prática de fazer sua própria reserva (via plataforma de self-booking, como a solução ofertada pela Onfly) acaba substituindo o fluxo tradicional e burocrático, no qual o colaborador precisa enviar um e-mail ou telefonar para a pessoa responsável para solicitar uma compra de passagem e hotel.

Dessa forma, como os funcionários das empresas cada vez mais desejam liberdade para poderem organizar suas próprias viagens, sem intermediários, a própria viagem a negócios tende a ficar mais econômica.

Isso acontece desde o início do processo, já que se elimina principalmente o tempo gasto nas idas e vindas de informações e dados, o que ocorre com frequência no âmbito das consultas as agências de viagens tradicionais.

No geral, a auto-reserva é uma experiência menos estressante e mais satisfatória, tanto para o funcionário quanto para a empresa que vai arcar com suas despesas de viagem.

Vale lembrar que hoje os colaboradores já conhecem e se acostumaram com sites de turismo online (conhecido como OTAs), como Decolar.com, por exemplo, que oferecem uma experiência de reserva muito fácil.

Logo, qualquer experiência de reserva diferente da que ele já está acostumada, fica traumática e repleta de atritos. O colaborador deseja ter a mesma experiência que ele possui para fazer uma reserva pessoal em uma reserva corporativa (não é por que é uma viagem de negócios que a experiência tem que ser ruim).

Ou seja, o viajante quer a mesma facilidade de uso e plataforma intuitiva para reservar suas viagens corporativas. Tudo isso sem abrir mão das necessidades e especificidades de viagens a negócios, como seguir a política de viagens.

Outra questão sensível é que as viagens corporativas com “excesso de gerenciamento” podem sair mais caras do que as viagens de negócios em um modelo auto gerenciável.

Para uma empresa, ter gerentes de viagem, gerentes de escritório ou assistentes que fiquem exclusivamente por conta dos processos operacionais das viagens requer um esforço e um investimento extra e, muitas vezes, o “molho sai mais caro que o peixe”.

Neste contexto, apresentaremos cinco motivos para que a sua empresa permita que os próprios viajantes de negócios reservem e administrem suas viagens corporativas.

1. Reservas de passagens e hotel com mais agilidade

Os funcionários de sua empresa podem reservar as próprias viagens corporativas com a mesma liberdade de quando reservam suas viagens de lazer; isto reduz exponencialmente o tempo, pois evita aquele ‘ping-pong’ e troca de e-mails intermináveis.

Mas atenção, antes de descentralizar, é preciso estabelecer previamente uma política de viagem, e deixar todo mundo alinhado com as regras! Inclusive, as melhores plataformas de gestão de viagens oferecem a política de forma integrada, permitindo visualizar se a compra infringe alguma das regras ou se está dentro dos conformes.

Uma pesquisa da Global Business Travel Association (GBTA) identificou que 45% dos colaboradores gastam em torno de 2 horas para planejar uma viagem corporativa; 36% gastam entre 1 e 2 horas; e 9% gastam mais de 2 horas.

Em um modelo self-booking este tempo reduz para alguns minutos. Reservar as próprias viagens corporativas deve ser ágil; já que, lembre-se, o core-business da sua empresa não é planejar viagem, é vender algum produto ou serviço.

2. Sentimento de pertencimento da equipe

A delegação de responsabilidades aos funcionários, no momento de preparar uma viagem corporativa, aumenta o sentimento de pertencimento da equipe na empresa.

Essa sensação de fazer parte ativa da empresa é bastante positiva, pois denota o alto nível de confiança dos gestores em seus colaboradores.

É sempre muito importante melhorar a satisfação dos funcionários, e fazer isso através da adesão à política de viagens da empresa é uma ótima estratégia.

3. Melhor experiência de compra

As modernas plataformas de gerenciamento de viagens estão gradativamente se distanciando das antigas plataformas, que antes existiam nas empresas, que tinham usabilidade ruim e eram muito difíceis de operar.

As plataformas modernas são tão fáceis de usar como uma OTA (Online Travel Agency), dispensam treinamento e não exigem que a empresa possua departamentos de viagens exclusivos.

A experiência de reservar as próprias viagens corporativas deve ser simples e não pode complicar a vida do colaborador, por isso, escolha com sabedoria qual é a melhor plataforma de gestão de viagens para o seu negócio. Na Onfly, por exemplo, o colaborador consegue gerir suas reservas de qualquer lugar, seja no celular ou no computador.

4. Segurança e Compliance

Permitir que os viajantes de negócios confiem em si mesmos, em uma plataforma de gestão de viagens, garante segurança aos acionistas e dá transparência ao processo.

Ou seja, o colaborador tem mais agilidade ao reservar uma viagem, e a empresa ganha com segurança e compliance, pois todos os dados ficam armazenados em um único lugar, com informações rastreáveis e facilmente auditáveis.

Na prática, isso significa dar mais autonomia e liberdade para o colaborador, ao mesmo tempo, em que se mantém a transparência e as regras da política de viagens, como antecedência e teto máximo de gastos nas reservas, por exemplo.

5. Colaboradores buscam as melhores tarifas

Os viajantes a negócios geralmente são bem informados.

Por isso mesmo, eles não estão dispostos a desperdiçar dinheiro com algo que não seja uma ótima experiência. As empresas que adotam essa nova abordagem têm o benefício de otimizar seus gastos em viagens, além de criar o tipo de cultura empresarial de que os funcionários adoram fazer parte.

Os colaboradores mais engajados gostam de fazer bons negócios para as empresas, e sabendo que existe uma plataforma que irá fazer a gestão destas despesas, isto se torna “sine qua non” (indispensável) para o seu rito de reserva de hotéis e passagens.

Vale a pena permitir ao colaborador reservar as próprias viagens corporativas?

Permitir que colaboradores tenham a experiência de reservar as próprias viagens corporativas, com regras claras e segurança aos acionistas, entrega uma melhor experiência, reduz tempo e dinheiro para empresa e valoriza os colaboradores.

Permitir esse modelo em sua empresa é uma ótima oportunidade de trazer mais valor ao processo de reservas de viagens, tornando tudo mais simples e eficiente.

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