Relatório de Despesas de Viagens: o que é RDV e sua importância

Os Relatórios de Despesas de Viagens, também chamados simplesmente de RDV, ajudam as empresas com a gestão e a comprovação de despesas relacionadas a viagens corporativas.

Esse importante documento, que é utilizado para controle de gastos, pode fazer uma grande diferença para os colaboradores e para os gestores em viagens.

Os colaboradores, que exercem algum trabalho fora do escritório (deslocamento administrativo) ou viajando a serviço da empresa, sempre terão gastos com transporte, alimentação e hospedagem. Essas despesas são indispensáveis para a execução do trabalho e aí o RDV tem papel fundamental.

Para te ajudar a entender tudo sobre os RDVs, elaboramos esse guia completo para otimizar suas viagens corporativas.

Confira o índice:

O que é o Relatório de Despesas de Viagens?

O relatório de despesas de viagens é um documento que especifica as despesas de uma viagem corporativa. Seu principal objetivo é prestar contas sobre todas as despesas da viagem, incluindo gastos com deslocamentos, alimentação, despesa com diárias em hotéis, taxas e ingressos para eventos, entre outros custos que podem surgir em uma viagem a trabalho. 

Quando é preciso fazer Relatório de Despesa de Viagens (RDV)?

Antes de tudo, vamos entender de onde vem a necessidade de criar os RDVs.

Sabemos que, em diferentes situações, as empresas precisam realizar pagamentos aos seus colaboradores, relativos a suas despesas de viagens a trabalho.

Essencialmente, existem duas formas de operacionalizar esses pagamentos. São elas:

1. As diárias de viagens

Muitas empresas optam pelo pagamento de diárias de viagens. Essa modalidade é considerada mais fácil e permite uma certa previsibilidade dos gastos.

Nesses casos, a empresa pode simplesmente estabelecer uma regra. Por exemplo: todos viajantes para a filial de São Paulo receberão uma diária de R$ 80,00 para cobrir suas despesas.

Desta forma, quem está pagando (a empresa) pode antecipar esse valor pelos dias que o funcionário ficará fora de sua base, tendo uma “segurança” de que não ultrapassará o limite pré-estabelecido.

Porém, nem sempre as empresas mantêm a real correção desses valores ou atualizam dessas diárias às realidades. Afinal, o valor pode ser pouco para algumas situações e até muito para outras. Um almoço no Leblon sempre será mais caro em relação a uma cidade do interior, não é mesmo?

Também é importante lembrar do aspecto jurídico-trabalhista dessa forma de pagamento.

Antes da reforma trabalhista, as diárias de viagem, que somadas durante o mês fossem superiores a 50% do salário, eram consideradas como salário, inclusive com a incidência de INSS, FGTS e IR.

Ainda que esse artigo tenha sido alterado pela nova redação da Lei nº 13.467, de 2017, já contemplando essa conjuntura, cabe ficar atento às jurisprudências relacionadas ao tema. Isso porque, infelizmente, muitos empregadores podem se valer dessas diárias como simulação para pagamento de salário, o que pode enviesar a decisão de magistrados.

“As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”

Neste caso, é essencial que a empresa possua uma forma de registrar e comprovar que parte daquela remuneração adicional é proveniente de reembolso de despesas. Caso contrário, se configura como um passivo trabalhista e, certamente, a conta irá chegar em algum momento.

2. Os Relatórios de Despesas de Viagens (RDVs)

Por outro lado, as empresas podem fazer o pagamento das despesas de viagens por reembolso ou cartão corporativo. Usualmente chamado de RDV, os relatórios de despesas de viagens têm a função de relatar e comprovar as despesas que foram originadas em determinada viagem ou até várias viagens durante um período.

Por isso, esse documento permite que equipes de campo realizem apenas um reporte de suas despesas, unindo todas os cupons fiscais, recibos e comprovantes de seus gastos. Isso é essencial para permitir o pagamento do reembolso de despesas pela empresa.

O RDV também é um documento utilizado para o reembolso de despesas ao funcionário, quando esse é o modelo adotado pela empresa, e também para a comprovação fiscal e tributária sobre os gastos da empresa com viagens corporativas. 

Modelo gratuito de Relatório de Despesas de Viagens (RDV)

Para ajudar você a fazer o controle e organizar seus gastos de viagem a trabalho em um só lugar, além de fazer uma prestação de contas de maneira mais rápida na plataforma all-in-one, a Onfly criou uma planilha com um modelo 100% gratuito de Relatório de Despesas de Viagem (RDV).

Esse arquivo separa seus gastos em categorias e permite que você dedique mais tempo às tarefas diárias da sua empresa.

Nossa planilha foi pensada especialmente para empresas que desejam melhorar seus fluxos de viagens, porém ainda não possuem uma grande demanda de viagens; ou então, nas quais a viagem a trabalho ainda não é uma estratégia fundamental do negócio.

Se você ainda:

• Perde muito tempo para fazer a prestação de contas após sua viagem;
• Se perde em meio a vários formulários diferentes;
• Tem problemas ao organizar todos os seus gastos de viagem…

Você precisa conhecer a planilha de RDV (Relatório de Despesas de Viagem) que criamos. Esse arquivo vai te ajudar a:

• Organizar e gerenciar suas despesas;
• Economizar papel e dinheiro;
• Diminuir o tempo gasto na sua prestação de contas.

Há muitas vantagens em utilizar o RDV em uma gestão de viagens corporativas. Tenha em mente que a comprovação desses gastos pode ser obrigatória, caso a empresa realize o reembolso de viagens ao colaborador, justamente para eliminar um possível passivo trabalhista. 

Quais são as vantagens de um RDV?

Além disso, é importante enfatizar que existem outras vantagens em ter um relatório de despesas de viagens, como:

Organização dos gastos

Com o RDV, você consegue organizar todos os gastos com viagens corporativas e isso facilita muito a gestão de viagens na empresa. É muito mais fácil encontrar informações que você deseja consultar quando há o controle por meio de relatórios. 

Controle dos gastos de viagens

Com os relatórios, também é possível saber exatamente quais foram os gastos com viagens corporativas. Isso porque o relatório inclui todos os gastos e a descrição de cada um deles.

Dessa forma, é possível ter controle das despesas de viagens, a fim de tomar decisões baseada nessas informações. 

Prestação de contas mais simples

O principal objetivo do RDV é justamente prestar contas, mas saiba que esse relatório faz isso de uma forma muito simples e fácil.

Com o relatório de despesas de viagens, você você terá todas as informações de que precisa ali, na sua mão.

Como o RDV pode ajudar na gestão da sua empresa?

Considerando todas as vantagens de utilizar um RDV, você provavelmente já sabe que ter esse documento na sua gestão é muito importante.

Assim, veja a seguir como o relatório de despesas de viagens pode ajudar na gestão da sua empresa. 

Redução das fraudes

Você sabia que as fraudes em reembolsos de viagens corporativas são quase 15% de todas as fraudes que podem ocorrer dentro de uma organização? É assustador!

Mas com os relatórios de despesas de viagens é mais difícil que isso ocorra. Afinal, cada uma das despesas é detalhada no relatório para que haja mais transparência.

Sabemos que o principal contribuinte para as fraudes é a falta de transparência, por isso, a comprovação de despesas é muito mais eficiente com o RDV. 

Agilidade na prestação de contas

É preciso enfatizar que a agilidade na prestação de contas é algo importante para a gestão de uma empresa. Afinal de contas, você não vai querer desperdiçar horas reunindo todos os gastos das viagens corporativas da sua empresa quando for prestar contas, não é mesmo?

Ter tudo isso ao seu alcance de forma simples agiliza muito o processo de prestação de contas. 

Adequação da política de viagens

O relatório de despesas de viagens também pode ajudar sua empresa a adequar a política de viagens com base nos dados analisados neste relatório.

Por exemplo, se você notar que os gastos com hotéis são sempre altos e que é possível reduzir esses valores para promover mais economia nas despesas de viagens, é interessante avaliar os dados para fixar um novo valor máximo para as reservas de hotéis na política de viagens.

Caso possua dúvidas, confira o guia definitivo de como criar suas políticas de viagens com modelo gratuito.

Comprovação dos gastos

A comprovação dos gastos é o motivo real de utilizar um relatório de despesas de viagens. Seja para comprovar para os colaboradores, para a Receita Federal, para os gestores ou até mesmo para investidores, esse documento detalha cada gasto. 

Além disso, a comprovação de dados pode ser útil em diversas situações, principalmente quando é necessário realizar uma auditoria. Essa é outra forma que o relatório de despesas de viagens pode ajudar na gestão da sua empresa. 

O que um Modelo de Relatório de Despesas de Viagens (RDV) deve conter?

Este relatório de despesas de viagens também é conhecido como RDV. Veja abaixo as informações que não podem faltar em um modelo de relatório de despesas de viagens, para não ter nenhum problema em seu processo de reembolso de despesas:

Dados da empresa que fará o pagamento

Não deixe de fora os dados da empresa que irá pagar pelas despesas, bem como os dados do viajante e motivos da viagem. 

Se atente, pois em alguns setores que quem paga a viagem é a empresa cliente, e não a empresa empregadora. Por exemplo, isso é bastante comum no mercado de consultoria e de palestras.

Para empresas que trabalham com centro de custos e/ou projetos, é necessário deixar esse dado bem claro na prestação de contas. Isso garante que os recursos sejam alocados corretamente pelo departamento financeiro.

Descrição detalhada dos gastos

É preciso colocar a descrição resumida dos gastos realizados. Em casos de deslocamentos, é aconselhado informar ponto de partida e destino, além do motivo.

Dessa forma, as dúvidas são eliminadas e facilita o andamento do processo.

Comprovantes em anexo

Todos os comprovantes das despesas devem ser anexados: cupons fiscais, recibos, invoices, notas fiscais ou memórias de cálculo em casos de despesas de deslocamento.

Em empresas com regime tributário optante pelo Lucro Real, essa documentação é fundamental para que as despesas sejam abatidas da base de cálculo de IRPJ e CSLL, já que a documentação anexa sustenta e valida o relatório.

Como usar o RDV em sua gestão?

Em toda viagem a trabalho, na qual o colaborador precisa adiantar um valor para depois ser reembolsado, é preciso ter um relatório de prestação de contas de viagens.

O mais comum é que o gestor utilize planilhas como o Excel ou o Planilhas do Google para elaborar o relatório de despesas de viagens.

Essa é uma opção se você deseja aderir ao RDV, mas saiba que pode ser cansativo e ineficaz ficar anotando item por item em uma planilha, principalmente em grandes empresas.

Nem sempre os RDVs são a melhor solução

Como todo método de gestão e documentação, os Relatórios de Despesas de Viagens também podem conter problemas.

Quando tudo é bem elaborado e bem feito, a solução é suficiente para uma empresa com pouco ritmo de viagens e despesas.

Mas, agora pense na seguinte situação: em uma grande empresa, com centenas de funcionários viajantes, imagine quantos RDVs chegam para o gestor de viagens!

O volume de documentos pode ser o primeiro dos problemas na gestão de viagens de uma corporação. E isso pode agravar outras situações:

Política de Viagens

Uma política que não é clara e não é atualizada pode gerar grandes prejuízos e ainda causar frustrações para os colaboradores. As políticas que não são aplicadas na prática, ou são aplicadas apenas quando convém, também são problemáticas;

Erros humanos

Recente pesquisa realizada pela Global Business Travel Association (GBTA) mostra que 80% dos colaboradores entrevistados ainda fazem tudo no papel e 41% das empresas usam planilhas para fazer o processo, tornando comum erros de soma (para mais ou para menos), lesando a empresa ou o funcionário;

Burocracia desnecessária

Colaboradores gastam, em média, até 2 horas elaborando esses relatórios, sem contar o tempo de outra pessoa analisar e processar esses dados e, por fim, o tempo do financeiro lançar o pagamento;

Fraudes nos dados

Ainda segundo a pesquisa da GBTA, 38% das solicitações de reembolso de quilometragem são feitas erradas. A maioria, por facilidade e comodidade, praticam o arredondamento para mais. Fora isso, ainda é preciso avaliar se algum colaborador adicionou um comprovante inválido, fora das regras fiscais ou fora da política de viagens, ou até mesmo uma despesa particular;

Desorganização

Como abordado acima, dependendo do modelo tributário de sua empresa, ter a comprovação dos documentos é de suma importância e nem sempre tais documentos são bem guardados. Lembrando que os cupons fiscais geralmente são termossensíveis e podem perder as informações. Neste caso, as empresas estariam descumprindo a exigência legal de manutenção dos registros por, no mínimo, 5 anos.

O que pode melhorar o RDV nas empresas?

Se você tem um fluxo de viagens corporativas e de reembolsos, com certeza precisa desses relatórios completos. Por isso, saiba que eles podem ser feitos de forma automática e muito mais prática.

Hoje, estão disponíveis plataformas de gestão de despesas. Com esse serviço, a empresa pode parametrizar sua política de viagens e gerenciar os RDVs com fluxos de aprovação e reembolsos, utilizando a tecnologia como aliada.

Quando se utiliza esses sistemas, é importante conectar a gestão de despesas às plataformas de gestão de viagens para que a empresa tenha uma visão única e um processo centralizado de ponta a ponta de suas viagens.

Plataformas modernas, como a Onfly, permitem que esses RDVs sejam feitos automaticamente a partir do cadastro dos gastos no sistema, no momento que são feitos.

É mais controle, sem perigo de errar na planilha e de perder a notinha,

E, com uma solução como essa, as empresas podem acabar com os reembolsos. O colaborador não precisa mais gastar e pedir o dinheiro de volta. Os cartões corporativos pré-pagos são uma excelente forma de acabar com as planilhas e facilitar muito a vida dos viajantes e dos gestores.

Com a plataforma da Onfly, centenas de empresas já estão automatizando e melhorando seus processos de reembolso de despesas, da forma mais simples e econômica possível.

Fale com um especialista e veja como é possível digitalizar todo o processo de reembolsos da sua empresa com mais transparência e economia: