Planilha RDV: motivos para usar em viagens a trabalho [baixe o modelo gratuito!]

Organizar viagens a trabalho é bem empolgante, mas a organização das despesas pode se tornar um caos sem as ferramentas certas para controle. E é aí que a planilha RDV entra como um aliado da prestação de contas. 

Afinal, as viagens a trabalho são feitas com base na transparência dos gastos e pedem um cuidado especial com as comprovações e outras documentações importantes, como os relatórios, por exemplo. 

E, neste caso, o Relatório de Despesas de Viagem é a ponte que os colaboradores têm para oficializar os gastos e seguir com a política de prestação de contas e reembolso de maneira transparente.

Por esse motivo, neste artigo vamos te explicar tudo sobre o que é um RDV, como preenchê-lo corretamente, os benefícios desse controle e um modelo de planilha RDV gratuito para facilitar sua rotina!

O que é um relatório de despesas de viagem (RDV)?

Conhecido também como RDV, o relatório de despesas de viagem é um documento que organiza e detalha todos os gastos durante uma viagem corporativa, para garantir o reembolso correto e prestar contas à empresa ou ao cliente. 

Os dados podem variar um pouco de empresa para empresa, mas normalmente, as documentações recorrentes são:

• Descrição dos gastos (com datas);
• Valores individuais e totais;
• Despesas separadas por categorias (alimentação, hospedagem, transporte e outros);
• Comprovantes (notas fiscais, recibos ou outros documentos). 

Ao reunir esses dados, principalmente, em uma planilha RDV, as chances de confusões financeiras, retrabalho e reembolsos errados é mínima. Além de não precisar de grande esforço das partes envolvidas, tanto os colaboradores quanto as empresas conseguem preencher e visualizar as despesas facilmente.

Quais despesas podem ser incluídas no relatório?

Agora que você já sabe o que é RDV, vamos entender quais despesas podem ser anexadas na sua planilha.

Primeiramente, fique de olho nas políticas internas da sua empresa para saber o que realmente vai ser elegível de reembolso, assim, é mais fácil programar quais estabelecimentos pedir os seus comprovantes também.

Mesmo com essa variação de acordo com as políticas internas de cada empresa, de modo geral, separamos as despesas que costumam entrar na planilha RDV:

• Alimentação: cafés, almoços, lanches e jantares;
• Transporte: passagens aéreas, combustível, aluguel de veículos e meios de mobilidade (táxi ou aplicativo);
• Hospedagem: hotéis e outras acomodações;
• Internet e telefone: dados de internet e ligações de trabalho; 
• Outros: ingresso de eventos corporativos, materiais de trabalho, estacionamentos e gastos relacionados ao trabalho.

Uma dica é documentar e pedir os comprovantes de todos os gastos relacionados ao seu trabalho durante a viagem, assim, mesmo sem acesso às políticas internas e dos gastos que são aprovados no reembolso, não se corre riscos!

Como calcular as despesas com alimentação?

Quando o assunto é cálculo das despesas de alimentação, é muito importante estar por dentro das regras da empresa. Isso porque, algumas estipulam um valor máximo por refeição, enquanto outras adotam um valor fixo por dia para os custos de alimentação. 

Por esse motivo, é tão difícil fazer o cálculo das despesas com alimentação durante uma viagem. Neste caso, saber de tudo com antecedência vai facilitar – e muito – a sua rotina na viagem corporativa.

Com essa informação em mãos é mais fácil procurar com antecedência quais restaurantes próximos estão dentro do orçamento por refeição ou diária. 

Quais documentos são necessários para o relatório de despesas?

A documentação pode variar de acordo com a empresa, mas não há como fugir de um bom e velho amigo: a nota fiscal. Já que esse comprovante é o mais seguro e é uma documentação fiscal, não tem erro na hora do reembolso. 

Com isso em mente, vamos aos outros documentos que são comuns na hora de fazer o relatório de despesas de viagem:

• Bilhetes de transporte: passagens aéreas, trem ou ônibus;
• Comprovantes da hospedagem: notas emitidas pelo local (hotel ou hospedagem temporária);
• Relatório detalhado: descrição dos gastos, com data, valores unitários e valor total.

O que fazer se eu perder um comprovante?

Agora que já falamos da importância dos comprovantes, pode surgir a dúvida: “e se eu perder um comprovante?” 

Isso pode parecer um pesadelo quando se trata de justificar despesas no RDV, mas calma, dá para contornar a situação! 

O primeiro passo é ser sempre transparente e comunicar o setor financeiro responsável pelo seu reembolso. Depois disso, temos dois caminhos para comprovar os gastos.

Primeiro, se estiver de acordo com a política da empresa, você pode substituir o comprovante por outros registros que confirmem a transação, como os extratos bancários ou cartão de crédito e outras faturas detalhadas.

Mas, também é possível “resgatar” o seu comprovante perdido entrando em contato com o estabelecimento onde você gastou e pedir uma segunda via do recibo ou nota fiscal. Isso costuma funcionar muito bem também!

Por que preciso preencher um Relatório de Despesas?

Agora que você já sabe tudo sobre o Relatório de Despesas, já deve ter entendido que ele funciona, principalmente, para alinhar as contas entre colaborador e empresa, garantindo que a viagem a trabalho não cause prejuízos para os dois lados. 

É como aquele ditado “o combinado não sai caro” e esse alinhamento vai muito além de guardar recibos e documentar gastos – ele impacta positivamente na cultura da empresa, transparência, reembolso justo e em fins tributários. 

Quando preenchemos o RDV, as chances que um colaborador tem de bancar os custos de uma viagem corporativa do próprio bolso são muito menores e isso fortalece, consequentemente, a relação transparente entre as partes e a ética dentro do trabalho. 

E todas as informações de despesas do RDV também abrem espaço para que a empresa avalie os custos reais das viagens,  identifique quais os padrões de gastos e melhore a verba direcionada para as viagens corporativas. 
Afinal, se os custos forem bem gerenciados, quem sabe até sobra para melhorar o orçamento das viagens futuras, né?

Relatório de despesas: baixe a planilha rdv gratuita!

Até aqui, já deu para perceber a importância da organização e controle financeiro durante uma viagem corporativa, né? 

Parece um processo difícil, mas tenha a certeza que centralizar essas informações em um só lugar vai fazer com que o controle de despesas não seja um grande problema. É aí que entram as planilhas de RDV. 

E para ajudar você a controlar os gastos de viagem a trabalho em um só lugar, fazer a prestação de contas de maneira mais rápida e sem grandes desafios, criamos uma planilha com um modelo de Relatório de Despesas de Viagem (RDV).

Com esse documento, você pode separar seus gastos em categorias após aquela viagem cansativa e, assim, dedicar mais tempo às tarefas diárias da sua empresa.

Nossa planilha foi pensada especialmente para empresas que desejam melhorar seus fluxos de viagens, porém ainda não possuem uma grande demanda, ou então, a viagem a trabalho não é ainda uma estratégia fundamental do negócio.

Se você ainda:

• Gasta muito tempo para fazer a prestação de contas após sua viagem;
• Se perde em meio a vários formulários diferentes;
• Tem problemas ao organizar todos os seus gastos de viagem.

A planilha de RDV (Relatório de Despesas de Viagem) da Onfly, vai te ajudar a organizar e gerenciar as despesas facilmente, economizar papel e dinheiro, além de diminuir o tempo gasto na prestação de contas. 

Como preencher o relatório corretamente?

Como você pôde perceber, na nossa planilha o preenchimento de dados é muito intuitivo, com espaço para entender qual o gasto previsto e o gasto real, além do detalhamento de compras. 

Para te explicar melhor e não abrir margem para erros, fizemos um passo a passo para preencher o seu RDV perfeitamente: 

• 1° passo: preencha as informações do cabeçalho com nome completo, departamento, motivo da viagem, quem autorizou e a data de saída e retorno.
• 2° passo: a empresa deve preencher quais são os gastos previstos e, ao final da viagem, o colaborador preenche quais foram os gastos reais (e subtração dos valores para saber qual foi a diferença). 
• 3° passo: faça o relatório detalhado na tabela, com descrição do item/serviço, categoria do gasto (alimentação, transporte, hospedagem ou outros), depois anote a quantidade e valor unitário, se for aplicável, e o valor total. 
• 4° passo: agora é só transformar os gastos em porcentagem para que os dados fiquem mais visuais. 

Ao enviar sua planilha preenchida, não esqueça de anexar seus comprovantes de gastos no e-mail ou outra ferramenta de comunicação corporativa.

Posso incluir despesas pessoais no relatório?

O RDV é exclusivo para documentar e reembolsar os custos de uma viagem corporativa, por isso, os gastos com compras pessoais, presentes ou outras atividades devem ser excluídas da planilha.

Existe um prazo para enviar o relatório?

Sim, existe um prazo para enviar seu relatório e ele vai depender das regras da empresa, geralmente, são de 7 a 30 dias após o término da viagem. 

Mas, não deixe para a última hora, senão a tarefa de reunir os comprovantes da viagem pode ficar ainda mais difícil.

Automatize os relatórios de despesas de viagem

Se você tem um fluxo muito grande de viagens corporativas e de reembolsos, e está pronto para melhorar os processos na sua empresa, considere automatizar todo processo de reembolsos de despesas com uma plataforma digital.

Com a plataforma da Onfly, centenas de empresas já estão automatizando e melhorando seus processos de reembolso de despesas, da forma mais simples e econômica possível.

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