Como a IA na gestão de viagens corporativas está transformando o papel do gestor

A IA na gestão de viagens corporativas já faz parte da rotina de muitas empresas e vem mudando, de forma concreta, a maneira como as viagens a trabalho são planejadas, executadas e analisadas. 

O que antes envolvia processos manuais, trocas intermináveis de e-mails e pouca visibilidade de dados agora passa a ser conduzido por tecnologia, automação e inteligência.

Esse movimento traz ganhos evidentes de eficiência, mas também levanta uma dúvida comum entre profissionais da área. Com tanta automação, qual passa a ser o papel do gestor de viagens? 

A resposta está menos na substituição e mais na evolução da função.

O artigo de hoje aborda exatamente esse tema. Vamos lá?

A transformação impulsionada pela inteligência artificial

Nos últimos anos, a digitalização das viagens corporativas avançou rapidamente.

Plataformas integradas passaram a concentrar toda a jornada, desde a busca por opções até a prestação de contas. 

Nesse contexto, a inteligência artificial ganhou espaço por sua capacidade de lidar com grandes volumes de dados e simplificar processos complexos.

Essa mudança resolve um problema antigo do setor: a falta de fluidez. 

Processos demorados, etapas redundantes e baixa padronização tornavam a gestão mais difícil do que deveria ser. A tecnologia entra justamente para reduzir esse tipo de fricção, que impacta tanto os custos quanto a experiência do viajante.

Hoje, tarefas que antes exigiam intervenção humana constante acontecem de forma automática. 

A tecnologia cruza informações, aplica regras e sugere caminhos mais eficientes, permitindo que a operação funcione com mais consistência.

Do processo manual à automação inteligente

Durante muito tempo, a gestão de viagens corporativas foi marcada por uma lógica operacional. 

Era comum que solicitações fossem feitas por e-mail, que cotações passassem por diferentes pessoas e que aprovações levassem tempo suficiente para impactar preços e disponibilidade.

Esse modelo, além de lento, dificultava o controle. Mesmo empresas com políticas bem definidas tinham dificuldade em garantir o cumprimento das regras no dia a dia. 

A falta de ferramentas adequadas fazia com que cada etapa dependesse de validações manuais, o que abria espaço para exceções e inconsistências.

Com a chegada da IA na gestão de viagens corporativas, esse cenário mudou. 

A automação permite que as regras sejam aplicadas em tempo real, sem depender de conferências manuais. 

As reservas já acontecem dentro dos parâmetros definidos pela empresa, as aprovações seguem critérios objetivos e a prestação de contas se torna mais simples e confiável.

Essa mudança reduz o retrabalho e libera tempo para atividades mais relevantes. Ou seja, a tecnologia veio para se tornar aliada dos gestores de viagens, e não o contrário.

Dados como base para decisões mais consistentes

Se antes o desafio era executar processos, hoje o foco está em tomar decisões melhores. E isso passa, necessariamente, pelo uso de dados.

A leitura aprofundada de informações permite abandonar decisões baseadas em percepção e passar a trabalhar com informações concretas. 

A inteligência artificial facilita esse caminho ao organizar dados e transformá-los em insights acessíveis.

Com uma visão mais clara da operação, o gestor consegue identificar padrões, entender desvios e ajustar estratégias com mais segurança. Isso vale tanto para controle de custos quanto para melhoria da experiência do viajante.

Outro ponto importante é a capacidade de antecipação. Com análise preditiva, a empresa deixa de reagir a problemas e passa a se preparar para eles. Esse tipo de abordagem traz mais previsibilidade e contribui para uma gestão mais eficiente.

A experiência do viajante ganha protagonismo

A forma como as empresas encaram a experiência do viajante também mudou. Durante muito tempo, o foco esteve concentrado na redução de custos diretos, especialmente na escolha da menor tarifa.

Com o tempo, ficou claro que essa visão era limitada. Uma viagem mal planejada pode gerar desgaste, perda de produtividade e até custos adicionais. 

Experiência não está necessariamente ligada ao conforto, mas sim à ausência de fricção ao longo da jornada.

A inteligência artificial ajuda a equilibrar esse cenário. Ao considerar diferentes variáveis, como contexto da viagem, perfil do colaborador e políticas da empresa, a tecnologia consegue sugerir opções mais adequadas.

Além disso, a automação reduz etapas desnecessárias. Processos mais rápidos e claros fazem com que o viajante tenha mais autonomia e menos pontos de atrito. 

Esse ganho impacta diretamente a produtividade e a percepção sobre a viagem.

O novo papel do gestor de viagens corporativas

Com a operação mais automatizada, o gestor passa a atuar de forma diferente. O foco deixa de estar na execução e passa para a estratégia.

Isso envolve acompanhar indicadores, revisar políticas, negociar com fornecedores e entender as necessidades das diferentes áreas da empresa. 

O gestor de viagens precisa ter uma visão mais ampla do negócio e se posicionar como um elo entre dados, operação e decisão.

A capacidade de adaptação também se torna essencial. A tecnologia evolui rápido, e acompanhar esse ritmo exige aprendizado constante. 

Profissionais que se apropriam dessas ferramentas conseguem ampliar sua produtividade e entregar mais valor.

Outro ponto importante é a habilidade de interpretar informações. Ter acesso a dados não é suficiente. É preciso saber o que fazer com eles, quais perguntas fazer e como transformar análises em ações práticas.

IA como aliada, não como substituta

A ideia de que a inteligência artificial vai substituir o gestor de viagens ainda aparece em muitas conversas, mas não reflete o que está acontecendo na prática.

A tecnologia assume tarefas repetitivas e operacionais, enquanto o gestor se concentra em decisões que exigem contexto, análise e relacionamento. 

Existem situações em que o fator humano continua sendo indispensável, especialmente quando envolve negociação, exceções ou atendimento mais sensível. E isso não vai mudar.

Além disso, a própria IA depende de direcionamento. Definir regras, interpretar resultados e ajustar estratégias continuam sendo responsabilidades humanas.

O que muda é a forma de trabalhar. Com o apoio da tecnologia, o gestor ganha tempo e passa a atuar com mais profundidade.

Decola Talks #05: uma visão prática sobre o impacto da IA na gestão de viagens corporativas

O episódio do Decola Talks #05, podcast da Onfly, aprofunda essa discussão ao trazer a visão de profissionais que já vivenciam essa transformação no dia a dia.

O Diretor de Sourcing de Aéreas da Onfly, Rodrigo Possatto, recebeu a Joyce Macieri (Minerva Foods e Presidente da ALAGEV) para discutir como a IA está transformando o dia a dia, quais processos estão sendo automatizados e qual é o novo papel estratégico do gestor que não quer ficar para trás.

Ao longo da conversa, fica claro que a inteligência artificial já faz parte da rotina e tende a ganhar ainda mais relevância nos próximos anos. 

Também fica evidente que o papel do gestor não desaparece, mas se adapta a um cenário mais estratégico.

Outro ponto que se destaca é a importância da capacitação. Profissionais que entendem como utilizar a tecnologia conseguem se posicionar melhor e ampliar suas possibilidades dentro da área.

Assista ao episódio completo abaixo:

Como a Onfly aplica IA na gestão de viagens corporativas

A Onfly acompanha de perto essa evolução e utiliza inteligência artificial para simplificar toda a jornada de viagens e despesas corporativas. E é uma aliada de peso dos gestores de viagens.

Nossa plataforma centraliza processos e reduz a complexidade operacional. Isso inclui desde a busca por viagens até o controle financeiro, tudo em um único ambiente.

Um exemplo prático é o Trust Expense, funcionalidade que utiliza IA para validar despesas automaticamente. A ferramenta analisa comprovantes, identifica possíveis inconsistências e ajuda a garantir que as políticas sejam cumpridas sem a necessidade de conferência manual.

Além disso, a tecnologia está presente em diferentes etapas da jornada, contribuindo para decisões mais rápidas e uma gestão mais transparente.

A IA na gestão de viagens corporativas está transformando o setor de forma consistente. Processos mais simples, decisões mais embasadas e maior controle fazem parte dessa evolução.

Ao mesmo tempo, o papel do gestor se torna mais relevante. Com menos tempo dedicado à operação, abre-se espaço para uma atuação mais estratégica, conectada aos objetivos do negócio.

Empresas que avançam nesse caminho conseguem melhorar resultados e oferecer uma experiência mais equilibrada para seus colaboradores. 

Já os profissionais que acompanham essa transformação se destacam em um mercado cada vez mais orientado por dados e tecnologia.

Conte com a Onfly para ser sua parceira de negócios e otimizar processos de forma consistente, utilizando o melhor que a tecnologia tem a nos oferecer. Faça uma demonstração gratuita e confira todos os benefícios na prática!

FAQ: IA na gestão de viagens corporativas

O que significa IA na gestão de viagens corporativas?

É o uso de inteligência artificial para automatizar processos, analisar dados e tornar a gestão mais eficiente.

Quais atividades podem ser automatizadas pela IA na gestão de viagens corporativas?

Busca de viagens, aplicação de políticas, aprovações e análise de despesas são alguns exemplos.

A inteligência artificial substitui o gestor de viagens?

Não. O gestor passa a atuar com foco em estratégia, enquanto a tecnologia cuida da operação.

Quais são os principais benefícios da IA na gestão de viagens corporativas?

Mais agilidade, redução de erros, melhor controle e decisões baseadas em dados.

Como implementar IA na gestão de viagens corporativas?

O caminho mais comum é adotar plataformas que integrem inteligência artificial, como a Onfly.