Saiba como comunicar ao funcionário sobre as políticas da empresa

Política de viagens, política de cuidados, política de consequências. Essas três políticas são básicas para garantir os procedimentos adequados nas viagens corporativas. 

Mas, nem sempre é simples engajar os funcionários para garantir o cumprimento dessas normas: elas tratam do que pode e do que não pode ser feito na viagem; do duty of care e das consequências caso haja infrações nas normas da viagem a trabalho. 

Por isso, comunicar ao funcionário sobre as políticas da empresa de forma efetiva desempenha papel fundamental para garantir engajamento e que elas sejam cumpridas no dia-a-dia corporativo. Pensando nisso, preparamos algumas dicas para comunicar ao funcionário sobre as políticas da empresa, com sugestões práticas de aplicação.

Conteúdo simples, objetivo e acessível

As políticas da empresa devem ser claras, mas isso não significa que serão massantes e/ou muito extensas. Por isso, vale ser objetivo(a) na hora de elaborar a política. Caso seja preciso, acrescente anexos e manuais (como o guia de procedimentos) que podem ser consultados, se assim for necessário. 

Elimine os termos muito técnicos e evite “juridiquês”. A política deve ser de compreensão fácil e não deve deixar espaço para brechas ou dúvidas. Ela também deve ser acessível, seja no servidor da empresa ou até mesmo em uma versão física no escritório. O mais importante é que não fique esquecida na gaveta ou restrita ao computador do gestor de viagens. 

Comunique o que e o porquê

Além de comunicar o que faz parte das políticas, é importante informar também os motivos. Por que as regras foram estabelecidas desta forma? Como a diária de viagem foi calculada? Quais são as consequências em caso de violação das normas e como são aplicadas? Lembre-se, portanto, de comunicar ao funcionário sobre a razão por que as políticas são dessa forma. 

Com a estratégia de comunicação certa, as políticas não vão parecer como uma papelada burocrática e desnecessária, mas sim como algo benéfico para os negócios e para o bem-estar dos colaboradores. 

Por exemplo, informar os colaboradores sobre como utilizar e porque utilizar uma ferramenta de gestão indica como o processo será mais fácil e vai poupar tempo. Assim sendo, para reforçar os motivos, vale investir em uma mensagem no canal oficial de comunicação, no mural da firma, no jornal institucional ou até mesmo uma postagem no LinkedIn, para ser de acesso fácil a toda a rede de envolvidos. 

Foque em quem precisa: o viajante

Ninguém gosta de receber dezenas de e-mails que não tem nada a ver com a sua rotina, não é mesmo? Por isso, é importante enviar a comunicação para quem tem interesse ou será diretamente afetado pelas políticas. É que quando as informações da política de viagens são enviadas para toda a empresa, elas podem passar despercebidas facilmente.

A solução é que os colaboradores que são ou serão viajantes devem sempre ser apresentados à política de viagens corporativas de forma individual e orientados pelo protocolo correto. Dentro do servidor da empresa, vale organizar os arquivos para serem acessados pelo viajante ou desenvolver uma versão “de bolso” com os principais tópicos.

Dê exemplo e ouça opiniões  

Dois pontos são fundamentais quando falamos de comunicar ao funcionário sobre a política da empresa: estar aberto ao feedback e dar o exemplo. Se o gestor de viagens ou o CEO do negócio não se importa em cumprir as políticas de viagens, por que o viajante deveria cumpri-las? Por isso, mantenha os cargos de liderança dentro da política para inspirarem os demais colaboradores e não abra exceções especiais, porque isso gera descontentamento. 

Também é importante receber opiniões. Isso se encaixa dentro da estratégia de comunicação, porque, assim como no dia a dia, a comunicação é uma via de mão dupla. Estabeleça um canal para receber um retorno sobre a experiência do viajante. A acomodação supriu as necessidades? Houve algum problema? Como foi solucionado? A viagem foi produtiva? O que está bom e o que pode melhorar? 

Esse retorno pode ser incentivado por uma reunião ou até mesmo por um formulário (anônimo ou nominal). Outra possibilidade é uma caixa de sugestões física. O primordial é que o viajante se sinta confortável em contar sobre a sua experiência. 

Identifique problemas

Existe uma (ou mais) infração da política de viagens que é recorrente? Ou um funcionário que sempre faz reservas fora do preço ou da antecedência exigida? Esse é um exemplo comum de problemas que podem acontecer na hora de colocar em prática a política da empresa. Para solucioná-los, a comunicação terá papel importante. 

É importante saber se o colaborador sabe das normas e das políticas de consequência. Por isso, reforce a comunicação neste sentido: envie comunicados ou uma circular indicando o que está fora dos padrões e um prazo para ser solucionado. Nesse aspecto, vale investir em uma reunião para trocar ideias. 

Ajuste a sua realidade

Também vale adequar a comunicação das políticas da empresa conforme a realidade de cada negócio. Se a comunicação interna da sua firma tem forte adesão no intranet ou no e-mail, invista nesses canais para comunicar sobre as políticas. Independente da forma escolhida, sempre se lembre de ser claro, informar quem precisa ser informado e, por fim, ouvir feedback de quem está, de fato, na rotina de viagens. 

Dados da StratosJets indicam que 6 em cada 10 candidatos a emprego consideram a política de viagens na hora de avaliar uma vaga de emprego. O número reafirma a importância de uma política de viagens estruturada e bem comunicada, gerando menos problemas e tornando o colaborador mais satisfeito.

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