Como um gestor de viagem pode melhorar sua comunicação com viajante?

O bem-estar e um bom relacionamento com o colaborador viajante deve ser uma das prioridades dos gestores de viagens a trabalho, além da oferecer economia de recursos e assistência nesta gestão de viagens.

É importante frisar que um dos maiores ativos das empresas é, sem dúvida, as pessoas e, com essa responsabilidade, nasce a importância de uma boa comunicação em cada etapa do processo. 

Para se ter uma ideia, 52% dos gestores de viagens pensam que fatores de medição como o sucesso da viagem, comunicação e o engajamento do viajante podem ajudar uma organização a entender melhor as necessidades do viajante, além de melhorar os serviços (47%) e o cumprimento das políticas de viagens (37%).

Esses dados são do estudo “Gerenciamento de qualidade em viagens de negócios 2.0”, publicado pela Associação de Executivos de Viagens Corporativas (ACTE) em colaboração com a BCD Travel.

Por isso, desenvolver a capacidade de comunicação não-violenta e acertada é sem dúvidas uma das grandes habilidades a serem aprimoradas para o desenvolvimento de qualquer projeto ou ação pessoal ou profissional, seja ela verbal ou escrita.

Como gestor de viagem, é importante que os viajantes corporativos vejam você como ponto focal e a principal liderança neste processo. E a comunicação é uma das habilidades que mostram sua autoridade, eficácia interpessoal, carisma e responsabilidade sobre a atividade. 

A falha de comunicação entre viajantes, gestores e diretoria pode acarretar uma série de problemas corporativos. Para evitar isso elencamos, 3 dicas para alavancar a comunicação entre todas as partes interessadas:

Dicas de comunicação para a viagem a trabalho

Pense no que está querendo comunicar e como fará isso

É importante trilhar uma comunicação bem humanizada e transparente com todos, tendo como base a realidade de onde você trabalha. Pense de forma empática e analítica: 

• Quais comportamentos e discursos dos viajantes e de gestão são necessários mudar para melhorar esta comunicação e por que? 
• Que mensagens estamos transmitindo aos viajantes atualmente? 
• Essas mensagens estão claras? 
• Todos estão na mesma sintonia?
• Com que frequência e em quais momentos do ciclo da viagem você entra em contato com os viajantes? 
• Que canais são utilizados para comunicar?
• Há formas de você poupar tempo e estresse com as viagens? 
• A política de viagens atende a todos?
• Fez as reservas aéreas e de hospedagem de maneira conjunta?
• Como podem entrar em contato com você se precisarem de ajuda?

Com as respostas na ponta da língua você pode ter alguns insights de quais mensagens são necessárias transmitir para melhorar o fluxo de comunicação da empresa. Afinal, a gestão de viagens deve entender os seus processos e como você lida com o seu trabalho e as dezenas de variáveis dele.

A partir do entendimento do seu trabalho e da maneira como o processo de comunicação é conduzido hoje, você pode traçar novas estratégias para educar e informar da forma mais clara e objetiva possível os seus colaboradores. 

Leve sempre em consideração a natureza e as demandas específicas da gestão de viagens do seu negócio. Afinal, a comunicação de uma empresa que faz até R$5 mil ou R$10 mil pode ser bastante diferente de um negócio que transaciona R$100 mil, por exemplo.

Saiba escutar sem julgamentos

Hoje, não existe uma comunicação unilateral e devemos combater essa prática quando ainda acontece nas organizações.

Todos podem e devem ser ouvidos. Inclusive, as gerações mais novas prezam mais pelo bem-estar no ambiente de trabalho e a valorização da liberdade de expressão faz parte disso. Para se ter uma ideia, segundo o GPTW, para a Geração Z, a preferência é “por ambientes dinâmicos, nos quais a colaboração e a troca de ideias são incentivadas” no trabalho.

Escutar ativamente pode ser bem mais atrativo para o crescimento da sua gestão do que simplesmente comunicar. Lembre ainda que a comunicação não-violenta faz parte da estratégia para quebrar as resistências dos viajantes às regras e, dessa forma, é mais fácil engajar nas políticas de viagens do que apenas impor de forma mandatória.

Afinal, são os colaboradores que estão na linha de frente deste serviço. Eles vivenciam as decisões de seus superiores e estão nos corredores da sua empresa. E isso vale tanto para um posicionamento negativo quanto para algo que você acertou em cheio. 

Se sabe o que o pessoal anda falando da sua gestão de viagens… Ótimo. Saiba entender os feedbacks para elevar os positivos a máxima potência e saiba como mudar os negativos.

Se está meio perdido sobre a real situação e avaliação dos colaboradores, vamos te ajudar. 

Já ouviu falar em KPIs? Essa expressão vem da sigla para Key Performance Indicators, ou indicadores chave de performance na versão dublada. Os inúmeros indicadores são importantes para avaliar resultados, monitorar desempenho e gerar insights de melhoria para uma organização ou até mesmo para sua vida pessoal.

Mas por aqui vamos falar sobre um em específico: o NPS

Esta é a métrica mais utilizada para medir a satisfação da equipe de trabalho. A “Employee Net Promoter Score” ou apenas “Net Promoter Score” permite identificar o grau de satisfação, confiança, lealdade e engajamento dos colaboradores para com sua gestão, política ou desempenho. A aplicação desse método é dividido em três etapas: 

• Realização da pergunta definitiva: por exemplo, “o quanto você está satisfeito(a) com nossa política de viagens, em uma escala de 0 a 10?”. Essa é uma pergunta simples, objetiva e fácil de responder. 

• Avaliação dos dados: cada uma das classificações apontam o nível de lealdade e satisfação dos colaboradores.

• Análise da pontuação do NPS: após realizar todas as classificações você deverá saber qual o percentual de cada um dos resultados.

Uma boa comunicação da política e gestão de viagens e até dos processos de reembolsos, influencia drasticamente na satisfação dos colaboradores.

É possível, além da pesquisa, fazer formulários mais detalhados para saber a opinião dos funcionários. Tudo dependerá da situação corporativa e das respostas que deseja obter por aí. 

Com as respostas em mãos é só botar suas estratégias no papel e desenhar como serão efetuadas as mudanças e reparos. Quanto mais seus objetivos e transformações se enquadrarem às necessidades dos viajantes, melhor será sua gestão e comunicação com todos.

Veja além do dia-a-dia

Já vimos dicas sobre como pensar a comunicação de dois lados opostos: gestor de viagem x colaborador. Mas como potencializar esta relação e comunicação, além do arroz com feijão? 

Use e abuse de uma boa comunicação interna, assim todos os funcionários estarão cientes de qual é o tom, missão e de como devem proceder com este tipo de relação. Se preciso, revise suas práticas atuais de marketing e comunicação para elevar este soft skiil e peça ajuda para o time de marketing e/ou endomaketing da sua empresa.

Ou ainda, que tal personalizar as mensagens enviadas para seus viajantes? Sabe para onde o colaborador está indo? Dê recomendações de saúde e bem-estar aos viajantes, caso seja viável: se há academia no hotel que ele estará hospedado, parques próximos com trilhas de corrida ou passeios a pé.

A viagem corporativa terá uma brechinha na agenda? Que tal enviar alguns pontos turísticos da região? É possível pensar em muitas ações para melhorar a sua comunicação como gestor de viagens e, consequentemente, a relação entre o responsável de viagens e o viajante. 

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