Como orientar viajantes corporativos a fazerem a melhor escolha na reserva?

Pode ser um grande desafio para gestores de viagens descentralizarem o processo de reservas das viagens corporativas. Essa ação é essencial, porque libera a agenda dos gestores para lidarem com ações mais estratégicas, em vez de se dedicarem apenas a processos operacionais. 

Apesar desta importância, gestores encaram o dilema de renunciarem aos microgerenciamentos nas reservas de viagens a trabalho. Daí, surge a necessidade de elaborar estratégias e procedimentos para orientar os viajantes corporativos a fazerem suas próprias reservas, garantindo conforto, melhor custo benefício e o sucesso da viagem corporativa.

Se este é um cenário frequente na sua rotina como gestor de viagens, preparamos este artigo com cinco ações que vão gerar economia nas reservas de viagens, enquanto mantém a autonomia dos viajantes. Confira! 

Defina opções dentro da política de viagens

Quando consideramos a hipótese de “melhor dos mundos”, todos os viajantes têm autonomia para fazerem suas próprias reservas de viagens e podem escolher dentre todas as opções disponíveis no mercado. Mas, talvez esse sistema não esteja funcionando bem na sua empresa. 

Por isso, uma solução é definir quais são as opções de reservas viáveis dentro da política de viagens da empresa. Por exemplo, se a acomodação deve ter o valor máximo de R$ 300 reais por diária, é válido limitar as opções de reservas a hotéis dentro do teto.

Se esse processo acontece manualmente, ainda ocupa bastante tempo do gestor entre selecionar as opções viáveis e verificar se cada reserva está em conformidade. Por isso, fazer esse filtro dentro de uma plataforma de gestão de viagens é muito mais eficiente. 

Tenha uma política de consequências 

Vale ter na sua política de viagens uma parte direcionada às consequências de descumprimentos das normas. Esse documento trata de infrações e medidas disciplinares relacionadas as viagens a trabalho.

Desde advertência verbal até suspensão e justa causa, essas consequências quando são bem definidas e estão claramente explicitas nos documentos da empresa facilitam a comunicação e até mesmo a manutenção das reservas dentro das regras — afinal, o viajante vai se atentar a quais são as orientações e regras.  

Esse processo ajuda os viajantes a realizarem melhores escolhas na reserva da viagem a trabalho. 

Faça ações de conscientização 

A comunicação é a chave entre gestores e viajantes para reservar dentro das regras, com autonomia para os viajantes.

Antes, era comum que a política de viagens fosse um documento esquecido e muito mal utilizado nas empresas. Afinal, era visto como uma burocracia. Hoje, essas “regras do jogo” das viagens a trabalho são de fácil acesso, disponíveis no sistema interno da empresa ou — ainda melhor e mais prático — com os parâmetros definidos na plataforma de gestão de viagens. 

Além de facilitar o acesso às normas, gestores podem trabalhar com outros setores da empresa para organizar ações de conscientização. Por comunicação interna, eventos de interação, palestras, gamificação e outras atividades, o gestor pode aumentar o interesse e o engajamento nas boas práticas na hora da reserva. 

Trabalhe com recompensas 

Da mesma forma que é essencial ter uma política de consequências, vale investir em um programa de recompensas para colaboradores ou setores que mantém as reservas dentro da política de viagens — além de conseguirem optar por opções de bom custo benefício. 

Por exemplo, escolher um hotel confortável e econômico nas proximidades do compromisso corporativo pode tornar a viagem mais barata, poupando recursos de carro de aplicativo ou táxi. 

Para incentivar essas ações positivas, o gestor de viagens, em parceria com o setor de Gente e Gestão e/ou lideranças, pode estabelecer recompensas, como autorizar a prática do bleisure durante um deslocamento a trabalho ou outra ação que gere impacto nos colaboradores. 

Invista em tecnologia como aliada 

Por fim, mas não menos importante, a tecnologia é uma grande aliada dos gestores de viagens. 

Softwares de gestão de viagens corporativas fornecem dados importantes para acompanhar quais são as reservas realizadas, fornecendo insights sobre o padrão de consumo dos viajantes, destinos mais frequentes, horários mais comuns de viagens e outros dados úteis. 

Afinal, quando falamos sobre a melhor escolha na reserva, é básico contar com dados para comprovar essa percepção. Nesse sentido, avaliar se as reservas e compras de viagens corporativas estão seguindo um determinado padrão, se estão dentro da política de viagens e até mesmo se estão alinhadas com as boas práticas pregadas pela empresa vão além do feeling do gestor.

Os dados vão embasar toda a avaliação desses processos, garantindo que as demais ações possam ser realizadas, desde as recompensas, passando pela necessidade de ações de comunicação até uma possível sanção ao descumprimento das regras.

Além disso, como vimos, a tecnologia é aliada para garantir a autonomia para o viajante sem comprometer fluxos de aprovação e a gestão unificada dos procedimentos de viagens a trabalho. 

Por que orientar os viajantes a fazerem a melhor escolha na reserva? 

Todas essas ações vão garantir benefícios a todos os envolvidos no processo de viagens de uma empresa. É uma relação ganha-ganha-ganha, que trata diretamente de: 

• autonomia do viajante;
• gestão mais eficiente do gestor;
• transparência para o setor financeiro;
• economia nas reservas.

Esse é um desafio constante para os gestores de viagens. Mas é sempre preciso lembrar que um processo que permite reservas descentralizadas, feitas pelos próprios viajantes, traz mais vantagens do que desvantagens. É um processo que pode exigir mais esforço de viajantes e gestores, justamente durante a sua implantação, para garantir que as melhores reservas estão sendo feitas.

Assim, vale investir em tecnologia e ações de orientação ao viajante e garantir um processo mais fluído, independente e econômico nas reservas de viagem. 

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