5 desafios do gestor de viagens e como solucioná-los agora mesmo

O gestor de viagens é o profissional responsável por planejar, coordenar, solucionar, reduzir custos e sistematizar as viagens para funcionários de uma empresa, conforme as demandas de cada organização. 

Anteriormente, o cargo era muito mais operacional e envolvia apenas a reserva de hotel, emissão de passagens e organização da viagem. 

Porém, com o advento da tecnologia, a função do gestor de viagens passou a ser muito mais analítica. Cabe a esse profissional analisar KPIs, dados, relatórios e otimizar os processos envolvidos nas viagens corporativas, bem como implementar melhorias nos procedimentos realizados. 

Por isso, alguns desafios são comuns a grande parte dos gestores de viagens. Foi pensando nessas questões elaboramos este guia e buscamos trazer soluções efetivas para cada um deles. Alguns cenários dependem da política de viagens de cada negócio, mas buscamos dar um direcionamento de boas práticas para se colocar em prática. 

Vamos lá?!

Comunicar a política de viagens

Um dos principais desafios do gestor de viagens é comunicar a política de viagens. A comunicação clara e efetiva desempenha papel básico para garantir o engajamento, já que os viajantes precisam saber quais são as regras do que pode e o que não pode ser feito nas viagens a trabalho.

Para solucionar os problemas de comunicação, estabeleça um plano em parceria com os demais setores, como RH e Marketing. Por comunicados, e-mails oficiais, divulgação no mural da empresa ou através do Intranet, é possível esclarecer aos colaboradores qual é a política da empresa e disponibilizar o arquivo para consultas. 

A resposta ao desafio é adequar essa comunicação aos canais mais utilizados para comunicados internos na empresa. Também vale abrir espaço para que os viajantes deem feedback sobre a experiência de viagem, assim você saberá se a política supre as necessidades do colaborador no dia a dia. 

Solução: utilize os canais de comunicação internos e disponibilize a política de viagens para consultas 

Aderir à política de viagens

A política de viagens pode ser mandatória ou de engajamento. Na prática, a diferença entre elas é que a mandatória não aprova, de forma alguma, compras fora das regras. Ações fora da política são automaticamente suspensas. 

Por outro lado, a alternativa é engajar os colaboradores na política de viagens, causando forte adesão e mantendo os colaboradores mais satisfeitos. Esse engajamento pode ser um desafio, já que muitas pessoas percebem as regras como burocracias desnecessárias. Por isso, vale reforçar, além das normas, o motivo por trás delas. 

Com uma política de viagens clara, é mais simples solucionar o problema do engajamento. Também é importante monitorar a analisar as viagens corporativas para poder manter a política atualizada conforme a demanda. 

No dia a dia, um colaborador que não precisa desembolsar do próprio bolso para arcar com a alimentação por uma diária defasada com certeza será mais envolvido em cumprir a política de viagens. 

Solução: seja claro sobre os motivos, mantenha o documento atualizado à realidade e esteja aberto ao retorno do viajante. 

Educar o viajante sobre a melhor escolha, bem como as boas práticas trabalhistas 

Outro problema frequente do gestor de viagens é educar os viajantes sobre como fazer a melhor escolha para além de prazo e preço. Além de definir bem claro na política de viagens sobre antecedência e limite de valor na reserva, vale investir em ações educativas para os viajantes. 

Ademais, a política de viagens pode estabelecer uma política de consequências. Esse é o documento que vai definir penalidades para quem descumprir as regras do que pode e do que não pode ser feito na viagem corporativas.

Já para conscientizar os viajantes sobre os seus direitos e deveres trabalhistas, é importante consultar o departamento pessoal e/ou de gente e gestão em caso de dúvidas, bem como informar os colaboradores sobre boas práticas, como manter o descanso semanal ou bater ponto, por exemplo. 

Solução: consulte o departamento pessoal em caso de dúvidas trabalhistas e oriente os viajantes sobre as boas práticas  

Estabelecer orçamento preciso

Mais um desafio para o gestor de viagens é estabelecer o orçamento, desde o seu planejamento até a apresentação de resultados. Já tratamos por aqui sobre a importância de ser um profissional mais ativo para elaborar esse orçamento.

Mas, além disso, o orçamento tem impacto direto na rotina dos viajantes corporativos e, portanto, nas atividades diárias do gestor. Contar com um orçamento preciso e assertivo vai contribuir para uma viagem mais produtiva. 

Para lidar com esse desafio, é importante escolher uma estratégia assertiva com os propósitos da empresa, seja o orçamento incremental ou o orçamento base zero (OBZ). É importante, em ambos os casos, levar em consideração as tarifas médias do período anterior e a inflação ou outros reajustes de índices financeiros. 

Solução: escolha uma estratégia de planejamento orçamentário que esteja conforme os objetivos da empresa. Lembre-se de alinhar histórico e tarifas médias aos índices financeiros, como inflação, para um cálculo mais preciso.

Pesquisar melhores preços 

Por fim, mais um desafio rotineiro ao gestor de viagens é pesquisar e encontrar os melhores preços. Ou seja, aquelas reservas com o melhor custo benefício. 

Apesar de a função de gestor não ser mais operacional, cabe a ele disponibilizar as ferramentas e as orientações para que os viajantes façam suas reservas com o melhor custo. 

Nesse sentido, uma plataforma de gestão de viagens e de despesas, como a da Onfly, vai centralizar em apenas um lugar todas as reservas necessárias para uma viagem corporativa. Isso significa um processo mais fluído para a aprovação das reservas por parte do gestor e menos tempo perdido pesquisando tarifas em diferentes sites e canais de informação. 

Solução: invista em uma plataforma que agrupe em um só lugar todas as reservas da viagem corporativa, desde o hote até a passagem aérea.

Gestor de viagens mais eficaz

Em conclusão, podemos dizer que a função do gestor de viagens evoluiu de um papel operacional para um papel analítico e estratégico. No entanto, com essa mudança de abordagem, surgem desafios que precisam ser superados para otimizar a gestão de viagens e despesas corporativas.

Ao abordar esses desafios e implementar as soluções, o gestor de viagens pode melhorar a eficiência, reduzir custos e garantir que as viagens corporativas contribuam de maneira positiva para os objetivos da empresa. 

A adoção de uma abordagem mais estratégica e proativa permite que esses profissionais, que atuam como gestor de viagens, assumam um papel de liderança no planejamento e execução das viagens.