Gestão de viagens descentralizada ou centralizada? Entenda as diferenças

Cada empresa segue um modelo de gestão dos processos, seja para realização dos projetos, gestão de despesas e até gestão de viagens. Alinhada à tecnologia para otimizar o trabalho dos colaboradores, a gestão pode ser classificada como centralizada ou descentralizada, dependendo de como será feita a tomada de decisão e o gerenciamento dos processos.

No caso de uma gestão de viagens descentralizada, por exemplo, os colaboradores possuem autonomia para realização das compras para a viagem corporativa, cabendo ao gestor de viagens, ou outro cargo responsável, a aprovação das solicitações. Já na gestão centralizada, cabe ao gestor realizar as compras e acompanhar os processos.

Para cada tipo de negócio, há um modelo de gestão que melhor se aplica. Nesse conteúdo, conheça as diferenças entre uma gestão de viagens centralizada e descentralizada.

O que é a gestão centralizada?

Esse é um modelo que consiste na centralização de gerenciamento e tomada de decisão em áreas ou pessoas específicas da empresa, como diretores, executivos e outras lideranças. A gestão centralizada auxilia na melhora da comunicação interna e no controle dos processos.

Temos como exemplo a centralização das etapas de contratação de novos colaboradores apenas para a área do RH. Além disso, a gestão centralizada também se aplica em qualquer outro processo que demande certa hierarquia para garantir o cumprimento das decisões e padronização do modelo de negócios

Como funciona a gestão de viagens centralizada?

Durante o processo de acompanhamento das viagens corporativas, desde compra das passagens aéreas, hospedagem, transporte e até alimentação, na gestão centralizada cabe ao gestor de viagens garantir que todas essas etapas sejam cumpridas. Além disso, ele também fica responsável pela gestão de despesas e prestação de contas após a viagem do colaborador.

Assim, esse modelo auxilia na tomada de decisão, por concentrar as demandas em um único setor ou em grupos de pessoas. No entanto, ainda que seja um modelo que busque maior controle da organização e melhor acesso às informações, a gestão centralizada promove maior dependência de uma base geracional, desestimula a autonomia e a criatividade dos colaboradores, em comparação com a gestão descentralizada.

Isso porque o gestor de viagens dedica muito mais tempo em ações que poderiam ser feitas pelos próprios colaboradores, como a compra da estadia ou até o processo de prestação de contas. Um processo simples, tal qual a compra de uma passagem aérea, torna-se mais trabalhoso e demanda mais tempo se apenas uma pessoa é responsável pela aquisição para centenas de colaboradores.

O que é a gestão descentralizada?

Já a gestão descentralizada é um modelo em que há maior liberdade para tomada de decisão e definição das diretrizes. Nesse caso, ainda há lideranças, como diretores e executivos aprovando os processos, mas os colaboradores possuem maior autonomia na resolução de problemas e até na realização das demandas.

Por exemplo, cada setor, responsável por uma área da empresa, tem autonomia para a tomada de decisão sem que todas as outras áreas contribuam para esse processo. Com isso, a gestão descentralizada aumenta o engajamento dos colaboradores e contribui para a retenção de talentos. Além disso, uma gestão descentralizada promove maior criatividade na resolução de problemas.

A gestão descentralizada promove maior otimização do tempo para tomada de decisão, criatividade na resolução de problemas e autonomia dos colaboradores

Como funciona a gestão de viagens descentralizada?

Para a gestão de viagens descentralizadas, o papel do gestor ainda é fundamental para aprovação e acompanhamento da viagem, mas as decisões são tomadas com maior rapidez e agilidade.

Isso porque não apenas os gestores têm responsabilidade sobre a viagem corporativa, mas os colaboradores passam a ter autonomia para realizar uma viagem mais personalizada e com maior conforto. Por exemplo, o colaborador pode escolher sua própria hospedagem, dentro dos limites de despesas existentes na política de viagens, que seja melhor localizada ou que tenha algum serviço que o atraia.

Isso é positivo para o colaborador porque se sente mais responsável pela gestão da própria viagem, ao mesmo tempo que consegue ter mais satisfação com as compras realizadas. Já para o gestor, um processo de gestão de viagens descentralizada otimiza tempo e economiza os processos.

Gestão de viagens descentralizada e tomada de decisão centralizada

Dessa forma, ter uma gestão de viagens descentralizada é uma prática eficiente para os colaboradores, por melhorar sua experiência com viagens corporativas, a partir da personalização e adaptação de acordo com suas necessidade. E também, a descentralização traz grandes retornos para os gestores de viagens, que reduzem tempo com processos manuais e repetitivos, como as compras de passagens aéreas para cada colaborador, além de direcionar os esforços para demandas mais estratégicas dentro das viagens corporativas.

A partir disso, ainda é possível centralizar a tomada de decisão dos processos. Após o colaborador comprar as passagens aéreas, os ingressos para o evento e reservar o hotel, por exemplo, cabe ao gestor avaliar se essas despesas estão dentro da política de viagens e aprová-las, posteriormente.

Na Onfly, garantimos uma gestão de viagens descentralizada, com maior autonomia para o colaborador, além da tomada de decisão centralizada, permitindo otimização e economia para o gestor de viagens. Além disso, com nossos serviços, há a possibilidade de monitoramento das atividades dos colaboradores, em tempo real, como forma de prestar suporte e manter-se atualizado dos objetivos da viagem realizada.

Para conhecer mais dos benefícios de uma gestão de viagens descentralizada, entre em contato com um especialista!