O Poder da Centralização – uma reflexão sobre controle financeiro em viagens corporativas

Eu tenho uma curiosidade quase nível “big brother” de ler balanços e demonstrações financeiras, além da curiosidade em saber como os negócios funcionam para quem fulano vende e de quem ciclano compra ou o que determinada companhia resolve, qual tipo de solução entrega ou como é feita a centralização de controle financeiro.
Confesso que na nova economia existe uma infinidade de business que não acesso por uma questão de capacidade técnica de entendimento e obviamente pelo tempo que iria despender para entender o negócio, como se trata de um “hobby” me preocupo em entender os negócios que tenho mais familiaridade.
Nessa esteira de avaliações os custos e despesas parecem seguir um padrão por segmento de atuação, obviamente com os desvios padrões aceitáveis, para cada setor. Uma importante voz nas demonstrações de resultados são os gastos de viagens corporativas.
Existem corporações que têm um fascínio em detalhar estes gastos, outras, aparentemente, não estão nem aí por considerar como um gasto adjacente. O fato é que em plena consistência sobre a importância desse gasto o manager financeiro, CFO, Controller, tem o dever moral de controlá-lo como qualquer outro gasto e ainda melhor.
Na prática o que acontece é que a empresa X tem um procedimento padrão para compra de material de escritório que não pode incluir caneta marca texto porque estamos em “cash conservation” mas, por outro lado, ninguém controla o custo efetivo de uma viagem.
Ninguém é capaz de dizer a antecedência dos voos e o impacto financeiro disso na organização, também, ninguém se ocupou com a preocupação que em uma determinada data por exemplo (Fórmula 1 em SP) as tarifas de hotel simplesmente explodem. Poderia seguir aqui comentando da dificuldade em locar um carro no período de pleito eleitoral, principalmente municipal, onde a oferta claramente não acompanha a demanda e a regulação se dá nos aumentos de preços.
Meu ponto de atenção, neste singelo texto, é sobre a centralização e a tecnologia para controlar tudo isso. Se a empresa X não tiver o processo de gastos de viagens e não trabalhar a centralidade das despesas não conseguirá sucesso nos controles/gestão.
Você, meu caro “financial manager” não pode receber uma notinha de combustível do Sr. José Almeida, do setor de transportes, e uma modesta refeição no Figueira Rubaiyat do Sr. José Almeida II, e achar que controlará tudo isso a olho nú, sem a profundidade do impacto disso na organização. Acontece que todo o gasto acima talvez “desapareça” dentro do P&L (Profit and loss) da empresa e o impacto disso será alguém solicitando reduções e reduções no budget de 2023 e sem ninguém sabendo da onde tirar.
Quando se tem a compra e o controle dos gastos de viagens corporativas dentro de um mesmo sistema terá informações necessárias para seguir com as alterações de políticas ou até mesmo de cortes de gastos que forem necessárias, isso só é possível após o “paciente – não CPF mas.. o CNPJ” ser analisado sobre a perspectiva correta com todas as informações para que as operações de cortes sejam precisas e cirúrgicas, assim não se corta as veias artérias da empresa.
Posso cortar viagens do time de vendas por exemplo ? Posso claro, posso tudo, mas… se isso ao longo do tempo representar uma redução de contratos fechados e de futuros negócios para empresa terá sido um erro grosseiro. Mas nada impede de regulamentar o gasto de jantar trocando o Figueira pelo NB Steak, para ficar nos gostosos exemplos da cidade de São Paulo.
Em repetidas e rudes palavras se você não sabe, cortará, ou irá propor reduções, às cegas para os investidores com o risco de cortar artérias só porque não tem o devido Raio X da situação que só pode ser dado CENTRALIZAÇÃO do processo com tecnologia embarcada e data analytics.

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