A viagem corporativa acontece quando as empresas enviam um colaborador ou uma equipe para participar de feiras, eventos, treinamentos, reuniões com clientes ou outras atividades relacionadas ao trabalho.
Só para se ter uma ideia da relevância das viagens corporativas, a Statista prevê que até 2028, o mercado de viagens corporativas deve crescer 188%, principalmente devido ao expressivo impacto deste tipo de viagem nos negócios.
Entretanto, estruturar uma viagem corporativa é uma atividade complexa, principalmente quando não há o uso de uma solução all-in-one para facilitar o processo.
Tanto gestores de viagens quanto os colaboradores devem ter uma atenção especial para garantir o compliance com as políticas internas e demais regulamentos durante todo o processo.
A conformidade nas viagens corporativas é crucial para o bom funcionamento da empresa e para manter a total integridade dos processos. Dessa forma, as políticas internas estabelecidas ajudam a controlar gastos, minimizar riscos e promover a transparência.
Garantir o cumprimento dos regulamentos, tanto internos quanto externos, é essencial para evitar problemas legais, trabalhistas e até mesmo financeiros.
E é pensando nisso que elaboramos sete dicas importantes para garantir a conformidade nas viagens corporativas e incentivar o self compliance dos colaboradores.
Comunique as políticas com clareza
As políticas de viagens devem ser claras, objetivas e facilmente acessíveis. Esse é um documento muito importante, já que vai definir o que pode e o que não pode ser feito na viagem a trabalho, além de especificar como fazer.
A política deve ser comunicada de forma eficaz para que todos os colaboradores estejam cientes das regras e diretrizes antes da viagem. Vale investir em formas de comunicação mais assertivas e que vão contribuir no engajamento.
Se a política de viagens estiver parametrizada e incluída na plataforma de gestão, vai ser ainda mais simples que o colaborador tenha transparência e consciência de que as reservas estão dentro dos parâmetros, como limite de gastos e tempo de antecedência, por exemplo.
Ofereça treinamento e orientações
A política de viagens também deve deixar claro a quem recorrer em caso de algum imprevisto ou situação em que o colaborador precise de apoio. É fundamental para o compliance que a liderança e/ou gestores estejam abertos para oferecerem orientações, esclarecer dúvidas e reforçar a importância da conformidade.
De acordo com cada cultura organizacional, também pode ser válido organizar treinamentos e sessões de orientação para explicar detalhadamente as políticas de viagens para novos viajantes ou após alterações nas diretrizes. Isso vai engajar os colaboradores sobre os procedimentos a serem seguidos.
Disponibilize ferramentas de gestão
Utilize plataformas de gestão de viagens e despesas, como a solução end-to-end da Onfly, para facilitar a reserva de voos e hotéis, bem como o registro e controle das despesas. Isso simplifica o processo, mantendo o fluxo mais organizado e transparente.
A plataforma deve ser o mais completa possível e deve ser fácil de usar para garantir que os colaboradores tenham confiança na adesão e utilizem com tranquilidade, sem ser necessário investir horas de treinamentos complexos.
Defina os limites de gastos
Assim como em todos os setores de uma empresa, as despesas de viagens também devem estar dentro de um orçamento pré-determinado, para garantir a saúde financeira do negócio.
Para ficar em conformidade, é essencial estabelecer limites claros para os gastos permitidos, como a diária de alimentação, hospedagem e transporte. Isso ajuda a controlar custos e evita gastos excessivos.
Implemente fluxos de aprovação
Os fluxos de aprovação, também chamados de workflow, podem ser aliados para garantir mais compliance. Nesse sentido, é preciso atenção para não implementar burocracia desnecessária, mas sim o que é importante para manter o controle nas reservas e despesas.
O fluxo de aprovação pode determinar que é obrigatória aprovação prévia para determinadas despesas ou situações excepcionais. Dessa forma, fica mais claro quais são as exceções, quem aprovou e qual foi a justificativa apresentada.
Monitore regularmente
O monitoramento das despesas e viagens realizadas deve ser constante. Isso permite identificar rapidamente qualquer desvio ou não conformidade e tomar medidas imediatas. Para facilitar esse monitoramento, uma plataforma de gestão é o “braço direito” do gestor, já que permite que os dados fiquem centralizados em um único lugar, além de garantir acesso em tempo real.
Incentive a cultura de compliance
Reconheça os colaboradores que seguem as políticas de viagens de forma exemplar e garantem que o self compliance é um dos pilares das viagens na empresa. Isso vai incentivar a cultura de conformidade e motiva outros colaboradores a aderirem às normas que foram estabelecidas.
Ademais, é importante haver uma política de consequências para infrações na política de viagens. Esse documento vai estabelecer sanções ou medidas disciplinares para o descumprimento das regras de viagens, conforme o grau da infração.
Garantir o compliance nas viagens corporativas é uma tarefa essencial para o sucesso da empresa e para preservar sua marca e reputação no mercado. Apesar de parecer desafiados, com as ferramentas adequadas e o engajamento dos colaborados, é possível garantir mais conformidade e assegurar viagens mais eficientes, organizadas e segundo as diretrizes da política de viagens e de outros regimentos internos e externos.
Qual dessas dicas já é colocada em prática na sua empresa? E qual é o principal desafio? Compartilhe sua opinião nos comentários.
