Checklist: 10 perguntas para fazer antes de contratar uma TMC digital

Escolher uma TMC digital (Travel Management Company) exige mais do que comparar preços. A empresa contratada terá impacto direto na gestão das viagens corporativas, no controle de despesas, na experiência dos colaboradores e na produtividade das equipes.

Por isso, saber quais perguntas antes de contratar TMC digital fazer é essencial para comparar fornecedores e evitar surpresas depois da contratação.

Uma boa TMC deve combinar tecnologia, automação, suporte e controle. Neste checklist, reunimos 10 perguntas práticas para ajudar sua empresa a avaliar se uma solução realmente atende às necessidades da operação. Continue a leitura!

Por que fazer perguntas antes de contratar uma TMC digital?

Diferentes TMCs podem oferecer serviços semelhantes, mas com níveis distintos de tecnologia, atendimento, integração e transparência de custos.

Por isso, a avaliação não deve se limitar ao preço. É importante entender como a solução funciona na prática, quais processos podem ser automatizados e quais recursos estão incluídos na contratação.

As perguntas antes de contratar TMC digital também ajudam a identificar possíveis limitações e entender se o fornecedor consegue acompanhar o crescimento da empresa.

1. A TMC permite configurar a política de viagens?

A primeira pergunta deve ser sobre a possibilidade de configurar a política de viagens corporativas conforme as regras da empresa.

É importante verificar se a plataforma permite estabelecer limites de valores, categorias de hotéis, regras para passagens, antecedência de compra e outros critérios.

Por que importa?

Uma política configurável reduz a necessidade de conferências manuais e ajuda a garantir que as reservas estejam de acordo com as regras estabelecidas.

Uma boa resposta deve apresentar uma plataforma capaz de aplicar essas regras durante o processo de reserva e aprovação.

2. Como funciona a automação de despesas?

Entre as principais perguntas antes de contratar TMC digital, está entender se a solução contempla apenas as reservas ou também a gestão das despesas relacionadas às viagens.

Passagens, hospedagem, alimentação e outros gastos precisam ser registrados e acompanhados pelo financeiro.

Por que importa?

Quando esses processos são feitos manualmente ou em sistemas diferentes, aumentam as chances de retrabalho e erros.

Uma boa TMC deve oferecer recursos para centralizar e automatizar etapas da gestão de despesas, facilitando a prestação de contas e o controle financeiro.

3. Existe suporte 24 horas?

Viagens corporativas acontecem em diferentes horários, inclusive à noite, aos finais de semana e em feriados. Por isso, é importante entender como funciona o atendimento em situações de urgência.

Por que importa?

Cancelamentos, alterações de voos e outros imprevistos podem acontecer fora do horário comercial.

Pergunte quais canais de atendimento estão disponíveis, se existe suporte 24 horas e quais situações podem ser resolvidas pela equipe de atendimento.

4. A solução se integra aos sistemas internos?

Antes de contratar, verifique se a plataforma consegue se integrar aos sistemas que sua empresa já utiliza.

Isso pode incluir ERP, sistemas financeiros, RH, contabilidade, cartões corporativos e outras ferramentas.

Por que importa?

Integrações reduzem a necessidade de inserir as mesmas informações em diferentes sistemas e ajudam a diminuir erros e tarefas manuais.

Uma boa resposta deve explicar quais integrações estão disponíveis e como os dados são compartilhados entre as plataformas.

5. Quais custos estão incluídos?

O preço da solução é importante, mas é preciso entender exatamente o que está incluído na proposta.

Pergunte sobre mensalidades, taxas de serviço, custos de implementação, alterações, atendimento e outros possíveis valores adicionais.

Por que importa?

Uma proposta mais barata inicialmente pode gerar custos extras ao longo da operação.  Uma boa TMC deve apresentar uma estrutura de preços clara e transparente, permitindo que a empresa saiba exatamente pelo que está pagando.

6. Quanto tempo leva para implementar a solução?

A implementação precisa ser considerada antes da contratação. O prazo pode variar conforme o tamanho da empresa, número de usuários e necessidade de integrações.

Por que importa?

Entender o cronograma ajuda a planejar a transição e evitar impactos na operação de viagens. Pergunte quais são as etapas da implementação, quem acompanha o projeto e se existe treinamento para os usuários.

7. Quais relatórios de gestão estão disponíveis?

Uma TMC não deve apenas facilitar reservas. Os dados gerados pelas viagens também podem ajudar a empresa a tomar decisões melhores.

Por isso, pergunte quais relatórios estão disponíveis e quais indicadores podem ser acompanhados.

Por que importa?

Informações sobre gastos, destinos, fornecedores, antecedência de compra e comportamento dos viajantes ajudam a identificar oportunidades de economia e melhorar a gestão. Verifique também se os relatórios podem ser personalizados e exportados.

8. Como funcionam as aprovações de viagens?

O processo de aprovação precisa acompanhar a estrutura da empresa. Por isso, pergunte se a plataforma permite criar fluxos de aprovação personalizados.

Por que importa?

Uma empresa pode ter diferentes responsáveis dependendo do departamento, cargo, projeto ou centro de custo.

Uma boa TMC deve permitir configurar essas regras e automatizar as solicitações, evitando processos espalhados por e-mails e mensagens.

9. Como funcionam alterações e cancelamentos?

Alterações fazem parte da rotina de viagens corporativas. Um voo pode mudar, uma reunião pode ser remarcada ou uma viagem pode ser cancelada.

Por que importa?

O processo para modificar uma reserva pode afetar tanto a experiência do colaborador quanto os custos da empresa.

Pergunte como as solicitações são feitas, quais canais podem ser utilizados e como eventuais taxas e multas são apresentadas.

10. A solução acompanha o crescimento da empresa?

Por fim, avalie se a TMC consegue acompanhar a evolução da operação. Uma empresa pode aumentar o número de colaboradores, destinos, viagens, centros de custo e regras internas ao longo do tempo.

Por que importa?

Escolher uma solução que não acompanha esse crescimento pode levar a uma nova troca de fornecedor no futuro.

Pergunte sobre escalabilidade, número de usuários, novas funcionalidades e possibilidades de expansão da plataforma.

Checklist: perguntas antes de contratar TMC digital

Antes de tomar uma decisão, reúna as respostas e compare os fornecedores considerando não apenas preço, mas também tecnologia, atendimento e capacidade de gestão.

Use este checklist:

• A política de viagens pode ser configurada?
• A solução automatiza a gestão de despesas?
• Existe suporte 24 horas?
• A plataforma possui integrações com sistemas internos?
• Os custos são transparentes?
• Qual é o prazo de implementação?
• Quais relatórios de gestão estão disponíveis?
• Como funcionam os fluxos de aprovação?
• Como são tratados alterações e cancelamentos?
• A solução acompanha o crescimento da empresa?

O que observar nas respostas?

Além de fazer as perguntas antes de contratar TMC digital, avalie a qualidade das respostas. Sempre que possível, peça exemplos práticos e uma demonstração da plataforma. Isso ajuda a entender como os recursos funcionam no dia a dia e se realmente reduzem tarefas manuais.

Também vale verificar se o fornecedor oferece suporte adequado e se a tecnologia consegue acompanhar a complexidade da operação da empresa. Uma TMC deve facilitar a gestão, não criar novos processos burocráticos.

Por que considerar a Onfly?

A Onfly reúne recursos para centralizar a gestão de viagens e despesas corporativas em uma única plataforma.

A solução ajuda empresas a organizar reservas, políticas, aprovações e informações financeiras relacionadas às viagens, proporcionando mais controle para gestores e equipes financeiras.

O checklist deste conteúdo pode ser utilizado durante uma conversa com a Onfly para entender como a plataforma atende às necessidades específicas da sua empresa.

Escolha sua TMC com mais segurança

Contratar uma TMC digital é uma decisão que envolve muito mais do que comparar preços. É preciso entender como a solução funciona, quais processos podem ser automatizados e qual suporte estará disponível durante a operação.

As perguntas antes de contratar TMC digital ajudam a comparar fornecedores de maneira mais estratégica e identificar possíveis custos ou limitações antes da assinatura do contrato.

Antes de escolher, avalie as respostas, solicite uma demonstração e verifique se a solução realmente se encaixa na rotina da sua empresa.

Quer conhecer uma solução completa para gestão de viagens e despesas corporativas? Agende uma demonstração gratuita da Onfly e veja a plataforma na prática.

FAQ: perguntas antes de contratar TMC digital

1. O que é uma TMC digital?

Uma TMC digital é uma empresa especializada na gestão de viagens corporativas que utiliza tecnologia para facilitar processos como reserva de passagens e hotéis, aplicação de políticas, aprovações, atendimento e controle de informações.

2. O que perguntar antes de contratar uma TMC?

Entre as principais perguntas estão: quais recursos de automação estão disponíveis, como funciona o suporte, quais são os custos, quais integrações existem, quanto tempo leva a implementação e quais relatórios podem ser gerados.

3. Por que a política de viagens é importante em uma TMC?

A política de viagens estabelece regras para as viagens corporativas. Quando pode ser configurada diretamente na plataforma, ajuda a aplicar limites e critérios automaticamente, reduzindo a necessidade de controles manuais.

4. Uma TMC digital também pode cuidar das despesas corporativas?

Depende do fornecedor. Algumas TMCs oferecem recursos para gestão de despesas, reembolsos, cartões corporativos e outros processos financeiros. Por isso, essa é uma das perguntas que devem fazer parte do processo de avaliação.

5. Como comparar diferentes TMCs digitais?

Além do preço, compare recursos de automação, política de viagens, suporte, integrações, transparência de custos, tempo de implementação, relatórios e escalabilidade. Uma demonstração também pode ajudar a entender as diferenças entre as soluções.

6. A Onfly é uma TMC digital?

A Onfly oferece uma plataforma para gestão de viagens e despesas corporativas, reunindo recursos para centralizar processos relacionados às viagens empresariais em um único ambiente.