10 dicas de gestão de viagens para pequenas, médias e grandes empresas
De acordo com o porte da empresa, o fluxo de organização de viagens corporativas é diferente. Confira dicas para fazer uma gestão mais eficaz!
Independente do tamanho da empresa, o encontro cara a cara é primordial para desenvolver parcerias, para fortalecer o relacionamento com clientes e para a tomada de decisões assertivas pelo ‘termômetro’ das conexões.
E os resultados vão além da percepção do viajante ou do gestor de viagens: as estimativas da TravelPerk indicam que, em média, para cada US$ 1 gasto em viagens de negócios, US$ 12,50 são gerados em receita.
Para saber qual é o resultado exato da viagem corporativa, cada empresa deve ter um controle para calcular o Return Over Investment (ROI). É com esse dado que será possível entender quais viagens foram válidas e quais não trouxeram o valor esperado.
Como as viagens de negócios são essenciais, uma gestão eficiente aumenta o retorno e diminui os gastos. Mesmo uma organização que entende o valor das viagens corporativas para os negócios, pode encarar alguns desafios para manter o processo eficaz.
É pensando nisso que preparamos este artigo. A seguir, você vai conhecer algumas dicas de gestão para colocar em prática em pequenas, médias e grandes empresas! Portanto, independente do porte da sua empresa, se prepare para fazer uma gestão mais ágil!
Dicas para gestão de viagens em empresas pequenas
Uma pequena empresa pode enfrentar algumas questões mais específicas relacionadas à gestão de viagens. Dentre os principais desafios, estão estabelecer uma política de viagens clara e que atenda as necessidades dos viajantes (e da empresa!), fazer um controle preciso para calcular os resultados reais, além de definir qual será o investimento dos eventos corporativos.
Isso porque quando uma empresa é de pequeno porte, o volume de viagens pode ser menor. Mesmo assim, o profissional responsável deve ter uma atenção especial a esses pontos para garantir que as viagens são assertivas e trazem mais resultados do que gastos.
Para uma pequena empresa, a gestão de viagens deve cuidar para não atrapalhar seu crescimento e sim contribuir para as metas serem mais facilmente alcançadas. Por isso, nossas dicas para uma empresa de pequeno porte são:
- Estabelecer a política de viagens
Organizar uma viagem corporativa pode ser trabalhoso, principalmente para quem não está acostumado com os trâmites em uma empresa de pequeno porte. Mas, ter uma política de viagens estabelecida vai tornar isso bem mais simples.
Esse é o documento que reúne o que pode e o que não pode ser feito durante a viagem de negócios, qual é o procedimento padrão para gastos e para reembolsos, como enviar relatórios e documentos para a empresa. Ou seja, todo o “manual” da viagem corporativa deve fazer parte deste documento.
Isso é importante para o gestor tornar o processo mais eficiente e também para o colaborador saber qual é o seu objetivo na viagem e como cumprir os seus deveres (e garantir seus direitos).
- Fazer um controle de despesas e resultados
Como já falamos anteriormente, ter um controle do que é gasto e do que é obtido como retorno é básico para qualquer empresa que quer realizar viagens corporativas. Utilize planilhas para saber:
- o que foi gasto em passagens aéreas;
- o que foi gasto em transporte terrestre;
- o que foi investido em ingressos ou entradas para eventos corporativos;
- qual o valor de hospedagem;
- qual o retorno financeiro que será obtido devido à viagem.
Para fazer o cálculo é bastante simples: é só deduzir do valor total de ganho obtido o valor investido em determinada ação, e dividir o resultado pelo número do investimento inicial. A fórmula é ROI = (ganho obtido — valor investido) / valor investido.
- Definir um teto de gastos e os limites da empresa
Além de saber qual foi o retorno do investimento, saber quanto pode ser gasto em uma viagem corporativa é valioso. Determine qual é o valor máximo (teto de gastos) que pode ser investido em uma viagem de negócios para saber se a empresa deve arcar com esse compromisso.
Na hora de fazer essa análise, também vale avaliar a infraestrutura e a logística disponíveis e o pessoal que será direcionado para o compromisso. Assim, você vai saber se há algum impedimento para esse investimento, além da questão financeira. Por exemplo, se a empresa não tem colaborador disponível para aquele evento, vale a pena adaptar as agendas ou será um esforço que não faz sentido hoje para a companhia?
Dicas para gestão de viagens em médias empresas
Uma empresa de médio porte possivelmente já tem sua política de viagens estruturada, mas ainda pode ter alguns desafios a serem superados para uma gestão descomplicada.
Na verdade, as médias empresas (assim como as pequenas) podem encarar um problema específico: não ter uma pessoa dedicada só a gestão de viagens. Com a realidade de, às vezes, não contar com um gestor de viagens exclusivo à função, o objetivo das nossas dicas é facilitar a rotina da organização das viagens corporativas. Para isso, vale:
- Saber quais são os melhores preços
Aquela dica de pesquisar preços é útil tanto para fazer as compras do mês para a sua casa, quanto para escolher os fornecedores para a viagem corporativa. Comparar os preços de hotel, aéreo e ônibus é necessário para uma viagem mais econômica e, portanto, com mais resultado financeiro.
O método tradicional para encontrar a opção com as tarifas mais baratas pode ser bastante laborioso, evolvendo horas de pesquisas em diversos sites e portais. Por isso, se o volume de viagens e/ou de colaboradores envolvidos é grande, ter uma ferramenta de gestão de viagens que agrupa em um só lugar os melhores preços é obrigatório para não perder tempo.
- Conhecer gastos e mantê-los dentro da política
Saber onde e como o dinheiro da empresa está sendo gasto parece básico, mas pode ser uma dificuldade no dia a dia. Dar conta de onde estão todos os recibos da viagem corporativa, listá-los em planilhas, conferir dados para evitar fraudes e falhas… É um sistema complexo, que exige cuidado.
Mas conhecer os dados é preciso. Seja por processos manuais ou por meio de sistemas automatizados, tenha em mente que para gerir viagens a trabalho, os números são, sim, importantes.
- Poupar tempo de gestor e colaboradores
Essa dica está diretamente relacionada à máxima de que “tempo é dinheiro”. Atualmente, as ferramentas tecnológicas são primordiais para simplificar a rotina.
Não adianta fazer diversas reuniões e trocar dezenas de e-mails para definir como será a viagem corporativa, quando se pode descentralizar o processo, dando mais autonomia para o colaborador em uma plataforma de gestão configurada para estar dentro da sua política de viagens.
Além de poupar o tempo dos colaboradores, investir em uma solução tech também libera espaço na agenda do gestor para atividades que são importantes e que, muitas vezes, ficam de lado para poder gerir os detalhes de uma viagem corporativa de forma manual. Portanto, se você pode automatizar e simplificar a gestão de viagens com a tecnologia, esse é um ótimo investimento.
Dicas para gestão de viagens em grandes empresas
Geralmente, uma grande empresa tem um gestor de viagens ou até mesmo um setor responsável por gerir as viagens corporativas, desde o itinerário ideal até o reembolso dos colaboradores.
Mas, por mais que o how-to já esteja definido, torná-lo mais eficiente é possível (e necessário para trazer mais resultados).
Dentre as principais dores que podem afetar uma gestão de viagens em grande empresas é perder muito tempo cotando passagens e hotéis em vários sites e com diversas trocas de e-mails ou reuniões com os colaboradores-viajantes; não ter a certeza de que a tarifa encontrada está com o menor preço; fazer reembolso sem automação e não conseguir rastrear quem solicitou/aprovou a viagem.
Isso acontece principalmente pelo grande número de funcionários envolvidos no processo. Afinal de contas, a tendência é que uma grande companhia tenha mais colaboradores participando de eventos, feiras, reuniões…
Dessa forma, as dicas que vão tornar a gestão mais ágil são:
- Automatizar com tecnologia
O trabalho manual de gestão de viagens e de despesas ocupa muitas horas de trabalho do colaborador. Preencher planilhas complicadas, agrupar dezenas de notinhas (que vivem sendo perdidas por aí e atrapalha o reembolso), comparar preços em muitos hotéis e transportes diferentes… Tudo isso quando é feito manualmente exige bastante tempo disponível.
Ainda mais quando falamos de uma empresa grande, com volume expressivo de funcionários e/ou quantidade grande de viagens a trabalho, ter uma ferramenta para facilitar esse processo, de maneira tecnológica e simplificada, poupa muito tempo e, consequentemente, muito dinheiro.
Por isso, usar a tecnologia a seu favor é sempre uma escolha consciente. Além de economizar recursos, adotar tecnologias pode ser uma ótima chance de contribuir para medidas sustentáveis, com menos uso de papel e armazenamento em nuvem.
- Descentralizar o processo
Ter a gestão de viagens e de despesas aprovada por um gestor ou por um responsável (dentro do que diz a política) é importante, mas tornar essa aprovação burocrática não faz sentido em um mundo que demanda cada vez mais agilidade.
Por isso, uma plataforma de gestão elimina dezenas de trocas de e-mail e facilita o dia a dia do gestor. Em um sistema como este, o colaborador tem autonomia para fazer suas próprias reservas, conforme a política de viagens configurada, e o fluxo de aprovação é automático e funciona em diversos dispositivos (seja aplicativo, site ou versão mobile).
- Dar fim ao reembolso
Pode parecer impossível, mas com o combo cartão corporativo e gestão de despesas, dar fim aos intermináveis reembolsos é uma realidade. Geralmente, o reembolso acontece pelo envio de recibos, preenchimento de relatórios, análise dos gastos e aí, sim, a devolução dos valores gastos pelo colaborador. Tudo isso pode demorar bastante, gerando descontentamento para o colaborador e uma dor de cabeça para a empresa.
Com automação de relatórios e de arquivos de recibos, as informações ficam em um só lugar, garantindo transparência e sem surpresas no final das contas. Plataformas de gestão, como a da Onfly, geram automaticamente relatórios de Reembolsos de Despesas de Viagens em PDF, com todos os recibos digitalizados. Já no cartão corporativo, como o Azulzinho, os limites são configurados em instantes e geridos de dentro da plataforma.
Vale para todas as empresas
- Organização é a chave
Seja sua empresa de pequeno, médio ou grande porte, a viagem corporativa com propósito só tem a agregar. Para chegar ao melhor resultado, a organização é a peça-chave.
Desde o momento pré-viagem, com uma política esclarecedora, até o processo de reembolsar o colaborador depois da viagem: tudo isso deve ser alinhado para garantir o sucesso da viagem de negócios.
Para isso, organizar a viagem e seus trâmites é a principal dica, que vale para todos os portes de organizações. Seja uma empresa de dez funcionários a uma multinacional com milhares de colaboradores: entender o passo a passo da gestão e mantê-la sob um processo de qualidade vai fazer a diferença.
Segundo uma pesquisa da Association of Corporate Travel Executives (ACTE), 4 em cada 5 gerentes de viagens de negócios acreditam que a adoção de um sistema de métricas pode melhorar as viagens corporativas. Portanto, se a sua empresa precisa gerir as viagens e despesas com mais facilidade, fale com um dos nossos especialistas:
