Análise de risco de cancelamento: como usar nas viagens a trabalho

Viagens a trabalho são parte integrante da rotina de muitas empresas, seja para fechar negócios, participar de conferências ou realizar visitas a clientes. 

No entanto, por mais que essas viagens sejam essenciais para o crescimento e desenvolvimento das empresas, elas também podem impactar negativamente o orçamento e a eficiência operacional, quando as empresas precisam lidar com cancelamentos com multa ou no-show nas viagens a trabalho.

Neste artigo, vamos explorar como os gestores de viagens podem utilizar da análise de risco de cancelamento na hora de definir as regras das reservas a fim de minimizar prejuízos financeiros e otimizar a gestão de viagens corporativas.

Por que analisar o risco de cancelamento das viagens a trabalho? 

Sabemos que os cancelamentos de última hora e no-shows nas viagens a trabalho podem resultar em prejuízos financeiros para as empresas. Por exemplo, com o no-show, por exemplo, apenas a taxa de embarque pode ser reembolsada, resultado no prejuízo do valor da passagem aérea.

Além de possíveis taxas e/ou multas aplicadas pelas companhias aéreas e hotéis, os gestores de viagens também precisam considerar os custos indiretos desses bilhetes não voados, como a perda de oportunidades de negócios e a necessidade de reagendar compromissos. 

Esses prejuízos podem ser especialmente onerosos quando não há uma análise prévia do risco envolvido na realização da viagem.

Por isso, é importante fazer uma avaliação cuidadosa do grau de risco associado ao compromisso profissional antes de efetuar as reservas de viagem. 

Isso envolve considerar fatores como a estabilidade do compromisso, a possibilidade de mudanças de agenda e as políticas de cancelamento e remarcação das companhias aéreas e hotéis. 

Por exemplo, se a viagem é para participar de um evento, avalie:

1. Já está definido quem irá participar deste evento?
2. Os ingressos/entradas para o evento já estão comprados?
3. Esse profissional é um c-level? Se sim, sua agenda pode estar mais sujeita à alteração de última hora.
4. Existe um histórico de no-show ou remarcação deste viajante? 

Essa análise pode ser adaptada para todos os tipos de viagens corporativas, como visita a clientes, encontro com fornecedores, participação em treinamentos e assim por diante. 

Ao entender o contexto do compromisso, os gestores de viagens podem tomar decisões mais acertadas sobre as reservas, minimizando o risco da empresa sair no prejuízo. 

Pensando nisso, separamos três dicas para analisar o risco de cancelamento das viagens a trabalho:

Reserve o hotel primeiro

Reservar o hotel antes do aéreo pode parecer contraintuitivo, mas acredite: essa uma estratégia eficaz para reduzir o risco financeiro das viagens a trabalho.

Isso porque muitos hotéis oferecem políticas de cancelamento e remarcação mais flexíveis do que as companhias aéreas, permitindo que os viajantes modifiquem suas reservas sem taxas adicionais. 

Esses quartos de hotéis que permitem o cancelamento gratuito são as tarifas reembolsáveis. É importante ficar atento a essa informação na hora de escolher a acomodação. 

Dessa forma, reservar o hotel primeiro na viagem a trabalho proporciona mais segurança financeira em caso de imprevistos.

Escolha entre a tarifa mais econômica ou com melhor condição de remarcação

Se você lida com viagens a trabalho, com certeza já se questionou como escolher entre a tarifa econômica (mas com piores condições de remarcação) e a tarifa mais cara no voo, (mas que oferece melhores condições de alterações). 

A escolha vai depender justamente do grau de certeza do compromisso profissional. 

Se o compromisso for altamente provável e não houver grandes chances de cancelamento, a tarifa econômica será a opção mais vantajosa. 

No entanto, se houver incertezas em relação ao compromisso ou se o viajante precisar de flexibilidade, é mais prudente optar pela tarifa mais cara. Por mais que o investimento inicial seja maior, as melhores condições de remarcação fazem a tarifa valer a pena em caso de necessidade. 

Essa decisão deve ser baseada em uma análise cuidadosa das necessidades do viajante e da empresa.

Eduque os viajantes da sua empresa a engajarem 

Quando o processo de viagens não é centralizado no gestor de viagens e o viajante tem autonomia para fazer as reservas dentro da política, educar os colaboradores também é um passo importante.

É interessante marcar treinamentos ou oferecer orientações sobre a importância da análise de risco e envolver os viajantes nessa conscientização sobre o processo de tomada de decisão. Isso vai facilitar bastante a rotina do gestor de viagens.

Ao capacitar os viajantes a entender e mitigar os riscos associados às viagens a trabalho, os gestores de viagens podem garantir uma gestão mais eficaz e eficiente.

As decisões baseadas em análises são mais acertadas

Se você é gestor de viagens ou é o responsável pelas viagens na sua empresa, com certeza a análise de risco de cancelamento ajuda a desenvolver uma gestão de viagens mais eficiente. Afinal, os dados são essenciais para decisões mais acertadas.

Dessa forma, é possível minimizar prejuízos financeiros e garantir mais eficiência operacional. 

Por isso, na hora de reservar a próxima viagem a trabalho, lembre-se de avaliar criteriosamente o grau de risco de cancelamento, reservar hotéis antes do transporte aéreo e escolher entre tarifas com diferentes condições de remarcação.

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