5 razões para ter antecedência nas viagens a trabalho

A antecedência pode ser um diferencial na organização das viagens a trabalho! O prazo maior para definir o roteiro, a melhor acomodação e o transporte ideal é importante para os gestores e também para os viajantes, já que permite melhores escolhas que trazem mais resultados e até mesmo tarifas mais em conta. 

De forma geral, dentre os principais motivos, podemos citar:

E, neste artigo, nossa proposta é falar um pouco mais sobre essa antecedência e suas vantagens para colaboradores e empresas. 

A antecedência nas viagens corporativas 

Quando se trata das viagens a trabalho, a antecedência desempenha um papel fundamental para garantir uma experiência mais tranquila e até mesmo mais eficiente.

Segundo uma pesquisa realizada pela Expedia Media Solutions, geralmente uma pessoa começa a planejar uma viagem 45 dias antes! 

Apesar de ser um número expressivo, alguns eventos corporativos são agendados e divulgados com até um ano de antecedência. Ou seja, esse tempo de planejamento poderia ser até maior em alguns casos.

É que planejar pode trazer uma série de benefícios, desde o preço da passagem aérea, a maior disponibilidade de voos e hotéis até a capacidade de lidar com algum imprevisto de última hora. 

Uma das principais razões pelas quais a antecedência é importante nas viagens a trabalho é a disponibilidade de opções. Ao reservar com mais prazo, os viajantes têm acesso a uma variedade maior de horários de voos, conexões e assentos. 

Isso permite que eles selecionem as melhores opções e até mesmo aquelas que mais agradam o viajante (conforme a política de viagens). Na prática, isso garante uma agenda mais organizada e até mesmo maximizar o tempo disponível para as atividades relacionadas ao trabalho.

Ou seja, não é preciso pegar o voo mais caro ou com horário ruim só porque era o único disponível em cima da hora… Basta haver planejamento!

Além disso, a antecedência proporciona uma vantagem significativa na busca por acomodações. É que os hotéis bem localizados e com melhor infraestrutura são também os mais disputados, especialmente em destinos muito procurados por viajantes corporativos ou em época de eventos. Um exemplo prático é São Paulo (SP) — que tem uma agenda extensa de eventos e, por isso, a rede hoteleira está sempre movimentada. 

Ao reservar com antecedência, as chances de encontrar opções que atendam às preferências e às necessidades da empresa aumentam, garantindo uma estadia mais confortável durante a viagem e até mesmo mais proximidade dos compromissos.

Outro ponto importante de reservar com mais prazo é a possibilidade de se preparar adequadamente. É que as viagens corporativas não são livres de imprevistos e podem ser interrompidas por atrasos ou cancelamentos.

Quando há um planejamento, há mais tempo hábil para trabalhar em um plano alternativo e tomar medidas para minimizar os riscos dessas situações. Nesse sentido, vale ter opções de voos alternativos, conhecer as políticas de reembolso e remarcação das companhias aéreas e estar ciente das melhores rotas de transporte no destino.

Com a antecedência, geralmente também é possível encontrar melhores tarifas. É com mais prazo, é possível negociar condições especiais com os fornecedores.

No entanto, é importante lembrar que a antecedência na reserva de passagens aéreas não é garantia automática menor preço — apesar de muitas vezes ser possível garantir um melhor preço com o prazo maior. Cerca de 30 dias antes da data, a passagem aérea fica mais em conta e, a partir daí, segue em alta constante pela crescente demanda.

Apesar disso, vale lembrar que o mercado de passagens aéreas é influenciado por uma série de fatores, como a demanda, a oferta e a política de precificação das companhias aéreas. Dessa forma, os preços podem variar bastante ao longo do tempo.

Por isso, é fundamental que os viajantes estejam cientes dessa flutuação e não assumam que a reserva antecipada, automaticamente, resultará nos preços mais baixos.

Quais são as vantagens da antecedência? 

Com tudo isso em mente, as vantagens da antecedência são: 

Melhor planejamento

Escolher os horários de voos mais convenientes, selecionar os melhores assentos, agendar reuniões e compromissos com antecedência, e organizar sua agenda conforme a viagem e, portanto, uma experiência de viagem mais eficiente e produtiva.

Mais economia

A antecedência pode te garantir preços mais baixos nas passagens aéreas. Uma pesquisa da Onfly mostra que, entre 30 e 40 dias antes da viagem, os preços são os melhores. A partir daí, existe uma alta constante que pode atingir até 800% de acréscimo no preço inicial.

Além disso, o maior prazo permite que o gestor de viagens tenha um maior controle sobre os gastos da empresa. É possível estabelecer um orçamento mais adequado e identificar as melhores oportunidades de economia. 

Além disso, a antecedência permite que o gestor tenha mais “munição” para negociar contratos mais vantajosos. Vale lembrar que a antecedência pode ser bastante útil para reservas em meses com muitos feriados e/ou alta temporada, garantindo melhores condições. 

Mais disponibilidade de opções

A antecedência proporciona acesso a uma ampla variedade de opções de voos, horários e acomodações. Isso significa que o viajante terá mais flexibilidade para escolher as melhores e evita que a viagem seja cancelada pela falta de assentos em voos lotados ou indisponibilidade de quartos em hotéis.

Cumprimento de políticas e procedimentos

 Muitas empresas possuem políticas e procedimentos específicos para as viagens a trabalho, que podem incluir requisitos de antecedência para reservas. Geralmente, o prazo gira em torno de 15 dias, mas pode ser maior ou menor de acordo com cada política. 

Ao seguir as diretrizes, o viajante garante o cumprimento das políticas da empresa, evitando problema de conformidade e facilitando que os processos e fluxos de trabalho relacionados às viagens, garantindo uma gestão mais eficiente e padronizada.

Redução do estresse

Viajar de última hora pode ser bastante estressante para o colaborador. Ao planejar com antecedência, o viajante tem mais tempo para se preparar, organizar documentos e resolver qualquer problema relacionado à viagem. E isso inclui até mesmo como vistos, renovar passaportes ou organizar a mala com calma. 

De forma geral, a antecedência nas viagens a trabalho pode trazer vantagens para os viajantes quanto para os gestores de viagens, resultando em uma experiência mais eficiente, controle de custos e maior compliance com as políticas da empresa.

E na sua empresa, as viagens são reservadas com antecedência ou não? Compartilhe sua opinião com a gente pelo LinkedIn. 

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